Cara mengaktifkan Editor Lanjutan dalam Word untuk pembetulan pintar

Jika anda kerap menggunakan dokumen dalam Microsoft Word, anda mungkin sudah menyedari bahawa hanya menulis sahaja tidak mencukupi: Ejaan, tatabahasa, dan gaya penulisan sangat penting. bagaimana bos, pelanggan atau guru menganggap anda. Di sinilah Editor Lanjutan dan semua pilihan pembetulan pintar Word memainkan peranan, yang, apabila dikonfigurasikan dengan betul, dapat menjimatkan masa berjam-jam untuk anda membaca pruf manual.

Masalahnya ialah banyak fungsi ini tersembunyi di antara menu, kotak dialog dan pilihan yang tidak intuitifTerutamanya jika anda menggunakan versi berbeza (Desktop Word, Word untuk Web, Outlook, dll.). Dalam panduan komprehensif ini, anda akan melihat secara terperinci cara mengaktifkan Editor, cara menyesuaikan apa yang dibetulkannya dan apa yang tidak, perbezaan antara aplikasi Office dan cara menggunakan alatan seperti Jejak Perubahan untuk semakan profesional.

Apakah Editor Lanjutan Word dan mengapa ia berbaloi digunakan?

Editor Lanjutan Word lebih daripada sekadar pemeriksa ejaan yang mudah: Ia menggabungkan pembacaan pruf untuk ejaan, tatabahasa, kejelasan, keringkasan, nada dan gaya. dalam satu panel. Matlamatnya adalah untuk membantu anda mencapai tahap dokumen anda yang hampir profesional tanpa perlu menjadi ahli filologi atau pembaca pruf.

Apabila anda mengaktifkannya daripada reben, Word menganalisis kandungan dokumen dan menunjukkan kepada anda cadangan yang dikategorikan mengikut kategori: kesalahan asas (aksen, huruf yang diubah), masalah tatabahasa (persetujuan, kala kata kerja, kata sendi nama) dan aspek yang lebih halus seperti frasa yang berbelit-belit, redundansi atau ungkapan yang tidak bijak.

Salah satu kelebihannya ialah Editor bukan sahaja menunjukkan ralat, tetapi juga Ia menawarkan penjelasan ringkas dan alternatif Jadi anda faham sebab pembetulan itu. Dalam erti kata lain, ia bukan sahaja "menampal" dokumen, tetapi membantu anda menambah baik penulisan anda semasa digunakan.

Di samping itu, Editor Lanjutan menyesuaikan diri dengan konteks: Laporan korporat tidak sama dengan e-mel tidak rasmiItulah sebabnya ia merangkumi pilihan yang berkaitan dengan nada (lebih formal atau lebih neutral) dan kejelasan, yang sangat berguna jika anda menulis untuk bos, pelanggan atau khalayak yang luas.

Akhir sekali, Editor bergantung pada tetapan bahasa dokumen anda. Jika anda memilih bahasa dan dialek yang betul (Bahasa Sepanyol dari Sepanyol, Bahasa Inggeris British, dll.), cadangan akan lebih tepat dan disesuaikan dengan khalayak anda.

Cara membuka Editor dalam Word dan menyemak teks anda

Untuk benar-benar mendapat manfaat daripada pembetulan pintar, perkara pertama yang perlu diketahui ialah Di manakah lokasi Editor dan bagaimana ia digunakan setiap hari?Titik akses agak tersembunyi jika anda tidak pernah menggunakannya sebelum ini, tetapi sebaik sahaja anda menemuinya, ia agak mudah.

Dalam versi desktop Word moden, anda boleh membuka Editor daripada tab Laman Utama, dalam kumpulan Alatan Pengeditan. Pergi sahaja ke Laman Utama > Editor dan panel sisi akan dibuka di mana semua cadangan akan kelihatan teratur.

Dari panel itu anda akan melihat ringkasan global tentang kualiti dokumen (dengan skor panduan) dan, betul-betul di bawah, kategori yang berbeza: ejaan, tatabahasa, kejelasan, keringkasan, perbendaharaan kata, dsb. Dalam setiap kategori, Word membolehkan anda menyemak isu satu persatu.

