Kalendorių kūrimas programoje „Excel“: metodai, gudrybės ir šablonai

Įvaldžius „Excel“, užduočių, susitikimų ir projektų tvarkymas viename lape yra įmanomas ir labai praktiškas. Kalendorių kūrimas programoje „Excel“ Tai leidžia aiškiai matyti savaites ir mėnesius, spausdinti bet kada ir per kelias sekundes bendrinti internete su savo komanda.

Šiame vadove rasite viską, ko jums reikia: kalendoriaus kūrimo nuo nulio parinktis, nuorodas su oficialiais šablonais, formules datoms ir terminams automatizuoti, kaip teisingai spausdinti ir bendrinti, jo apribojimus, palyginti su specializuotais įrankiais, ir keletą alternatyvų, kurios gali papildyti jūsų darbo eigą. Tikslas – pasirinkti jums tinkamiausią darbo būdą. ir taikyti jį tiesiai šviesiai.

Kam skirtas kalendorius programoje „Excel“ ir kodėl verta jį naudoti?

„Excel“ kalendorius veikia kaip bet kuris mėnesinis, savaitinis ar dienos planuotojas, o papildomas privalumas yra tas, kad jis yra integruotas į skaičiuoklę. Galite registruoti užduotis, sekti išteklius ir netgi rengti ketvirtinius rodinius. projektams ar finansams neišeinant iš „Microsoft“ aplinkos.

Be to, „Excel“ yra kelių platformų programa ir ją žino praktiškai visi, todėl pasidalykite ja su kolegomis ar klientais tai paprasta. Jei jums reikia spausdinamo kalendoriaus arba skaitmeninio planavimo įrankio, kurį galite atidaryti nešiojamajame ir mobiliajame telefone„Excel“ programa lengvai ištrauks jus iš bėdų.

Būdai sukurti kalendorių programoje „Excel“

Yra keli būdai tai pasiekti, ir geriausia pasirinkti atsižvelgiant į jūsų laiką ir patirtį. Tai yra labiausiai paplitę ir veiksmingiausi pradėti.

• Iš anksto sukurti šablonaiGreitasis kelias. Atidarykite „Excel“, pasirinkite kalendoriaus šabloną, jį tinkinkite ir viskas.
• Rankinis dizainas nuo nulio: : visiškas išvaizdos, struktūros ir dydžio valdymas keičiant eilutes, stulpelius ir stilius.
• VBA (Visual Basic programoms)Naudinga, jei reikia generuoti sudėtingus kalendorius su kodu.
• „Power Query“: datų lentelėms kurti ir duomenims transformuoti naudojant iš anksto apibrėžtas funkcijas.
• Dinaminės lentelės: Jei norite apibendrinti įvykius arba pamainas ir projektuoti juos kalendoriaus rodinyje.

Jei niekas neskamba pažįstamai arba skubate, pradėkite nuo šablonų. Jei ieškote puikių pritaikymo galimybių ir suprantate kalendoriaus mechaniką, sukurkite rankinį ir po truputį pridėkite formules.

Žingsnis po žingsnio sukurkite rankinį kalendorių programoje „Excel“

Šis metodas veikia „Excel“ darbalaukio ir internetinės „Excel“ versijose (2010 arba naujesnė versija). Sudarysite mėnesinį tinklelį su vieta užrašams ir pakartoti per 12 mėnesių.

1 veiksmas: paruoškite drobę

Atidarykite tuščią darbaknygę ir pavadinkite failą, kad jį būtų galima aiškiai atpažinti. Rekomenduojama nustatyti spausdinimo plotą prieš kuriant dizainą, tokiu būdu išvengsite pakartotinio koregavimo pabaigoje.

Eikite į puslapio išdėstymą ir nustatykite: A4 formatą, horizontalią orientaciją ir siauras paraštes. Puslapio nustatymuose galite centruoti turinį horizontaliai ir vertikaliai kad spausdinant jis būtų subalansuotas.

