Cara Menyekat dan Melindungi Pengeditan dalam Fail Pejabat

Semasa mengendalikan dokumen penting dalam Word , Excel atau PowerPoint, mengekalkan integritinya adalah penting. Sama ada untuk mengelakkan suntingan tidak sengaja, mengawal perubahan, melindungi maklumat sensitif atau mencegah manipulasi selepas selesai, terdapat beberapa cara untuk menyekat penyuntingan fail Microsoft Office.

Microsoft Office menawarkan alat terbina dalam yang membolehkan anda menanda fail sebagai muktamad, menggunakan perlindungan tersuai dengan kata laluan atau menggunakan pengesahan pengguna. Anda juga boleh mengehadkan sebahagian sahaja kandungan atau mengkonfigurasi pengecualian untuk pengguna tertentu. Di sini, kami akan meneroka, langkah demi langkah dan secara terperinci, semua pilihan yang tersedia untuk melindungi dokumen , cara menggunakannya dengan betul dan juga cara mengalih keluar sekatan ini jika anda mempunyai kebenaran yang diperlukan atau membuat kesilapan semasa menyediakannya.

Ditandakan sebagai Akhir: Cara Membuat Fail Baca Sahaja

Salah satu cara paling mudah untuk mengehadkan penyuntingan dokumen adalah dengan menandanya sebagai muktamad . Fungsi ini mengubah keadaan dokumen kepada baca sahaja dan melumpuhkan alat tertentu seperti penyuntingan teks atau semakan.

Untuk melakukan ini, buka dokumen anda dan ikuti langkah berikut:

1. Klik pada arkib di sudut kiri atas.
2. Pilih maklumat.
3. Klik pada Melindungi dokumen.
4. Pilih pilihan Tandakan sebagai muktamad.

Setelah ini selesai, sesiapa sahaja yang membuka dokumen akan melihat pemberitahuan yang menunjukkan bahawa ia berada dalam mod baca sahaja. Tiada perubahan boleh dibuat melainkan pilihan ini dilumpuhkan secara manual.

Untuk mengalih keluar perlindungan ini dan mengedit fail sekali lagi, ulangi proses sebelumnya dan pilih Tandakan sebagai Akhir sekali lagi . Dokumen akan dibuka kuncinya secara automatik.

Lindungi kandungan dengan kata laluan

Jika anda memerlukan tahap kawalan yang lebih ketat, anda boleh menyulitkan dokumen anda dengan kata laluan . Ini akan menghalang orang yang tidak dibenarkan daripada membuka atau mengedit fail.

Berikut ialah langkah-langkah untuk menggunakan perlindungan ini:

1. Pergi ke tab arkib.
2. Klik pada maklumat dan kemudian masuk Melindungi dokumen.
3. Pilih Sulitkan dengan kata laluan.
4. Masukkan kata laluan selamat dan sahkannya.

Setelah disimpan, fail tersebut memerlukan kata laluan tersebut untuk dibuka. Jika anda terlupa kata laluan, Microsoft tidak menawarkan cara untuk memulihkannya , jadi lebih baik anda menuliskannya dan menyimpannya di tempat yang selamat.

Ciri ini tersedia dalam semua versi desktop Office sejak 2010, tetapi ia tidak tersedia dalam Office Online , yang mengehadkan penggunaannya pada platform web.

Hadkan suntingan: baca sahaja dengan pengecualian

Satu lagi cara berkesan untuk mengehadkan apa yang orang lain boleh ubah suai dalam dokumen adalah dengan menyekat penyuntingan . Ini membolehkan anda mengkonfigurasi fail supaya hanya boleh dibaca, sambil membiarkan bahagian tertentu terbuka untuk perubahan atau memberikan kebenaran khusus kepada pengguna tertentu.

Prosedur ini dilakukan dari tab Semak , dengan mengklik pada Hadkan Pengeditan . Dalam panel sebelah kanan yang muncul, anda mesti mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Semak kotak Benarkan hanya jenis pengeditan ini dalam dokumen.
2. Pilih Tiada perubahan (Baca sahaja) dalam senarai juntai bawah.
3. Jika anda ingin meninggalkan kawasan yang boleh diedit, pilih teks yang dikehendaki dan klik pada Pengecualian untuk membenarkan perubahan.
4. Klik pada Ya, gunakan perlindungan dan tentukan kata laluan.

Dengan perlindungan ini digunakan, semua bahagian yang tidak dipilih akan dikunci kepada sesiapa sahaja tanpa kunci. Ia boleh disesuaikan selanjutnya untuk membenarkan pengeditan bahagian tertentu hanya oleh pengguna tertentu menggunakan pilihan Lebih Banyak Pengguna . Tetapan ini membolehkan anda memasukkan nama atau alamat e-mel untuk mengenal pasti editor yang dibenarkan.

Tukar kebenaran daripada tetapan fail

Satu lagi cara untuk menyekat penyuntingan fail Office, terutamanya berguna apabila berkongsi melalui OneDrive atau rangkaian korporat, adalah dengan melaraskan kebenaran dari dalam sistem fail itu sendiri.

Untuk melakukan ini, anda boleh klik kanan pada fail, pilih Properties (atau Dapatkan Maklumat pada Mac ), dan dalam bahagian Kebenaran, pilih pengguna atau kumpulan mana yang boleh membaca atau menulis pada dokumen tersebut. Anda boleh menetapkan kebenaran individu atau mengenakan sekatan baca sahaja kepada semua pengguna kecuali pemiliknya.

