Kalendorių kūrimas programoje „Excel“: metodai, gudrybės ir šablonai

Tvarkyti užduotis, susitikimus ir projektus viename lape yra įmanoma ir labai praktiška, kai įvaldai „Excel“. Kalendorių kūrimas „Excel“ programoje leidžia aiškiai matyti savaites ir mėnesius, juos atsispausdinti prireikus ir per kelias sekundes bendrinti internete su savo komanda.

Šiame vadove rasite viską, ko jums reikia: kalendoriaus kūrimo nuo nulio parinktis, nuorodas su oficialiais šablonais, formules datoms ir terminams automatizuoti, kaip teisingai spausdinti ir bendrinti, jo apribojimus, palyginti su specializuotais įrankiais, ir keletą alternatyvų, kurios gali papildyti jūsų darbo eigą. Tikslas – kad pasirinktumėte metodą, kuris geriausiai atitinka jūsų darbo būdą, ir nedvejodami jį įgyvendintumėte.

Kam skirtas kalendorius programoje „Excel“ ir kodėl verta jį naudoti?

„Excel“ kalendorius veikia kaip bet kuris mėnesinis, savaitinis ar dienos planuotojas, tačiau turi papildomą pranašumą – jis yra skaičiuoklėje. Galite įrašyti užduotis, sekti išteklius ir netgi rengti ketvirtinius projektų ar finansų rodinius neišeidami iš „Microsoft“ aplinkos.

Be to, „Excel“ yra kelių platformų programa ir plačiai naudojama, todėl ja lengva dalytis su kolegomis ar klientais . Jei jums reikia spausdinamo kalendoriaus ar skaitmeninio planavimo priemonės, prie kurios galite prisijungti nešiojamajame kompiuteryje ir mobiliajame įrenginyje , „Excel“ tai padarys.

Būdai sukurti kalendorių programoje „Excel“

Yra keli būdai tai pasiekti, ir geriausia rinktis atsižvelgiant į jūsų laiką ir patirtį. Tai yra dažniausiai pasitaikantys ir veiksmingiausi būdai pradėti.

• Iš anksto sukurti šablonaiGreitasis kelias. Atidarykite „Excel“, pasirinkite kalendoriaus šabloną, jį tinkinkite ir viskas.
• Rankinis dizainas nuo nulio: : visiškas išvaizdos, struktūros ir dydžio valdymas keičiant eilutes, stulpelius ir stilius.
• VBA (Visual Basic programoms)Naudinga, jei reikia generuoti sudėtingus kalendorius su kodu.
• „Power Query“: datų lentelėms kurti ir duomenims transformuoti naudojant iš anksto apibrėžtas funkcijas.
• Dinaminės lentelės: Jei norite apibendrinti įvykius arba pamainas ir projektuoti juos kalendoriaus rodinyje.

Jei nesate susipažinę su koncepcija arba skubate, pradėkite nuo šablonų. Jei ieškote detalių pritaikymo galimybių ir norite suprasti, kaip kalendorius veikia , sukurkite rankinį šabloną ir palaipsniui pridėkite formules.

Žingsnis po žingsnio sukurkite rankinį kalendorių programoje „Excel“

Šis metodas veikia darbalaukio „Excel“ ir internetinėje „Excel“ versijoje (2010 m. arba naujesnė versija). Sukursite mėnesinį tinklelį su vieta pastaboms ir jį atkartosite visiems 12 mėnesių.

1 veiksmas: paruoškite drobę

Atidarykite tuščią darbaknygę ir pavadinkite failą, kad būtų lengviau jį atpažinti. Prieš kuriant rekomenduojama sukonfigūruoti spausdinimo sritį, kad vėliau nereikėtų koreguoti.

Eikite į „Puslapio maketas“ ir nustatykite: A4 formatą, gulsčią orientaciją ir siauras paraštes. „Puslapio nustatymuose“ galite centruoti turinį horizontaliai ir vertikaliai, kad jis būtų spausdinamas subalansuotai.