Mengklik pada setiap cadangan akan menyerlahkan petikan yang bermasalah dalam teks utama, dan dalam panel, Ia menawarkan penjelasan ringkas dan satu atau lebih alternatif.Anda boleh menerima cadangan itu, mengabaikannya pada masa itu sahaja, atau memberitahu Word untuk berhenti menandakan jenis ralat tertentu itu pada masa hadapan jika anda fikir ia berlebihan.

Semakan ini bersama editor boleh digabungkan dengan pembacaan dokumen yang terakhir dan bebas. Amalan yang baik adalah Mula-mula jalankan Editor untuk membersihkan ralat mekanikal Dan kemudian, anda mendedikasikan diri anda untuk menggilap kandungan, struktur dan nuansa makna yang tidak difahami oleh mesin itu.

Kawalan bahasa dan pembacaan pruf dalam Word untuk Web

Tidak semua versi Word berfungsi dengan cara yang sama. Dalam Word untuk Web, sebagai contoh, Tiada suis ajaib tunggal untuk menghidupkan atau mematikan semakan ejaan.Pembetulan diuruskan melalui tetapan bahasa teks dan pilihan semakan tertentu.

Jika anda ingin melumpuhkan semakan ejaan atau tatabahasa untuk keseluruhan dokumen dalam talian, anda boleh memberitahu Word bahawa Jangan semak teks pilihan tertentu atau keseluruhan dokumenUntuk melakukan ini, pilih perenggan, bahagian atau gunakan Ctrl+A untuk memilih semuanya.

Sebaik sahaja anda memilih kandungan, pergi ke tab Semak dan pilih pilihan yang sesuai untuk bahasa pemeriksaan. Dalam kotak dialog bahasaAnda akan menemui kotak "Jangan semak ejaan atau tatabahasa." Jika anda menyemaknya dan menerimanya, Word akan berhenti menggariskan ralat di bahagian teks tersebut.

Apabila tiba masanya untuk menyemak semula dokumen itu, ulangi sahaja proses tersebut dan nyahtanda pilihan "Jangan semak..."Atau anda boleh menjalankan semakan penuh menggunakan Editor. Ini akan memulihkan pembetulan automatik ke kawasan di mana anda telah melumpuhkannya.

Ini amat berguna jika anda bekerja dengan teks yang ditampal daripada sumber lain yang anda tidak mahu disemak, bahagian yang mengandungi kod, formula atau istilah teknikal yang tidak difahami oleh pemeriksa ejaan dan akan sentiasa menandakannya sebagai ralat.

Sesuaikan pemeriksa ejaan dengan khalayak anda dan bahasa yang anda perlukan

Satu lagi perkara penting dalam Editor Lanjutan ialah Ia menyokong pelbagai bahasa dan varian serantau.Menulis dalam Bahasa Inggeris Amerika tidak sama dengan menulis dalam Bahasa Inggeris British, Kanada atau Australia, dan Word dapat membezakan peraturan khusus setiap satu.

Terima kasih kepada tetapan bahasa ini, Word mengenali nuansa perbendaharaan kata, binaan tipikal dan pilihan gaya berkaitan dengan setiap dialek. Ini memastikan cadangan tersebut relevan dengan khalayak sebenar anda dan mengelakkan pembetulan yang tidak masuk akal.

Jika anda bekerja dalam persekitaran antarabangsa, adalah penting untuk memastikan bahawa Setiap dokumen telah diberikan bahasa yang betul. Dari awal. Jika tidak, anda akan mendapat garis bawah yang tidak perlu dan pembetulan yang salah yang hanya menimbulkan hingar.

Pendekatan ini juga terpakai kepada bahasa Sepanyol: walaupun perbezaan antara varian tidaklah seekstrim dalam bahasa Inggeris, Cadangan perbendaharaan kata, tanda baca atau ungkapan tertentu mungkin berbeza-beza.Menyediakannya dengan betul dari awal dapat mengelakkan salah faham dan pembetulan yang tidak perlu.

