Kā aktivizēt papildu redaktoru programmā Word, lai veiktu viedās korekcijas

Ja regulāri strādājat ar dokumentiem programmā Microsoft Word, jūs droši vien jau esat sapratis, ka ar rakstīšanu vien nepietiek: Pareizrakstībai, gramatikai un stilam ir liela nozīme. tajā, kā jūs uztver priekšnieki, klienti vai skolotāji. Šeit noder paplašinātais redaktors un visas Word viedās labošanas opcijas, kas, pareizi konfigurētas, var ietaupīt stundām ilgas manuālas korektūras.

Problēma ir tā, ka daudzas no šīm funkcijām ir paslēpts starp izvēlnēm, dialoglodziņiem un neintuitīvām opcijāmĪpaši, ja strādājat ar dažādām versijām (darbvirsmas Word, Word tīmeklim, Outlook utt.). Šajā visaptverošajā rokasgrāmatā jūs detalizēti uzzināsiet, kā aktivizēt redaktoru, kā pielāgot, ko tas labo un ko nelabo, kādas ir atšķirības starp Office lietotnēm un kā izmantot tādus rīkus kā izmaiņu izsekošana profesionālai pārskatīšanai.

Kas ir Word paplašinātais redaktors un kāpēc to ir vērts izmantot?

Word uzlabotais redaktors ir vairāk nekā tikai vienkāršs pareizrakstības pārbaudītājs: Tā apvieno pareizrakstības, gramatikas, skaidrības, kodolīguma, toņa un stila korektūru. vienā panelī. Tās mērķis ir palīdzēt jums sasniegt gandrīz profesionālu dokumentu līmeni, bez nepieciešamības būt filologam vai korektoram.

Aktivizējot to no lentes, Word analizē dokumenta saturu un parāda jums ieteikumi, kas klasificēti pēc kategorijasvienkāršas kļūdas (akcenti, mainīti burti), gramatiskas problēmas (saskaņas, darbības vārdu laiki, prievārdi) un smalkāki aspekti, piemēram, sarežģītas frāzes, liekvārdība vai nepārdomāti izteicieni.

Viena no lielākajām priekšrocībām ir tā, ka redaktors ne tikai norāda uz kļūdām, bet arī Tas piedāvā īsus skaidrojumus un alternatīvas Tātad jūs saprotat labojuma iemeslu. Citiem vārdiem sakot, tas ne tikai "pielabo" dokumentu, bet arī palīdz uzlabot jūsu rakstīto tekstu.

Turklāt paplašinātais redaktors pielāgojas kontekstam: Uzņēmuma ziņojums nav tas pats, kas neformāls e-pasts.Tāpēc tajā ir iekļautas opcijas, kas saistītas ar toni (formālāks vai neitrālāks) un skaidrību, kas ir ļoti noderīgi, ja rakstāt priekšniekiem, klientiem vai plašai auditorijai.

Visbeidzot, redaktors paļaujas uz jūsu dokumenta valodas iestatījumiem. Ja izvēlaties pareizo valodu un dialektu (spāņu valoda no Spānijas, britu angļu valoda utt.), ieteikumi būs daudz precīzāki un pielāgoti jūsu auditorijai.

Kā atvērt redaktoru programmā Word un pārskatīt savus tekstus

Lai patiesi gūtu labumu no viedajām korekcijām, vispirms ir jāzina Kur atrodas redaktors un kā tas tiek izmantots ikdienā?Piekļuves punkts ir nedaudz paslēpts, ja to nekad iepriekš neesat izmantojis, bet, kad to atrodat, tas ir diezgan ērti.

Mūsdienu Word datora versijās redaktoru var atvērt cilnē Sākums, grupā Rediģēšanas rīki. Vienkārši dodieties uz Sākums > Redaktors un atvērsies sānu panelis, kurā sakārtoti tiks parādīti visi ieteikumi.

No tā paneļa jūs redzēsiet dokumenta kvalitātes vispārējs kopsavilkums (ar vadlīniju vērtējumu) un tieši zemāk — dažādās kategorijas: pareizrakstība, gramatika, skaidrība, kodolīgums, vārdu krājums utt. Katrā kategorijā Word ļauj pārskatīt problēmas pa vienai.

