Cara menyimpan dan berkongsi buku kerja dalam Excel

Berkongsi buku kerja Excel bukan sekadar menghantar fail melalui e-mel: hari ini terdapat pelbagai cara untuk menjemput orang lain, suntingan bersama pada masa yang sama dan mengawal perkara yang boleh dilakukan oleh setiap kolaborator. Dalam panduan ini, kami telah memperincikan cara menyimpan, berkongsi dan mengurus buku kerja dalam Excel, menggunakan pilihan moden dan kaedah buku kerja kongsi klasik, bersama-sama dengan had dan Trik supaya tiada apa yang luput darimu.

Jika anda bekerja dengan pasukan atau pelanggan, anda perlu mengetahui masa untuk menggunakan Excel untuk Web dan masa untuk menggunakan sistem buku kerja kongsi lama. Sepanjang artikel ini, anda akan melihat aplikasi yang membenarkan pengarang bersama, cara menjemput orang melalui e-mel dengan pautan, cara menetapkan baca sahaja dan, yang paling penting, apakah ciri yang disekat dalam buku kongsi tradisional supaya anda tidak mendapat sebarang kejutan.

Cara untuk berkongsi buku kerja Excel

Apabila anda berkongsi daripada Excel untuk web, penerima menerima e-mel jemputan dengan pautan ke fail; mereka hanya klik untuk membukanya dalam penyemak imbas mereka, di mana ia akan dipaparkan melalui Excel untuk web. Dari situ, mereka boleh memilih antara Edit buku dan pilihan Edit dalam Pelayar atau Edit dalam Excel, bergantung pada sama ada anda lebih suka bekerja dalam penyemak imbas atau aplikasi desktop.

Pengarang bersama masa nyata membolehkan berbilang orang mengedit buku kerja yang sama secara serentak. Untuk ini berfungsi, semua peserta mesti mempunyai versi serasi pengarang bersama: Excel untuk Android, Excel untuk iOS, Excel Mobile dan langganan kepada Microsoft 365Jika seseorang tidak memenuhi keperluan ini, mereka masih boleh mengedit dalam penyemak imbas dengan memilih Edit dalam Penyemak Imbas, supaya semua orang boleh menyumbang tanpa disekat.

Dalam kaedah buku kerja kongsi klasik (lama), selepas mendayakan pilihan untuk membenarkan berbilang pengguna mengedit, anda akan melihat Excel menandakan fail sebagai dikongsi dengan memaparkan teks dalam bar tajuk. Walau bagaimanapun, untuk orang lain boleh mengakses dan mengeditnya, buku kerja mesti disimpan di lokasi yang boleh diakses, seperti pemacu rangkaian kongsi biar semua orang nampak.

Butiran berguna: jika anda baru berkongsi dengan sistem klasik, Excel akan meminta pengesahan dengan butang OK; apabila anda berbuat demikian, status yang dikongsi disimpan dan diaktifkan. Kekalkan laluan yang sama untuk semua pengguna, kerana ini penting untuk buku berfungsi sebagai ruang kerja pusat.

Pengarang bersama dan keterlihatan pilihan

Apabila anda dan pasukan anda bekerjasama, Excel mungkin memaparkan julat pilihan setiap orang dalam warna yang berbeza. Ini berlaku jika anda menggunakan Excel untuk Microsoft 365 dengan langganan, Excel untuk web, Excel untuk Android atau Excel untuk iOS. Selain itu, untuk Microsoft 365, AutoSimpan mesti didayakan untuk pilihan berwarna tersebut muncul dalam masa nyata.

Jika anda tidak melihat pilihan lain, tunggu beberapa saat; kadangkala kemas kini mengambil sedikit masa untuk tiba. Jika ia masih tidak muncul, pastikan anda benar-benar menggunakan Excel untuk Microsoft 365, Excel untuk web, Android atau iOS. Dengan Excel Mobile Pilihan tidak dipaparkan, walaupun perubahan orang lain ditunjukkan hampir serta-merta. Dengan versi terdahulu Excel, pengeditan serentak ini tidak tersedia dan anda juga tidak akan dapat melihat pilihannya.