2 veiksmas: sukurkite mėnesio tinklelį

Pasirinkite septynis gretimus stulpelius (pvz., A:G) ir nustatykite patogų plotį; tada pasirinkite šešias eilutes po antrašte ir nustatykite vienodą aukštį. Galutinė matrica turės 7 stulpelius (dienas) ir 6 eilutes (iki 31 dienos)., užtektų bet kuriam mėnesiui.

Antroje eilutėje įrašykite savaitės dienas (P, A, T, K, P, S arba bet kokį kitą jums patinkantį formatą). Viršutinėje eilutėje sujunkite septynis langelius ir centruokite mėnesio pavadinimą. su mygtuku „Sujungti ir centruoti“, kad jis išsiskirtų.

Norėdami matyti numeraciją, pasirinkite 7×6 tinklelį, spustelėkite dešiniuoju pelės mygtuku ir pasirinkite „Formatuoti langelius“ > „Lygiavimas“. Nustatykite horizontalų lygiavimą į dešinę (įtrauka), o vertikalų lygiavimą į viršų kad dienos numeris būtų kiekvieno langelio viršutiniame dešiniajame kampe.

3 veiksmas: teisingai užpildykite dienas

Prieš rašydami skaičius, išsiaiškinkite, kuria diena prasideda mėnuo. Galite tai rasti savo sistemos kalendoriuje arba apskaičiuoti programoje „Excel“. Greitas triukas – naudoti =TODAY(), kad pasisemtumėte įkvėpimo ir surastumėte dabartinę savaitę, arba sukurkite datą naudodami =DATE(metai;mėnuo;1) ir pažiūrėkite, kuri savaitės diena ji yra.

Suraskite pirmąjį mėnesio langelį (priklausomai nuo to, kuriai dienai priklauso pirmoji) ir įveskite 1. Užbaikite mėnesį dešinėje ir apačioje iki atitinkamai 30 arba 31 dienos. Pavyzdžiui, jei mėnuo prasideda penktadienį, pirmoji diena bus šeštame stulpelyje.

Kai baigsite pirmąjį mėnesį, pavadinkite jį aukščiau esančiame sujungtame langelyje. Pasirūpinkite skaitomumu naudodami didesnį šriftą ir galbūt švelnią spalvą mėnesio pavadinimui.

4 žingsnis: Padvigubinkite likusius metus

Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite mėnesio skirtuką ir pasirinkite „Perkelti arba kopijuoti“. Pasirinkite „Sukurti kopiją“ ir pridėkite ją pabaigoje. Pakeiskite naujo lapo pavadinimą į kitą mėnesį ir pakoreguokite numeraciją kad sutaptų su jų tikrosiomis dienomis.

Kartokite procesą, kol turėsite 12 tabuliacijų. Jei tai padeda, bet kuriame langelyje už tinklelio ribų galite įvesti =TODAY() arba =NOW(), kad nurodytumėte dabartinę dieną ir laiką. Tokiu būdu visada turėsite po ranka sistemos datą palyginimui. ir tiksliai rašykite savo kalendorių.

Dinaminiai kalendoriai su formulėmis: datos, terminai ir sąrašai

„Excel“ kalendoriaus magija – pasikartojančių veiksmų automatizavimas. Su keliomis funkcijomis galite generuoti datas, apskaičiuoti likusias dienas ir kurti sąrašus kurie patys atsinaujina.

Pagrindinės datos ir laiko funkcijos

ŠIANDIEN () Grąžina dabartinę datą. Naudokite ją, kad dabartinė data būtų rodoma tituliniame puslapyje arba kaip skaičiavimų pagrindas. DABAR () grąžina datą ir laiką, tai naudinga, jei norite matyti laikrodį arba palyginti su terminais.

DATA(metai;mėnuo;diena) Sukuria galiojančią datą iš trijų skaičių. Jei metus ir mėnesį saugote atskiruose langeliuose, pirmąją dieną galite sugeneruoti naudodami DATE, o tada pridėti 1, kad užpildytumėte mėnesį. Tai leidžia lengvai atkartoti mėnesius ir keisti metus nieko nedarant iš naujo..

