- Išmokite spausdinti sritis, paraštes, orientaciją ir popieriaus dydį, kad išvengtumėte įpjovimų.
- Naudokite tinkamą mastelį (1x1, stulpeliai arba eilutės) ir visada patikrinkite peržiūroje.
- Pagrindiniai „Excel“ žiniatinklio ir "Google" Lapai: puslapių pasirinkimas, ribos ir numeravimas.
- Galimybės spausdinti kelis lapus / knygas, konkrečias lenteles ir generuoti PDF išvalytas.
Spausdinimo įvaldymas programoje „Excel“ – tai ne tik mygtuko paspaudimas ir pirštų sukryžiavimas; kai lapas pilnas duomenų, bet kokios netinkamai išdėstytos paraštės, netinkama orientacija arba neteisingas mastelis gali sugadinti rezultatą. Jei susidūrėte su neveikiančiomis lentelėmis, netelpančiais puslapiais ar keistais šuoliais, štai kaip žingsnis po žingsnio jų išvengti.
Šiame išsamiame, praktiniame vadove surinkome svarbiausius dalykus, kaip spausdinti iš „Excel“ (darbalaukio ir žiniatinklio versijos) ir „Google“ skaičiuoklių. Sužinosite, kaip paruošti lapą, apibrėžkite spausdinimo sritis, koreguokite paraštes ir orientaciją, pritaikyti mastelį prie puslapio, spausdinti tik pažymėtą sritį arba konkrečią lentelę, spausdinti kelis lapus arba darbaknyges vienu metu ir net kas keičiasi internetinėje „Excel“. Be to, pridedame patarimų dėl kokybės, rašalo taupymo ir kaip sukurti švarų PDF failą.
Pagrindiniai nustatymai prieš spausdinimą programoje „Excel“
Prieš spausdinant verta skirti minutę pasiruošimui. „Excel“ darbalaukio programoje greičiausias būdas pasiekti peržiūrą ir parinktis yra Failas > Spausdinti (arba Ctrl+P), kur atidaroma sąsaja su peržiūra dešinėje ir nustatymais kairėje. Ten galite pasirinkti spausdintuvą, kopijas ir patikrinti, kaip atrodys puslapis.
Norėdami tiksliai suderinti dizainą, eikite į Puslapio maketas arba Spausdinimo ypatybės: orientacija (stačias/peizažas), popieriaus dydis ir paraštės„Normalios“ arba „Siauros“ paraštės gerai veikia priklausomai nuo turinio; jei reikia tiksliai sureguliuoti nustatymus, naudokite pasirinktines paraštes, kad kiekviena pusė būtų milimetro dydžio.
Orientacija yra svarbiausia: jei jūsų lenta plati, horizontalioji orientacija Tai padės išvengti pjūvių; jei jis aukštesnis nei plotis, vertikalus tekstas bus geriau įskaitomas. Pakeiskite parinktį iš Puslapio išdėstymas > Orientacija ir patikrinkite peržiūrą, kad įsitikintumėte, jog nėra kabančių stulpelių.
Jei norite, kad viskas tilptų viename lape, patikrinkite mastelį. „Excel“ programoje galite pasirinkti "Pritaikyti lapą vienam puslapiui“, „Visus stulpelius sutalpinti į vieną puslapį“ arba „Visas eilutes sutalpinti į vieną puslapį“Kiekviena parinktis suspaudžiama skirtingai; valdykite teksto dydį, kad jis neatrodytų mikroskopinis.
Geras įprotis yra apibrėžti tikslią spausdinimo sritį, kai nenorite spausdinti viso lapo. Pasirinkite diapazoną ir eikite į Puslapio maketas > Spausdinimo sritis > Nustatyti spausdinimo sritįTokiu būdu išvengsite nepatogių paraščių ar nereikalingų baltų tarpų.
Spausdinkite kelis lapus ir knygas vienu metu
Jei iš to paties failo reikia išskirti kelis skirtukus, nereikia to daryti po vieną. „Excel“ darbaknygėje pasirinkti visus lapus spausdinimui (Ctrl + spustelėkite skirtukus) ir atidarykite Failas > Spausdinti. Tokiu būdu aktyvūs lapai į spausdintuvą siunčiami kartu vienu paketu.
O jeigu jums reikia atsispausdinti kelias knygas vienu metu? Tai įmanoma, jei visus failus įdėjote į tą patį aplanką„Excel“ programoje eikite į Failas > Atidaryti, laikykite nuspaudę Ctrl ir pasirinkite kiekvieną darbaknygę, kurią norite spausdinti, tada pasirinkite Spausdinti. Tai puikus spartusis klavišas mėnesinėms ataskaitoms arba ataskaitų serijoms.
