Bagaimana untuk menyediakan balasan automatik pada WhatsApp Business langkah demi langkah

Perniagaan WhatsApp telah menjadi alat penting untuk beribu-ribu perniagaan. Dan tidak hairanlah, kerana ia membolehkan komunikasi yang cepat dan langsung dengan pelanggan. Walau bagaimanapun, membalas setiap mesej secara manual boleh menjadi tugas yang memenatkan, terutamanya apabila mesej diulang berulang kali.

Nasib baik ada tindak balas automatik, ciri yang membolehkan anda menjimatkan masa, meningkatkan imej profesional anda dan melayani pelanggan anda pada bila-bila masa sepanjang hari. Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada anda cara untuk menyediakannya langkah demi langkah, menerangkan cara ia berguna dalam setiap kes dan memberikan contoh khusus yang boleh anda laksanakan dengan segera.

Apakah balasan automatik dalam WhatsApp Business?

Jawapan automatik Dalam WhatsApp Business, ini ialah mesej pratakrif yang dihantar secara automatik apabila pelanggan menghubungi anda dalam keadaan tertentu: di luar waktu perniagaan, semasa memulakan perbualan atau apabila anda menggunakan balasan pantas.

Mereka adalah penyelesaian yang bagus untuk mengekalkan perhatian yang berterusan dan profesional, walaupun anda tidak tersedia pada masa itu. Di samping itu, mereka membantu membina kepercayaan, mengoptimumkan el tiempo kakitangan penjagaan dan menyeragamkan kualiti tindak balas.

Terdapat tiga jenis utama jawapan automatik dalam apl WhatsApp Business:

• Mesej alu-aluan: Mereka digunakan untuk menghantar ucapan automatik apabila seseorang menulis kepada anda buat kali pertama, atau selepas 14 hari tanpa dihubungi.
• Mesej ketiadaan: dihantar di luar waktu perniagaan atau semasa anda tiada.
• Cepat menjawab: Ia adalah mesej pra-reka yang boleh diaktifkan dengan pintasan pilihan anda. Sesuai untuk menjawab soalan lazim.

Bagaimana untuk menyediakan mesej automatik langkah demi langkah

Aplikasi WhatsApp Business termasuk keupayaan untuk mencipta respons automatik tanpa memerlukan perisian luaran antara alat terasnya. Di bawah ini kami menunjukkan kepada anda cara melakukannya dalam setiap kes:

1. Konfigurasikan mesej alu-aluan

Untuk membuat kesan pertama yang baik, tiada yang lebih baik daripada sapaan automatik. Dengan cara ini anda boleh bersikap mesra dan tersedia walaupun semasa anda berada di luar talian. Ini adalah langkah-langkahnya:

1. Buka Perniagaan WhatsApp dan ketik ikon tiga titik di penjuru kanan sebelah atas.
2. Pilih “Alat untuk syarikat” dan kemudian pergi ke “Mesej selamat datang”.
3. Aktifkan pilihan “Hantar mesej alu-aluan”.
4. Edit mesej yang akan dihantar (contohnya: "Helo! Terima kasih kerana menulis kepada kami. Kami akan membalas pertanyaan anda sebentar lagi.").
5. Tentukan penerima: semua, kenalan baharu, kenalan tertentu atau langkau beberapa.
6. Simpan perubahan dan ia akan aktif.

2. Sediakan mesej ketidakhadiran

Apabila anda tidak tersedia atau di luar waktu kerja, WhatsApp boleh memberitahu pelanggan secara automatik. Dengan cara ini anda menghalang mereka daripada menganggap anda mengabaikan mesej mereka.

1. Akses kepada Alat untuk syarikat dalam menu tiga titik.
2. Ketik “Mesej ketidakhadiran” dan aktifkan fungsi tersebut.
3. Edit mesej anda (contohnya: "Hai, terima kasih kerana menulis. Kami tidak dapat membalas sekarang, tetapi kami akan membalas sebaik sahaja kami tersedia semula.").
4. Pilih masa untuk menghantar: sentiasa, mengikut jadual tersuai, atau di luar waktu perniagaan yang ditetapkan.
5. Simpan perubahan.

3. Cipta respons pantas

Balasan ini membolehkan anda menghantar mesej yang kerap serta-merta dengan menggunakan pintasan seperti “/hello” atau “/send.” Untuk mengkonfigurasinya:

1. Dalam Perniagaan WhatsApp, pergi ke Alat untuk syarikat dan pilih Cepat menjawab.
2. Klik pada ikon "+" untuk mencipta yang baru.
3. Taipkan mesej yang ingin anda simpan (contohnya: "Waktu perniagaan kami ialah 9:00 PG hingga 18:00 PTG, Isnin hingga Jumaat.").
4. Tetapkan pintasan yang mudah diingat seperti /jadual.
5. Simpannya dan anda boleh menggunakannya sekarang dengan menaip "/jadual" dalam sebarang perbualan.

Contoh mesej automatik untuk perniagaan anda

Berikut ialah pilihan teks yang boleh anda salin, sesuaikan atau gunakan sebagai inspirasi untuk mesej anda sendiri.

