Masinis licencijų šalinimas ir atnaujinimas sistemoje „Office 365“

Licencijų valdymas sistemoje „Office 365“ Tai gali tapti tikru galvos skausmu, kai organizacija auga, kuriami nauji skyriai arba keičiasi darbo modeliai. Labai dažnai vartotojai laikui bėgant kaupia nereikalingas prenumeratas, skirtingi planai sutampa arba licencijos lieka aktyvios žmonėms, kurie nebeturėtų turėti prieigos prie tam tikrų paslaugų.

Šiame kontekste masinis vartotojų licencijų šalinimas ir atnaujinimas „Office 365“ sistemoje Tai tampa pagrindine užduotimi siekiant taupyti išlaidas, išvengti dubliavimo ir užtikrinti, kad kiekvienas darbuotojas turėtų tik tai, ko jam iš tikrųjų reikia jo pareigoms atlikti. Pavyzdžiui, daugelyje įmonių E3 licencijos buvo skiriamos be atrankos, nors iš tikrųjų didelė dalis darbuotojų labiau tiktų paprastesniems planams, tokiems kaip F3, skirtiems tiesiogiai dirbantiems darbuotojams.

Kodėl svarbu kontroliuoti licencijas „Office 365“ sistemoje?

Tinkamai priskirkite licencijas Tai ne tik vidinės organizacijos klausimas; tai taip pat tiesiogiai veikia mėnesinę „Microsoft 365“ sąskaitą. Jei planai sujungiami neteisingai arba išlaikomos nereikalingos licencijos, IT biudžetas smarkiai išauga, nesuteikdamas jokios papildomos vertės įmonei.

Tipiški atvejai yra tie, kai Vartotojams priskirta E3 licencija ir kita licencija, kurios jiems iš tikrųjų reikia.pavyzdžiui, F3 ar kitus konkrečius planus. Dėl to vartotojai turi nereikalingas paslaugas, programas, kuriomis niekada nesinaudos, ir nereikalingą saugyklą, o finansų skyrius stebisi, kodėl prenumeratos kaina didėja kiekvieną mėnesį.

Be to, valdymo požiūriu, centralizuotai kontroliuoti, kurios licencijos taikomos kiekvienam vartotojų tipui Tai padeda standartizuoti aplinką, taikyti nuoseklios saugumo politikos ir supaprastinti techninę pagalbą. Gerai apibrėžtas kiekvieno vaidmens profilis leidžia daug greičiau įdarbinti ir atleisti darbuotojus.

Štai kodėl daugelis organizacijų kuria konteineriai arba grupės „Azure Active Directory“ (AAD) kad licencijavimas būtų automatinis. Priklausomai nuo skyriaus, pareigų ar priskirtos grupės, vartotojas gauna konkretų licencijų derinį. Tai labai supaprastina naujų darbuotojų adaptaciją, bet taip pat leidžia lengviau pastebėti, kada praeityje kažkas nutiko ne taip ir reikia ištaisyti visose srityse.

Kai nustatoma, kad, pvz. Visa grupė jau kurį laiką naudoja E3 licencijas, nors turėtų būti F3 licencijos.Nebeužtenka rankiniu būdu šalinti ir pridėti licencijas kiekvienam vartotojui atskirai. Laikas apsvarstyti masinio šalinimo ir naujinimo strategijas, pasitelkiant „Microsoft 365“ įrankius ir automatizavimą per „PowerShell“, grupėmis pagrįstas priskyrimo taisykles arba tokius įrankius kaip „Copilot“ vadovybei.

Tipinis scenarijus: neteisingai priskirtos E3 ir F3 licencijos

Daugelyje įmonių pasikartojanti problema yra ši: Jau kurį laiką E3 licencijos „pagal nutylėjimą“ suteikiamos beveik visiems.be jokios išsamios analizės, kokių paslaugų iš tikrųjų reikėjo kiekvienam darbuotojui. Po daugelio metų, peržiūrint išlaidas, buvo nustatyta, kad didelė dalis darbuotojų galėjo puikiai dirbti ir su F3 licencijomis, skirtomis tiesioginiams vartotojams arba darbuotojams, kurie naudojasi tik pagrindinėmis paslaugomis.

Lygiagrečiai jie buvo sukurti grupės arba konteineriai „Azure AD“ Siekiant patobulinti automatinį licencijų paskirstymą pagal vaidmenį ar skyrių. Pavyzdžiui, viena grupė skirta biurams, kita – parduotuvių darbuotojams, trečia – logistikai ir pan. Kiekviena iš jų turi su ja susietą konkrečią licenciją (E3, F3, „Business Premium“ ir pan.), kad būtų lengviau registruoti vartotojus.