2 veiksmas: sukurkite mėnesio tinklelį

Pasirinkite septynis gretimus stulpelius (pvz., A:G) ir atitinkamai pakoreguokite plotį; tada pasirinkite šešias eilutes po antrašte ir nustatykite vienodą aukštį. Galutiniame masyve bus 7 stulpeliai (dienos) ir 6 eilutės (iki 31 dienos) , kurių pakaks bet kuriam mėnesiui.

Antroje eilutėje įveskite savaitės dienas (P, A, T, K, P, Š, S arba pageidaujamą formatą). Viršutinėje eilutėje sujunkite septynis langelius ir centre įrašykite mėnesio pavadinimą naudodami mygtuką „Sujungti ir centruoti“, kad jis išsiskirtų.

Norėdami formatuoti numeraciją, pasirinkite 7x6 tinklelį, spustelėkite dešiniuoju pelės mygtuku ir pasirinkite Formatuoti langelius > Lygiavimas. Nustatykite horizontalų lygiavimą į dešinę (įtrauka), o vertikalų lygiavimą į viršų , kad dienos numeris būtų rodomas kiekvieno langelio viršutiniame dešiniajame kampe.

3 veiksmas: teisingai užpildykite dienas

Prieš įvesdami skaičius, išsiaiškinkite, kuria diena prasideda mėnuo. Galite patikrinti sistemos kalendorių arba apskaičiuoti tai programoje „Excel“. Greitas triukas yra naudoti =TODAY(), kad rastumėte dabartinę savaitę , arba sukurti datą naudojant =DATE(metai,mėnuo,1) ir pamatyti jos savaitės dieną.

Suraskite pirmąjį mėnesio langelį (priklausomai nuo to, kuriai dienai priklauso 1-oji) ir įveskite 1. Užpildykite mėnesį į dešinę ir žemyn, kol pasieksite atitinkamai 30 arba 31 dieną. Pavyzdžiui, jei mėnuo prasideda penktadienį, skaičius 1 bus šeštame stulpelyje.

Kai baigsite pirmąjį mėnesį, priskirkite jam pavadinimą aukščiau esančiame sujungtame langelyje. Užtikrinkite skaitomumą naudodami didesnį šriftą ir galbūt švelnią mėnesio pavadinimo spalvą.

4 žingsnis: Padvigubinkite likusius metus

Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite mėnesio skirtuką ir pasirinkite „Perkelti arba kopijuoti“. Pažymėkite „Sukurti kopiją ir įterpti ją pabaigoje“. Pervadinkite naują lapą į kitą mėnesį ir pakoreguokite numeraciją , kad ji atitiktų faktinį dienų skaičių.

Kartokite procesą, kol turėsite 12 tabuliacijų. Jei tai padeda, bet kuriame langelyje už tinklelio ribų galite įvesti =TODAY() arba =NOW(), kad gautumėte nuorodą į dabartinę dieną ir laiką. Tokiu būdu visada turėsite po ranka sistemos datą, kad galėtumėte palyginti ir išlaikyti tikslų kalendorių.

Dinaminiai kalendoriai su formulėmis: datos, terminai ir sąrašai

„Excel“ kalendoriaus magija slypi tame, kad jis automatizuoja pasikartojančias užduotis. Turėdami vos kelias funkcijas, galite generuoti datas, apskaičiuoti likusias dienas ir kurti savaime atnaujinamus sąrašus.

Pagrindinės datos ir laiko funkcijos

TODAY() grąžina dabartinę datą. Naudokite ją, jei norite, kad dabartinė data būtų rodoma pagrindiniame puslapyje arba kaip pagrindas skaičiavimams. NOW() grąžina datą ir laiką, tai naudinga, jei norite matyti laikrodį arba palyginti su terminais.

Funkcija DATE(metai, mėnuo, diena) sukuria galiojančią datą iš trijų skaičių. Jei metus ir mėnesį saugote atskiruose langeliuose, galite sugeneruoti dieną 1 naudodami DATE, o tada pridėti 1, kad užpildytumėte mėnesį. Tai leidžia lengvai atkartoti mėnesius ir keisti metus nieko nedarant iš naujo.