Noklikšķinot uz katra ieteikuma, tiek iezīmēta problemātiskā daļa galvenajā tekstā, un panelī Tas piedāvā īsu skaidrojumu un vienu vai vairākas alternatīvas.Varat pieņemt ieteikumu, ignorēt to tikai šoreiz vai pat norādīt programmai Word vairs neatzīmēt šāda veida kļūdu nākotnē, ja uzskatāt, ka tā ir pārmērīga.

Šo pārskatīšanu ar redaktoru var apvienot ar dokumenta galīgo, patstāvīgo lasīšanu. Laba prakse ir šāda: Vispirms palaidiet redaktoru, lai labotu mehāniskas kļūdas. Un tad jūs veltāt sevi satura, struktūras un nozīmes nianses pulēšanai, ko mašīna īsti neaptver.

Valodas kontrole un korektūra programmā Word tīmeklim

Ne visas Word versijas darbojas vienādi. Piemēram, programmā Word tīmeklim Nav viena burvju slēdža, lai ieslēgtu vai izslēgtu pareizrakstības pārbaudi.Labojumu var pārvaldīt, izmantojot teksta valodas iestatījumus un noteiktas pārskatīšanas opcijas.

Ja vēlaties atspējot pareizrakstības vai gramatikas pārbaudi visam tiešsaistes dokumentam, varat norādīt programmai Word, ka Nepārskatiet konkrētas atlases tekstu vai visu dokumentuLai to izdarītu, atlasiet rindkopu, sadaļu vai izmantojiet taustiņu kombināciju Ctrl+A, lai atlasītu visu.

Kad esat atlasījis saturu, dodieties uz cilni Pārskatīšana un izvēlieties atbilstošo korektūras valodas opciju. Valodas dialoglodziņāJūs atradīsiet izvēles rūtiņu "Nepārbaudīt pareizrakstību vai gramatiku". Ja to atzīmēsiet un pieņemsiet, Word pārtrauks pasvītrot kļūdas šajā teksta daļā.

Kad pienāks laiks vēlreiz pārskatīt dokumentu, vienkārši atkārtojiet procesu un Noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas "Nepārskatīt..."Vai arī varat veikt pilnu pārskatīšanu, izmantojot redaktoru. Tas atjaunos automātisko labošanu apgabalos, kur to bijāt atspējojis.

Tas ir īpaši noderīgi, ja strādājat ar teksts, kas ielīmēts no citiem avotiem kuras nevēlaties pārskatīt, sadaļas, kurās ir kods, formulas vai tehniski termini, ko pareizrakstības pārbaudītājs nesaprot un visu laiku atzīmētu kā kļūdas.

Pielāgojiet pareizrakstības pārbaudītāju savai auditorijai un nepieciešamajai valodai.

Vēl viens svarīgs uzlabotā redaktora aspekts ir tas, ka Tas atbalsta dažādas valodas un reģionālos variantus.Rakstīšana amerikāņu angļu valodā nav tas pats, kas rakstīšana britu, kanādiešu vai austrāliešu angļu valodā, un Word spēj atšķirt katras valodas īpašos noteikumus.

Pateicoties šim valodas iestatījumam, Word atpazīst vārdu krājuma nianses, tipiskās konstrukcijas un stilistiskās preferences saistīti ar katru dialektu. Tas nodrošina, ka ieteikumi ir atbilstoši jūsu faktiskajai auditorijai un ļauj izvairīties no absurdiem labojumiem.

Ja strādājat starptautiskā vidē, ir svarīgi pārliecināties, ka Katram dokumentam ir piešķirta pareizā valoda. Jau no paša sākuma. Pretējā gadījumā jūs iegūsiet nevajadzīgu pasvītrojumu un nepareizus labojumus, kas radīs tikai troksni.

Šī pieeja attiecas arī uz spāņu valodu: lai gan atšķirības starp variantiem nav tik krasas kā angļu valodā, Vārdnīcas ieteikumi, pieturzīmes vai noteikti izteicieni var atšķirties.Pareiza iestatīšana jau no paša sākuma ļauj izvairīties no pārpratumiem un nevajadzīgām korekcijām.

Īsāk sakot, paplašinātais redaktors ne tikai labo konkrētas kļūdas, bet arī Tas palīdz saglabāt valodas konsekvenci un atbilstošu toni. atkarībā no valsts un lasītāju tipa, uz kuru orientējaties.