Dienų skaičiavimas tarp dviejų datų

Norėdami valdyti mokėjimo terminus, dvi formulės supaprastina jūsų gyvenimą. Su DIENOS(pradžios_data;pabaigos_data) Gausite tikslų skirtumą kalendorinėmis dienomis. Jei norite apibrėžti matavimo vienetą, IFDATED(pradžios_data;pabaigos_data;»D») Taip pat pateikiamos pilnos dienos ir palaikomi mėnesiai („M“) arba metai („Y“).

Pavyzdys: jei A2 langelyje yra =TODAY(), o B2 langelyje yra pristatymo data, C2 langelyje naudokite =DAYS(A2;B2), kad pamatytumėte likusias dienas. Jei rezultatas neigiamas, pakeiskite tvarką arba pritaikykite sąlyginį formatavimą. atkreipti dėmesį į pradelstus terminus.

Iš eilės einančių datų ir automatizavimo sąrašas

Įveskite datą langelyje, nuvilkite užpildymo rankenėlę žemyn ir „Excel“ sukurs vertikalų kalendorių. Galite jį naudoti kasdienėms užduotims planuoti dešinėje įskaitant atsakingus asmenis, valandas ir pastabas.

Norėdami sukurti išmanųjį mėnesio kalendorių, metų reikšmę įrašykite į vieną langelį, o mėnesio reikšmę – į kitą; 1 dieną sugeneruokite naudodami DATE ir perkelkite į dešinę naudodami +1. Jei tai derinsite su duomenų patvirtinimu, kad pasirinktumėte mėnesį, galite naršyti tarp mėnesių nekopijuodami puslapių.

Kalendorių kūrimas naudojant „Excel“ šablonus

Jei jums reikia greičio, vidpadžiai gali išspręsti jūsų tvarkaraštį per kelias sekundes. „Excel“ programoje yra galerija su mėnesiniais, metiniais ir teminiais maketais paruoštas redaguoti.

Pagrindiniai veiksmai: atidarykite „Excel“, eikite į „Naujas“ ir ieškokite „Kalendorius“. Pasirinkite šabloną, spustelėkite „Sukurti“ ir tinkinkite. Du populiarūs šablonai sutaupo daug darbo nuo pirmos minutės.

• Bet kurių metų kalendoriusĮvedate metus langelyje ir visas kalendorius perskaičiuojamas. Jame yra formulės ir apibrėžti pavadinimai, kad viskas atitiktų vienas kitą.
• 12 mėnesių kalendorius: Sukurkite kiekvieno mėnesio puslapį su hipersaitais naršymui. Galite keisti metus ir nuspręsti, ar savaitė prasideda pirmadienį, ar sekmadienį.

Abu šablonai naudoja iš anksto sukonfigūruotas formules, todėl jums tereikia rūpintis turiniu. Kai baigsite, išsaugokite jį kaip įprastą darbaknygę ir jis bus paruoštas naudoti arba spausdinti. savo komandoje.

Spausdinkite ir bendrinkite kalendorių be vargo

Kai kalendorius bus paruoštas, laikas jį išplatinti. Internetinėje ir darbalaukio „Excel“ versijoje spausdinti labai paprasta: Paspauskite Ctrl+P, kad atidarytumėte spausdinimo peržiūrą, peržiūrėkite dizainą ir patvirtinkite paspausdami „Spausdinti“.

Jei reikia bendrinti internete, „Excel“ žiniatinkliui tai palengvina. Viršutiniame dešiniajame kampe bakstelėkite Bendrinti, pasirinkite Kopijuoti saitą ir pakoreguokite teises. Nustatymuose galite nuspręsti, kas gali atidaryti nuorodą ir ar gali ją redaguoti, ar tik peržiūrėti.. Taikyti ir nuoroda bus nukopijuota į iškarpinė , kad įklijuotumėte jį į el. laišką arba pokalbių langą.

