Datu filtrēšana un kārtošana programmā Access: soli pa solim sniegta rokasgrāmata un praktiski piemēri

Datu filtrēšana un kārtošana programmā Access ir viens no pamatprincipiem relāciju datubāzes pārvaldībai un vērtības iegūšanai no tās. Ja jums ir simtiem vai tūkstošiem ierakstu, atbilstošas ​​informācijas atrašana var kļūt par sarežģītu uzdevumu, ja neapgūstat piedāvātos filtrēšanas un kārtošanas rīkus. Microsoft Access.

Šajā rakstā es detalizēti paskaidroju, kā varat filtrēt un kārtot datus, apvienojot visas Access pieejamās pamata un papildu opcijas. Neatkarīgi no tā, vai esat iesācējs vai pieredzējis lietotājs, pēc šī satura izlasīšanas jums būs skaidrs priekšstats par to, kā pielāgot skatus, vaicājumus un atskaites, lai no katras tabulas, formas vai atskaites tiktu parādīta tikai nepieciešamā informācija.

Kāpēc filtrēšana un kārtošana programmā Access ir tik svarīga?

Access ir izstrādāts darbam ar lielu informācijas apjomu, kur ir nepieciešama ātra skatīšana un efektīva meklēšana. Ja kādreiz esat apmaldījies, meklējot konkrētu ierakstu, jūs zināt, ko nozīmē nezināt, kā lietot filtrus. Filtri un kārtošana darbojas kā palielināmais stikls un lineāls: tie ļauj koncentrēt un strukturēt datus, īslaicīgi paslēpjot nevajadzīgo un palīdzot pamanīt modeļus un tendences.

Abu procesu apvienojums atvieglo analīzi, profesionālu atskaišu sagatavošanu un lēmumu pieņemšanu. informētiLabi filtrētu un organizētu žurnālu ir daudz vieglāk saprast, kopīgot un izmantot kā pamatu jauniem vaicājumiem vai ziņojumiem.

Pamatjēdzieni: Kas ir datu filtrēšana un kārtošana programmā Access?

Pirms pāriet uz praksi, ir svarīgi precizēt terminus:

• Filtrs Tas nozīmē ekrānā parādīt tikai tos ierakstus, kas atbilst vienam vai vairākiem kritērijiem, pārējos īslaicīgi un nedestruktīvi slēpjot.
• rīkojums Tas sastāv no ierakstu sakārtojuma pārstrukturēšanas atbilstoši viena vai vairāku lauku vērtībai augošā vai dilstošā secībā.

Abas darbības fiziski nemaina tabulā saglabātos datus, tās maina tikai to, kā tie tiek attēloti jūsu darba skatā.

Kur programmā Access varu lietot filtrus un kārtošanas metodes?

Gandrīz jebkurš Access objekts — tabulas, vaicājumi, formas un atskaites — ļauj filtrēt un/vai kārtot datus. Atkarībā no objekta dažas funkcijas ir pieejamākas vai piedāvā dažādas pielāgošanas iespējas. Piemēram:

• Dēļi: ideāli piemērots neapstrādātu datu ātrai filtrēšanai.
• Vaicājumi: Filtrēšana var būt daļa no paša vaicājuma (kritēriji noformējuma rindā).
• Veidlapas: Ļoti ērti filtrēšanai vizuāli vai pēc formas, kas paredzēts gala lietotājam.
• Pārskati: ļauj lietot filtrus priekšskatījumā pirms drukāšanas vai eksportēšanas.

Dažādi filtru veidi, ko piedāvā Access

Access integrē vairākus filtrēšanas mehānismus, lai pielāgotos dažādiem scenārijiem un pieredzes līmeņiem. Izvēlieties atbilstošāko filtra veidu, pamatojoties uz meklējamā objekta sarežģītību:

Bieži sastopamie filtri

Tie ir ātrākie un tiešākie, jo Access piedāvā iepriekš iestatītas opcijas, pamatojoties uz datu tipu kolonnā. Jums nav jāraksta kritēriji vai formulas. Vienkārši:

• Noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas tās kolonnas vai lauka galvenē, kuru vēlaties filtrēt.
• Varat atlasīt/noņemt atlasi konkrētiem vienumiem, filtrēt pēc diapazoniem vai konkrētiem nosacījumiem, piemēram, “vienāds ar”, “satur”, “sākas ar”, “lielāks par” utt.
• Datumu laukiem atradīsiet filtrus pēc perioda, mēneša, starp datumiem, šodienas, vakardienas, pagājušās nedēļas utt.
• Ja atlasāt “(Tukšumi)”, šajā laukā tiek filtrēti tukši vai nulles ieraksti.