Dalam persekitaran bercampur, sebaiknya mengesyorkan semua rakan usaha sama menggunakan versi pengarang bersama yang serasi. Dengan cara ini, anda bukan sahaja akan melihat pilihan warna, tetapi anda akan mengelakkan penyumbatan dan konflik yang tidak perlu semasa menyimpan.

Kongsi sebagai baca sahaja dalam Excel untuk web

Ada kalanya anda mahu orang lain boleh membuka buku kerja tanpa menyentuh data. Dalam Excel untuk web, anda boleh menetapkan akses baca sahaja untuk memastikan tiada sesiapa yang mengeditnya secara tidak sengaja. Tetapan ini mudah dan membolehkan anda mengawal kebenaran dari dalam buku kerja. panel kongsi.

1. Dalam buku anda, pergi ke Fail > Kongsi > Kongsi dengan orang lain (atau gunakan butang Kongsi di penjuru kanan sebelah atas).
2. Dalam kotak Masukkan nama atau alamat e-mel, masukkan alamat e-mel penerima; jika anda pernah menggunakannya sebelum ini, ia mungkin muncul sebagai cadangan. Selepas menaip setiap alamat, tekan Enter untuk menambahkannya.
3. Untuk mengehadkan kebenaran, pergi ke tetapan pautan dan nyahtanda pilihan edit; anda akan melihat bahawa ia kini mengatakan sesiapa sahaja yang mempunyai pautan boleh melihatnya. Sahkan dengan Guna untuk menetapkannya kepada mod baca sahaja.
4. Akhir sekali, pilih Hantar ke e-mel pautan. Excel untuk web akan menjana e-mel dengan akses baca sahaja kepada penerima pilihan anda.

Dengan pendekatan ini, anda boleh menyediakan akses segera kepada berbilang orang sambil memastikan data anda dilindungi daripada perubahan; ia sesuai untuk laporan yang anda mahu lihat tetapi tidak mengubah suai. tanpa menduplikasi fail mahupun kehilangan kawalan versi utama.

Kaedah buku kongsi klasik: pengaktifan dan aliran kerja

Walaupun ia adalah sistem yang lebih lama, buku kerja kongsi tradisional masih boleh digunakan. Anda boleh mendayakannya daripada tab Semakan menggunakan arahan yang sepadan dan tandakan kotak yang membenarkan berbilang pengguna mengeditnya sekaligus. Selepas menerima, Excel akan menggesa anda untuk menyimpan fail dan menandakannya sebagai dikongsi.

Dalam kaedah ini, anda disyorkan supaya menyimpan buku kerja ke folder rangkaian kongsi, bukan pada pelayan web, supaya semua pengguna mempunyai akses yang konsisten. Apabila buku kerja kongsi dibuat, Excel mula merekodkan sejarah perubahan dengan butiran seperti nama pengguna pengeditan, tarikh dan masa dan data tepat yang telah diubah suai. Rekod ini memudahkan untuk mengaudit apa yang berlaku dan membuat keputusan.

Pengarang boleh menentukan selang perubahan yang akan dikekalkan dalam sejarah. Secara lalai, 30 hari dikekalkan, tetapi ia boleh dilaraskan untuk menyimpan lebih atau kurang masa bergantung pada keperluan. Ini membantu mengekalkan saiz fail daripada meletup dan memastikan pemantauan terurus dalam jangka sederhana. tanpa menjejaskan prestasi.

Satu lagi ciri sistem klasik ialah keupayaan untuk mengemas kini perubahan pada simpan: apabila anda menyimpan buku kerja, sebarang perubahan yang telah dibuat oleh pengguna lain sejak kali terakhir akan digabungkan. Jika anda lebih suka, anda boleh mendayakan kemas kini automatik pada selang masa yang tetap untuk melihat kemajuan tanpa bergantung pada simpanan anda sendiri.

