Kaip konvertuoti „Word“ lentelę į tekstą: žingsnis po žingsnio vadovas ir patarimai

Ar turite lentelę programoje „Word“ ir reikia ją konvertuoti į paprastą tekstą? Šis procesas gali atrodyti sudėtingas, jei niekada to nedarėte anksčiau, tačiau iš tikrųjų jis yra labai paprastas, jei atliksite teisingus veiksmus. Šiame straipsnyje aiškiai, žingsnis po žingsnio ir su praktiniais pavyzdžiais paaiškinsime, kaip konvertuoti „Word“ lentelę į tekstą tiek naujausiose, tiek senesnėse versijose. Tokiu būdu galite naudoti savo duomenis kituose formatuose, dokumentuose ar net programose neprarasdami struktūros ar svarbios informacijos.

Nesvarbu, ar tai darbas, mokykla, ar patogumas, žinojimas, kaip konvertuoti „Word“ lentelę į tekstą, sutaupys laiko ir galvos skausmo. Įvaldę šią procedūrą, galėsite pakartotinai naudoti lentelių informaciją pristatymams, el. laiškams, skaičiuoklėms ar bet kuriai kitai programai, kuriai reikalingas tekstas be lentelių formatavimo. Čia pateikiamas išsamiausias vadovas, parašytas patogiu stiliumi, kad galėtumėte juo vadovautis net jei nesate „Word“ ekspertas. Pradėkime nuo reikalų!

Kodėl reikia konvertuoti „Word“ lentelę į tekstą?

Yra daug priežasčių, kodėl kam nors gali prireikti lentelę paversti paprastu tekstu. Kai kurie iš labiausiai paplitusių yra:

• Pakartotinai naudoti informaciją kitose programose pvz., „Excel“, „Notepad“, "Google Docs" arba internetiniai įrankiai, kuriais lengviau tvarkyti duomenis teksto formatu.
• Palengvinti kopijavimą ir įklijavimą informacijos el. laiškams, pristatymams ar internetinėms publikacijoms.
• Ištrinti lentelės struktūrą , kad tekstas būtų lankstesnis ir galėtumėte jį redaguoti, formatuoti arba taikyti kitus stilius.
• Parengti sąrašus arba lengvesnius dokumentus kuriems nereikia originalaus lentelių formato.

Suprasdami priežastį, galėsite pasirinkti tinkamiausią metodą ir norimą galutinį formatą.

Prieškonvertavimo parinktys: kas nutinka turiniui?

Prieš tęsiant, pravartu suprasti, kas nutinka jūsų turiniui, kai programoje „Word“ konvertuojate lentelę į tekstą.

• Eilučių struktūra transformuojama į teksto eilutes, atskirti pasirinktu ženklu arba simboliu (tabuliacijos simboliu, kableliu, kabliataškiu ir kt.).
• Kiekviena ląstelė tampa teksto fragmentu, po kurio seka, taip pat atskirti pasirinktu skyrikliu.
• Langelių formatavimas, pvz., paryškinimas, kursyvas ar spalvos, paprastai išlaikomas., nors gali būti nedidelių skirtumų, priklausomai nuo „Word“ versijos.
• Lentelės linijos, rėmeliai ir stiliai dingsta, paliekant tik pakeistą tekstą.

Todėl prieš vykdant procesą patartina patikrinti, ar langelių tvarka ir formatas yra teisingi. Galite norėti modifikuoti langelio turinį arba sujungti / padalinti langelius, kad pasiektumėte tikslų rezultatą.

Pagrindinis metodas: lentelės konvertavimas į tekstą programoje „Word“

Dabar panagrinėkime tiesioginį ir paprasčiausią būdą, kaip konvertuoti lentelę į tekstą bet kurioje modernioje „Word“ versijoje (2010, 2013, 2016, 2019, „Office 365“). Atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite visą lentelę, kurią norite konvertuoti. Tai galite padaryti perkeldami žymeklį į bet kurį langelį ir naudodami lentelės pasirinkimo piktogramą, esančią viršutiniame kairiajame kampe, arba rankiniu būdu pasirinkdami visus langelius.
2. Eikite į skirtuką „Pristatymas“ lentelės įrankiuose (pasirinkus lentelę, „Word“ viršutinėje juostoje atsiras skirtukai „Dizainas“ ir „Pateiktis“).
3. Raskite ir spustelėkite parinktį „Konvertuoti į tekstą“. Paprastai šis mygtukas yra įrankių grupėje „Duomenys“.
4. Pasirinkite separatoriaus tipą kad jums labiau patinka atskirti langelių turinį. „Word“ leidžia pasirinkti skirtukus, kabliataškis, brūkšnelis arba bet kuris kitas pasirinktinis simbolis.
5. Norėdami baigti, spustelėkite „Gerai“. „Word“ automatiškai pakeis jūsų lentelę paprastu tekstu su duomenimis, atskirtais jūsų pasirinktu skirtuku.

Taip paprasta! Jūsų lentelė išnyks, o jos vietoje turėsite visą turinį teksto formatu, kurį galėsite kopijuoti, įklijuoti, redaguoti ir pakartotinai naudoti.

Separatoriai: kurį pasirinkti?

Simbolio, skiriančio duomenis, pasirinkimo žingsnis yra svarbus, nes jis turės įtakos tam, kaip vėliau galėsite dirbti su tekstu.