Benarkan pengeditan khusus pada dokumen yang dilindungi

Dalam kebanyakan kes, kita tidak mahu mengunci keseluruhan fail, tetapi sebaliknya hanya membenarkan bahagian tertentu diubah suai . Ini sesuai untuk dokumen, borang atau kontrak kolaboratif di mana medan tertentu perlu diisi.

Untuk menggunakan perlindungan separa ini, ikuti proses yang sama seperti dalam bahagian sekatan pengeditan, tetapi sebelum mengklik "YA, gunakan perlindungan":

• Pilih teks yang anda mahu jadikan boleh diedit.
• Dalam bahagian "Pengecualian", tandai kotak "Semua orang" atau tentukan pengguna tertentu.
• Teruskan dengan mengaktifkan kata laluan atau perlindungan pengesahan.

Mulai saat itu, pengguna hanya boleh membuat perubahan di kawasan yang dibenarkan. Jika ia tidak didayakan, anda akan melihat mesej amaran apabila anda cuba menulis.

Edit dokumen yang dilindungi

Apabila anda menerima fail yang dilindungi dan anda mempunyai kata laluan atau disenaraikan sebagai pengguna yang dibenarkan, anda boleh membuat perubahan seperti biasa. Tetapi jika anda ingin mengalih keluar perlindungan tersebut , anda boleh melakukannya dari tab Semakan , dengan mengakses panel Sekatan Penyuntingan dan mengklik Gantung Perlindungan . Pada ketika itu, sistem akan meminta kata laluan jika telah ditetapkan.

Alih keluar perlindungan tanpa kata laluan: kaedah lanjutan

Terdapat situasi di mana akses kepada kata laluan telah hilang atau tidak tersedia. Dalam kes ini, jika dokumen tidak disulitkan, adalah mungkin untuk menggunakan kaedah tertentu untuk memintas sekatan penyuntingan.

Satu kaedah melibatkan penyimpanan dokumen sebagai fail .xml , mengeditnya dalam Notepad dan menukar parameter w:enforcement daripada "1" kepada "0" atau daripada "on" kepada "off". Kemudian, fail tersebut dibuka semula dan disimpan sebagai dokumen Word tradisional.

Helah lain ialah menukar sambungan dokumen daripada .docx kepada .zip, ekstrak kandungannya, padam fail settings.xml di mana terdapat sekatan dan tukarkannya semula kepada .docx. Kaedah ini hanya sah jika dokumen belum disulitkan, kerana jika ya, kandungannya disulitkan dan tidak boleh dibaca atau diubah suai tanpa kunci.

Gunakan pengesahan pengguna dan bukannya kata laluan

Microsoft juga membenarkan anda menggunakan perlindungan akses berasaskan pengguna tanpa memerlukan kata laluan. Ini dikenali sebagai "Akses Terhad" atau "Pengesahan Pengguna".

Daripada meminta kata laluan, pilihan ini memerlukan pengguna untuk mempunyai pengesahan yang sah dalam rangkaian atau sistem yang telah dikonfigurasikan sebelum ini. Ia berguna dalam persekitaran perusahaan di mana kebenaran dipusatkan dan diuruskan oleh pentadbir dan dasar kumpulan.

DocRecrypt: Alat Buka Kunci Microsoft

Dalam persekitaran korporat, Microsoft menawarkan alat DocRecrypt , yang direka untuk membolehkan pentadbir mengalih keluar kata laluan daripada dokumen yang dilindungi, dengan syarat ia telah diaktifkan sebelum ini.

Penyelesaian ini tidak akan berfungsi jika fail dilindungi sebelum DocRecrypt dipasang . Ia juga tidak akan berfungsi untuk dokumen yang ditanda sebagai tersembunyi atau baca sahaja, tanpa mengira kata laluan. Ia merupakan pilihan yang berguna untuk mencegah masalah akses dalam organisasi, tetapi ia memerlukan konfigurasi terlebih dahulu.

Buka kunci fail daripada Word Online

Dalam versi web Office, pilihan penyuntingan bergantung pada jenis kebenaran yang diberikan semasa berkongsi fail. Pemilik boleh menentukan sama ada mereka yang menerima pautan boleh mengeditnya atau hanya melihatnya.

Untuk mengubah suai kebenaran ini:

1. Buka dokumen dalam Office Online.
2. Klik pada saham.
3. Pilih konfigurasi dan kemudian Lebih banyak pilihan.
4. Mentakrifkan sama ada pengguna boleh mengedit atau hanya membaca fail.

Sistem ini tidak menggunakan kata laluan sebaliknya menggunakan kawalan akses berdasarkan pengguna log masuk, jadi hanya pemilik boleh membuat perubahan pada kebenaran mengedit.

Seperti yang telah anda lihat, terdapat pelbagai cara untuk melindungi dokumen Office anda , daripada kaedah asas seperti menandanya sebagai muktamad kepada pilihan yang lebih maju seperti sekatan pengguna atau penyulitan. Bergantung pada jenis dokumen, tujuannya dan tahap keselamatan yang anda perlukan, anda boleh memilih kombinasi alat yang betul untuk mencegah pengubahsuaian yang tidak dibenarkan.