Cara mengisi borang PDF yang tidak boleh diedit

Mengisi PDF yang tidak membenarkan anda menaip boleh menjadi sangat menyusahkan: anda memuat turun dokumen tersebut, cuba mengklik pada medan yang disediakan, dan mendapati tiada cara untuk menaip apa-apa . Sehingga beberapa tahun yang lalu, satu-satunya penyelesaian adalah mencetaknya, mengisinya dengan tangan, menandatanganinya, mengimbasnya dan menghantarnya kembali. Proses yang perlahan, tidak praktikal dan jelas tidak digital.

Berita baiknya ialah hari ini terdapat program dan alat dalam talian yang membolehkan anda menulis pada borang PDF yang tidak boleh diedit , menambah medan borang baharu, menandatangani, melindungi kata laluan dan juga menggunakan semula dokumen yang sama dengan orang yang berbeza tanpa merosakkan pemformatan. Mari kita lihat, langkah demi langkah, semua pilihan berguna pada Windows, Mac dan dalam pelayar web, dan juga cara mencipta borang yang boleh diisi sendiri daripada Word.

Apakah borang PDF yang tidak boleh diedit dan mengapa ia tidak membenarkan anda menulis padanya?

PDF standard mengunci susun atur dan kandungan supaya ia kelihatan sama pada mana-mana peranti , tidak kira sama ada ia dibuka pada Windows, macOS atau telefon bimbit. Ini sesuai untuk brosur, laporan akhir atau buku, tetapi ia menjadi rumit apabila kita bercakap tentang borang.

Borang PDF moden mengandungi medan borang interaktif : kotak teks, kotak pilihan, menu lungsur turun, butang radio, medan tandatangan, dsb. Medan ini boleh diisi menggunakan mana-mana pembaca PDF yang serasi.

Masalahnya timbul apabila dokumen hanya mengandungi baris atau garis bawah yang mensimulasikan ruang kosong , tetapi tiada medan borang yang ditakrifkan. Secara teknikalnya, ini adalah PDF dengan "medan rata": secara visual ia menyerupai borang, tetapi bagi pembaca PDF ia hanyalah teks dan garisan yang dilukis, tanpa kawasan untuk kemasukan data.

Tambahan pula, ramai pencipta dokumen sengaja memilih untuk tidak mendayakan interaktiviti, sama ada untuk memastikan borang diisi secara manual atau untuk mengelakkan ralat penyuntingan. Atau mereka hanya terlupa untuk menukar dokumen tersebut kepada borang interaktif sebelum menghantarnya.

Oleh itu, anda mungkin menghadapi dua situasi biasa: sama ada pembaca PDF anda tidak mengesan sebarang medan yang boleh diisi , atau terdapat medan tetapi ia dikunci sebagai "baca sahaja", yang menghalang anda daripada menulis di dalamnya.

Cara menulis pada borang PDF yang tidak boleh diedit dalam Windows (EaseUS PDF Editor dan alatan lain)

Pada Windows, anda mempunyai beberapa penyelesaian untuk menulis teks ke mana-mana PDF, walaupun ia tidak mempunyai medan borang yang ditetapkan. Salah satu yang paling komprehensif ialah EaseUS PDF Editor , editor yang agak murah yang menggabungkan penyuntingan kandungan, penciptaan borang dan ciri tambahan seperti menggabungkan atau memisahkan PDF.

Kelebihan besar editor jenis ini ialah ia membolehkan anda menambah teks "di atas" PDF , seolah-olah anda sedang menulis pada helaian lutsinar yang diletakkan di atas dokumen. Dengan cara ini, anda boleh mengisi borang rata, menanda kotak secara manual atau melengkapkan maklumat yang tidak disediakan oleh penulis sebagai medan interaktif.

Selain menaip, EaseUS PDF Editor membolehkan anda melaraskan saiz, jenis dan warna fon supaya teks baharu sepadan dengan teks asal dan tidak kelihatan janggal. Jika anda ingin menyerlahkan teks yang telah diisi, anda boleh menjadikannya tebal atau menggariskannya dengan mudah.