Kas ir izmaiņu izsekošana un kā tā iederas viedajos labojumos?

Papildus paplašinātajam redaktoram programmā Word ir iekļauts klasisks, bet būtisks rediģēšanas rīks: izmaiņu kontroleŠī funkcija reģistrē visas dokumentā veiktās izmaiņas, lai jūs varētu redzēt, kas ir mainīts, kad un kas to ir veicis.

Aktivizējot izmaiņu izsekošanu, tekstā tiek vizuāli atzīmētas visas ievietošanas, dzēšanas vai formatēšanas izmaiņas. Pievienotie vārdi parasti tiek parādīti pasvītrotiDzēstie vienumi ir atzīmēti ar pārsvītrojumu, un malā ir redzamas līnijas, kas norāda, kur ir veiktas izmaiņas.

Šī redzamība padara izmaiņu kontroli vitāli svarīgu kopīgās rediģēšanas procesos, profesionālās korekcijās vai akadēmiskās pārskatīšanas procesos. Neviena korekcija nepaliek nepamanīta Un jūs vienmēr varat izlemt, vai pieņemt to tādu, kāds tas ir, vai noraidīt.

Izmaiņu izsekošana arī ļoti labi integrējas ar paplašināto redaktoru: jūs varat Izmantojiet redaktoru, lai atrastu kļūdas un reģistrētu izmaiņas. ar aktīvu izmaiņu izsekošanu, lai sākotnējais autors varētu tos vēlāk pārskatīt sev ērtā laikā.

Pateicoties šai redaktora un izmaiņu vadības kombinācijai, ir iespējams izveidot ļoti caurspīdīgas darbplūsmas starp personu, kas raksta tekstu, un personu, kas ir atbildīga par tā uzlabošanu (korektori, projektu vadītāji, skolotāji utt.).

Izmaiņu izsekošanas priekšrocības Word dokumentos

Izmaiņu izsekošanas izmantošana sākumā var šķist apgrūtinoša, jo tā aizpilda dokumentu ar atzīmēm, bet Tās priekšrocības profesionālajā vidē ir milzīgasTā, iespējams, ir viena no funkcijām, ko iesācēji vismazāk novērtē.

Pirmā lielā priekšrocība ir caurspīdīgums: Katra modifikācija ir skaidri reģistrētaTas ļauj autoram redzēt, kas ir mainīts, salīdzināt to ar sākotnējo tekstu un izlemt, vai iekļaut ieteikumu.

Otrkārt, tas uzlabo sadarbību. Kad vairāki cilvēki strādā pie viena un tā paša dokumenta, Izmaiņu kontrole neļauj cilvēkiem uzkāpt viens otra darbā. un katram recenzentam ir vieglāk uzzināt, ko ir paveikuši citi, bez nepieciešamības manuāli apmainīties ar versijām.

Vēl viena priekšrocība ir ērta rediģēšanas vēsture. Ja kādā brīdī nožēlojat virkni veiktu korekciju, Jūs varat ātri atrast izmaiņas un atgriezties iepriekšējā stāvoklī. selektīvi pieņemot vai noraidot izmaiņas.

Visbeidzot, vidēs, kur nepieciešama izsekojamība (piemēram, juridiskajos birojos, konsultāciju uzņēmumos vai akadēmiskās pārskatos), Izmaiņu izsekošana sniedz skaidrus pierādījumus par rediģēšanas procesuTas dažreiz ir nepieciešams revīzijām vai oficiālām piegādēm.

Kā soli pa solim aktivizēt un izmantot izmaiņu izsekošanu

Izmaiņu izsekošanas aktivizēšana ir ļoti vienkārša, taču ir svarīgi skaidri saprast darbības un, pats galvenais, zinot, kā pēc tam pārbaudīt visas atzīmes atstāt dokumentu tīru, kad pienāks laiks to iesniegt.

Lai to ieslēgtu, atveriet dokumentu programmā Word un lentē dodieties uz cilni Pārskatīšana. Tur atradīsiet opciju “Reģistrēt izmaiņas”. Noklikšķiniet uz šīs pogas, lai to aktivizētuNo šī brīža visi izdevumi tiks reģistrēti.

