„Word“ dokumentų kūrimas atsižvelgiant į UX: praktinis vadovas ir pavyzdžiai

Pasaulyje, kuriame kiekvienas paspaudimas konkuruoja dėl dėmesio, Jūsų dokumentai taip pat yra patirtisJei gydote Word Kaip ir sąsaja, turinys staiga tampa sklandesnis, greičiau suprantamas ir tinkamai perteikia prekės ženklą.

Dvejetainis UX + vartotojo sąsaja tai ne tik už Apps: taikomas dokumentams, suteikia aiškumo, gairių ir nuoseklumo. Puiku, padidina išlaikymą, padidina konversiją (parsisiųsti, atsakymus, potencialius klientus) ir sustiprina jūsų prekės ženklą, nes žodžiai, stiliai ir struktūra skirti vartotojui.

Ką reiškia kurti „Word“ dokumentus naudojant UX metodą

Kurti atsižvelgiant į UX yra pagalvokite apie visą patirtį: kaip asmuo įveda dokumentą, kaip jį nuskaito, kokius sprendimus priima kiekviename bloke ir kaip užbaigia procesą atlikdamas aiškų veiksmą (siųsti, pateikti užklausą, atsisiųsti, susisiekti).

Šiuo požiūriu turinys yra sąsaja. Vadovaujanti kalba Lygiai taip pat, kaip geras mikrotekstas programėlėje: orientaciniai pavadinimai, konkretūs raginimai veikti, savalaikė pagalba ir pasitikėjimą kuriantis tonas.

Mes nekalbame apie dekoravimą vien dėl dekoravimo: kiekvienas elementas turi turėti tiksląStruktūra, stiliai, spalvos ir tipografija naudojami siekiant pagerinti dokumento supratimą ir tikslus.

Be to, mes palaikome pagrindinę skaitmeninio produkto idėją: galia ir paprastumas gali egzistuoti kartu. Dokumentas gali būti tinkamas (išsamus) ir tuo pačiu metu paprastas (lengvas), jei teikiame pirmenybę tam, kas svarbu, ir sumažiname tai, kas šalutinė.

UX rašymas dokumentams: apibrėžimas ir geriausia praktika

UX rašymas naudoja žodžius padaryti patirtį lengvesnę ir žmogiškesnęDokumentuose tai reiškia, kad kiekvienas sakinys padeda suprasti, nuspręsti ir veikti be jokių pastangų.

Tai ne tas pats, kas grynas tekstų rašymas. Kopija įtikina. Trumpuoju laikotarpiu UX rašymas taip pat padeda ir pašalina trintį viso skaitymo proceso metu.

• Praktinis apibrėžimas: Kalbą kurkite taip, kad skaitytojas žinotų, kur yra, kas bus toliau ir kokią naudą gaus kiekviename žingsnyje.
• Kur tai paveikia: viršeliai, santraukos, turinys, pavadinimai, mygtukai / nuorodos, atsakomybės apribojimai, įterptosios formos ir pastabos.
• Objetivo: aiškumas, empatija, tikslumas ir nuoseklumas su prekės ženklo balsu.

Prieš rašydami, atlikite savo tyrimą. Pažinkite savo vartotojus: ko jiems reikia, kas juos erzina, su kokiais terminais jie yra susipažinę ir kokius sprendimus jie turi priimti su jūsų dokumentu.