Dienų skaičiavimas tarp dviejų datų

Terminų valdymui naudojamos dvi supaprastinimo formulės. DAYS(pradžios_data;pabaigos_data) pateikia tikslų skirtumą kalendorinėmis dienomis. Jei norite apibrėžti vienetą, DATEDIF(pradžios_data;pabaigos_data;"D") taip pat pateikia sveikas dienas ir priima mėnesius („M“) arba metus („Y“).

Pavyzdys: jei A2 langelyje yra =TODAY(), o B2 langelyje yra terminas, C2 langelyje naudokite =DAYS(A2,B2), kad pamatytumėte likusių dienų skaičių. Jei rezultatas neigiamas, atvirkštinę tvarką arba taikykite sąlyginį formatavimą, kad paryškintumėte pradelstus terminus.

Iš eilės einančių datų ir automatizavimo sąrašas

Įveskite datą langelyje, nuvilkite užpildymo rankenėlę žemyn ir „Excel“ sukurs vertikalų kalendorių. Jį galite naudoti norėdami planuoti dienos užduotis dešinėje pusėje, įskaitant atsakingus asmenis, laiką ir pastabas.

Norėdami sukurti išmanųjį mėnesio kalendorių, metų reikšmę įrašykite į vieną langelį, o mėnesio reikšmę – į kitą; pirmąjį sugeneruokite naudodami DATE ir perkelkite į dešinę naudodami +1. Jei tai derinsite su duomenų patvirtinimu, kad pasirinktumėte mėnesį , galėsite naršyti tarp mėnesių nekopijuodami lapų.

Kalendorių kūrimas naudojant „Excel“ šablonus

Jei jums reikia greičio, šablonai sutvarkys jūsų kalendorių per kelias sekundes. „Excel“ programoje yra mėnesinių, metinių ir teminių dizainų galerija, paruošta redaguoti.

Pagrindiniai veiksmai: atidarykite „Excel“, eikite į „Naujas“ ir ieškokite „Kalendorius“. Pasirinkite šabloną, spustelėkite „Sukurti“ ir jį tinkinkite. Du populiarūs šablonai padės sutaupyti daug darbo nuo pat pradžių.

• Bet kurių metų kalendoriusĮvedate metus langelyje ir visas kalendorius perskaičiuojamas. Jame yra formulės ir apibrėžti pavadinimai, kad viskas atitiktų vienas kitą.
• 12 mėnesių kalendorius: Sukurkite kiekvieno mėnesio puslapį su hipersaitais naršymui. Galite keisti metus ir nuspręsti, ar savaitė prasideda pirmadienį, ar sekmadienį.

Abu šablonai naudoja iš anksto sukonfigūruotas formules, todėl jums reikia sutelkti dėmesį tik į turinį. Baigę išsaugokite jį kaip įprastą darbaknygę ir jis bus paruoštas naudoti arba spausdinti kompiuteryje.

Spausdinkite ir bendrinkite kalendorių be vargo

Kai kalendorius bus paruoštas, laikas jį išplatinti. Internetinėje ir darbalaukio „Excel“ versijoje spausdinti labai paprasta: paspauskite Ctrl+P, kad atidarytumėte spaudinio peržiūrą , peržiūrėkite maketą ir patvirtinkite spustelėdami Spausdinti.

Jei reikia bendrinti nuorodą internete, internetinė „Excel“ tai palengvina. Viršutiniame dešiniajame kampe spustelėkite Bendrinti, pasirinkite Kopijuoti nuorodą ir koreguokite teises. Dalyje Parametrai galite nuspręsti, kas gali atidaryti nuorodą ir ar gali ją redaguoti, ar tik peržiūrėti . Spustelėkite Taikyti ir nuoroda bus nukopijuota į iškarpinę , kad galėtumėte ją įklijuoti į el. laišką arba pokalbį.