Šī metode ir ideāli piemērota ātrai pārskatīšanai vai tad, ja nepieciešams filtrēt pēc vienkārša kritērija.

Filtrēt pēc atlases

Ļauj filtrēt, pamatojoties uz konkrētu vērtību, vienkārši atlasot to šūnā. Piemēram, ja noklikšķināsit uz konkrēta nosaukuma un izvēlaties “Filtrēt pēc atlases”, Access paslēps visus ierakstus, izņemot tos, kuriem šajā laukā ir tieši šī vērtība. Varat veikt tālāk norādītās darbības.

• Atlasiet vārdu, teksta daļu, datumu vai skaitli un filtrējiet pēc atlases (sākums, beigas, satur utt.).
• Apvienojiet vairākus filtrus, atlasot dažādus laukus, lai vēl vairāk precizētu rezultātu.
• Lai noņemtu filtru, vienkārši noklikšķiniet uz “Pārslēgt filtru” vai “Notīrīt visus filtrus” cilnē Sākums grupā Kārtot un filtrēt.

Filtrēt pēc formas

Šāda veida filtrs ir īpaši spēcīgs, meklējot ierakstus, kas atbilst vairākiem kritērijiem dažādos laukos. Access ģenerē tukšu veidlapas vai izklājlapas versiju, kurā varat aizpildīt laukus ar meklējamajām vērtībām (varat atstāt dažus tukšus un aizpildīt tikai nepieciešamās). Tas ir ideāli piemērots sarežģītām meklēšanām, piemēram:

• Visi cilvēki, kuru pilsēta ir "Madride" un kuru amats ir "Vadītājs".
• Varat veikt alternatīvas meklēšanas, izmantojot cilni “VAI”, t. i., parādīt ierakstus, kas atbilst vienam vai otram kritēriju kopumam (piemēram, valsts = “Spānija” VAI valsts = “Francija”).
• Tāpat kā visos citos režīmos, filtru var noņemt tikpat vienkārši kā vēlreiz nospiest pogu “Pārslēgt filtru”.

uzlabots filtrs

Paplašinātais režīms ir vistuvākais vaicājuma izstrādei, ļaujot noformējuma režģī izteikt sarežģītus un pielāgotus nosacījumus. Ieteicams, ja jums ir pieredze ar izteiksmēm un kritērijiem:

• Piekļūstiet opcijai “Papildu filtrēšana vai kārtošana” grupā “Kārtot un filtrēt”.
• Pievienojiet režģim laukus, kurus vēlaties filtrēt, un rindā “Kritēriji” norādiet kritērijus (varat izmantot loģiskos operatorus, funkcijas, izteiksmes, piemēram, vaicājumos).
• Ja vēlaties iestatīt alternatīvus kritērijus, izmantojiet rindu “VAI”.
• Varat ielādēt kritērijus no iepriekšējā vaicājuma vai saglabāt šo filtru kā jaunu vaicājumu turpmākai lietošanai.

Filtru lietošana soli pa solim atkarībā no objekta veida

Filtrēt tabulās

Pieņemsim, ka jums ir darbinieku tabula un jūs vēlaties redzēt tikai tos, kuru algas pārsniedz 50.000 XNUMX eiro:

1. Atveriet tabulu datu lapas skatā.
2. Noklikšķiniet uz bultiņas kolonnas “Alga” galvenē.
3. Izvēlieties “Skaitļu filtri” un atlasiet “Lielāks par”, ievadiet 50000.
4. Access rādīs tikai tos darbiniekus, kuri atbilst šim nosacījumam.

Varat apvienot filtrus citās kolonnās, piemēram: nodaļa = 'Pārdošana' UN alga > 50000, izmantojot formas filtru.

Filtrēt vaicājumos

Vaicājumi ļauj pievienot kritērijus tieši noformējuma rindai, lai katru reizi, kad izpildāt vaicājumu, Access parādītu tikai filtrētos datus. Piemēram, lai skatītu pārdošanas apjomus virs 1000 eiro:

1. Atveriet vaicājumu noformējuma skatā.
2. Rindā “Kritēriji” zem lauka “Summa” ierakstiet “>1000”.
3. Palaidiet vaicājumu, lai atgrieztu tikai atbilstošos rezultātus.

Varat apvienot vairākus kritērijus, izmantojot operatoru “UN” vai “VAI”, lai tos vēl precīzāk noteiktu.