Mengurus siapa yang menyertai dan menjejaki perubahan

Daripada tab Semakan, anda boleh melihat senarai orang yang membuka buku kerja pada masa ini. Bahagian "Pengguna berikut membuka buku kerja ini" menunjukkan siapa yang mengedit pada setiap masa, membantu anda menyelaraskan kerja. Jika seseorang perlu keluar untuk menggunakan perubahan kritikal, anda boleh menyemaknya sepintas lalu. tanpa andaian.

Untuk mengaudit ulasan, klasik Tukar kawalan Ini adalah alat pusat. Excel merekodkan butiran setiap kali anda menyimpan. Anda boleh memilih cara melihatnya: diserlahkan dalam helaian itu sendiri untuk semakan visual, atau dalam helaian Sejarah dengan semua entri tersusun, berguna untuk laporan dan keputusan rasmi.

Jika anda ingin memperhalusi paparan sejarah anda, pilihan membolehkan anda menapis mengikut tarikh (contohnya, bermula dari tarikh tertentu), oleh pengarang tertentu atau dengan julat sel tertentu. Dengan cara ini, anda boleh memfokuskan hanya pada perkara yang berkaitan, sama ada anda mengesahkan blok data. atau untuk menyemak kerja pengguna secara khusus.

Ingat bahawa untuk sejarah wujud, penjejakan perubahan mesti didayakan semasa mengedit. Jika tidak, tiada rekod suntingan lepas akan tersedia. Aktifkan tetapan ini sebelum memulakan tempoh kerjasama yang sengit untuk memastikan kebolehkesanan.

Sejarah dan tempoh pengekalan

Sejarah perubahan disimpan hanya untuk tempoh yang ditentukan. Secara lalai, ia adalah 30 hari. Anda boleh menambah atau mengurangkan selang ini daripada kawasan Penjejakan Perubahan, menunjukkan berapa hari untuk dikekalkan. Adalah penting untuk menetapkan nombor yang sesuai, kerana Excel memadamkan perubahan secara kekal daripada log yang lebih lama daripada had tersebut. tanpa kemungkinan memulihkan mereka.

Jika anda akan menukar tempoh, lakukan apabila pasukan sedar, terutamanya jika ada audit atau keperluan dalaman yang memerlukan menyimpan jejak untuk tempoh masa tertentu. Nilai yang terlalu rendah mungkin meninggalkan acara yang anda perlu tanya kemudian; nilai yang terlalu tinggi boleh mengembang fail, menjejaskan prestasi.

Menyelesaikan konflik menyelamatkan

Apabila dua orang mengedit sel yang sama dan menyimpan, konflik boleh timbul. Dalam kes itu, Excel memaparkan kotak dialog Penyelesaian Konflik kepada salah seorang pengguna untuk memutuskan versi yang hendak disimpan. Setiap orang yang mengedit mempunyai kuasa yang sama untuk memilih, dan orang terakhir yang menyimpan biasanya ialah orang yang menerima pemberitahuan untuk menyelesaikannya. membandingkan perubahan.

Dalam tetingkap itu, anda boleh menyimpan pengubahsuaian semasa anda (Terima saya) atau menyimpan pengubahsuaian orang lain (Terima orang lain) dan menyemak konflik mengikut konflik. Jika anda lebih suka, terdapat pilihan global untuk Terima semua milik saya atau Terima semua yang lain, sangat berguna apabila anda perlu menutup kumpulan percanggahan dengan cepat.

Jika anda ingin mengelak daripada melihat kotak konflik dan sentiasa mempunyai perubahan yang disimpan, anda boleh melumpuhkan amaran ini dengan mendayakan pilihan yang sepadan dalam tetapan buku kerja kongsi lanjutan. Selain itu, keputusan yang dibuat ditunjukkan dalam helaian Sejarah dengan lajur seperti Jenis Tindakan dan Tindakan Kehilangan, di mana anda akan melihat entri yang telah disimpan dan yang tidak. berserta rujukan mereka.

