Stratēģiska apmācība: kuru programmatūru izvēlēties sava uzņēmuma digitalizācijai

Veikt soli digitalizēt uzņēmumu Runa nav tikai par dažu programmu instalēšanu un dienas nobeigumu; tas ietver jūsu darba metodes pārskatīšanu, jūsu sniegtās vērtības klientam un plānotās izaugsmes plānošanu turpmākajos gados. Daudzi MVU turpina atlikt šī lēmuma pieņemšanu, baidoties no pārmaiņām, zināšanu trūkuma vai tāpēc, ka "šī metode mums līdz šim ir labi darbojusies".

Problēma ir tā, ka šī mentalitāte mūsdienās ir slazds: Tirgus ir kļuvis digitāls, pieprasīts un strauji mainīgsUn uzņēmumi, kas nepielāgojas, riskē palikt novārtā. Labā ziņa ir tā, ka sākt darbu nekad nav bijis tik vienkārši vai viegli: ir pieejami risinājumi visu izmēru, nozaru un budžetu pārstāvjiem, sākot no bezmaksas mākoņdatošanas rīkiem līdz modernām, visaptverošām pārvaldības platformām.

Ko īsti nozīmē uzņēmuma digitalizācija?

Runājot par uzņēmuma digitalizāciju, mēs nerunājam par "pāreju no Excel uz nedaudz modernāku programmu"; mēs runājam par Migrēt procesus, kas pašlaik ir manuāli, uz papīra balstīti vai izkliedēti, uz savienotām digitālām vidēmTas ietver gan rīkus, gan atšķirīgu darba organizēšanas veidu.

Praksē digitalizācija ir fizisko darbību pārveidošana digitālās plūsmāsPasūtījumi, rēķini, līgumi, reģistrācijas, mārketinga kampaņas, klientu apkalpošana, krājumi… Ne visi uzdevumi var kļūt 100% digitāli, bet liela daļa var, un tieši tie rada atšķirību efektivitātē un mērogojamībā.

Turklāt process gandrīz vienmēr ietver tādu fundamentālu jautājumu pārskatīšanu kā biznesa modelis, komerciālā stratēģija, loģistika, komunikācijas kanāli un personāla vadībaRuna nav tikai par tehnoloģijām: runa ir par vērtības radīšanas un sniegšanas veidu pārdomāšanu.

Eiropā šīs pārmaiņas tiek uzskatītas par tik stratēģiskām, ka pastāv tādas programmas kā Digitālais komplekts un nākamās paaudzes fondiizstrādāts tā, lai MVU un pašnodarbinātie varētu finansēt savus digitalizācijas risinājumus, neveicot lielus sākotnējos ieguldījumus.

Atšķirība starp digitalizāciju un digitālo transformāciju

Terminus ir viegli sajaukt, taču ir svarīgi tos atšķirt: Digitalizācija un digitālā transformācija nav viens un tas patsViņi iet roku rokā, bet spēlē dažādās līgās.

La digitalizāciju koncentrējas uz pārveidot analogos procesus digitālos pārāk daudz nemainot procesa būtību. Piemēram: pāreja no fiziskām dokumentu skapjiem uz mākoņdatošanas dokumentu pārvaldības sistēmu, izmantojot elektroniskais paraksts Rokrakstu parakstu vietā skenējiet piegādes pavadzīmes un saglabājiet tās pārvaldības sistēmā.

La digitālā transformācija Tas iet vienu (vai vairākus) soli tālāk: tas pieņem, ka Uzņēmuma pārdomāšana digitālā kontekstā, stratēģijas fokusēšana uz klientu un paļaujoties uz tādas tehnoloģijas kā mākslīgais intelekts, automatizācijamākonis, lielie dati vai e-komercija, lai pārveidotu produktus, pakalpojumus un darba metodes.

Lai gan digitalizācija “pārvērš” jūsu jau paveikto digitālā formātā, digitālā transformācija mainīt spēles noteikumus: kā jūs pieņemat lēmumus, kā jūs pārdodat, kā jūs veidojat attiecības ar klientiem un piegādātājiem, kā jūs organizējat iekšējos talantus vai kā jūs ieviešat inovācijas.

Bez digitalizācijas transformācija nav iespējama, bet digitalizēt tikai digitalizācijas dēļ (Rīku instalēšana bez stratēģijas) nesniegs jums konkurences priekšrocības, kas jums šodien nepieciešamas, lai sevi atšķirtu.