Mesej alu-aluan

• Sambutan Standard: "Helo! Selamat datang ke kedai kami. Bagaimanakah kami boleh membantu anda hari ini?"
• Bersyukur: "Terima kasih kerana menulis kepada kami. Kami menghargai minat anda dan dengan senang hati akan membantu anda."
• Dengan tawaran: "Terima kasih atas mesej anda! Ingat, kami menawarkan diskaun 10% untuk pembelian pertama anda."
• Diperibadikan: "Hai, kami sedia membantu. Apa yang anda perlukan?"

Mesej ketidakhadiran

• "Hai, terima kasih kerana menghubungi anda. Kami tidak tersedia buat masa ini, tetapi kami akan menghubungi anda secepat mungkin."
• "Waktu perniagaan kami ialah Isnin hingga Jumaat, 9:00 pagi hingga 18:00 petang. Jika anda menulis kepada kami di luar waktu tersebut, kami akan membalas pada hari berikutnya."
• "Kami pergi bercuti sehingga . Anda boleh tinggalkan mesej kepada kami dan kami akan membalas apabila kami kembali."

Jawapan Pantas Berguna

• /jadual: “Kami tersedia Isnin hingga Jumaat, 9:00 pagi hingga 18:00 petang.”
• /bayar: "Kami menerima kad kredit, PayPal, pindahan bank dan Bizum."
• /hantaran: "Penghantaran kami mengambil masa antara 3 dan 5 hari bekerja bergantung pada kawasan."
• /kembali: "Anda boleh memulangkan sebarang produk dalam masa 30 hari dengan resit."
• /stok: "Ya, produk itu tersedia. Adakah anda mahu kami menempahnya untuk anda?"

Kelebihan menggunakan mesej automatik dalam perniagaan anda

Di luar penjimatan masa, mengkonfigurasi respons ini mempunyai pelbagai faedah yang secara langsung mempengaruhi kualiti perkhidmatan pelanggan dan prestasi perniagaan.

1. Perhatian berterusan yang tidak berdaya

Balas secara automatik pada bila-bila masa sepanjang hari, walaupun semasa anda tidak berada di hadapan telefon anda. Ini menyampaikan profesionalisme dan menghalang anda daripada kehilangan pelanggan dengan tidak bertindak balas tepat pada masanya. Jika anda sedang mencari maklumat lanjut tentang cara meningkatkan sokongan pelanggan, anda boleh menyemak artikel ini sediakan balasan automatik dalam Outlook.

2. Menjimatkan masa

yang Respons pantas mengurangkan kerja berulang dan mengekalkan nada seragam sepanjang semua mesej. Ia sesuai untuk Soalan Lazim (soalan lazim), pemulangan, jadual dan banyak lagi. Untuk butiran lanjut tentang automasi, anda boleh menyemak tutorial ini dayakan balasan automatik dalam Outlook.

3. Automasi yang cekap

Anda mengautomasikan tugasan berulang seperti menghantar salam, mengesahkan pesanan atau membalas harga, tanpa perlu mengupah kakitangan tambahan. Jika anda memerlukan maklumat tambahan tentang cara mengatur respons automatik, lihat artikel ini mengenai mengatur tindak balas automatik.

4. Pengalaman pelanggan yang dipertingkatkan

Pelanggan yang menerima mesej yang jelas dan pantas terasa seperti dia dijaga. Ini meningkatkan persepsi jenama anda dan membina kesetiaan.

Bagaimana jika anda memerlukan lebih banyak lagi? Gunakan WhatsApp Business API

Jika aliran mesej anda besar atau anda ingin melampaui apa yang dibenarkan oleh apl asas, anda boleh memilihnya API Perniagaan WhatsApp, penyelesaian yang lebih maju yang direka untuk syarikat sederhana atau besar.

Dengannya anda boleh:

• Gunakan chatbots untuk bertindak balas secara automatik dan bijak.
• Hantar mesej massa dan kempen promosi dalam WhatsApp.
• Tambahkan butang interaktif, menu atau sistem tempahan.
• Memusatkan penjagaan daripada satu nombor untuk berbilang ejen.

Untuk mengakses fungsi ini anda perlu bekerja dengan a pembekal rasmi (BSP), seperti Sinch Engage, yang memudahkan akses teknikal dan sambungan kepada API tanpa memerlukan anda memiliki peralatan IT anda sendiri.

Selain itu, platform seperti Aunoa juga menawarkan penyelesaian automasi melalui chatbot tersuai yang bertindak balas secara automatik dan tersedia 24/XNUMX.

WhatsApp Business menawarkan anda berbilang alatan untuk meningkatkan perkhidmatan pelanggan anda. Sediakan mesej automatik Ia mudah, percuma dan boleh membuat perbezaan besar dalam persepsi khalayak anda terhadap perniagaan anda. Dan jika anda perlu pergi lebih jauh, terdapat pilihan seperti API untuk meningkatkan lagi dan mengprofesionalkan komunikasi perniagaan anda.

Artikel berkaitan:

Bagaimana untuk mengaktifkan respons automatik dalam Outlook | Tutorial konfigurasi

Ishak

Penulis yang bersemangat tentang dunia bait dan teknologi secara umum. Saya suka berkongsi pengetahuan saya melalui penulisan, dan itulah yang akan saya lakukan dalam blog ini, menunjukkan kepada anda semua perkara yang paling menarik tentang alat, perisian, perkakasan, trend teknologi dan banyak lagi. Matlamat saya adalah untuk membantu anda mengemudi dunia digital dengan cara yang mudah dan menghiburkan.