Pendek kata, Editor Lanjutan bukan sahaja membetulkan ralat tertentu, tetapi juga Ia membantu anda mengekalkan konsistensi linguistik dan nada yang sesuai. bergantung pada negara dan jenis pembaca yang anda sasarkan.

Apakah penjejakan perubahan dan bagaimana ia sesuai dengan pembetulan pintar?

Selain Editor Lanjutan, Word menyertakan alat klasik tetapi penting untuk semakan: menukar kawalanFungsi ini merekodkan semua pengubahsuaian yang dibuat pada dokumen, supaya anda dapat melihat apa yang telah diubah, bila dan oleh siapa.

Apabila anda mengaktifkan penjejakan perubahan, setiap penyisipan, pemadaman atau perubahan pemformatan ditanda secara visual dalam teks. Perkataan yang ditambah biasanya kelihatan bergaris bawahItem yang dipadam ditanda dengan garisan coretan dan garisan ditunjukkan pada margin yang menunjukkan tempat pengubahsuaian telah dibuat.

Keterlihatan ini menjadikan kawalan perubahan penting dalam proses penyuntingan kolaboratif, pembetulan profesional atau ulasan akademik. Tiada pelarasan yang tidak disedari Dan anda sentiasa boleh memutuskan sama ada untuk menerimanya seadanya atau menolaknya.

Penjejakan perubahan juga disepadukan dengan baik dengan Editor Lanjutan: anda boleh Gunakan Editor untuk mencari ralat dan merekodkan perubahan. dengan penjejakan perubahan aktif, supaya penulis asal boleh menyemaknya kemudian pada masa lapang mereka.

Hasil daripada gabungan Editor + kawalan perubahan ini, adalah mungkin untuk mewujudkan aliran kerja yang sangat telus antara orang yang menulis teks dan orang yang bertanggungjawab menggilapnya (pembaca pruf, pengurus projek, guru, dll.).

Kelebihan bekerja dengan penjejakan perubahan dalam dokumen Word

Menggunakan penjejakan perubahan mungkin kelihatan rumit pada mulanya, kerana ia mengisi dokumen dengan tanda, tetapi Kelebihannya dalam konteks profesional adalah sangat besarIa mungkin salah satu ciri yang paling kurang dihargai oleh pengguna baru.

Kelebihan utama yang pertama ialah ketelusan: Setiap pengubahsuaian direkodkan secara eksplisitIni membolehkan penulis melihat apa yang telah diubah, membandingkannya dengan teks asal mereka, dan memutuskan sama ada untuk memasukkan cadangan tersebut atau tidak.

Kedua, ia meningkatkan kerjasama. Apabila beberapa orang bekerja pada dokumen yang sama, Kawalan perubahan menghalang orang ramai daripada memijak kerja orang lain. dan memudahkan setiap pengulas mengetahui apa yang telah dilakukan oleh orang lain, tanpa perlu menukar versi secara manual.

Satu lagi kelebihan ialah mempunyai sejarah suntingan yang berguna. Jika pada bila-bila masa anda menyesali beberapa siri pelarasan, Anda boleh mencari dengan cepat apa yang telah diubah dan kembali kepada keadaan sebelumnya. menerima atau menolak perubahan secara selektif.

Akhir sekali, dalam persekitaran di mana kebolehkesanan diperlukan (seperti firma guaman, perundingan atau ulasan akademik), Penjejakan perubahan memberikan bukti yang jelas tentang proses penyuntinganIni kadangkala perlu untuk audit atau penghantaran rasmi.

Cara mengaktifkan dan menggunakan penjejakan perubahan langkah demi langkah

Mengaktifkan penjejakan perubahan adalah sangat mudah, tetapi penting untuk jelas tentang langkah-langkahnya dan, yang paling penting, mengetahui cara menyemak semua tanda selepas itu untuk meninggalkan dokumen dalam keadaan bersih apabila tiba masanya untuk menyerahkannya.

Untuk menghidupkannya, buka dokumen dalam Word dan pergi ke tab Semak pada reben. Di sana anda akan menemui pilihan "Jejaki Perubahan". Klik butang itu untuk mengaktifkannyaMulai saat itu, semua edisi akan dirakam.