Dešimt UX rašymo raktų, pritaikytų dokumentams

• 1) Rašykite savo auditorijai: Pritaikykite savo žodyną, detalumo lygį ir pavyzdžius. Atlikite interviu, apklausas ir A/B testus, kad patvirtintumėte antraštes ir raginimus veikti.
• 2) Nuoseklus prekės ženklo balsas: Apibrėžia toną (uždaras, eksperto, institucinis) ir pageidaujamus / draudžiamus žodžius. Žodinis identitetas turi būti atpažįstamas per kelias sekundes.
• 3) Radikalus aiškumas: Paprašykite konkrečių veiksmų („Užsakyti demonstracinę versiją“ geriau nei „Siųsti“). Numatykite, kas nutiks po kiekvieno paspaudimo ar pateikimo.
• 4) Jokių nereikalingų žargonų: Venkite nepaaiškinamų techninių terminų. Jei kas nors sudėtinga, pagrįskite tai pavyzdžiais arba žodynėliu kontekste.
• 5) Mažiau, bet geriau: Pašalinkite nereikalingus sakinius. Jei sakinys neprisideda prie sprendimo ar supratimo, jis praleidžiamas.
• 6) Pagalvokite apie srautą: Sudėliokite skyrius pagal skaitytojo užduotis. Tegul kiekvienas blokas pasiruošia kitam ir nenutraukia gijos.
• 7) Lydėkite piltuvą: Žinomumas (vertė), įsitraukimas (dialogas), susidomėjimas (pasiūlymas), veiksmas (bandymas / demonstracija / užklausa). Koreguokite mikrokopijas pagal etapą.
• 8) Numatytasis prieinamumas: tinkamas kontrastas, aiški kalba, nuspėjamos struktūros ir alternatyvios priemonės.
• 9) Pagarba El Tiempo: Venkite nesuderinamų pertraukimų ir pagražinimų. Prireikus pateikite santraukas ir trumpus paaiškinimus.
• 10) Humoras su atsargumu: tik jei tai atitinka prekės ženklą ir kontekstą. Malonė niekada negali užgožti supratimo.

Sugedęs puslapis gali erzinti; painus dokumentas taip pat gali erzinti. Paverskite nesėkmes galimybėmis su empatiškais pranešimais ir alternatyvomis (pavyzdžiui, nuorodomis į susijusius išteklius, kai trūksta informacijos).

Galia ir paprastumas: kaip juos subalansuoti savo dokumentuose

Galingas kūrinys leidžia skaitytojui efektyviai pasiekti savo tiksląDokumentuose tai reiškia: greitas supratimas, lengvas ieškomos informacijos radimas ir užtikrintas veikimas.

• Faktinis pajėgumas: Patenkinkite pagrindinius skaitytojų poreikius neapkraudami jų nereikalingais priedais.
• Efektyvumas: sumažina žingsnius ir palengvina įstrižą skaitymą su gera hierarchija.
• Universalumas: veikia skirtinguose kontekstuose (mobiliajame / staliniame kompiuteryje, spausdinant, peržiūrint ar skaitant detaliai).
• Aiški kryptis: Kiekviena dalis be jokių nukrypimų siekia konkretaus tikslo.
• Kontrolė: siūlo pakankamai galimybių, neįklimpstant į nereikalingas konfigūracijas.

Kas čia per paprastumas? Atsikratykite nebūtinų dalykų jūsų tikriems vartotojams. Tai ne „karpymas dėl karpymo“, o tai, kas nekuria pridėtinės vertės, pašalinimas.

Dizainas tikėtinam, o ne įmanomam. Optimizuokite dažnus atvejus, sumažina neįtikėtiną ir pašalina neįmanomą, kad patirtis būtų sklandesnė.

• Išmintingai rinkitės vaidmenis: teikia pirmenybę skyriams, kurie leidžia priimti sprendimus; atmeta dekoratyvinius dalykus.
• Venkite atleidimo iš darbo: Jei dvi dalys atlieka tą patį veiksmą, sujunkite jas ir sutelkite dėmesį.
• Išmanieji numatytieji nustatymai: šablonai su iš anksto nustatytais stiliais ir spalvomis, kurie „tiesiog veikia“.
• Laipsniškas atskleidimas: Rodyti išsamią informaciją tik tada, kai jos reikia (pvz., išskleidžiamos pastabos).
• Tinkami valdikliai: Pasirinkite sąrašus, lenteles arba ženklelius pagal informaciją, kad pagerintumėte supratimą.
• Sumažinkite pastangas: Padarykite veiksmus matomus, naudokite vartotojo kalbą ir paaiškinkite, kokios įvesties reikia.