Pēc aktivizēšanas jebkurš teksts, ko rakstāt, dzēšat vai pārformatējat, tiks atzīmēts. Ja vēlaties pievienot anotācijas, nemainot saturu, varat izmantot... komentārusAtlasiet fragmentu un cilnē “Pārskats” izvēlieties “Jauns komentārs”, lai pievienotu piezīmes pie malām.

Kad dokumentu ir pārskatījušas visas nepieciešamās personas, ir pienācis laiks izlemt, kuras izmaiņas saglabāt. Lai to izdarītu, atlasiet konkrētu izmaiņu un cilnē Pārskatīšana izmantojiet pogas “Pieņemt” vai “Noraidīt”. Varat rīkoties pa vienai vai piemērot šīs darbības visām izmaiņām. no papildu opcijām.

Situācijās, kad strādājat ar vairākām viena un tā paša dokumenta versijām, Word arī atļauj tieši salīdzināt divus failusSadaļā Pārskatīšana > Salīdzināšana varat redzēt, kas ir mainījies starp vecāku un jaunāko versiju, kas ir ļoti noderīgi, ja izmaiņu izsekošana nav bijusi aktīva jau no paša sākuma.

Gramatikas stila un viedās labošanas konfigurēšana programmā Word

Papildus redaktora aktivizēšanai ir svarīgi pielāgot gramatikas stilu, ko izmantos Word. Šis iestatījums ļauj jums izlemt Cik lielā mērā jūs vēlaties, lai programma būtu "sīka"? ar jūsu tekstiem: tikai pamata gramatika vai arī ieteikumi par stilu, skaidrību un formalitāti.

Lai piekļūtu šīm opcijām, atveriet programmu Word un izveidojiet vai atveriet jebkuru dokumentu (preferences netiek rādītas sākuma ekrānā). Pēc tam augšējā kreisajā stūrī noklikšķiniet uz Fails un sānu joslā dodieties uz Opcijas.

Logā Word opcijas kreisajā izvēlnē meklējiet sadaļu Korektūra. Sadaļā “Lai labotu pareizrakstību un gramatiku programmā Word”Jūs redzēsiet pogu ar nosaukumu Iestatījumi (vai līdzīgu), kas atver detalizēto rakstīšanas stila paneli.

Noklikšķinot uz šīs pogas, tiek atvērts logs ar rakstīšanas stila nolaižamo izvēlni un ļoti garu iespējamo labojumu sarakstu. Šeit jūs varat aktivizēt vai deaktivizēt noteiktus atsauksmju veidus ko vēlaties, lai redaktors ieteiktu.

Pieejamās iespējas ietver pieturzīmju problēmas (piemēram, nevajadzīgu komatu lietošanu), specifiskas problēmas, piemēram, dequeísmo vai leísmo, artikulu izlaišanu, liekvārdību, apstākļa vārdu, kas beidzas ar “-mente”, pārmērīgu lietošanu, nenoteiksmes lietojumu vietās, kur priekšroka tiek dota citām konstrukcijām, nepārdomātus izteicienus un daudzas citas.

Gramatika pret “gramatiku un tās uzlabošanu”: grūtības pakāpes izvēle

Nolaižamajā izvēlnē Rakstīšanas stils parādās vismaz divi galvenie profili: “Gramatika” un “Gramatika un uzlabojumi”Lai gan tie var šķist līdzīgi, tie būtiski ietekmē saņemto ieteikumu veidu un daudzumu.

Ja izvēlaties profilu "Gramatika", Word galvenokārt koncentrēsies uz stingri gramatiskas kļūdasŠajā režīmā daudzas ar skaidrību, kodolīgumu vai formalitāti saistītas opcijas pēc noklusējuma paliek atspējotas.

Tomēr, ja atlasīsiet “Gramatika un uzlabojumi”, redaktors sāks piedāvāt arī sarežģītāki stila ieteikumiCitiem vārdiem sakot, tas ne tikai atzīmēs acīmredzamas kļūdas, bet arī garus un sarežģītus teikumus, atkārtojumus, neformālus frāžu pavērsienus kontekstos, kas prasa nopietnību, un citus smalkākus aspektus.