Had kaedah buku kongsi

Sistem buku kongsi tradisional ialah penyelesaian warisan dan oleh itu mempunyai banyak sekatan. Apabila menggunakannya, beberapa ciri menjadi tidak tersedia. Untuk mengelakkan sebarang kejutan, berikut ialah senarai lengkap elemen dan tindakan yang tidak disokong yang disekat semasa buku kerja dikongsi.

Item tidak disokong dalam buku kerja kongsi klasik (tidak boleh dibuat atau diubah semasa aktif):

• Ia tidak boleh membuat atau memasukkan jadual.
• Format bersyarat tidak boleh ditambah atau diubah.
• Pengesahan data tidak boleh ditambah atau diubah.
• Laporan Carta dan Carta Pangsi tidak boleh dibuat atau diubah suai.
• Anda tidak boleh memasukkan atau mengubah suai imej atau objek terbenam lain.
• Hiperpautan tidak boleh disisipkan atau diedit.
• Senario tidak boleh dibuat, diubah atau dilihat.
• Subjumlah automatik tidak boleh dimasukkan.
• Jadual data tidak boleh dibuat.
• Laporan Jadual Pangsi tidak boleh dibuat atau diubah suai.
• Pembahagian data tidak boleh dibuat atau digunakan.
• Sparklines tidak boleh dibuat atau diubah suai.
• Anda tidak boleh menambah atau menukar helaian dialog. Microsoft Excel 4.
• Komen berulir tidak boleh ditambah.

Tindakan yang tidak diterima semasa buku itu dikongsi:

• Blok sel tidak boleh dimasukkan atau dipadamkan.
• Hamparan tidak boleh dipadamkan.
• Anda tidak boleh menggabungkan sel atau memisahkan sel yang digabungkan.
• Anda tidak boleh mengisih atau menapis mengikut format.
• Alat lukisan tidak boleh digunakan.
• Kata laluan tidak boleh diberikan, ditukar atau dialih keluar.
• Anda tidak boleh melindungi atau menyahlindung helaian atau buku.
• Data tidak boleh dikumpulkan atau disusun skema.
• Makro tidak boleh ditulis, direkodkan, diubah, dilihat atau diberikan.
• Formula tatasusunan tidak boleh ditukar atau dipadamkan.
• Pemetaan XML tidak boleh ditambah, dinamakan semula atau dialih keluar.
• Sel tidak boleh diberikan kepada elemen XML.
• Anda tidak boleh menggunakan panel Sumber XML, bar alat XML atau arahan XML menu data.
• Anda tidak boleh menggunakan borang data untuk menambah rekod baharu.
• Komen berulir tidak boleh diedit atau dipadamkan.

Seperti yang anda lihat, sekatan ini mempengaruhi elemen utama seperti jadual, carta, pengesahan dan perlindungan. Oleh itu, jika anda perlu menggunakan ciri ini, adalah idea yang baik untuk menyediakannya sebelum berkongsi atau mempertimbangkan kaedah pengarang bersama moden yang tidak dikenakan sekatan ini. bergantung pada senario.

Berhenti berkongsi buku

Jika anda perlu kembali ke buku kerja biasa, anda boleh menyahaktifkan status kongsi. Ambil perhatian bahawa apabila anda berhenti berkongsi, sejarah perubahan yang berkaitan akan dipadamkan. Jika anda berminat untuk menyimpannya, cetak helaian Sejarah atau salin ke buku kerja lain sebelum meneruskan. supaya tidak kehilangan kebolehkesanan.

Maklumkan rakan usaha sama untuk menyimpan dan menutup fail; jika tidak, mereka akan kehilangan sebarang kerja yang tidak disimpan. Pastikan hanya anda yang muncul dalam senarai pengguna dengan buku kerja dibuka. Kemudian, pada tab Semakan, buka pilihan Kongsi Buku Kerja, nyahtanda Benarkan berbilang pengguna mengedit sekaligus dan terima. Jika kawalan kelihatan kelabu, anda perlu menyahlindung helaian atau buku kerja untuk membuat perubahan.