Supaprastinimas nėra supaprastinimas: būtiniausių dalykų pašalinimas sugadina patirtįSudėtingumo sumažinimas skaitytojui dažnai reiškia daugiau darbo jums, ir būtent tai ir lemia skirtumą.

Primename dizaino filosofiją: Tobulumas ateina tada, kai nebėra ko atimtiir viskas turėtų būti kuo paprasčiau, bet ne paprasčiau nei būtina.

Žingsnis po žingsnio išdėstymas ir stilius programoje „Word“

Pradėkite nuo išdėstymo plano: struktūrizuoti dokumentą su tituliniu puslapiu, turiniu, skyriais, priedais ir aiškiais raginimais veikti kiekvieno svarbaus bloko pabaigoje.

• Tipografija: Sujunkite įskaitomą antraštės šriftą ir pagrindinio teksto šriftą. Apibrėžkite vienodus dydžius ir storius.
• Spalvos: Naudokite ribotą, didelio kontrasto paletę. Nuosekliai taikykite spalvas pavadinimams, akcentams ir grafikai.
• Stiliai: Sukurkite antraščių, paantraštių, teksto, citatų ir sąrašų stilius, kad išlaikytumėte nuoseklumą ir pagreitintumėte pakeitimus.
• Gairės ir paraštės: Jie išsaugo baltas erdves; suteikia erdvės atsikvėpti ir pagerina nuskaitomumą.

Jei dirbate su debesijos pagrindu veikiančiu redaktoriumi, pvz. ONLYOFFICE, pasinaudokite pildomų formų privalumais pasikartojantiems šablonams (pvz., DOCXF). Tokiu būdu kiekvienas gali užpildyti laukus nepažeisdamas formatavimo.

Ar ketinate pakartotinai naudoti dokumentą? Išsaugoti kaip šablonąPer kelias sekundes turėsite paruoštus šriftus, stilius, spalvas ir vietos žymeklius naujam turiniui.

Fono paveikslėliai, „WordArt“ ir lentelės neprarandant naudojimo patogumo

Fonas gali suteikti asmenybės, bet skaitomumas yra svarbiausiaJei įterpiate paveikslėlį kaip foną, sušvelninkite jo toną ir padėkite tekstą virš jo su pakankamu kontrastu.

• Įdėkite paveikslėlį ir nustatykite jo nustatymus už teksto. Sureguliuokite ryškumą / kontrastą, kad jis nekonkuruotų su turiniu.
• Čekio spausdinimas ir skaitymas ekrane: tai, kas rodoma monitoriuje, spausdinant gali išsitepti.

Teksto iliustracijos sukuria akį traukiančias antraštes, tačiau naudokite jas saikingai: stilius niekada neturėtų užgožti žinutėsTeikite pirmenybę įskaitomumui ir venkite efektų, kurie trukdo greitai nuskaityti.

Lentelėse tvarkomi duomenys, palyginami variantai ir pabrėžiamos išvados. Sukurkite stalą su stiliaus šablonu, šviesiomis rėmeliais, paryškintomis antraštės eilutėmis ir subtiliomis fono spalvomis.

• Sienos: Kad išvengtumėte perkrovos, naudokite ploną storį ir švelnią spalvą.
• Kaitaliojimas: Zebro rašto eilutės su labai blankiomis spalvomis padeda sekti skaitymą.
• Nuoseklumas: apibrėžkite stilių ir pritaikykite jį visoms dokumento lentelėms.
• Pipetė: Jei reikia chromatinės darnos, naudokite esamas spalvas, kad išlaikytumėte vientisumą.

Paprasti logotipai su piešiniais ir formomis

„Word“ nėra profesionalus vektorių redaktorius, bet su formos ir piešimas rankomis Vidiniams dokumentams galite sukurti paprastą logotipą arba mažos raiškos variantus.