Abos gadījumos redaktora darbību var pielāgot, atzīmējot vai noņemot atzīmi atsevišķām izvēles rūtiņām. Tādā veidā, Jūs varat izveidot sava veida "korekcijas profilu" pēc savas patikas, pielāgots jūsu parasti veidoto tekstu veidiem: tehniskiem ziņojumiem, juridiskiem dokumentiem, akadēmiskiem rakstiem, mārketinga saturam utt.

Laba prakse ir sākt ar atzīmēto sadaļu “Gramatika un uzlabojumi”, pārskatīt ieteikumus, kurus uzskatāt par patiesi noderīgiem, un deaktivizējiet visas kategorijas, kas jums šķiet pārmērīgas vai neatbilstošas jūsu stilam vai darba videi.

Veidņu izmantošana un laba formatēšanas prakse ar redaktora palīdzību

Vārdu redaktoru daudz labāk izmanto, ja jūsu dokuments Tas ir labi strukturēts un formatētsTāpēc ātrs veids, kā uzlabot kvalitāti jau no paša sākuma, ir izmantot profesionālas veidnes kā sākumpunktu.

Sadaļā Fails > Jauns varat meklēt veidnes, kas saistītas ar nepieciešamo dokumentu veidu: ziņojumi, CV, biznesa piedāvājumi, protokoli utt. Izvēlieties to, kas vislabāk atbilst jūsu mērķim un izmantot to kā pamatu, nevis sākt ar tukšu dokumentu.

Kad veidne ir ielādēta, nomainiet visu parauga tekstu ar savu faktisko saturu. Izmantojiet šo iespēju, lai pielāgot fontus, korporatīvās krāsas un logotipus jūsu uzņēmuma vai projekta tēlam, likvidējot nevajadzīgās sadaļas un pievienojot savas sadaļas, ja uzskatāt to par nepieciešamu.

Organizējot saturu, ieteicams saglabāt skaidru struktūru ar precīzi definētiem virsrakstiem, sadaļām un rindkopām. Word stilu konsekventa lietošana (1. virsraksts, 2. virsraksts, parasta rindkopa utt.) Tas palīdz ne tikai lasāmības ziņā, bet arī redaktoram pareizi noteikt analizējamā teksta veidu.

Visbeidzot, paturiet prātā formatēšanas aspektus, kas ietekmē profesionālo uztveri: salasāmi fonti, labi izmērītas atstarpes, rūpīga izlīdzināšana un mērens krāsu lietojums. Tīrāks un sakārtotāks dokumentsTāpat būs vieglāk pārskatīt un pieņemt redaktora ieteikumus.

Vizuālie elementi, tabulas un citi atbalsta resursi

Vārds nedzīvo tikai no teksta: bieži vien, lai kaut ko labi izskaidrotu, ir nepieciešams tabulas, grafiki, diagrammas vai attēli kas papildina jūsu teikto. Šie elementi, pareizi izmantoti, uzlabo skaidrību un samazina rindkopas garumu.

Ja nolemjat pievienot tabulas vai diagrammas, pārliecinieties, vai Tie saglabā formātu, kas atbilst pārējam dokumentam.Nosauciet tabulas konsekventi, pareizi izlīdziniet saturu un nodrošiniet, lai grafika būtu salasāma pat melnbaltā krāsā.

Paplašinātais redaktors galvenokārt koncentrējas uz tekstu, taču tas nenozīmē, ka varat ignorēt tekstlodziņu vai piezīmju saturu. Kad vien iespējams, piemērojiet tos pašus korekcijas noteikumus manuāli pārskatot šo vienumu saturu, jo tie bieži ietver atbilstošus nosaukumus vai komentārus.

Garos dokumentos tā ir arī laba ideja Atstājiet tukšas vietas un atdaliet satura blokus ar apakšvirsrakstiem vai sadaļu pārtraukumiem. Tas ne tikai atvieglo lasīšanu, bet arī atvieglo redaktora pasvītrojumu vizuālo labošanu.

Visbeidzot, ja iekļaujat ārējus attēlus (piemēram, ekrānuzņēmumus vai ilustrācijas), pārbaudiet, vai to izšķirtspēja ir pietiekama un vai Neizjauciet dokumenta kopējo dizainu.Lai gan redaktors nelabo attēlus, to ļaunprātīga izmantošana var sabojāt kopuma profesionālo izskatu.