Kai spausdinate kelių lapų derinį, patikrinkite peržiūrą, ar neliko nė vieno lapo. skirtingas mastelis arba orientacijaTokiais atvejais prieš siųsdami partiją į spausdintuvą, suvienodinkite pagrindinius parametrus (orientaciją, popieriaus dydį ir mastelį).
Jei norite viską išsaugoti faile, o ne tiesiai popieriuje, galite pasirinkti sugeneruoti išvesties failą. Spausdinimo eilėje pasirinkite Spausdintuvas > Spausdinti į failą, paspauskite „Spausdinti“ ir, kai būsite paraginti, įveskite failo pavadinimą. Tai naudinga atliekant vidinę peržiūrą arba archyvavimo procesus.
Spausdinti visą lapą, tik jo dalį arba konkrečią lentelę
Kai nereikia visos darbaknygės, programa „Excel“ leidžia tiksliai nustatyti, kas siunčiama į spausdintuvą. Spausdinimo skydelyje galite pasirinkti Pasirinkta sritis, aktyvūs lapai, visa darbaknygė arba lentelėKoreguokite šią parinktį pagal savo tikslą, kad nešvaistytumėte popieriaus.
Norėdami spausdinti tik diapazoną, pirmiausia pažymėkite langelius ir meniu „Failas“ > „Spausdinti“ pasirinkite Spausdinimo pasirinkimasPatikrinkite peržiūrą: jei apkirpimas neatitinka jūsų norų, uždarykite peržiūrą, pakoreguokite diapazoną ir pakartokite. Tai aiškiausias būdas matyti tik svarbiausias detales.
Ar dirbate su „Excel“ lentelėmis (Įterpti > Lentelė)? Jei pasirinksite bet kurį lentelės langelį, galėsite jį pasirinkti spausdindami. „Spausdinti pasirinktą lentelę“ Nustatymuose. Tokiu būdu matysite tik tą lentelę, tvarkingai įrėmintą ir be jokių išorinių elementų.
Internetinėje „Excel“ programoje taip pat galite spausdinti pažymėtą teksto dalį arba visą lapą iš Failas > Spausdinti > SpausdintiJei pažymėjote langelius ir vėliau persigalvojote, prieš spustelėdami mygtuką „Spausdinti“ pakeiskite parinktis į „Visa darbaknygė“; peržiūroje iš karto pamatysite, kaip ji atrodys.
Kai jūsų lentelė arba diapazonas yra labai didelis, nepamirškite apribojimų: programoje „Excel“ žiniatinklyje rekomenduojama spausdinti lentelę. jei turite mažiau nei 10 000 ląsteliųDidesniems skelbimams geriausia atidaryti failą darbalaukio programoje ir tvarkyti jį iš ten.
Peržiūrėti, spausdinti sritis ir keisti mastelį puslapyje
Peržiūra yra jūsų geriausias draugas: atidarykite Failas > Spausdinti arba paspauskite Ctrl+P , kad dokumentą matytumėte tokį, kokį jį gaus spausdintuvas. Keičiant orientaciją, paraštes ar mastelį, miniatiūra atnaujinama, kad nereikėtų fotografuoti tamsoje.
Jei nustatėte spausdinimo sritį ir norite ją pakeisti, tiesiog iš naujo pažymėkite langelius ir pakartokite. Puslapio maketas > Spausdinimo sritis > Nustatyti spausdinimo sritįKiekvienas naujas pasirinkimas perrašo ankstesnį, o peržiūra patvirtins jūsų pasirinkimą.
Kai yra paslėptų eilučių arba stulpelių, atminkite tai: programoje „Excel“ žiniatinklyje okultizmas nėra spausdinamasJei norite juos įtraukti, prieš spausdindami atkelkite tas eilutes / stulpelius. Tai pastebėsite iš trūkstamų antraščių arba dvigubų eilučių etiketėse; pasirinkite gretimas antraštes, spustelėkite dešiniuoju pelės mygtuku ir pasirinkite „Atkelti“.
Jei jūsų darbaknygėje yra paslėptų lapų, jie nebus rodomi išvestyje, kol jų nepaslėpsite. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį skirtuką ir, jei matote parinktį šou, reiškia, kad yra paslėptų skirtukų; parodykite juos, pasirinkite reikiamus ir spausdinkite dar kartą.
Norint tilpti viename lape, yra keletas taktikų: „Talpinti lapą viename puslapyje“ sumažina visą turinį;Sutalpinti visus stulpelius viename puslapyje„suspaudžia plotį ir paskirsto eilutes per kelis vertikalius puslapius; „Visos eilutės talpinamos viename puslapyje“ veikia priešingai. Jei nė viena iš parinkčių nepadaro teksto įskaitomo, rankiniu būdu pritaikykite mastelį procentais.