Pašreizējais uzņēmējdarbības digitalizācijas pārskats Spānijā

Spānijā digitālais progress tiek īstenots ar ilgtermiņa vīziju: Plaša infrastruktūra, pietiekams atbalsts, tomēr ievērojama atšķirība starp attīstītajiem un atpalikušajiem uzņēmumiem.

Saskaņā ar jaunākajiem Eiropas rādītājiem valsts ir guvusi ievērojamus panākumus. savienojamība, optisko šķiedru un 5G ieviešana un tehnoloģiju ieviešana uzņēmumosŠķiedras internets jau aptver aptuveni 95% māju, un 5G sasniedz gandrīz visus iedzīvotājus, tostarp daudzus lauku rajonus.

Digitālā ekonomika jau sver aptuveni 22% no IKP un tiek prognozēts, ka tas turpinās pieaugt par vairākiem punktiem katru gadu, pateicoties automatizācijai, e-komercijai un digitālajiem pakalpojumiem.

Tomēr daudzi MVU un mikrouzņēmumi turpina izmantot tikai pamata rīki (e-pasts, biroja programmatūra un maz kas cits)neveicot lēcienu pie risinājumiem IA, lielie dati vai uzlabotas mākoņtehnoloģijas, kas varētu palielināt jūsu produktivitāti un analītiskās spējas.

Vēl viens svarīgs izaicinājums ir saistīts ar digitālās prasmes Runājot par darbaspēku: trūkst tehnisko speciālistu un pastāv pārmērīgas bailes no tehnoloģijām. Tāpēc pieaug publisko un privāto iniciatīvu skaits, kas piedāvā apmācību digitālajās prasmēs, datos, mākslīgajā intelektā un citās tehnoloģijās. kiberdrošība.

Uzņēmuma nedigitalizācijas priekšrocības un riski

Digitalizācijas iemesli nav tehnoloģiska kaprīze: tiem ir sakars ar produktivitāte, izmaksas, konkurētspēja un izdzīvošanaMainīgie klientu paradumi, hibrīddarbs, peļņas normas spiediens un tirgu ātrums ir padarījuši to par neobligātu.

Starp galvenajām priekšrocībām ir: sadarbība reāllaikā, pieejamība visu diennakti no jebkuras ierīces, kā arī samazināts papīra patēriņš un manuālo uzdevumu apjomsUzņēmums ar digitālām darbplūsmām var pārdot, apkalpot, izrakstīt rēķinus vai sniegt atbalstu pat tad, ja birojs ir slēgts.

Atstāšanai ārpus procesa ir sava cena: konkurētspējas zudums, vairāk manuālu kļūdu, samazināta reaģētspēja un sliktāka klientu pieredzeNav nejaušība, ka daudziem simboliskiem uzņēmumu bankrota gadījumiem (Blockbuster, Kodak, Nokia…) ir kopīga iezīme – tie laikus nepielāgojās digitālajam laikmetam.

Rezumējot, lai gan daži uzņēmumi izmanto tehnoloģijas, lai paveiktu vairāk ar mazākiem līdzekļiem un atvērtu jaunus tirgus, Tie, kas nav digitalizēts, paliek iesprostoti stingrās, dārgās un lēnās struktūrās. kas galu galā izrādās neilgtspējīgas.

7 galvenie programmatūras veidi uzņēmuma digitalizācijai

Pirms izvēlēties konkrētus rīkus, ir svarīgi saprast, ko Programmatūras veidi veido organizācijas digitālo “mugurkaulu”Nav nepieciešams tos visus ieviest uzreiz, taču ir skaidri jāsaprot, ko katrs no tiem aptver un kā tie ir savstarpēji saistīti.

1. ERP jeb uzņēmuma resursu plānošanas programmatūra

ERP (uzņēmuma resursu plānošanas) sistēma ir daudzu uzņēmumu sirds: Tā centralizē finanses, iepirkumus, pārdošanu, krājumus, ražošanu un daudzos gadījumos arī cilvēkresursus. vienā datubāzē. Tas novērš dublēšanos, kļūdas un pretrunīgas realitātes versijas.