• Pagrindinės formos: kvadratai, apskritimai ir trikampiai kartu su plokščiais užpildais arba lygiais gradientais.
• Kontūrai: Subtilios linijos, be pertekliaus. Jei reikia hierarchijos, pakoreguokite neskaidrumą.
• Kambijos forma: pakartotinai naudoja dydį ir stilių, pakeisdamas vieną formą kita, kad būtų galima iteruoti neperdarant.
• Įterptas tekstas: Norėdami sukurti įskaitomas emblemas, teksto iliustracijas naudokite saikingai.

Dėl formalių tapatybių, griebtis specializuotų įrankių Tai vis dar geriausias pasirinkimas. Dokumentuose pirmenybę teikite švarioms, gerai sulygiuotoms versijoms.

Kalbos ir tonų sistema: nuo mikro iki makro

Kaip ir vizualinio dizaino sistemą, sukurkite daugkartinio naudojimo kalbos sistemaantraščių modeliai, pastraipų struktūros, būdai prašyti veiksmų ir žodynėliai.

Apibrėžkite savo balsą: tiesmukas, aiškus ir žmogiškasIeškokite prekių ženklų, kurie bendrauja tiesiai ir vadovaujasi jų paprastumu (nekopijuodami jų stiliaus).

Dokumentas po dokumento, Nuoseklumas didina pasitikėjimąSkaitytojas atpažįsta jūsų prekės ženklą nežiūrėdamas į logotipą pagal jo toną ir struktūrą.

Prieinamumas ir laikas: turinys visiems

Prieinamumas nėra priedas; tai etinė ir praktinė pareiga. Pagalvokite apie įvairius skaitytojus: žmonės, turintys daltonizmą, silpnaregystę, neurodivergencijas arba mažai laiko.

• Tinkamas kontrastas: tamsus tekstas šviesiame fone (arba atvirkščiai) su dideliais dydžiais.
• Paprasta kalba: trumpi sakiniai, veiksmažodžiai ir kasdieniai terminai.
• Naršymas: sukuria automatinę turinio lentelę ir naudoja antraščių stilius, kad būtų galima greitai pereiti.
• Alternatyvos: Jei įterpiate multimedijos failus ar vaizdo įrašus, prireikus pateikite aprašymus.

Skaitmeninėse versijose venkite pranešimų ir įkyrių elementų. Gerbkite skaitymo dėmesį ir leiskite turiniui nepertraukiamai atlikti savo darbą.

Dokumentuokite ir bendradarbiaukite kaip produkto komanda

Elkitės su savo dokumentacija kaip su produktu. Pateikite pakankamai konteksto: kokią problemą jis sprendžia, kur jis tinka ir kokie rodikliai lems sėkmę.

• Rašykite kaip pokalbį: Galvokite apie savo kolegas kaip apie vartotojus; apibrėžkite terminus, apibendrinkite ir, kai naudinga, naudokite grafikus.
• Prijunkite viską: susieja šaltinius, priedus, versijas ir sprendimus naviguojamoje ekosistemoje.
• Tiesos šaltinis: Sukūrimo ir atnaujinimo datos yra matomos; nuolat jas atnaujinkite, kad išvengtumėte blogų sprendimų.
• Bendradarbiavimo įrankiai: skatina asinchronines ir prieinamas diskusijas visai komandai.
• Struktūruokite pokalbį: skyriai pagal auditoriją, aiškios darbotvarkės ir trumpos, dažnos apžvalgos.
• Efektyvus kūrimas: Vidiniai šablonai, bendras darbas, dizaino pastabos, atsiliepimų užklausos ir mažiau susitikimų, jei dokumente jau atsakyta į klausimus.

Gerai dokumentuotas jūsų darbas įgyti efektyvumą ir autoritetą priimant verslo ir produktų sprendimus, net kai „produktas“ yra labai svarbus dokumentas.

Komanda, vaidmenys ir poveikio matavimas

UX rašytojas neatvyksta į pabaigą tam, kad „nušlifuotų“. Dalyvaukite nuo pat pradžių kartu su dizainu, produktu ir kūrimu, siekiant suderinti kalbą su funkcijomis ir tikslais.