Bieži sastopamo problēmu galīgā pārskatīšana, izplatīšana un problēmu novēršana

Kad uzskatāt, ka dokuments ir gatavs, ieteicams veikt pēdējo sistemātisku pārskatu. Ideālā gadījumā Sāciet ar pilnu pārskatu, izmantojot redaktoru, labojot vai ignorējot parādītos ieteikumus, līdz panelis ir praktiski tīrs.

Pēc tam manuāli pārskatiet kritiski svarīgos datus: attēlus, atsauces, īpašvārdus, datumus vai akronīmus. Paplašinātais redaktors ne vienmēr atrod satura kļūdas, tāpēc Lūdzu, pārliecinieties, ka visa sniegtā informācija ir pareiza un aktuāla..

Kad esat to pārskatījis, saglabājiet failu ar skaidru un aprakstošu nosaukumu. Ja plānojat to kopīgot pa e-pastu vai publicēt intranetā, parasti šī ir laba ideja. eksportēt to uz PDF lai iesaldētu formātu un neļautu citiem lietotājiem redzēt to nepareizi izlīdzinātu.

Ja nepieciešams to izdrukāt, izmantojiet drukas priekšskatījumu, lai pārliecinātos, ka Lappušu pārtraukumi, piemales un galvenes Tie izskatās tieši tā, kā vēlaties. Ir svarīgi arī pārbaudīt, vai nav redzami komentāri vai izmaiņu kontroles atzīmes, ja dokuments tiek nosūtīts klientam vai tiesai.

Ja rodas formatēšanas problēmas (rindkopu pārvietošanās, stilu mainīšanās paši no sevis, attēlu izkrišana no vietas), tas parasti ir saistīts ar nepareizi lietotiem stiliem vai nepareiziem sadaļu pārtraukumiem. Praktisks risinājums ir pārskatīt un standartizēt stilusVai arī ārkārtas gadījumos kopējiet vienkāršo tekstu jaunā dokumentā un atkārtoti lietojiet stilus no jauna.

Atšķirības starp Word un citām Office lietotnēm, labojot tekstu

Lai gan paplašinātais redaktors īpaši izceļas programmā Word, Ne visām Office lietojumprogrammām ir vienādas labošanas opcijas.Ir noderīgi zināt šīs atšķirības, lai izvairītos no vilšanās, meklējot funkcijas, kas nav pieejamas noteiktās programmās.

Kā redzējām, darbvirsmas Word versijā ir pieejams ļoti pilnīgs rīku komplekts: paplašinātais redaktors, detalizēti gramatikas stila iestatījumi, izmaiņu izsekošana, komentāri, dokumentu salīdzināšana un vēl daudz citu iestatījumu.

Citās lietojumprogrammās, piemēram, Excel vai PowerPoint, Jūs neatradīsiet tādu pašu gramatikas kontroles līmeni.Tie parasti piedāvā pamata pareizrakstības pārbaudi un dažos gadījumos automātiskās labošanas opcijas, kas koncentrējas uz simboliem, automātisku formatēšanu vai matemātisko formulu pielāgošanu, bet ne tik smalkus stila profilus.

Outlook ir vistuvākais izņēmums Word. Veidojot jaunus e-pasta ziņojumus, varat piekļūt rakstīšanas stila pārskatīšanas iespējas Līdzīgi kā Word, lai gan parasti ar mazāku dažādību. Ir vērts aplūkot šos iestatījumus, jo dažas opcijas pēc noklusējuma ir atspējotas, un jūs, iespējams, palaidīsiet garām noderīgus labojumus.

Īsāk sakot, ja tas, kas jums nepieciešams, ir rūpīga gramatikas un stilistiskā pārbaudeVisprātīgākais risinājums ir izveidot vai nopulēt galveno saturu programmā Word un pēc tam to kopēt vai pielāgot citām Office lietojumprogrammām pēc nepieciešamības.

Apvienojot paplašināto redaktoru, rūpīgi izvēlētus valodas iestatījumus, pareizu izmaiņu izsekošanas izmantošanu un dažas labas formatēšanas prakses, ir pilnīgi iespējams pārveidot Word dokumentus no "parastiem" par ļoti profesionāliem, skaidriem un bez kļūdām — kaut ko tādu, kas vienmēr pelna punktus no jebkura prasīga lasītāja.