Šīs sistēmas ļauj skatīt un pārvaldīt uzņēmumu kā vienotu veselumuNoliktavā notiekošais ietekmē iepirkumus, naudas plūsmu un pārdošanas prognozes. Ar labu ERP sistēmu jūs varat automatizēt rēķinu izrakstīšanu, bankas kontu saskaņošanu, budžeta pārvaldību un grāmatvedības pārskatu sagatavošanu.

Tirgus piedāvā risinājumus visiem līmeņiem: sākot no pilniem komplektiem, piemēram, SAP, Microsoft Dynamics, Odoo vai Gael Cloud, lai izmantotu vieglās iespējas, kas paredzētas MVU un apvieno rēķinu izrakstīšanu, pamata grāmatvedību un krājumu kontroli.

Svarīgi ir izvēlēties ERP sistēmu, kas pielāgojas jūsu uzņēmuma lielumam un sarežģītībai un piedāvā mākoņa versijas, integrācijas un mērogojamība lai pēc diviem gadiem nepietrūktu.

2. BPM jeb biznesa procesu pārvaldības programmatūra

BPM (biznesa procesu vadība) nav tikai rīka veids, tā ir gandrīz vai darba filozofija: Pastāvīgi analizēt, pārveidot un optimizēt uzņēmuma kritiskos procesus..

BPM platformas ļauj kartēt darbplūsmas, automatizēt atkārtotus uzdevumus, definēt atbildības un izmērīt laiku un sastrēgumus.Viņi bieži paļaujas uz biznesa noteikumiem, automatizāciju un pat mākslīgo intelektu, lai ieteiktu uzlabojumus vai atklātu neefektivitāti.

BPM lielākā vērtība ir tā, ka tas jūs piespiež pārskatīt savu rīcības pamatprincipus: kuri soļi ir lieki, kādus uzdevumus var automatizēt, kādi apstiprinājumi nav nepieciešami, kur tiek tērēts laiks.

Pēc ieviešanas jūsu organizācija iegūs elastība, izsekojamība un spēja mainītiesProcesa pielāgošana vairs nav mēnešiem ilga drāma un kļūst par pašas programmatūras konfigurāciju.

3. Digitālās komunikācijas un sadarbības rīki

Ja pandēmija kaut ko skaidri parādīja, tad to, ka bez labas iekšējās komunikācijas uzņēmums sabrūk. Mūsdienās konkurēt bez tās nav iedomājams. platformas, kas atvieglo ziņojumapmaiņu, videozvanus, projektu kanālus un sadarbību.

Līdzīgi rīki Nošļucis, Microsoft komandas, tālummaiņa, google tērzēšana vai pat WhatsApp Labi organizēti uzņēmumi ļauj samazināt atkarību no pasta, paātrināt lēmumu pieņemšanu un saglabāt izsekojamību sarunām un vienošanām.

Ideālā gadījumā jums vajadzētu izmantot risinājumu, kas integrējas ar citiem jūsu rīkiem (ERP, CRM, projektu vadītāju, glabāšana mākonī), lai komandas Kopīgojiet failus, uzdevumus un atjauninājumus, pastāvīgi nepārslēdzot platformas..

Šeit galvenais ir noteikt skaidrus noteikumus: kas tiek pārvaldīts tērzēšanā, kas e-pastā, kas paliek projektu vadītāja atmiņā… un nepieļaut, ka rīks kļūst par pastāvīgu troksni, nevis sabiedroto.

4. Mārketinga automatizācijas programmatūra

Mūsdienu mārketingu vairs nevar pārvaldīt ar izklājlapām un atsevišķām kampaņām: Personalizācijai un klientu izsekošanai visā piltuvē ir nepieciešama automatizācija..

Mārketinga automatizācijas platformas (piemēram, HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo vai citi) atļauj Segmentējiet potenciālos klientus, rūpējieties par tiem ar automatizētu saturu, uzsākiet daudzkanālu kampaņas un mēriet rezultātus reāllaikā..

Šie rīki darbojas kā virtuālie asistenti, kas nosūtīt vēstules Pamatojoties uz lietotāju uzvedību, tā vērtē potenciālos klientus pēc pirkuma varbūtības un nosūta atgādinājumus par pamestu grozu. vai atkārtoti aktivizē neaktīvos klientus.

Turklāt tie piedāvā jaudīgu analītikas moduļi, SEOsociālie mediji un ziņošanakas palīdz saprast, kuras darbības ir efektīvas, kur zūd ietekme un kā optimizēt mārketinga ieguldījumus.