Setelah diaktifkan, sebarang teks yang anda taip, padam atau format semula akan kelihatan bertanda. Jika anda ingin menambah anotasi tanpa mengubah suai kandungan, anda boleh menggunakan... komen tersebutPilih petikan dan, daripada tab Semakan, pilih "Komen Baharu" untuk menambah nota margin.

Setelah dokumen disemak oleh semua orang yang diperlukan, tiba masanya untuk memutuskan perubahan mana yang hendak disimpan. Untuk melakukan ini, pilih perubahan tertentu dan gunakan butang "Terima" atau "Tolak" pada tab Semak. Anda boleh melakukan satu persatu atau menggunakan tindakan ini pada semua perubahan. daripada pilihan lanjutan.

Dalam senario di mana anda bekerja dengan berbilang versi dokumen yang sama, Word juga membenarkan bandingkan dua fail secara langsungDaripada Semakan > Bandingkan, anda boleh melihat apa yang telah berubah antara versi lama dan versi yang lebih baharu, yang sangat berguna apabila penjejakan perubahan tidak aktif dari awal.

Konfigurasikan gaya tatabahasa dan pembetulan pintar dalam Word

Selain mengaktifkan Editor, adalah penting untuk melaraskan gaya tatabahasa yang akan digunakan oleh Word. Tetapan ini membolehkan anda membuat keputusan Sejauh manakah anda mahu program ini menjadi "cerewet"? dengan teks anda: hanya tatabahasa asas atau juga cadangan untuk gaya, kejelasan dan formaliti.

Untuk mengakses pilihan ini, buka Word dan cipta atau buka sebarang dokumen (pilihan tidak ditunjukkan dari skrin utama). Kemudian, klik Fail di penjuru kiri sebelah atas dan pergi ke Pilihan di bar sisi.

Dalam tetingkap Pilihan Word, cari bahagian Pembuktian di menu sebelah kiri. Dalam bahagian "Untuk membetulkan ejaan dan tatabahasa dalam Word"Anda akan melihat butang yang dipanggil Tetapan (atau yang serupa), yang merupakan butang yang membuka panel gaya penulisan terperinci.

Mengklik butang itu akan membuka tetingkap dengan menu lungsur turun Gaya Penulisan dan senarai pembetulan yang sangat panjang. Di sinilah anda boleh aktifkan atau nyahaktifkan jenis ulasan tertentu yang anda mahu Editor cadangkan.

Pilihan yang tersedia termasuk isu tanda baca (seperti penggunaan koma yang tidak perlu), isu khusus seperti dequeísmo atau leísmo, peninggalan artikel, redundansi, penggunaan kata keterangan yang berlebihan yang berakhir dengan "-mente", penggunaan infinitif di mana pembinaan lain lebih diutamakan, ungkapan yang tidak dinasihatkan dan banyak lagi.

Tatabahasa vs. “Tatabahasa dan Penambahbaikan”: Memilih Tahap Kesukaran

Dalam menu lungsur turun Gaya Penulisan, sekurang-kurangnya dua profil utama muncul: "Tatabahasa" dan "Tatabahasa dan Penambahbaikan"Walaupun ia mungkin kelihatan serupa, ia memberi perbezaan yang ketara dari segi jenis dan kuantiti cadangan yang akan anda terima.

Jika anda memilih profil "Tatabahasa", Word akan memberi tumpuan terutamanya kepada kesalahan tatabahasa yang ketat: persetujuan, kala kata kerja, struktur yang salah, dsb. Dalam mod ini, banyak pilihan yang berkaitan dengan kejelasan, keringkasan atau formaliti kekal dinyahdayakan secara lalai.

Walau bagaimanapun, jika anda memilih “Tatabahasa dan penambahbaikan”, Editor juga akan mula menawarkan anda cadangan gaya yang lebih majuDalam erti kata lain, ia bukan sahaja akan menandakan kesalahan yang jelas, tetapi juga ayat yang panjang dan berbelit-belit, pengulangan, perubahan frasa yang tidak formal dalam konteks yang memerlukan keseriusan, dan aspek lain yang lebih halus.