• Skirtukai: Rekomenduojama, jei vėliau ketinate įklijuoti tekstą į „Excel“. arba kitoje skaičiuoklėje, nes kiekvienas skirtukas atitinka stulpelį.
• Kabliataškiai: Labai naudinga kuriant CSV failus, tvarkant duomenis arba aiškiai atskiriant informaciją.
• Brūkšniai: Tai gali būti naudinga sąrašams ar tekstams, kur atskyrimas yra vizualiai geriau matomas.
• Dar vienas tinkintas personažas: Kad išvengtumėte painiavos, galite naudoti bet kokį simbolį, kuris jūsų duomenyse nesikartoja.

Pagalvokite, kam naudosite gautą tekstą, ir pasirinkite tinkamiausią variantą.

Ką daryti, jei parinktis „Konvertuoti į tekstą“ nerodoma?

Kai kuriose senesnėse „Word“ versijose (pvz., „Word 2007“ arba „2003“) arba jei lentelė įterpta tam tikru būdu, mygtukas „Konvertuoti į tekstą“ gali būti nerodomas.

Šiais atvejais:

• Pasirinkite visą lentelę.
• Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pasirinkimą.
• Kontekstiniame meniu turėtų pasirodyti parinktis „Konvertuoti į tekstą“. Jei nerodoma, ieškokite parinkties viršutiniame meniu, po lentelėmis susijusiais skirtukais, arba pabandykite nukopijuoti lentelę ir įklijuoti ją kaip paprastą tekstą į kitą dokumentą, kad priverstinai konvertuotumėte.

„Word Online“., procedūra yra panaši, nors kartais turinį galite tik nukopijuoti ir įklijuoti į kitą įrankį (pvz., „Notepad“ arba "Google" „Docs“), kad pašalintumėte lentelės formatavimą ir išsaugotumėte tekstą.

Atvirkštinis konvertavimas: ar galite konvertuoti iš teksto į lentelę?

Jei konvertavę lentelę į tekstą persigalvosite arba reikės iš naujo sukurti lentelę, nesijaudinkite: procesas yra grįžtamas. Tiesiog pasirinkite tekstą, kuriame yra duomenys, atskirti tuo pačiu simboliu, ir naudokite parinktį „Įterpti lentelę“ > „Konvertuoti tekstą į lentelę…“. Pasirinkite tą patį skyriklį ir „Word“ automatiškai atkurs lentelę.

Dažniausios klaidos ir problemos konvertuojant lenteles į tekstą

Gali kilti problemų, kurios, nors ir lengvai išsprendžiamos, gali jus išgąsdinti, jei jų nežinote:

• Skyrikliai, kurie jau rodomi duomenyse: Jei jūsų langelių tekste yra kablelių, kabliataškių ir pan., pasirinkti kitą skirtuką kad nebūtų painiojama informacija.
• Formatas nėra išsaugotas: Tekstas paprastai išlaiko pagrindinį formatavimą, tačiau spalvos, rėmeliai ar išplėstiniai stiliai gali būti prarasti.
• Sujungtos eilutės arba stulpeliai: Jei sujungėte langelius, rezultatas gali būti mažiau nuspėjamas. Prieš konvertuojant geriausia anuliuoti sujungimus.
• Daug tuščių eilučių arba langelių: Rezultatas gali apimti eilučių lūžius arba papildomus tarpus. Peržiūrėkite ir išvalykite konvertuotą tekstą.

Patarimai ir gudrybės, kaip profesionaliai konvertuoti „Word“ lenteles į tekstą

• Prieš taikydami procesą, sukurkite dokumento atsarginę kopiją, tad galite grįžti, jei nebūsite patenkinti rezultatu.
• Naudokite funkciją „Anuliuoti“ (Ctrl+Z) jei norite iš karto po konvertavimo grįžti į pradinę lentelę.
• Išbandykite skirtingus skirtukus priklausomai nuo to, ką vėliau planuojate daryti su tekstu. Neįprastas simbolis, pvz., vertikalus brūkšnys „|“, paprastai padeda išvengti problemų.
• Jei reikia gauti tik dalį lentelės, pasirinkite tik tas eilutes arba stulpelius, kurie jus domina.ir pakartokite procesą tik su tuo pasirinkimu.
• Šį procesą derinkite su specialiu klijavimu jei norite perkelti duomenis į „Excel“, „PowerPoint“ arba paprasto teksto redagavimo programas.

Kiti būdai, kaip konvertuoti „Word“ lenteles į tekstą

Be tiesioginio metodo, yra ir alternatyvos, kurias galite naudoti pagal jūsų poreikius:

Nukopijuokite ir įklijuokite į „Notepad“ arba paprasto teksto rengyklę

Jei norite tik „švaraus“ teksto, galite nukopijuoti lentelę iš „Word“ ir įklijuoti ją į teksto redaktorių, pvz., „Notepad“.. Tai pašalins bet kokį lentelės formatavimą, nors prarasite stulpelių atskyrimą, jei neatsargiai pasirinksite, kaip kopijuoti duomenis.

Eksportuoti į kitus formatus

• Išsaugoti kaip paprasto teksto failą: Galite išsaugoti visą dokumentą kaip .txt failą iš „Word“ ir rankiniu būdu redaguoti jus dominančias dalis.
• Naudokite internetinius įrankius: Internete yra įrankių, leidžiančių labai greitai įklijuoti „Word“ lentelę ir konvertuoti ją į tekstą arba atvirkščiai.

Išplėstinė automatizacija: makrokomandos ir VBA

Jei šį procesą reikia atlikti pakartotinai arba su daugeliu lentelių, galite naudoti „Word“ makrokomandą. Truputį scenarijus VBA galite automatizuoti visų dokumento lentelių konvertavimą į tekstą per kelias sekundes. Tai naudinga atliekant išsamesnius redagavimo darbus arba pažengusiems vartotojams.