5. Projektu un uzdevumu vadītāji

Kad darba slodze palielinās un komandas aug, saraksti uz papīra un savstarpēja e-pasta apmaiņa kļūst neefektīva. Tieši šeit rodas jautājums: projektu un uzdevumu vadītājikas darbojas kā koplietojams vadības panelis visam, kas jādara.

Līdzīgi rīki Trello, Asana, Monday, Notion, Jira vai ClickUp atļaut Skatiet projektus, piešķiriet uzdevumus, iestatiet termiņus, pievienojiet dokumentāciju un sekojiet līdzi progresam reāllaikā., bieži vien ar Kanban skatiem, kalendāriem vai Ganta diagrammām.

Tās priekšrocība ir divējāda: no vienas puses, Tie novērš aizmāršību un nepabeigtus uzdevumusNo otras puses, tie nodrošina vadības komandai pārskatāmību attiecībā uz darba slodzēm, kavējumiem un atkarībām starp jomām.

Vienas vai otras sistēmas izvēle būs atkarīga no tā, vai jums ir nepieciešams kaut kas viegls ikdienas uzdevumu organizēšanai vai stabilāka sistēma, kas spēj pārvaldīt projektu portfeļus, uzlabotas integrācijas un sarežģītas veidnes.

6. CRM jeb klientu attiecību pārvaldības sistēmas

CRM (klientu attiecību pārvaldība) ir daļa, kas ļauj jums centralizēt visu informāciju par klientiem un pārdošanas iespējāmkontaktinformācija, mijiedarbība, piedāvājumi, incidenti, pirkumu vēsture utt.

Risinājumi, piemēram Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive, Monday CRM, SendPulse vai Gael Cloud palīdzēt Strukturēt pārdošanas plūsmu, automatizēt turpmākās darbības un koordinēt pārdošanas un klientu apkalpošanas komandu..

Labs CRM kļūst par jūsu "biznesa atmiņu": Netiek zaudēti potenciālie klienti, iespējas tiek prioritizētas, un klienti saņem personalizētāku attieksmi. un vadītāji var analizēt konversijas rādītājus, pārdošanas ciklus un ieņēmumu prognozes.

Integrējot to ar mārketinga automatizāciju un ERP, uzņēmums iegūst 360° skatījumu uz klientu: sākot ar to, kā viņš jūs satika, līdz pat tam, kādus produktus viņš patērē un cik biežiieskaitot atbalstu, ko tā ir saņēmusi.

7. Mākoņkrātuve un dokumentu pārvaldība

Mākoņkrātuve ir viens no lieliskākajiem digitalizācijas veicinātājiem, jo ​​tā ļauj Piekļūstiet dokumentiem no jebkuras vietas, sadarbojieties reāllaikā un ievērojami samaziniet dokumentācijas apjomu..

Līdzīgas platformas Google Drive, Dropbox, OneDrive vai modernākas dokumentu pārvaldības sistēmas, piemēram, DocuWare atvieglotu Izveidojiet drošas krātuves, versiju failus, definējiet atļaujas pēc lietotāja vai nodaļas un automatizējiet apstiprināšanas darbplūsmas..

Vidē ar lielu papīra apjomu jāņem vērā šādi faktori: dokumentu digitalizācijas programmatūra ar OCR (optiskā rakstzīmju atpazīšana), kas ļauj skenētos attēlus pārvērst rediģējamā un meklējamā informācijā, nevis tikai statiskos attēlos.

Risinājumi, piemēram RICOH Streamline NX vai DocuWare Tie var noteikt dokumenta veidu, iegūt galvenos datus (rēķina numuru, piegādātāju, datumu, summu) un automātiski nosūtīt tos uz atbilstošo sistēmu vai nodaļusamazinot manuālo darbu un kļūdas.