Dar pora nustatymų, kurie turi įtakos: tinkamas popieriaus dydis (pvz., A4) ir paraštes. Siaura paraštė suteikia daugiau vietos duomenims, tačiau būkite atsargūs ir nepalikite antraščių ar poraštių per arti krašto; jei reikia tikslumo, naudokite pasirinktines paraštes.
Spausdinimo nustatymuose taip pat galite pasirinkti spausdinti iš vienos arba abiejų pusių. Spausdinimo režimas ilgasis kraštas ruošiasi skaityti kaip knygą (versdami puslapius į šonus), kol trumpasis kraštas Tai kalendoriaus stiliaus (apverstas aukštyn kojomis). Pasirinkite tą, kuris geriausiai atitinka dokumento tipą.
Jei spausdinate kelias kelių puslapių dokumento kopijas, nustatykite parinktį įterptasSu rūšiavimu spausdintuvas spausdina pilnus rinkinius 1-2-3, 1-2-3; be rūšiavimo – 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, o tai apsunkina vėlesnį rūšiavimą.
Svarbi detalė programoje „Excel for the Web“: tai neįmanoma įterpti, peržiūrėti arba spausdinti puslapių numerius iš naršyklės. Jei jums reikia sunumeruotų antraščių arba poraštių, atidarykite failą darbalaukio programoje, pridėkite numerius puslapio makete ir spausdinkite iš ten.
„Excel“ žiniatinkliui ir „Google“ skaičiuoklės: skirtumai ir kaip gerai spausdinti
Internetinėje „Excel“ programoje rekomenduojama Naudokite „Excel“ komandą „Spausdinti“ o ne naršyklės. Eikite į Failas > Spausdinti > Spausdinti ir pasirinkite Dabartinis pasirinkimas arba Visa knyga. Norint pakeisti pasirinkimą, reikia uždaryti peržiūrą, pakoreguoti pasirinkimą ir spausdinti dar kartą.
Jei norite įsitikinti, kad viskas tinka, pasirinkite tinkamą mastelį ir patvirtinkite peržiūros miniatiūra. Net jei turinys tinka, jei matote, kad teksto dydis sumažėja per mažaiGalite padalyti ataskaitą į kelis puslapius ir viršuje naudoti pasikartojančias antraštes, kad ją būtų lengviau skaityti.
„Google“ skaičiuoklėse kelias panašus: Failas > Spausdinti arba spausdintuvo piktograma. Ten galite pasirinkti popieriaus dydį, orientaciją, paraštes ir mastelį. Jei norite tik srities, pasirinkite „Spausdinti pasirinktą sritį“Jei norite, kad viskas tilptų viename puslapyje, naudokite parinktį „Talpinti puslapyje“.
„Sheets“ leidžia pasirinkti, kuriuos lapus spausdinti, koreguoti formatavimą ir lygiavimą bei peržiūrėti rezultatus tiesiogiai. Kaip ir programoje „Excel“, Labai plačioms lentelėms verta pereiti prie horizontalios orientacijos. ir saikingai suspauskite stulpelius, kad neprarastumėte skaitomumo.
Norėdami užbaigti procesą ir gauti profesionalų rezultatą, pripraskite naudoti peržiūrą ir standartizuoti nustatymus: tas pats popieriaus dydis, vienodos paraštės ir mastelis, kuris neaukoja šrifto dydžio. Lapų darna Knygos skaitymas labai pagerėja, kai ji atsispausdinama su keliais skirtukais.
Naudingi spartieji klavišai ir parinktys: peržiūra, greitas pasirinkimas ir ypatybės
Spartusis klavišas Ctrl+P tiesiogiai atidaro spausdinimo rodinį su miniatiūra dešinėjeTai greičiausias būdas patikrinti lūžius, antraštes ir lūžius neišeinant iš lapo. Jei kažkas netinka, grįžkite žingsnį atgal, pataisykite ir patikrinkite dar kartą.
Spausdintuvų skydelyje galite pakeisti aktyvų įrenginį išskleidžiamajame meniu „Spausdintuvas“. Jei tvarkote kelis spausdintuvus (pvz., spalvotus ir nespalvotus), selektorius taupo jus atvažiuojant ir išeinantBe to, mygtukas „Ypatybės“ atidaro spausdintuvui būdingas tvarkyklės parinktis (kokybė, dėklas, popieriaus tipas).