Datu filtrēšana veidlapās

Veidlapas ir izstrādātas intuitīvai lietotāja pieredzei. Filtrēšana no šejienes ir tikpat vienkārša kā noklikšķināšana uz datiem, kas jūs interesē, un filtra lietošana vai veidlapas filtra izmantošana paplašinātai meklēšanai.

Filtri atskaitēs

Ja jums ir atskaite (piemēram, darbinieku saraksts), pirms tās drukāšanas varat filtrēt pašā atskaites skatā:

1. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz datiem (piemēram, uzvārda) un atlasiet “Teksta filtri > Sākas ar”.
2. Ievadiet burtu vai tekstu un apstipriniet.

Atskaiti var izdrukāt, filtrējot tikai to datu daļu, kas jūs konkrētajā brīdī interesē. Lai saglabātu filtru kā vaicājumu un atkārtoti izmantotu to, izmantojiet lentē esošo funkciju “Papildu filtrēšana vai kārtošana”.

Kā noņemt vai atkārtoti lietot filtrus

Filtra noņemšana ir vienkārša: vienkārši nospiediet pogu “Pārslēgt filtru” augšējā joslā. Tas īslaicīgi noņem filtru, bet to saglabā, lai jūs varētu to atkārtoti aktivizēt ar vēl vienu klikšķi. Ja nolemjat notīrīt filtru (izmantojot “Notīrīt visus filtrus”), Access aizmirst atlasi, un jums tā būs jālieto atkārtoti, ja tā būs nepieciešama nākamajām sesijām.

Filtru saglabāšana atkārtotai izmantošanai

Programma Access atceras aktīvos filtrus, aizverot tabulas, formas vai atskaites, lai jūs varētu automātiski atkārtoti lietot to pašu filtru nākamajā sesijā.

• Lai nodrošinātu, ka filtrs vienmēr tiek lietots, atverot objektu, dodieties uz rekvizītu lapu un iespējojiet opciju “FilterOnLoad”.
• Uzziniet vairāk par papildu vaicājumiem programmā Access, lai filtrētu un kārtotu datus..

Filtrēšanas praktiski piemēri programmā Access

Vienkārša filtrēšana

Ja jums ir pasūtījumu tabula un vēlaties redzēt tikai tos, kas veikti pēdējā mēneša laikā:

1. Filtrējiet kolonnu “Pasūtījuma datums”, atlasot atbilstošo mēnesi datumu filtros.

Salikta vai pielāgota filtrēšana

Skatīt tikai darbiniekus, kuru algas pārsniedz 50.000 XNUMX eiro un kuri strādā pārdošanas jomā:

• Lietojiet salikto filtru no paplašinātās izvēlnes: alga > 50000 UN nodaļa = 'Pārdošana'.

Vai arī, ja vēlaties, izmantojiet , aizpildot abus laukus ar vēlamajām vērtībām.

Filtrēt atskaites drukāšanai

Filtrējiet pārskatu, lai tiktu rādīti tikai klienti no konkrētas pilsētas:

• Atveriet atskaiti drukas skatā, noklikšķiniet uz pilsētas lauka un izmantojiet teksta filtru “Vienāds ar” vai “Satur”.

Izdrukājiet vai eksportējiet filtrēto pārskatu pēc nepieciešamības.

Datu kārtošana programmā Access

Datu kārtošana ir vienlīdz svarīga gan prezentācijas, gan izpratnes nodrošināšanai neatkarīgi no tā, vai tie ir tabulās, vaicājumos vai atskaitēs.

Kārtot tabulās

1. Atveriet tabulu datu lapas skatā.
2. Noklikšķiniet uz tās kolonnas galvenes, kuru vēlaties kārtot.
3. Noklikšķiniet uz augošās (AZ) vai dilstošās (ZA) kārtošanas ikonas.

Varat kārtot pēc vairākām kolonnām, lai gan galvenā tiks atlasīta pirmā.

Kārtot pēc vaicājumiem

Noformējuma skatā rindā “Kārtot” atlasiet, vai vēlaties kārtot augošā vai dilstošā secībā pēc viena vai vairākiem laukiem.

Piemēram: kārtojiet vispirms pēc produkta nosaukuma (augošā secībā) un pēc tam pēc datuma (dilstošā secībā), lai analizētu katra produkta nesenos pārdošanas apjomus.

Kārtot atskaitēs

Piekļūstiet kārtošanas opcijām atskaites rekvizītos vai izmantojiet noformējuma skatu, lai norādītu vairāku lauku kārtošanas kritērijus.