Prieš bendrinant nereikia rankiniu būdu išsaugoti: pakeitimai automatiškai išsaugomi debesyje. Ši darbo eiga apsaugo nuo pasikartojančių versijų ir užtikrina, kad visi dirbtų su tuo pačiu failu iš bet kurio įrenginio.

„Excel“ kaip kalendoriaus apribojimai

„Excel“ puikiai veikia kaip paprastas ir lankstus kalendorius, tačiau yra sričių, kuriose ji turi trūkumų. Jai trūksta vilkimo ir numetimo funkcijos įvykiams perkelti ; savaitės pertvarkymui reikia iškirpti, kopijuoti ir įklijuoti.

Tai taip pat nėra tipinė užduočių tvarkyklė. Negalite priskirti vietinių užduočių su paskirtaisiais asmenimis, būsenomis ar pranešimais nesukūrę struktūrų rankiniu būdu. O automatiniams priminimams reikalingos formulės, sąlyginis formatavimas arba makrokomandos.

Jei jums reikia tik įrašyti datas ir peržiūrėti mėnesius – puiku. Jei ieškote darbo eigų su įspėjimais, priklausomybėmis ir pažangiu bendradarbiavimu , apsvarstykite galimybę papildyti „Excel“ specialiais sprendimais.

Alternatyvos ir priedai: kai reikia kažko daugiau

Pavyzdžiui, naudodami kalendoriaus rodinį darbo valdymo platformoje, galite: greitai planuoti, kurti pasikartojančius įvykius, pertvarkyti juos vilkdami ir numesdami, valdyti darbo krūvius ir peržiūrėti kelis persidengiančius kalendorius. Be to, paprastai turite prieigą prie projektų ir turinio šablonų , kurie taupo sąrankos laiką ir standartizuoja procesus.

Dar vienas įdomus kalendorių su platesniu kontekstu variantas – naudoti „Smartsheet“ tipo skaičiuoklę su šablonu „Metinis kalendorius pagal dieną“. Sukuriate kopiją, užpildote stulpelius, pvz., „Veikla“, „Aprašymas“, „Laikas“ ir „Komentarai“, ir įterpiate eilutes keliems tos pačios datos įvykiams. Vienu spustelėjimu perjungiate kalendoriaus rodinį ir viskas, ką redagavote, sinchronizuojama atgal į skaičiuoklę, įskaitant priedus ir pokalbius kiekvienoje eilutėje, jei reikia.

Daugiau naudingų išteklių iš „Microsoft“ ekosistemos

Jei jums labiau patinka „Excel“ metodas, „Microsoft“ biblioteka siūlo daugybę įkvėpimo. Peržiūrėkite „Excel“ kalendoriaus šablonus ir kitus nemokamus žiniatinklio šablonus, kad atrastumėte skirtingus dizainus.

Taip pat galite kurti savo šablonus ir juos pakartotinai naudoti. Tai rekomenduojama, jei radote jums patinkantį formatą ir norite jį kartoti metai iš metų. Išmokę skirtumus tarp šablonų, temų ir stilių, išvengsite painių sąvokų: šablonai saugo struktūrą ir turinį; temos valdo spalvas ir šriftus; o stiliai valdo langelių formatavimą.

Nerandate savo pasirinktinių šablonų? Patikrinkite įrašymo vietą ir įsitikinkite, kad „Excel“ rodo į tą aplanką parinktyse. Jei kyla problemų dėl datos formulės, „Excel“ technologijų bendruomenė yra puiki vieta gauti pagalbos ar pasiūlymų.

Formatavimo gudrybės, kaip sukurti tvarkingą, spausdinimui paruoštą kalendorių

Vizualinis pateikimas yra labai svarbus; jei norite, galite naudoti tokius dizaino įrankius kaip „Canva“ , kad sukurtumėte vizualiai patrauklesnius kalendorius. Dienos langeliams naudokite plonus rėmelius, pavadinimams – paryškintą tekstą, o savaitgaliams – švelnią spalvą. Nustatykite langelio aukštį ir plotį taip, kad proporcijos būtų subalansuotos ir kalendorius neatrodytų suspaustas.