Uzņēmuma zonas un ieteicamie programmatūras veidi

Lai neapmaldītos iespēju jūrā, ir lietderīgi kartēt Kādi rīki parasti tiek izmantoti katrā jomā un kādus procesus tie aptverLielos vilcienos fotoattēls izskatās šādi:

• Finanses un grāmatvedībaRēķini, bankas kontu saskaņošana, budžeta plānošana, nodokļi. Viņi parasti paļaujas uz ERP un finanšu programmatūra (Gael Cloud, SAP, Sage, Odoo, QuickBooks, Alegra, Zoho Books...).
• Operācijas, loģistika un inventārsViņiem ir nepieciešams: krājumu kontrole, ražošanas plānošana, piegādes maršruti un kvalitātes kontrole. ERP, loģistikas programmatūra un plānošanas rīki (Odoo, TMS, piegādes ķēdes risinājumi).
• Pārdošana un e-komercijaKomerciālā pārdošanas plūsma, fiziskā pārdošanas vieta, tiešsaistes veikals. Tas viss ir sistēmas daļa. CRM, e-komercijas platformas un POS (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM...).
• Mārketings un sociālie tīklikampaņas, e-pasta mārketingaSEO, analītika, sociālo mediju pārvaldība. Viņi parasti izmanto automatizācijas un analīzes rīki (HubSpot, ActiveCampaign, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest...).
• CilvēkresursiAlgu aprēķināšana, laika uzskaite, atvaļinājumu pārvaldība, personāla atlase un snieguma novērtēšana. Viņi paļaujas uz Personāla vadības programmatūra (Factorial, Buk, Talana, Workday, Deel, patentēti mākoņrisinājumi).
• Uzglabāšana un dokumentācijaIr nepieciešama failu pārvaldība, dublējumkopijas un piekļuves atļaujas. mākoņplatformas un dokumentu pārvaldības sistēmas (Google disks, Dropbox, OneDrive, DocuWare).
• Atbalsts un pēcpārdošanas servissBiļetes, tērzēšana, palīdzības dienests, atbalsta automatizācija. Tas viss šeit iederas. klientu apkalpošanas rīki (Zendesk, Intercom, Help Scout, HubSpot pakalpojumu centrs...).
• Radošās un satura zonas: dizains, video, saturs, Ģeneratīvais AIViņi izmanto radošās un mākslīgā intelekta platformas (Adobe Creative Cloud, Canva, Figma, VEED, ChatGPT, Ceļojuma vidus, Džaspers, Dvīņi…).

Galvenais nav iegūt visu, bet gan Nosakiet, kura joma šodien ir visvairāk "iestrēgusi" un kāda veida programmatūrai būtu vislielākā ietekme īstermiņāun pēc tam pakāpeniski veidot saskaņotu arhitektūru.

Vadības programmatūras veidi: specializētās, ERP, pielāgotās un sadarbības platformas

Kad esat skaidri noskaidrojis, kurus procesus vēlaties digitalizēt, ir pienācis laiks izlemt, kura programmatūras pieeja ir vispiemērotākā: specializēti risinājumi pēc funkcijas, ERP, pielāgota izstrāde vai elastīgas sadarbības platformas.

Specializēta komerciāla programmatūra pēc funkcijas

Tie ir rīki, kas paredzēti, lai risinātu Ļoti labi, konkrēta problēma: CRM, grāmatvedība, projekti, atbalsts, mārketings utt.Tie parasti ir ātri ieviešami un tiem ir daudz uzlabotu funkciju.

Tās stiprās puses ir specializācija, ieviešanas vienkāršība un bieži atjauninājumi, kuros iekļauta nozares labākā prakse gandrīz bez jūsu iejaukšanās.

Un otrādi, tie var izraisīt datu fragmentācija, uzkrātās licencēšanas izmaksas un zināma neelastība pielāgojot ļoti specifiskus procesus. Turklāt jūs esat diezgan atkarīgs no pakalpojumu sniedzēja plāna.

Integrētas komerciālās ERP sistēmas

ERP sistēmu mērķis ir būt par uzņēmuma integrēto “mugurkaulu”: vairāki moduļi (finanses, iepirkumi, pārdošana, loģistika, ražošana, personāls) vienā platformā.

Tās galvenā priekšrocība ir procesu un datu centralizācijavisi strādā ar vienu un to pašu informāciju, tiek novērsta izolēta pieeja un panākta konsekvence ziņojumos un regulējošajā kontrolē.

Cena, kas jāmaksā, parasti ir Sarežģītāka un dārgāka ieviešana, zināma stingrība un atkarība no piegādātājiem padziļinātām korekcijām. Tāpēc ir ļoti svarīgi pareizi definēt darbības jomu un sākt ar kritiski svarīgiem moduļiem.