Rezultatas yra tas, kad yra asmenys, turintys dvigubą paskirtį: senąją E3 licenciją ir naująją F3 licenciją Tai taikoma automatiškai, atsižvelgiant į grupės narystę. Dėl to nereikalingai sunaudojamos licencijos ir konfigūracija tampa nešvari, o tai apsunkina vėlesnius auditus ar pakeitimus.

Klausimas, kurį daugelis žmonių užduoda šiuo metu, yra aiškus: Ar E3 licencija gali būti masiškai atimta iš visų naudotojų, kurie dabar turėtų turėti tik F3 licenciją, ir atvirkščiai, jei atsitiko priešingai? Atsakymas yra „taip“, tačiau reikia apsvarstyti keletą strategijų ir įrankių, kad tai būtų padaryta saugiai ir nepaliekant nieko be svarbių paslaugų.

Prieš liečiant bet ką, labai svarbu išsamiai išanalizuoti, kurios grupės priskiria kokias licencijasKaip konfigūruojami senesni paskirstymai ir kokie planų deriniai pasitaiko. Greitas auditas naudojant administratoriaus portalą, „Azure AD“ ir, jei reikia, „PowerShell“ užklausas padeda išvengti klaidų ir sukurti tvarkingą valymo planą.

Vietinės parinktys „Microsoft 365“ administravimo portale

Daugelio administratorių atspirties taškas yra „Microsoft 365“ administravimo centraskur vartotojų licencijas galima gana lengvai peržiūrėti ir modifikuoti. Nors tai nėra galingiausias įrankis tikrai dideliems pakeitimams, jis leidžia atlikti pirmąjį veiksmą ir yra naudingas nedideliems koregavimams.

Aktyvių naudotojų skiltyje Galite filtruoti pagal licencijos tipą ir masiškai pasirinkti vartotojus, kurie, pavyzdžiui, turi E3. Iš ten portalas leidžia keisti paskirstymą ir atšaukti tam tikrų planų ar paslaugų pasirinkimą. Tačiau šis metodas turi aiškių apribojimų, kai norite atlikti išsamų valymą arba derinti grupei suteiktas licencijas su tiesiogiai priskirtomis licencijomis.

Kitas aspektas, kurį reikia nepamiršti, yra tas Licencijos, taikomos per grupes „Azure AD“, yra valdomos prioritetine tvarka.Jei vartotojui priskirta licencija, priklausanti grupei, tos konkrečios licencijos dalies negalima rankiniu būdu pašalinti „Microsoft 365“ portale, nepakeitus jo grupės narystės arba grupės nustatymų.

Organizacijoms, turinčioms daug vartotojų, žiniatinklio portalas neatitinka lūkesčių. Tikram masiniam valdymui reikia pasikliauti „PowerShell“ ir grupėmis pagrįstomis paskirstymo galimybėmis.Nepaisant to, portalas naudingas norint greitai patikrinti pakeitimų rezultatus, konkretaus vartotojo būseną arba reaguoti į mažas žmonių grupes, turinčias labai specifinių poreikių.

Trumpai tariant, nors „Microsoft 365“ administravimo centras yra geras valdymo taškas.Paprastai to nepakanka didelio masto licencijų pašalinimui ir atnaujinimui, ypač kai reikia atskirti įvairius paskirstymo šaltinius ir derinti skirtingų tipų planus, pvz., E3 ir F3.

„Azure AD“ grupių pagrindu veikiantis licencijų paskirstymas ir pašalinimas

„Azure Active Directory“ (šiandien „Microsoft Enter ID“) Jau seniai yra įtraukta grupėmis pagrįsto licencijų priskyrimo parinktis. Ši funkcija leidžia vartotojams automatiškai gauti vieną ar daugiau licencijų, kai jie pridedami prie grupės, ir prarasti šias licencijas, kai jie pašalinami iš grupės. Tai labai efektyvus būdas standartizuoti konfigūracijas pagal vaidmenį.

Jei jie jau sukurti du konteineriai arba grupės „Azure AD“, kad licencijos būtų priskirtos automatiškai (pavyzdžiui, vieną E3 vartotojams, o kitą F3 vartotojams), svarbiausia peržiūrėti, kurie vartotojai priklauso kiekvienai grupei ir kaip ši narystė sutampa su anksčiau rankiniu būdu priskirtomis licencijomis.

Rekomenduojama strategija paprastai apima nuspręsti dėl aiškaus objektyvaus modelioŠiame žemėlapyje apibrėžiama, kurie licencijavimo planai atitinka kiekvieną darbo tipą, kurios grupės atstovaus tiems darbams ir kurie vartotojai turėtų būti kiekvienoje grupėje. Apibrėžus šį žemėlapį, kitas žingsnis yra pakoreguoti grupių narystę ir leisti „Azure AD“ automatiškai taikyti ir šalinti licencijas.