Nereikia rankiniu būdu išsaugoti prieš bendrinant: pakeitimai automatiškai išsaugomi debesyje. Ši darbo eiga apsaugo nuo pasikartojančių versijų ir užtikrina, kad visi dirbtų su tuo pačiu failu. iš bet kurio įrenginio.

„Excel“ kaip kalendoriaus apribojimai

„Excel“ puikiai veikia kaip paprastas, lankstus kalendorius, tačiau yra sričių, kuriose ji neatitinka lūkesčių. Įvykiams perkelti nereikia vilkti ir numesti.; savaitės pertvarkymas apima iškirpimą, kopijavimą ir įklijavimą.

Tai taip pat nėra tipiškas užduočių tvarkyklė. Negalite priskirti vietinių užduočių su paskirtaisiais asmenimis, būsenomis ar pranešimais. nekuriant struktūrų rankiniu būdu. O automatiniams priminimams reikalingos formulės, sąlyginis formatavimas arba makrokomandos.

Jei tereikia užsirašyti datas ir matyti mėnesius – puiku. Jei ieškote darbo eigų su įspėjimais, priklausomybėmis ir išplėstiniu bendradarbiavimu, svarsto galimybę papildyti „Excel“ konkrečiais sprendimais.

Alternatyvos ir priedai: kai reikia kažko daugiau

Pavyzdžiui, naudodami kalendoriaus rodinį darbo valdymo platformoje, galite: greitai planuoti, kurti pasikartojančius įvykius, pertvarkyti juos vilkdami ir numesdami, valdyti darbo krūvius ir peržiūrėti kelis persidengiančius kalendorius. Be to, paprastai turite prieinamus projekto ir turinio šablonus. kurie taupo konfigūraciją ir standartizuoja procesus.

Dar vienas įdomus kontekstualesnio kalendoriaus variantas – naudoti „Smartsheet“ stiliaus skaičiuoklę su jos šablonu „Metinis kalendorius pagal dieną“. Sukuriate kopiją, užpildote stulpelius, pvz., „Veikla“, „Aprašymas“, „Laikas“ ir „Komentarai“, ir įterpiate eilutes keliems tos pačios datos įvykiams. Vienu spustelėjimu perjungiate į kalendoriaus rodinį ir viskas redaguota sinchronizuojama atgal prie stalo, prireikus su priedais ir pokalbiais kiekvienoje eilutėje.

Daugiau naudingų išteklių iš „Microsoft“ ekosistemos

Jei laikysitės „Excel“ metodo, „Microsoft“ biblioteka siūlo daug įkvėpimo. Naršykite kalendoriaus šablonus, skirtus „Excel“, ir kitus nemokamus šablonus žiniatinkliui atrasti skirtingus dizainus.

Taip pat galite kurti savo šablonus ir juos pakartotinai naudoti. Tai rekomenduojama, jei radote jums patinkantį formatą ir norite jį kartoti metai iš metų. Sužinokite skirtumus tarp šablonų, temų ir stilių Tai padeda išvengti sąvokų painiojimo: šablonai palaiko struktūrą ir turinį; temos valdo spalvas ir šriftus; o stiliai valdo langelių formatavimą.

Nerandate savo pasirinktinių šablonų? Patikrinkite išsaugojimo vietą ir įsitikinkite, kad „Excel“ parinktyse nurodo tą aplanką. O jei užstrigote ties kokiomis nors datos formulėmis, „Excel“ technologijų bendruomenė yra puiki vieta pradėti. išsklaidyti abejones arba paprašyti pasiūlymų.

Formatavimo gudrybės, kaip sukurti tvarkingą, spausdinimui paruoštą kalendorių

Vizualinė apdaila yra svarbi; jei pageidaujate, galite naudoti tokius dizaino įrankius kaip Canva Norėdami sukurti vizualesnius kalendorius, dienos langeliams naudokite plonas rėmelius, pavadinimams – paryškintą šriftą, o savaitgaliams – švelnią spalvą. Nustatykite langelio aukštį ir plotį, kad santykis būtų subalansuotas kad kalendorius nebūtų „sutraiškytas“.