Dalam kedua-dua kes, anda boleh menyesuaikan tingkah laku Editor dengan menanda atau menyahtanda kotak individu. Dengan cara ini, Anda boleh mencipta sejenis "profil pembetulan" mengikut citarasa anda, disesuaikan dengan jenis teks yang biasanya anda hasilkan: laporan teknikal, dokumen undang-undang, kertas akademik, kandungan pemasaran, dsb.

Amalan yang baik adalah bermula dengan "Tatabahasa dan Penambahbaikan" yang ditanda, semak cadangan yang anda dapati benar-benar berguna, dan nyahaktifkan sebarang kategori yang kelihatan berlebihan atau tidak relevan bagi anda untuk gaya atau persekitaran kerja anda.

Menggunakan templat dan amalan pemformatan yang baik dengan bantuan Editor

Editor Word lebih baik digunakan apabila dokumen anda Ia berstruktur dan diformat dengan baikOleh itu, cara cepat untuk meningkatkan kualiti dari awal lagi adalah dengan menggunakan templat profesional sebagai titik permulaan.

Daripada Fail > Baharu, anda boleh mencari templat yang berkaitan dengan jenis dokumen yang anda perlukan: laporan, resume, cadangan perniagaan, minit mesyuarat, dsb. Pilih yang paling sesuai dengan matlamat anda dan menggunakannya sebagai asas dan bukannya bermula dengan dokumen kosong.

Setelah templat dimuatkan, gantikan semua teks contoh dengan kandungan sebenar anda. Ambil peluang ini untuk menyesuaikan fon, warna korporat dan logo kepada imej syarikat atau projek anda, menghapuskan bahagian yang anda tidak perlukan dan menambah bahagian anda sendiri jika anda menganggapnya perlu.

Apabila menyusun kandungan, adalah dinasihatkan untuk mengekalkan struktur yang jelas dengan tajuk, bahagian dan perenggan yang jelas. Penggunaan gaya Word yang konsisten (Tajuk 1, Tajuk 2, perenggan biasa, dll.) Ia bukan sahaja membantu dengan kebolehbacaan, tetapi juga dengan Editor untuk mengenal pasti dengan betul jenis teks yang dianalisis.

Akhir sekali, perlu diingat aspek pemformatan yang mempengaruhi persepsi profesional: fon yang boleh dibaca, jarak yang diukur dengan baik, penjajaran yang teliti dan penggunaan warna yang sederhana. Dokumen yang lebih bersih dan teraturIa juga akan lebih mudah untuk menyemak dan menerima cadangan Editor.

Elemen visual, jadual dan sumber sokongan lain

Word tidak hidup pada teks sahaja: selalunya, untuk menerangkan sesuatu dengan baik, anda perlu jadual, graf, gambar rajah atau imej yang melengkapi apa yang anda katakan. Elemen-elemen ini, apabila digunakan dengan baik, meningkatkan kejelasan dan mengurangkan panjang perenggan.

Jika anda memutuskan untuk menambah jadual atau carta, pastikan bahawa Mereka mengekalkan format yang selaras dengan dokumen yang lainJadual tajuk secara konsisten, jajarkan kandungan dengan betul dan pastikan grafik boleh dibaca walaupun dicetak dalam warna hitam putih.

Editor Lanjutan memberi tumpuan terutamanya pada teks, tetapi itu tidak bermakna anda boleh mengabaikan kandungan kotak teks atau nota. Bila-bila masa yang boleh, gunakan peraturan pembetulan yang sama menyemak secara manual apa yang muncul dalam item ini, kerana ia sering kali merangkumi tajuk atau komen yang berkaitan.

Dalam dokumen yang panjang, ia juga merupakan idea yang baik Biarkan ruang kosong dan asingkan blok kandungan dengan subtajuk atau pemisah bahagian. Ini bukan sahaja memudahkan pembacaan, tetapi juga menjadikan pembetulan visual Editor terhadap garis bawah kurang membosankan.

Akhir sekali, jika anda memasukkan imej luaran (seperti tangkapan skrin atau ilustrasi), pastikan resolusinya mencukupi dan Jangan rosakkan reka bentuk keseluruhan dokumen.Walaupun Editor tidak membetulkan imej, penyalahgunaannya boleh merosakkan penampilan profesional keseluruhannya.