Norėdami išspręsti problemą, susijusią su pasikartojančios licencijos tarp E3 ir F3Standartinė procedūra yra nustatyti vartotojus, kurie turėtų turėti F3 licencijas, užtikrinti, kad jie būtų tinkamoje grupėje, ir pašalinti visas nereikalingas E3 licencijas. Ir atvirkščiai, jei yra darbuotojų, kurių licencijas reikėtų atnaujinti iš F3 į E3, jie perkeliami į atitinkamą grupę ir pašalinami jų seni priskyrimai.

Pagrindinis šio požiūrio privalumas yra tas, kad Taisyklės laikui bėgant išlieka tos pačios.Tai ne vienkartinis pakeitimas, o nuolatinis būdas užtikrinti, kad bet koks naujas įdarbinimas, atleidimas ar darbo pasikeitimas būtų automatiškai atspindėtas priskirtoje licencijos tipe, taip užkertant kelią laipsniškam neteisingų licencijų kaupimuisi, su kuriuo dažnai susiduriame po kelerių metų platformos naudojimo.

„PowerShell“ naudojimas masiniam pašalinimui ir atnaujinimams

Kai vartotojų skaičius didelis Arba, jei scenarijus sudėtingas, „PowerShell“ tampa nepakeičiama priemone valdyti „Office 365“ licencijas dideliu mastu. Naudojant „Microsoft 365“, „Azure AD“ arba „MSOnline“ modulius, galima pateikti užklausas, priskirti ir atšaukti šimtų ar tūkstančių vartotojų licencijas vos keliomis gerai sukurtomis komandomis.

Tipinis požiūris susideda iš Prisijungimas prie „Microsoft 365“ aplinkos naudojant „PowerShell“Išskleiskite vartotojų ir jų dabartinių licencijų sąrašą ir, remdamiesi šia informacija, sukurkite taisykles, kurios aptinka dublikatus. Pavyzdžiui, galite sugeneruoti ataskaitą su visais vartotojais, kurie turi E3 licenciją ir tuo pačiu metu priklauso grupei, kuri jiems suteikia F3 licenciją.

Remiantis šia ataskaita, sukuriamas scenarijus, kuris Pašalinkite E3 licenciją iš visų naudotojų, kurie neturėtų jos turėti.užtikrinant, kad jie išlaikytų savo F3 licenciją ir neprarastų prieigos prie paslaugų, kurių jiems iš tikrųjų reikia. Panašiai galima elgtis ir atvirkščiai: nustatyti vartotojus, kurių funkcionalumas nepakankamas ir kurie turėtų atnaujinti licenciją iš F3 į E3, priskirti naują licenciją ir atšaukti senąją.

„PowerShell“ taip pat leidžia dokumentuoti ir audituoti visą operacijąGalima eksportuoti duomenis į CSV failą prieš ir po pakeitimų, taip palyginant, kiek licencijų buvo išleista, kiek vartotojų pakeitė planus ir apytikslį ekonominį valymo poveikį. Šis atsekamumas yra būtinas norint pagrįsti darbą vadovybei ir prireikus atšaukti pakeitimus.

Tačiau dirbant su scenarijais, kurie masiškai keičia licencijas, labai svarbu Visada pirmiausia išbandykite su nedideliu vartotojų pogrupiuNedidelė bandomoji grupė leidžia mums patikrinti, ar scenarijaus logika yra teisinga, ar niekas nelieka be svarbių paslaugų ir ar pakeitimai administravimo portale ir naudotojo patirtyje atsispindi taip, kaip tikėtasi.

Geriausia praktika prieš atliekant masinį licencijų keitimą

Prieš puolant beprotiškai žaisti su licencijomisPatartina laikytis kelių rekomendacijų, kad sumažintumėte riziką ir išvengtumėte nemalonių staigmenų. Nors pagunda atlaisvinti licencijas ir sumažinti išlaidas gali būti stipri, prastai atliktas valymas gali palikti žmones be prieigos prie el. pašto, „Teams“ ar kitų svarbių įrankių darbo dienos viduryje.

Pirmas dalykas yra atlikti išsamų galiojančių licencijų inventorizavimąKokio tipo planai naudojami (E3, F3, „Business“ ir kt.), kiek kiekvieno plano licencijų įsigyta ir kiek jų iš tikrųjų naudojama? Ši pradinė apžvalga yra būtina norint suprasti problemą, įvertinti galimą taupymą ir apibrėžti galutinį tikslą.