Sebagai bonus tambahan, editor ini juga boleh mencipta PDF dari awal atau daripada format lain , mengubah suai saiz halaman, menambah tera air, melindungi kata laluan, menggabungkan berbilang PDF atau membahagikan PDF besar kepada beberapa dokumen yang lebih kecil. (Lihat panduan untuk mencipta dan menandatangani PDF dengan PDFsam dan XChange ).

Untuk mengisi borang PDF bukan interaktif dalam Windows dengan editor jenis ini, langkah-langkahnya sangat serupa; mari kita gunakan EaseUS PDF Editor sebagai rujukan:

1. Buka PDFMulakan program dan gunakan pilihan "Buka" pada skrin utama untuk memuatkan fail PDF yang mengandungi borang rata.
2. Aktifkan alat teksDalam alat penyuntingan, pilih fungsi untuk memasukkan teks. Anda biasanya akan melihat ikon dengan "T" atau pilihan seperti "Tambah Teks".
3. Letakkan kursor di kawasan yang hendak diisiKlik pada baris atau ruang di mana jawapan akan diletakkan. Program ini akan mencipta kotak teks pada ketika itu.
4. Tulis dan formatkanMasukkan maklumat yang anda perlukan dan laraskan saiz, warna atau gaya fon. Jika anda ingin memadankan reka bentuk, cuba padankan tipografi dengan bahagian lain dokumen.
5. Ulangi dalam semua ruang yang diperlukanTatal borang dan tambahkan teks pada setiap medan yang perlu anda lengkapkan.
6. Simpan PDFSetelah selesai, simpan fail tersebut. Anda boleh menulis ganti dokumen asal atau menyimpan salinan untuk menyimpan dokumen kosong.

Jika anda tidak mahu menggunakan EaseUS, pada Windows anda juga boleh menggunakan editor PDF lain seperti Nitro PDF, Foxit PDF Editor atau Adobe Acrobat , yang menawarkan ciri serupa: menulis pada PDF biasa, mencipta medan borang baharu dan melindungi dokumen. Aliran kerja hampir selalu sama: buka, aktifkan alat teks, tulis, laraskan pemformatan dan simpan. Anda akan menemui lebih banyak alternatif dalam panduan kami untuk program untuk mencipta borang PDF yang boleh diedit .

Cara mengisi PDF yang tidak boleh diedit pada Mac dengan Pratonton

Jika anda menggunakan macOS, anda mempunyai kelebihan yang ketara: sistem itu sendiri merangkumi Pratonton , aplikasi yang bukan sahaja membuka PDF dan imej, tetapi juga membolehkan anda memberi anotasi, menggariskan, menggabungkan dokumen dan menulis pada mana-mana bahagian PDF.

Pratonton membolehkan anda menggunakan satu set alat penanda yang sangat praktikal: kotak teks, bentuk, anak panah, tandatangan, penyerlah, dan sebagainya. Dengan ciri-ciri ini, anda boleh menukar borang biasa kepada dokumen yang diisi secara digital tanpa perlu memasang apa-apa lagi.

Selain itu, daripada Pratonton, anda juga boleh menggabungkan berbilang PDF, mengeksport imej ke PDF , mencipta dokumen baharu daripada kertas fizikal yang diimbas dan menyesuaikan hasil akhir dengan ketara dengan anotasi berwarna, garis bawah atau komen.