Lentelėms prieš spausdinant patartina pažymėti visą struktūrą. Spustelėkite pirmą langelį, laikykite nuspaudę „Shift“ ir pasirinkite paskutinį, kad jį uždengtumėte. visi lentelės stulpeliai ir eilutės neslenkant per toli. Tokiu būdu galite užtikrinti, kad netyčia neiškirptumėte stulpelio.
Kai lape yra keli rodiniai arba filtrai, atkreipkite dėmesį į tai, kas rodoma ekrane. „Excel“ atspausdins tai, kas matoma, atsižvelgiant į pasirinkimą ir nustatytą sritį, todėl jei yra filtruoti arba paslėpti stulpeliai, pažymėkite, ar tikrai norite jų neįtraukti į dokumentą, ar norite juos parodyti prieš spausdinimą.
Kokybė, taupymas ir PDF: paskutiniai gudrybės, kurios lemia skirtumą
Jei dokumentas skirtas pristatymui arba archyvavimui, apsvarstykite galimybę sukurti PDF failą. „Excel“ darbalaukio versijoje galite naudoti Failas > Įrašyti kaip arba Eksportuoti į PDF Sukonfigūravę spausdinimo užduotį (orientaciją, paraštes, mastelį ir plotą), gausite patikimą, lengvai bendrinamą failą, kuris atidarius nesugenda.
„Google“ skaičiuoklėse tai dar paprasčiau: Failas > Atsisiųsti > PDF. Nustatymų skydelis labai panašus į spausdinimo skydelį, todėl galite pakartotinai naudoti tuos pačius nustatymus kad iš pirmo karto gautumėte švarų PDF failą.
Jei vietoj popierinio failo jums reikia tarpinio spausdinimo failo, pasirinkite parinktį Atspausdinti Į failą Spausdintuvų sąraše spustelėkite „Spausdinti“ ir, kai būsite paraginti, suteikite jam pavadinimą. Tokiu būdu galėsite išsaugoti tiksliai tai, ką būtumėte nusiuntę į spausdintuvą.
Norėdami pagerinti kokybę nepadidindami kainos, spausdindami nustatykite spausdinimo režimą į „Juodraštis“. norite tik greitų testų ir pasilikite aukštą kokybę galutinei versijai. Pasirinkus tinkamą popierių jūsų dokumentui (pavyzdžiui, standartinį popierių lentelėms ir storesnį popierių pristatymams), gerokai pagerėja pojūtis ir skaitomumas.
Jei dažnai spausdinate, apsvarstykite galimybę naudoti patikimas, suderinamas eksploatacines medžiagas ir reguliuokite spalvas tik tada, kai jos suteikia vertės. Grynai skaitinėms ataskaitoms monochrominis su geru kontrastu paprastai yra pakankamai ekonomiškas ir pakankamas.
Yra internetinių spausdinimo paslaugų, leidžiančių įkelti PDF failą, pasirinkti popieriaus tipą (spalvotą arba nespalvotą) ir apdailą. Tai praverčia, kai neturite spausdintuvo po ranka Arba jums reikia vidutinio dydžio tiražų, užtikrinančių pastovią kokybę; tinkamas failo paruošimas (paraštės, mastelis, orientacija) užtikrins nepriekaištingą rezultatą.
Atlikus visus aukščiau išvardintus veiksmus, jau turite viską, ko reikia spausdinimui be problemų: paruoškite lapą, apibrėžkite sritį, pakoreguokite paraštes ir orientaciją, nuspręskite, ar mastelį naudoti viename puslapyje, ar paskirstyti per kelis, naudokite peržiūrą patvirtinimui ir, kai ateis laikas, konvertuoti į PDF arba failą, kad išsaugotumėte originalą puikiai tinka bendrinti ar spausdinti.
Skaičiuoklių spausdinimas tampa lengvesnis, kai pradedate dirbti įprastai: peržiūra, aiškūs parametrai ir nuoseklumas visuose lapuose. Pasirinkimo, mastelio ir paraščių koregavimas. Pasieksite švarų, įskaitomą ir profesionalų rezultatą tiek „Excel“ (darbalaukio ir žiniatinklio versijose), tiek „Google“ skaičiuoklėse – be jokių netikėtumų ar „apkandžiotų“ puslapių.
Aistringas rašytojas apie baitų pasaulį ir technologijas apskritai. Man patinka dalytis savo žiniomis rašydamas, būtent tai ir darysiu šiame tinklaraštyje, parodysiu jums įdomiausius dalykus apie programėles, programinę įrangą, techninę įrangą, technologijų tendencijas ir kt. Mano tikslas – padėti jums paprastai ir smagiai naršyti skaitmeniniame pasaulyje.