Po to patartina klasifikuoti vartotojus pagal naudojimo profiliusAdministracijos personalas, parduotuvių personalas, technikai, vadovai ir kt. Kiekviena iš šių grupių paprastai turi skirtingus poreikius, ir tai atsispindi joms geriausiai tinkančiuose licencijavimo planuose. Ši klasifikacija sudarys „Azure AD“ grupių pagrindu paskirstymo pagrindą.

Tai taip pat svarbu informuoti atitinkamus skyrius apie pakeitimusNors idealiu atveju vartotojai neturėtų nieko pastebėti (nes jie tiesiog keičia licencijas, išlaikydami esmines paslaugas), visada yra tikimybė prarasti prieigą prie nedidelės programos, kurią kažkas naudojo. Informuojant atitinkamus darbuotojus, lengviau valdyti bet kokias problemas.

Galiausiai, patartina pasiruošti atstatymo planasankstesnių licencijų sąrašų kopijos, paskirstymo scenarijai, leidžiantys grąžinti konkrečias licencijas vartotojų grupei, jei kas nors nepavyksta, ir pagrįstas laiko tarpas pradiniam testavimui atlikti ne organizacijos piko valandomis.

Taikant šią geriausią praktiką, masinis licencijų šalinimas ir atnaujinimas „Office 365“ sistemoje Tai nustoja būti rizikinga operacija ir tampa kontroliuojamu projektu, turinčiu aiškius tikslus ir lengvai išmatuojamą investicijų grąžą.

Venkite dubliavimo ir optimizuokite išlaidas naudodami E3 ir F3

Vienas iš pagrindinių licencijų peržiūros tikslų Svarbu užtikrinti, kad kiekvienas turėtų tinkamą planą, nepermokant. Tiksliau sakant, naudojant E3 ir F3 planus dažnai yra didelis potencialas sutaupyti, nes E3 yra daug išsamesnis ir brangesnis planas, o F3 labiau skirtas darbuotojams, kuriems nereikia visų tų pažangių funkcijų.

Optimizavimui dažnai naudinga apibrėžti aiškius kriterijus, pagal kuriuos būtų galima nuspręsti, kas turėtų turėti E3, o kas – F3Pavyzdžiui, E3 skirtas darbuotojams, kurie intensyviai naudoja darbalaukio programas, kuriems reikalinga didesnė saugykla arba pažangios saugumo ir atitikties funkcijos; o F3 skirtas tiesiogiai dirbantiems darbuotojams, mobiliesiems darbuotojams, kurie pasiekia tik el. paštą, „Teams“ ir kai kurias pagrindines programas.

Remiantis šiais kriterijais, dabartinė padėtis yra peržiūrima ir masiškai perkelti licencijasTai reiškia, kad vartotojams, kuriems nereikia viso plano, E3 pakeičiamas į F3. Daugeliu atvejų šis paprastas koregavimas, kruopščiai atliktas, atlaisvina daug E3 licencijų, kurias galima priskirti svarbesniems profiliams, arba, dar geriau, sumažina įsigyjamų licencijų skaičių.

Raktas yra nepalikite senų licencijų „kabančių“Jei vartotoją dabar valdo „Azure AD“ grupė, kuri jam priskiria F3, nėra prasmės jam išlaikyti tiesioginį E3 priskyrimą. Šių neatitikimų pašalinimas yra tai, kas iš tikrųjų užtikrina sąnaudų optimizavimo rezultatus.

Su deriniu Pradinė analizė, išmanus grupių naudojimas ir automatizavimas naudojant „PowerShell“Visiškai įmanoma padaryti „Office 365“ licencijavimo aplinką daug švaresnę, nuoseklesnę ir ekonomiškesnę, nepakenkiant vartotojų produktyvumui ar saugumui.

Laikydamosi šio struktūrizuoto požiūrio, organizacijos gali paverčiant seną licencijavimo netvarką realybe organizuotoje sistemoje, kurioje kiekvienas vartotojas turi būtent tai, ko jam reikia. Tai reiškia mažiau incidentų, paprastesnį administravimą ir nuolatinį „Microsoft 365“ sąskaitų taupymą, kurį laikui bėgant tampa sunku ignoruoti.

Susijęs straipsnis:

Kur rasti pigių ir legalių „Microsoft Office“ ir „Windows“ licencijų

Izaokas

Aistringas rašytojas apie baitų pasaulį ir technologijas apskritai. Man patinka dalytis savo žiniomis rašydamas, būtent tai ir darysiu šiame tinklaraštyje, parodysiu jums įdomiausius dalykus apie programėles, programinę įrangą, techninę įrangą, technologijų tendencijas ir kt. Mano tikslas – padėti jums paprastai ir smagiai naršyti skaitmeniniame pasaulyje.