Untuk mengisi PDF yang tidak boleh diisi menggunakan Pratonton pada Mac, anda boleh mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka PDF dengan PratontonKlik kanan pada fail PDF, pilih "Buka dengan" dan pilih "Pratonton".
2. Tunjukkan bar alat penandaDi bahagian atas tetingkap, klik butang "Markup Toolbar", yang biasanya muncul sebagai "A" di dalam bulatan. Ini akan memaparkan teks, bentuk, tandatangan dan alatan lain.
3. Masukkan kotak teksPilih alat teks (ikon dengan "T") dan klik di kawasan borang yang anda ingin taip. Kotak teks yang boleh diedit akan dicipta.
4. Tulis dan formatkanMasukkan teks yang anda perlukan dan gunakan pilihan pemformatan untuk tukar jenis, saiz, warna atau latar belakang fonAnda juga boleh menyerlahkan perkataan tertentu jika anda mahu ia menonjol.
5. Alihkan gambar jika perluSebelum menyimpan, seret kotak teks untuk meletakkannya tepat pada baris atau ruang yang sepadan. Ini akan memastikan dokumen anda bersih dan mudah dibaca.
6. Simpan failSetelah selesai, simpan PDF daripada menu Fail. Perlu diingat bahawa, bergantung pada cara anda menyimpan, teks yang anda tambahkan mungkin terbenam secara kekal dalam dokumen dan tidak lagi boleh diedit kemudian.

Pratonton sesuai untuk tugasan pantas: mengisi borang, menandatangani kontrak, menambah nota ringkas … Jika anda memerlukan ciri borang lanjutan (medan yang disahkan, menu lungsur turun, butang radio, dll.), maka anda perlu menaik taraf kepada editor PDF yang lebih lengkap, tetapi untuk kegunaan harian, ia lebih daripada mencukupi.

Cara mengisi PDF yang tidak boleh diedit dalam talian (PDFEscape dan editor web)

Satu lagi pilihan yang mudah, terutamanya jika anda tidak mahu memasang sebarang perisian, adalah dengan menggunakan alatan dalam talian seperti PDFEscape atau perkhidmatan web yang serupa. Platform ini membolehkan anda membuka PDF terus dalam pelayar anda, mengeditnya dan memuat turun hasilnya, semuanya tanpa sebarang perisian tambahan.

PDFEscape, sebagai contoh, membolehkan anda mencipta PDF dari awal dan mengedit PDF sedia ada . Ini termasuk menambah teks, imej, pautan, medan borang, lukisan tangan bebas dan juga kawasan putih untuk menyembunyikan kandungan.

Kelebihannya ialah anda boleh menggunakannya dari hampir mana-mana peranti yang mempunyai sambungan internet dan pelayar moden. Anda tidak memerlukan lesen desktop atau pembaca tertentu; hanya muat naik fail dan mula mengedit.

Untuk mengisi borang PDF yang tidak boleh diedit dengan PDFEscape (atau editor dalam talian lain yang serupa), alirannya biasanya seperti berikut:

1. Buka alat dalam pelayar andaPergi ke laman web PDFEscape dan pilih pilihan untuk memuat naik fail PDF dari komputer anda.
2. Muat naik dokumenPilih borang PDF yang ingin anda isi. Selepas memuat naik, editor penuh akan dibuka dalam pelayar anda.
3. Pilih alat teksDalam bar alat kiri, anda akan melihat pilihan "Teks". Klik padanya untuk mengaktifkan mod menaip.
4. Klik di tempat yang anda ingin tulisKlik pada bahagian PDF yang ingin anda lengkapkan. Medan teks akan dicipta pada kedudukan itu.
5. Tulis dan laraskan fonMasukkan maklumat yang diperlukan dan cuba laraskan jenis dan saiz fon supaya ia menyerupai bahagian lain dokumen.
6. Ulangi di semua ruang kosong: terus melompat dari satu medan ke medan yang lain sehingga anda menghabiskan borang tersebut.
7. Simpan dan muat turunSetelah selesai, klik pada ikon simpan dan pilih pilihan "Simpan dan muat turun" untuk mendapatkan fail PDF yang telah siap pada komputer anda.

Satu lagi kelebihan alat dalam talian ini ialah ia sering menyertakan ciri tambahan seperti melindungi PDF dengan kata laluan atau berkongsinya terus dari web, yang berguna jika anda perlu menghantar dokumen tersebut kepada orang lain tanpa melalui e-mel tradisional.