Dalam sesetengah pelaksanaan, anda akan melihat urutan yang sangat mudah: daripada tab Semakan, pilih butang Kongsi Buku Kerja, nyahtanda kotak Benarkan pengeditan serentak, klik OK dan sahkan dengan Ya apabila Excel bertanya. Ini akan mengembalikan buku kerja kepada mod eksklusif dan label bar tajuk akan hilang.

Paparan tersuai dan pilihan terbuka

Apabila buku kerja dikongsi menggunakan kaedah klasik, Excel menyimpan paparan tersuai bagi setiap pengguna. Paparan ini boleh termasuk helaian yang dipaparkan apabila dibuka, tahap zum, penapis yang digunakan dan tetapan cetakan. Secara lalai, penapis dan pencetakan dikekalkan, walaupun anda juga boleh menunjukkan bahawa anda lebih suka menggunakan tetapan asal. mengikut keperluan anda.

Butiran ini meningkatkan pengalaman kerja berpasukan, kerana setiap orang boleh mempunyai pandangan mereka sendiri tanpa menjejaskan yang lain. Jika anda perlu mengezum masuk atau memilih helaian tertentu setiap kali anda membuka fail, Excel akan ingat. pilihan anda selagi ia kekal dikongsi dengan sistem ini.

Lokasi dan penjimatan yang boleh diakses

Tidak kira kaedahnya, adalah penting untuk menyimpan buku kerja di lokasi yang boleh diakses oleh semua kolaborator. Untuk kaedah klasik, pengesyoran ialah folder rangkaian kongsi. Dalam senario pengarang bersama moden, membukanya dalam penyemak imbas dan memilih Edit dalam Penjelajah atau Edit dalam Excel mengurangkan geseran dan memudahkan semua orang. masuk tanpa masalah.

Apabila anda menjemput mereka melalui e-mel, penerima akan melihat mesej dengan pautan dan boleh membukanya dalam penyemak imbas web dengan memaparkan fail menggunakan Excel untuk web. Jika mereka lebih suka desktop, mereka memilih Edit Buku Kerja dan kemudian Edit dalam Excel; jika mereka kekal dalam penyemak imbas, mereka memilih Edit dalam Penyemak Imbas. fleksibiliti membolehkan anda menyesuaikan aliran kepada setiap pengguna dan peranti tanpa mengorbankan kerjasama.

Akhir sekali, ingat untuk mendayakan AutoSimpan dalam versi langganan supaya pengarang bersama adalah lancar dan pilihan dikemas kini dalam warna yang sesuai. Dan jika pada bila-bila masa anda perasan bahawa pilihan tidak kelihatan, sahkan bahawa anda semua bekerja dengan salah satu versi yang disokong dan berikan sistem beberapa saat. kerana penyegerakan mungkin mengambil masa sekejap.

Kunci untuk mengurus kerjasama dengan baik dalam Excel ialah memilih mod yang betul untuk setiap projek dan memahami batasan kaedah tradisional. Di antara jemputan pautan dengan kebenaran terkawal, mengarang bersama pada versi yang serasi dan alat penjejakan dan penyelesaian konflik, anda mempunyai semua alatan untuk perkongsian selamat. tanpa hilang kawalan dan memastikan bahawa buku anda adalah seperti yang anda perlukan.

artikel berkaitan:

Cara berkongsi fail antara peranti pada rangkaian tempatan dalam Windows 11

Ishak

Penulis yang bersemangat tentang dunia bait dan teknologi secara umum. Saya suka berkongsi pengetahuan saya melalui penulisan, dan itulah yang akan saya lakukan dalam blog ini, menunjukkan kepada anda semua perkara yang paling menarik tentang alat, perisian, perkakasan, trend teknologi dan banyak lagi. Matlamat saya adalah untuk membantu anda mengemudi dunia digital dengan cara yang mudah dan menghiburkan.