Mėnesio eilutėje naudokite šiek tiek didesnį šriftą ir galbūt subtilią fono spalvą. Dienų inicialus lengviau įskaityti, kai jie yra centre ir parašyti didžiosiomis raidėmis . Venkite per daug ryškių spalvų, kurios gali atitraukti dėmesį nuo informacijos.

Puslapio makete nustatykite siauras paraštes ir įjunkite centravimą puslapyje tiek horizontaliai, tiek vertikaliai. Jei kalendorius užima daugiau nei vieną puslapį, apsvarstykite galimybę šiek tiek sumažinti mastelį , kad viskas tilptų viename lape neprarandant įskaitomumo.

Naudodami tokias formules kaip ŠIANDIEN arba DABAR, atminkite, kad jos perskaičiuojamos atidarius arba atnaujinant failą. Jei norite „užšaldyti“ datą spausdinimui, nukopijuokite ir įklijuokite reikšmes į failo kopiją, kad išsaugotumėte datą.

Išplėstinės idėjos: „Power Query“, „PivotTables“ ir VBA

Jei tvarkote įvykių duomenis kitoje lentelėje, „Power Query“ leidžia juos išvalyti, sujungti ir filtruoti prieš importuojant į kalendorių. Galite transformuoti datos tekstą, pašalinti pasikartojančius elementus ir kurti pagalbinius stulpelius nenaudodami sudėtingų formulių.

Naudodami suvestines lenteles, galite apibendrinti įvykius pagal mėnesį, savaitę ar atsakingą asmenį ir kurti rodinius, kurie palaiko jūsų vaizdinį kalendorių. Tai naudinga norint stebėti susitikimus, paskirtas valandas ar laukiančius pristatymus pagal laikotarpį.

Labai specifiniais atvejais VBA gali automatiškai generuoti kalendorius, įterpti lapus pagal mėnesius ir paskirstyti įvykius pagal jų datas. Tai galinga programa, nors jai reikia priežiūros ir makrokomandų teisių , todėl geriausia ją rezervuoti aiškiems poreikiams.

Šablonai ir pavyzdžiai, kurie taupo jūsų laiką

Kad pradėtumėte sklandžiai, galite naudoti pasirinktinius šablonus. Tai gali būti mėnesiniai kalendoriai su vieta užrašams, „Metų apžvalga“ rodiniai arba asmeninis planavimo įrankis. Prieš išsaugodami, atsisiųskite, atidarykite, pakoreguokite šriftus ir spalvas ir pervadinkite failą, kad jis būtų paruoštas.

Jei jūsų rutina taip pat reikalauja darbų sąrašo, derinkite kalendorių su nedideliu terminų sekikliu. Kalendorius ir užduotys kartu palengvina stebėjimą; pakanka lentelės su skaičiumi, užduotimi ir likusiomis dienomis (apskaičiuotomis naudojant DAYS arba DATEDIFY). Pridėkite sąlyginį formatavimą, kad primintumėte apie artėjančius terminus , ir gausite matomumą neužgriozdindami skaičiuoklės.

O jei tvarkote turinį, apsvarstykite galimybę naudoti papildomą lapą su redakciniu kalendoriumi: data, kanalas, formatas, tikslas, tekstas, ištekliai ir būsena, ir naudokite įrankius įrašams planuoti . Tai leidžia koordinuoti įrašus su bendru kalendoriumi ir viską matyti.

Kalendorių kūrimas programoje „Excel“ – tai ne tik diagramų braižymas: svarbu nuspręsti, kokią informaciją reikia matyti ir kaip dažnai ją peržiūrėti. Jei išmintingai pasirinksite savo metodą (šabloną, vadovą arba jų derinį), spausdinsite tvarkingai ir bendrinsite su tinkamomis teisėmis , turėsite patikimą įrankį kasdieniam darbui, nesiremdami išoriniais sprendimais ar sudėtingais trečiųjų šalių šablonais.