Pielāgota izstrāde

Pielāgota izstrāde tiek izmantota, kad Jūsu darba metode ir tik specifiska, ka nav neviena standarta risinājuma, kas būtu ideāli piemērots. vai arī, ja vēlaties radīt tiešas konkurences priekšrocības, izmantojot programmatūru.

Labi plānots, tas tev dod Pilnīga pielāgošanās jūsu procesiem, kontrole pār sistēmas attīstību un īpašumtiesības, spējot to pielāgot atkarībā no uzņēmuma izaugsmes.

Bet tas arī nozīmē Augstas sākotnējās izmaksas, nepieciešamība pēc uzticamas tehniskās komandas un atbildība par uzturēšanu un attīstībuBez skaidras stratēģijas tā var kļūt novecojusi vai pārvērsties par sašaurinājumu.

Sadarbības un zema koda darba platformas

Pēdējos gados mākoņplatformas, kas ļauj Izveidojiet savus risinājumus bez padziļinātas programmēšanas, pamatojoties uz veidnēm, blokiem un automatizācijām.

Tie ļauj a lielāka elastība, zemākas izvietošanas izmaksas un lielāka autonomija biznesa komandām, kas ļauj procesiem attīstīties, nepaļaujoties 100% uz IT.

Tie parasti ir ideāli piemēroti Augoši uzņēmumi, kuriem nepieciešama kārtība un automatizācija, bet kuri nevēlas uzsākt tradicionālu ERP vai dārgu pielāgotu izstrādiDaži, piemēram, Zinkee, ir izstrādāti, lai izturētu arī sarežģītus ekspluatācijas apstākļus.

Tāpat kā visam, arī viņiem ir savas nianses: Viņi pieprasa, lai kāds uzņemtos platformas "īpašnieka" lomu. Iekšēji izmaksas ir jāuzrauga, ja lietotāju skaits ievērojami pieaug, un ne visas sistēmas ir vienlīdz izturīgas kritiski svarīgu procesu gadījumā.

Kā izvēlēties pareizo programmatūru savam uzņēmumam

Programmatūras izvēle nenozīmē pirkt "to, ko visi lieto", bet gan saskaņot tehnoloģijas, procesus, cilvēkus un budžetuPraktiska pieeja ietver trīs galvenos elementus.

1. Analizējiet savas reālās vajadzības

Pirms instrumentu salīdzināšanas veltiet laiku, lai Saproti, kas tev šodien kaitē: kur tiek tērēts laiks, kur ir vairāk kļūdu, kādi atkārtoti uzdevumi pārslogo komandu vai kuri procesi nav mērogojami.

Izveidojiet vienkāršu galveno procesu karti (pārdošana, iepirkumi, projekti, atbalsts, finanses…) un identificējiet Kuru katra procesa daļu jūs vēlētos uzlabot vai automatizēt? nākamo 6–12 mēnešu laikā.

Ņemiet vērā arī tādus faktorus kā uzņēmuma lielums, budžets, komandas digitālais līmenis un darba veids (klātienē, hibrīdprocesā, attālināti), lai izvairītos no tādu risinājumu piedāvāšanas, kurus nav iespējams ieviest.

2. Definējiet būtiskās funkcijas

Ar šo karti rokās, īss saraksts ar Programmatūras funkcijas, kas jums absolūti nepieciešamasintegrācijas, Kanban skati, dokumentu pārvaldība, atskaites, atļaujas, automatizācijas utt.

Centieties izvairīties no kārdinājuma pirkt "to, kas dara visvairāk lietu", un koncentrējieties uz kas dos pievienoto vērtību jau no pirmās dienasKodolīgāka sistēma, kas labi iederas jūsu realitātē, parasti darbojas daudz labāk nekā briesmonis, kas pilns ar moduļiem, kurus neviens neizmanto.

Tas arī novērtē tādus aspektus kā lietošanas vienkāršība, pielāgošanas iespējas, drošība, mērogojamība un atbalsta kvalitātekas bieži vien rada lielāku atšķirību nekā iespaidīga funkcija, ko izmantosiet četras reizes gadā.

3. Pielāgojiet savu izvēli savam budžetam un paredzamajai peļņai

Cena nav tikai licence: tā ietver arī ieviešana, apmācība, iespējamā turpmākā attīstība un uzturēšanaAprēķiniet gan sākotnējos izdevumus, gan kopējās mēneša vai gada izmaksas.