Walau bagaimanapun, penting untuk diperhatikan bahawa editor dalam talian mungkin memaparkan mesej amaran jika dokumen tersebut mengandungi elemen lanjutan (seperti medan XFA, fon terbenam yang kompleks, tulisan kanan ke kiri atau skrip kompleks seperti bahasa Arab atau Devanagari). Dalam kes ini, pilihan penyuntingan tertentu mungkin terhad atau tidak disokong sepenuhnya.

Mengapa kadangkala anda tidak boleh mengisi borang PDF (dan cara menjadikannya boleh diisi)

Jika anda tertanya-tanya "mengapa saya tidak boleh mengisi borang PDF ini?", sebab yang paling biasa biasanya agak mudah: sama ada pengarang tidak mengaktifkan medan interaktif atau mereka mereka bentuk dokumen tersebut untuk diisi secara manual.

Banyak borang dicipta dalam program seperti Word atau InDesign dan kemudian dieksport ke PDF tanpa langkah terakhir untuk menjadikannya interaktif . Secara visual, ia kelihatan sangat cantik, dengan sengkang dan garisan untuk penulisan, tetapi dari perspektif pembaca PDF, ia hanyalah teks biasa.

Jika anda ingin mengubah salah satu PDF biasa tersebut menjadi borang dalam talian yang boleh diisi, anda mempunyai beberapa pilihan. Dengan Adobe Acrobat , sebagai contoh, anda boleh pergi ke bahagian "Alat" dan menggunakan fungsi " Sediakan Borang " supaya program menganalisis dokumen, mengesan medan yang mungkin dan mencipta struktur borang interaktif secara automatik.

Proses asas dengan Acrobat (atau penyelesaian yang serupa) ialah:

1. Buka PDF dalam editor lanjutan.
2. Pergi ke alat borang (dalam Acrobat: “Alatan > Sediakan borang”).
3. Biarkan program mengesan medan secara automatik. mengikut susunan teks, baris dan jadual.
4. Tambah atau betulkan medan secara manual: kotak teks, kotak pilihan, menu lungsur turun, dsb.
5. Simpan PDF sebagai borang yang boleh diisi.

Sebaik sahaja anda mencipta borang interaktif, penerima anda boleh membukanya dengan mana-mana pembaca yang serasi, mengisinya dan menyimpannya tanpa perlu mencetaknya. Anda juga boleh menggunakan semula templat yang sama dengan mudah dengan klien atau pengguna yang berbeza.

Gunakan semula borang PDF dengan bahagian yang telah diisi (NDA, kontrak, dsb.)

Satu contoh yang sangat biasa ialah perjanjian tanpa pendedahan (NDA) atau kontrak standard. Anda perlu mengisi bahagian tetap anda sekali (nama syarikat, alamat, klausa yang tidak berubah) dan kemudian menghantar dokumen yang sama kepada beberapa pelanggan supaya mereka hanya perlu melengkapkan bahagian mereka.

Jika anda hanya mengisi borang dan menyimpannya, ramai pembaca PDF akan mentafsirkan borang tersebut sebagai "tutup" atau lengkap , terutamanya jika sekatan penyuntingan atau penyimpanan telah dikenakan. Ini menyukarkan penerima untuk menggunakan medannya.

Satu alternatif adalah dengan menukar data statik anda kepada teks terbenam dalam PDF , supaya medan anda tidak lagi muncul sebagai medan borang tetapi sebagai kandungan biasa. Walau bagaimanapun, jika dilakukan secara salah, perkara pelik boleh berlaku, seperti garis bawah beralih, fon tidak muat dengan betul atau garis bawah menjadi tidak sejajar.