• Tyrimai: pokalbiai ir testai, siekiant suprasti tikras abejones.
• Teksto prototipų kūrimas: antraštės, srautai ir raginimai veikti prieš maketavimą.
• Eksperimentai: Kopijų ir struktūrų A/B testavimas.
• Atradimas: kalba suderinta su įžvalgomis nuo pirmos minutės.

Matavimas yra svarbus. Apibrėžkite KPI: formų užpildymas, skaitymo laikas, paspaudimai ant pagrindinių nuorodų, pagalbos užklausų sumažinimas ir su dokumentais susiję konvertavimai.

Jei jūsų dokumentas yra internete, atminkite, kad našumo įtaka SEOĮkėlimo laikas ir vaizdo stabilumas turi įtakos patirčiai ir matomumui.

Įrankiai, įkvėpimas ir nuolatinis mokymasis

Norėdami vizualiai suplanuoti, galite eskizų piešimas „Figma“ / „Sketch“ / „XD“ kalbomis struktūrą ir pritaikykite ją programoje „Word“. Tai padės jums apgalvoti hierarchiją, ritmą ir tarpus.

• Priemonių pasirinkimas: „Figma“ išsiskiria savo bendruomene ir integracijomis; „Sketch“ ir „XD“ taip pat tai daro.
• Operacinė sistema: macOS arba Windows darbas; pirmenybę teikite stabilumui ir suderinamumui su jūsų darbo eiga.
• Pažangus prototipų kūrimas: Jei sąveikai patvirtinti reikia aukštos kokybės animacijų, naudingi tokie įrankiai kaip „Protopie“ (dokumentams jie nebūtini).

Pamaitinkite savo akį. Tvarkyti nuorodas (pavyzdžiui, su „Eagle“), kad po ranka būtų geri tipografijos, lentelių ir maketų pavyzdžiai.

Kalbant apie mokymą, yra keletas būdų: mokyklos, tiesioginiai kursai, iš anksto įrašyti kursai arba savarankiško mokymosi kursaiRinkitės pagal kontekstą, bet praktikuokitės, kol išmoksite iš tikrųjų įtvirtinti mintis.

O jei norite matomumo, susikurti portfelį su atvejo dokumentais „prieš“ / „po“: rodoma problema, kalbos / išdėstymo pakeitimai ir išmatuoti rezultatai.

Piltuvėlis, subtilios sistemos ir kontekstai

Įsivaizduokite savo dokumentą kaip sistemos dalį. Kalba turi būti nuosekli tarp žiniatinklio, laiškus ir atsisiunčiamą medžiagą, kad būtų išvengta vartotojo painiavos.

• Sąžinė: vertės pasiūlymas aiškiai išdėstomas viršelyje ir pirmose pastraipose.
• Sąveika: kviečia jus išsakyti savo nuomonę arba susisiekti su minimaliu kontaktu.
• Susidomėjimas: siūlo prenumeratą arba papildomą išteklių, kuris padidina vertę.
• Veiksmas: užbaikite bandomuoju, demonstraciniu variantu arba paraiška su aiškiomis garantijomis ir lūkesčiais.

Finansų, sveikatos ar švietimo srityse tonas yra labai svarbus. Venkite nerimo ar infantilizavimo, tiksliai paaiškina ir pasiūlo aiškius tolesnius veiksmus bet kokiam incidentui ar klausimui išspręsti.

Humoras gali veikti lengvose situacijose, bet jei skaitytojas turi rimtų problemų, reikia empatijos ir sprendimų, o ne juokelių.

Jei elgiatės su savo Žodžiu kaip su produktu, rezultatas yra pastebimas– Daugiau aiškumo, mažiau klausimų ir daugiau atliktų veiksmų. Taikykite UX rašymo principus, subalansuokite galią ir paprastumą, gerai dokumentuokite savo sprendimus ir bendradarbiaukite su savo komanda. Jūsų skaitytojai tai įvertins, kaip ir jūsų metrika.