Salīdziniet to ar laiks, ko varat ietaupīt, kļūdas, ko varat samazināt, vai papildu ienākumi ko jūs varētu ģenerēt ar efektīvāku pārvaldību. Tas sniegs jums priekšstatu par potenciālo ieguldījumu atdevi (ROI).

Kad vien iespējams, izvēlieties sākt mazos apjomos: pilotprojekti vienā nodaļā, pamata versijas, kuras pēc tam paplašinām, posmi pa procesiem… Tas samazina risku un ļauj komandai pielāgoties.

Labākā prakse veiksmīgai pārvaldības programmatūras ieviešanai

Tehnoloģija vien neko neatrisinās, ja tās ieviešana būs haotiska. Lai programmatūra patiesi palielināt produktivitāti un darba kvalitātiIeteicams ievērot sakārtotu rīcības plānu.

Plānojiet projektu un saskaņojiet vadību

Sāciet ar definēšanu skaidri mērķi, darbības joma, atbildīgās personas, termiņi un panākumu rādītājiIesaistiet vadību un skartās teritorijas jau no paša sākuma, lai izvairītos no pēdējā brīža pretestības.

Sadaliet ieviešanu daļās fāzes ar konkrētiem rezultātiem (piemēram: vispirms finanses, tad projekti, tad klientu attiecību pārvaldība (CRM)) palīdz kontrolēt ietekmi, ātri mācīties un pielāgoties acumirklī.

Rūpējieties par datu migrāciju

Pāreja no vecām sistēmām (vai izklājlapām) uz jaunu platformu prasa Notīriet datus, apvienojiet kritērijus un pārbaudiet, vai informācija ir ievadīta pareizi. jaunajā modelī.

Ieteicams to darīt Migrācijas testēšana testa vidē, rezultātu pārskatīšana ar galvenajiem lietotājiem un noteikumu dokumentēšana (nomenklatūras, obligāti aizpildāmie lauki, atļaujas), lai izvairītos no pārsteigumiem.

Veidojiet komandu un pārvaldiet pārmaiņas

Viens no biežākajiem programmatūras projektu neveiksmes cēloņiem ir tas, ka Cilvēki nezina, kā lietot šo rīku, vai arī neredz tā lietderību.Apmācība nevar būt vienkārša "pa pastu nosūtīta rokasgrāmata".

Organizēt praktiskas nodarbības, kas koncentrējas uz reāliem ikdienas uzdevumiem, īsu ceļvežu izveide un iekšējo atsauču noteikšana kas var atbildēt uz jautājumiem un atbalstīt citus.

Pastāstiet par ieguvumiem, uzklausiet iebildumus un pielāgot procesus kopā ar komandu, nevis uzspiest izmaiņas no augšas bez konteksta.

Uzraudzīt, uzlabot un izmantot atjauninājumus

Kad projekts ir sācies, neuzskatiet to par pabeigtu: Pieprasiet atsauksmes, pārskatiet rādītājus, nosakiet vājās vietas un pielāgojiet iestatījumusNepārtraukta pilnveidošanās ir spēles sastāvdaļa.

Izmantojiet arī priekšrocības, ko sniedz Pārdevēju atjauninājumi, jaunas funkcijas vai integrācijas kas var iederēties jūsu procesos, vienmēr ņemot vērā ietekmi un laiku, lai nepārslogotu komandu.

Galīgais mērķis ir panākt, lai programmatūra vairs netiktu uzskatīta par "tikai vēl vienu rīku" un tiktu sākta apsvērt ikdienas sabiedrotais, lai strādātu labāk, ātrāk un ar mazāku stresu.

Kad uzņēmums labi izvēlas savus risinājumus, pārdomāti tos ievieš un apmāca savus darbiniekus, tehnoloģijas kļūst par patiesu pārmaiņu dzinējspēku: Procesi kļūst organizēti, dati kļūst praktiski izmantojami, komunikācija plūst, un izaugsme vairs nav sinonīms haosam.Galu galā tā ir labas stratēģiskas pamācības būtība par to, kādu programmatūru izvēlēties uzņēmuma digitalizācijai: izpratne, ka runa nav tikai par programmām, bet gan par gudrāka un ilgtspējīgāka darba veida izstrādi.