Filtru un kārtošanas apvienošana padziļinātai analīzei

Access patiesā jauda slēpjas filtrēšanas un kārtošanas apvienošanā, radot pielāgotus skatus, kas ļauj atklāt tendences vai padziļināti analizēt savu uzņēmumu.

• Vispirms filtrējiet galvenos datus, lai sašaurinātu skatījumu, piemēram, pārdošanas apjomus virs 2000 eiro.
• Pēc tam kārtojiet pēc datuma, pēc darbinieka, pēc produkta vai jebkura cita atbilstoša lauka.
• Šo konfigurāciju var saglabāt kā vaicājumu, lai to atkārtoti izmantotu nepieciešamības gadījumā.

Konfigurācijas noturība un atkārtota izmantošana

Daudzi lietotāji nezina, ka Access ļauj saglabāt filtrēšanas un kārtošanas iestatījumus, piešķirt nosaukumu un tieši piekļūt šim pielāgotajam skatam turpmākajās sesijās. Izmantojiet šo funkciju, lai vienmēr analizētu galvenos datus, nekonfigurējot visu no jauna.

Filtri un kārtošana veidlapās un to lietotāja pieredze

Veidlapās filtrus var lietot no pašas saskarnes, izmantojot intuitīvas izvēlnes vai tiešās meklēšanas laukus.

• Atlasiet lauku vai vērtību un filtru no konteksta izvēlnes.
• Izmantojiet veidlapu filtrus, ja nepieciešams apvienot kritērijus vairākos laukos.
• Opcijas var atrast rīkjoslā, ātrās piekļuves lentēs vai veidlapām specifiskās izvēlnēs.

Vingrinājumi un praktiski piemēri filtrēšanas un kārtošanas apguvei

Lai pilnībā izprastu Access daudzpusību, šeit ir daži vingrinājumi un gadījumu izpēte, kas palīdzēs jums praktizēties:

interaktīvie vingrinājumi

• Veikala inventārs: Filtrējiet produktus, kuru noliktavā ir mazāk par 10, un kārtojiet tos dilstošā secībā pēc cenas.
• Projektu vadība: Rādīt tikai nepabeigtos uzdevumus un kārtot tos augošā secībā pēc izpildes datuma.
• Klientu izsekošana: Filtrējiet klientus, kuru pēdējais pirkums tika veikts pirms vairāk nekā trim mēnešiem, un kārtojiet tos pēc dalības statusa.

Gadījumu izpēte

• Personāla daļa: Filtrējiet pārdošanas nodaļas darbiniekus un kārtojiet tos dilstošā algas secībā.
• Pārdošanas analīze: Filtrēt tikai pārdošanas apjomus no pēdējā ceturkšņa un kārtot tos dilstošā secībā pēc daudzuma.
• Akadēmiskie pētījumi: Filtrējiet pašreizējos projektus un kārtojiet tos pēc sākuma datuma.

Padomi un labākā prakse lieldatu jomā

Ja jūsu datubāze sāk augt un filtrēšana vai kārtošana aizņem zināmu laiku, ņemiet vērā šos ieteikumus:

• Labi konfigurēti indeksi: Indeksējiet kolonnas, kas visbiežāk tiks filtrētas un kārtotas, lai paātrinātu meklēšanu.
• Vispirms lietojiet filtru un pēc tam kārtošanu: Mazāka ierakstu skaita apstrāde vienmēr ir ātrāka.
• Izvairieties no pārāk sarežģītiem filtriem vienā vaicājumā. Sadaliet tos vienkāršākos vaicājumos un, ja nepieciešams, apvienojiet tos vēlāk.
• Atlasiet tikai tās kolonnas, kas jāparāda; lai uzlabotu efektivitāti, izvairieties no opcijas “atlasīt visu”.
• Ļoti sarežģītiem vaicājumiem atspējojiet automātisko atjaunināšanu noformējuma skatā un strādājiet ar paraugu.
• Ja apstrādājat lielu datu apjomu, apsveriet iespēju sadalīt informāciju vairākās saistītās tabulās.

Filtru papildu funkcijas programmā Access

Neaizmirstiet, ka Access parāda, vai ir aktīvs filtrs, izmantojot piltuves ikonu kolonnas galvenē un ierakstu navigācijas joslā.

Ja novietosiet kursoru virs filtrēta lauka galvenes, redzēsiet rīka padomu ar pašlaik lietotajiem filtra kritērijiem. Tas ir noderīgi, lai ātri atsauktu nosacījumus, nepārskatot visus iestatījumus.