Mėnesio eilutėje naudokite šiek tiek didesnį šriftą ir galbūt subtilią fono spalvą. Dienos inicialus geriausia skaityti centruojant ir didžiosiomis raidėmis.Venkite per daug intensyvių spalvų, kurios atitrauktų dėmesį nuo informacijos.

Skiltyje Puslapio išdėstymas nustatykite siauras paraštes ir įjunkite centravimą puslapyje tiek horizontaliai, tiek vertikaliai. Jei jūsų kalendorius yra ilgesnis nei vienas puslapis, apsvarstykite galimybę jį šiek tiek sumažinti. kad viskas tilptų viename lape neprarandant įskaitomumo.

Naudojant tokias formules kaip ŠIANDIEN arba DABAR, atminkite, kad jos perskaičiuojamos atidarius arba atnaujinant failą. Jei norite „užšaldyti“ datą spausdinimui, nukopijuokite ir įklijuokite kaip reikšmes failo kopijoje, kad išsaugotumėte esamą būseną.

Išplėstinės idėjos: „Power Query“, „PivotTables“ ir VBA

Jei tvarkote įvykių duomenis kitoje lentelėje, „Power Query“ leidžia juos išvalyti, sujungti ir filtruoti prieš perkeliant į kalendorių. Galite transformuoti datos tekstus, pašalinti pasikartojančius tekstus ir kurti pagalbinius stulpelius be sudėtingų formulių.

Naudodami suvestines lenteles, apibendrinkite įvykius pagal mėnesį, savaitę ar paskirtą asmenį ir kurkite rodinius, kurie atitinka jūsų vizualinį kalendorių. Tai naudinga skaičiuojant susitikimus, paskirtas valandas ar laukiančius pristatymus. per laikotarpį.

Labai specifiniais atvejais VBA gali automatiškai generuoti kalendorius, įterpti darbalapius pagal mėnesį ir paskirstyti įvykius pagal jų datas. Tai galinga, nors ir reikalauja priežiūros bei makrokomandų leidimų, todėl geriausia jį rezervuoti aiškiems poreikiams.

Šablonai ir pavyzdžiai, kurie taupo jūsų laiką

Kad pradžia būtų sklandi, galite pasikliauti pritaikytais šablonais. Mėnesiniai kalendoriai su vieta užrašams, „Metų apžvalga“ rodiniai arba asmeninis planavimo įrankis. Atsisiųskite, atidarykite, pakoreguokite šriftus ir spalvas ir pervadinkite prieš išsaugodami kad jūsų failas būtų paruoštas.

Jei jūsų rutinai taip pat reikalingas darbų sąrašas, derinkite kalendorių su trumpu terminų žurnalu. Kalendorius ir užduotys kartu palengvina stebėjimą; pakanka lentelės su skaičiumi, užduotimi ir likusiomis dienomis, apskaičiuotomis naudojant DIENOS arba DATEDIF. Pridėkite sąlyginį formatavimą, kad įspėtumėte apie artėjančius terminus ir jūs įgysite matomumą neperkraudami lapo.

O jei turite turinį, pagalvokite apie papildomą lapą su redakciniu kalendoriumi: data, kanalas, formatas, tikslas, tekstas, ištekliai ir būsena, ir naudokite įrankius, kad planuoti pranešimus. Tai leidžia koordinuoti įrašus su bendru kalendoriumi ir viską laikyti akyse.

Kalendorių kūrimas programoje „Excel“ – tai ne tik diagramų braižymas, bet ir sprendimas, kokią informaciją reikia matyti ir kaip dažnai ją peržiūrėti. Jei tinkamai pasirinksite savo metodą (šabloną, rankinį ar mišrų), spausdinsite švariai ir bendrinsite su tinkamais leidimais., turėsite patikimą įrankį kasdieniam darbui, nepasikliaujant išoriniais sprendimais ar sudėtingais trečiųjų šalių šablonais.