Untuk menyelesaikannya dengan lebih jelas, penyelesaian ideal ialah:

• Buat satu templat borang asas di mana semua medan (anda dan klien) ditakrifkan dengan baik.
• Isi bahagian anda dalam editor borang, tetapi kemudian sekat hanya medan anda (tandakannya sebagai "baca sahaja") membiarkan medan klien boleh diedit.
• Simpan salinan borang dengan konfigurasi tersebut untuk menggunakannya semula seberapa banyak kali yang diperlukan.

Alat seperti Foxit PDF Editor, Nitro atau Acrobat membolehkan anda mengawal, medan demi medan, apa yang boleh diedit dan apa yang masih diperbaiki. Dengan cara ini, anda tidak perlu menghantar PDF yang dikunci sepenuhnya : data anda kekal tidak boleh diubah, tetapi penerima masih boleh menulis dalam medan tersebut.

Jika anda sudah mempunyai borang dengan sekatan yang dikenakan dan sekatan ini dikekalkan apabila anda membuat salinan, semak tetapan keselamatan dan kebenaran dokumen . Anda mungkin telah mengaktifkan sekatan perubahan yang dilindungi kata laluan, yang turut menjejaskan salinan. Dalam kes itu, anda perlu mengedit versi asal, mengalih keluar atau mengubah suai perlindungan tersebut dan menjana semula templat.

Cipta borang PDF yang boleh diisi bermula dari Word

Ramai orang mereka bentuk borang mereka terlebih dahulu dalam Microsoft Word kerana ia merupakan alat yang sangat fleksibel untuk memformat jadual, blok teks, label dan baris. Tetapi terdapat satu perincian penting: Medan Word yang boleh diisi tidak secara automatik menjadi medan yang boleh diisi apabila dieksport ke PDF.

Word, melalui tab "Pembangun", membolehkan anda memasukkan kotak teks, kotak pilihan, senarai juntai bawah dan kawalan lain. Ini berfungsi dengan sempurna dalam Word itu sendiri, tetapi apabila anda mengeksport dokumen ke PDF, anda mendapat PDF biasa, tanpa sebarang interaktiviti sebenar , melainkan anda mengambil langkah tambahan dengan editor PDF.

Mari kita lihat aliran kerja biasa untuk mencipta PDF yang boleh diisi daripada Word dengan betul:

1. Sediakan borang dalam Word

Langkah pertama adalah menyusun kandungan anda dengan baik dalam Word. Anda boleh menggunakan templat borang dalam talian Microsoft untuk mempercepatkan proses: permohonan kerja, borang kemasukan, tinjauan, dan sebagainya. Templat ini sudah dilengkapi dengan jadual, jarak dan reka bentuk yang lebih kurang digilap.

Untuk melakukannya:

• Buka Word dan pergi ke "Fail> Baharu".
• Gunakan pencari templat untuk mencari jenis borang yang sesuai dengan keperluan anda.
• Klik pada "Cipta" pada templat yang dipilih untuk memuat turunnya dan mula menyesuaikannya.

Sebaik sahaja masuk, edit teks, jadual, tajuk, baris dan jarak sehingga borang mempunyai struktur dan kandungan yang anda perlukan. Anda boleh menambah data tetap anda (syarikat, logo, pengepala) dan tinggalkan ruang di mana medan PDF yang boleh diisi kemudiannya akan diletakkan.

2. Eksport dokumen tersebut sebagai PDF

Sebaik sahaja anda berpuas hati dengan borang dalam Word, langkah seterusnya ialah mengeksportnya ke PDF . Eksport ini hanya memindahkan reka bentuk, bukan logik medan yang boleh diisi.

Dalam Word, secara ringkasnya:

• Pergi ke “Fail > Eksport > Cipta PDF/XPS” atau “Fail > Simpan Sebagai” dan pilih PDF sebagai jenis fail.
• Pilih folder destinasi dan simpan.

Fail yang terhasil akan menjadi PDF statik yang belum boleh diisi secara langsung, jadi anda perlu meneruskan dengan editor borang PDF untuk menambah interaktiviti atau membukanya dalam Word untuk mengedit teksnya.