Semakan akhir, pengedaran dan penyelesaian masalah biasa

Apabila anda fikir dokumen itu sudah siap, adalah idea yang baik untuk melakukan semakan sistematik yang terakhir. Sebaik-baiknya, Mulakan dengan ulasan penuh menggunakan Editor, membetulkan atau mengabaikan cadangan yang muncul sehingga panel tersebut boleh dikatakan bersih.

Seterusnya, semak data kritikal secara manual: angka, rujukan, nama khas, tarikh atau akronim. Editor Lanjutan tidak selalu mengesan ralat kandungan, jadi Sila sahkan bahawa semua yang anda berikan adalah betul dan terkini.

Setelah anda menyemaknya, simpan fail tersebut dengan nama yang jelas dan deskriptif. Jika anda ingin berkongsinya melalui e-mel atau menerbitkannya di intranet, ini biasanya merupakan idea yang baik. eksport ke PDF untuk membekukan format dan menghalang pengguna lain daripada melihatnya tidak sejajar.

Jika anda perlu mencetaknya, gunakan pratonton cetak untuk memastikannya Pemisah halaman, margin dan pengepala Ia kelihatan seperti yang anda mahukan. Penting juga untuk memastikan tiada komen atau tanda kawalan perubahan yang kelihatan jika dokumen tersebut akan dihantar kepada klien atau mahkamah.

Apabila masalah pemformatan timbul (perenggan bergerak, gaya berubah sendiri, imej melompat keluar dari tempatnya), ia biasanya disebabkan oleh gaya yang digunakan secara salah atau pemisah bahagian yang tidak betul. Penyelesaian praktikal ialah menyemak dan menyeragamkan gayaAtau, dalam kes yang teruk, salin teks biasa ke dokumen baharu dan gunakan semula gaya dari awal.

Perbezaan antara Word dan aplikasi Office lain semasa membetulkan teks

Walaupun Editor Lanjutan menonjol terutamanya dalam Word, Tidak semua aplikasi Office mempunyai pilihan pembetulan yang sama.Adalah berguna untuk mengetahui perbezaan ini bagi mengelakkan kekecewaan apabila mencari ciri yang tidak wujud dalam program tertentu.

Dalam Word desktop, seperti yang telah kita lihat, anda mempunyai satu set alat yang sangat lengkap: Editor Lanjutan, tetapan gaya tatabahasa terperinci, penjejakan perubahan, komen, perbandingan dokumen dan pelbagai tetapan.

Dalam aplikasi lain seperti Excel atau PowerPoint, Anda tidak akan menemui tahap kawalan yang sama terhadap tatabahasa.Mereka biasanya menawarkan semakan ejaan asas dan, dalam beberapa kes, pilihan pembetulan automatik yang tertumpu pada simbol, pemformatan automatik atau pelarasan formula matematik, tetapi bukan profil gaya halus sedemikian.

Outlook ialah pengecualian yang paling hampir kepada Word. Apabila mengarang e-mel baharu, anda boleh mengakses pilihan ulasan gaya penulisan Sama seperti Word, walaupun biasanya dengan kurang variasi. Anda perlu melihat tetapan ini, kerana beberapa pilihan dinyahdayakan secara lalai dan anda mungkin terlepas pembetulan yang berguna.

Pendek kata, jika apa yang anda perlukan adalah ulasan tatabahasa dan gaya yang telitiPerkara yang paling masuk akal untuk dilakukan ialah mendraf atau menggilap kandungan utama dalam Word dan kemudian menyalin atau menyesuaikannya dengan aplikasi Office lain mengikut keperluan.

Dengan menggabungkan Editor Lanjutan, tetapan bahasa yang teliti, penggunaan perubahan trek yang baik dan beberapa amalan pemformatan yang baik, adalah sangat mungkin untuk mengubah dokumen Word anda daripada "biasa" kepada sangat profesional, jelas dan bebas ralat—sesuatu yang sentiasa mendapat mata dengan mana-mana pembaca yang menuntut.