3. Masukkan medan yang boleh diisi ke dalam PDF (contohnya, menggunakan PDFgear)

Untuk menukar PDF tersebut daripada Word kepada borang dalam talian dengan medan yang boleh diisi, anda boleh menggunakan alatan seperti PDFgear , yang menawarkan pencipta borang PDF berasaskan web percuma tanpa tera air.

Aliran kerja dengan PDFgear akan kelihatan seperti ini:

1. Buka pencipta PDF yang boleh diisi dalam pelayar dan muatkan PDF yang telah anda eksport daripada Word menggunakan pilihan "Muatkan fail PDF".
2. Pilih jenis medan yang anda ingin sisipkan: kotak teks, medan kata laluan, kotak pilihan, menu lungsur turun, kotak senarai, butang radio, dsb.
3. Klik pada dokumen di mana anda ingin meletakkan setiap medan dan seret pemegang untuk melaraskan saiz dan menjajarkannya dengan garisan atau jadual borang.
4. Sesuaikan sifat medan (jika perlu): nama medan, nilai lalai, format (cth., angka, tarikh), pengesahan data, diperlukan atau pilihan, dsb.
5. Ulangi operasi untuk semua medan diperlukan di seluruh borang.
6. Muat turun PDF akhir menggunakan butang “Muat turun fail”. Adalah penting untuk menggunakan pilihan muat turun ini dan bukan pilihan cetak, bagi mengekalkan interaktiviti.

Hasilnya ialah borang PDF yang benar-benar boleh diisi yang boleh dibuka, dilengkapkan dan disimpan secara digital oleh sesiapa sahaja dengan pembaca PDF standard. Ia bukan lagi dokumen yang ringkas dan rata tetapi akan menjadi alat interaktif.

Mencipta dan mengurus borang PDF tanpa Adobe: alternatif praktikal

Walaupun Adobe Acrobat merupakan alat pilihan untuk penyuntingan PDF, ia bukanlah satu-satunya pilihan. Jika anda tertanya-tanya bagaimana untuk mengisi borang PDF tanpa Adobe , anda mempunyai pelbagai alternatif yang baik, baik berasaskan desktop mahupun awan.

Antara penyelesaian yang paling terkenal ialah EaseUS PDF Editor, Nitro PDF, Foxit PDF Editor, PDFEscape, PDFgear dan editor lain yang serupa (lihat di bawah). Dengannya, anda boleh:

• Isi borang PDF yang sudah interaktif.
• Menulis pada borang rata yang tidak membenarkan penaipan secara lalai.
• Cipta medan borang baharu dari awal.
• Tambahkan anotasi, garis bawah, sorotan dan komen.
• Sisipkan imej, tandatangan digital atau imbasan.
• Lindungi atau hadkan dokumen dengan kata laluan.

Pilihan antara satu alat atau yang lain bergantung pada sama ada anda lebih suka bekerja dalam talian atau memasang program , bajet anda dan kerumitan borang yang anda kendalikan. Untuk kegunaan sekali-sekala, editor dalam talian percuma biasanya mencukupi. Jika anda kerap mengurus kontrak, aplikasi atau dokumentasi, anda mungkin berminat dengan penyelesaian desktop yang lebih berkuasa.

Walau apa pun, kuncinya adalah memahami bahawa, walaupun PDF direka bentuk untuk membekukan kandungan dan mencegah perubahan, hari ini anda mempunyai banyak cara untuk menambah maklumat, menukar borang biasa kepada borang interaktif dan menggunakan semula templat secara profesional, tanpa perlu kembali kepada kertas dan pen. Sebaik sahaja anda membiasakan diri dengan aliran kerja (reka bentuk, eksport, tambah medan dan edarkan), bekerja dengan borang PDF tidak lagi menjadi masalah dan hanya menjadi sebahagian daripada rutin digital anda.