Kaip nustatyti bendras darbo erdves su redagavimu realiuoju laiku naudojant „Office“

Mūsų komandos darbo būdas visiškai pasikeitė: dabar projektai vyksta iš namų, biuro ar mobiliųjų įrenginių, ir įprasta, kad keli žmonės vienu metu liečia tą patį dokumentą. Konfigūruokite bendradarbiavimo darbo erdves su beveik momentiniu redagavimu ir „nuspėjamuoju“ elgesiu „Office“ sistemoje Tai tapo pagrindiniu veiksniu siekiant užtikrinti, kad sprendimai nebūtų vilkinami ir kad komandos veiktų kaip vienetas, kad ir kur jos būtų.

Naudodama „Microsoft 365“ ir internetinę „Office“, bet kuri maža įmonė gali turėti tas pačias bendradarbiavimo priemones kaip ir didelė įmonė: bendrinamus dokumentus, internetinius susitikimus, debesies saugyklą, išplėstinį saugumą ir bendrą redagavimą realiuoju laiku. Tai ne tik apie „Word dokumento atidarymą naršyklėje“o sukurti visavertę skaitmeninę aplinką, kurioje failai būtų redaguojami kartu, versijos būtų kontroliuojamos ir informacija tekėtų be nesibaigiančių el. laiškų.

Ką reiškia nustatyti bendras darbo erdves su redagavimu realiuoju laiku programoje „Office“?

Kai kalbame apie bendradarbiavimo erdves „Office“ sistemojeKalbame apie dokumentų, komunikacijos kanalų ir „Microsoft 365“ įrankių rinkinį, leidžiantį keliems žmonėms vienu metu dirbti su ta pačia informacija. Šios erdvės priklauso nuo tokių paslaugų kaip „OneDrive“, „SharePoint“, „Teams“ ir internetinių „Word“, „Excel“ bei „PowerPoint“ versijų.

Redagavimas realiuoju laiku (ir praktiškai beveik „nuspėjama“ komandos veiklos patirtis) reiškia, kad iš karto matote, ką kiekvienas kolega rašo arba redaguoja: dokumente rodomi buvimo indikatoriai, teksto pasirinkimai yra skirtingų spalvų, o nuolatiniai atnaujinimai automatiškai išsaugomi debesyje, nereikia paspausti „Išsaugoti“.

Kad tokio tipo bendradarbiavimas veiktų sklandžiai, labai svarbu, kad failai būtų saugomi „Microsoft 365“ įmonės debesyje, t. y. „OneDrive Online“ arba „SharePoint Online“ svetainėse ir bibliotekoseIš ten jie bendrinami su atitinkamais vartotojais, apibrėžiamos tik skaitymo arba redagavimo teisės ir atidaromi iš „Office for the Web“ arba iš prijungtų darbalaukio programų.

Be to, visa ši patirtis yra integruota su kitomis rinkinio programomis, tokiomis kaip „Teams“, „Outlook“, „Planner“, „To Do“ arba „OneNote“kurios suteikia komunikacijos, užduočių planavimo, bendrų užrašų ir kasdienio valdymo lygmenį, susietą su tais pačiais dokumentais, kurie redaguojami realiuoju laiku.

„Office for the Web“ ir „Microsoft 365“: bendradarbiavimo pagrindas

„Office for the Web“ pasiūlymai lengvos ir nemokamos versijos Naudokite „Word“, „Excel“, „PowerPoint“ ir kitas programas tiesiai naršyklėje. Tiesiog prisiregistruokite naudodami „Microsoft“ paskyrą (tai gali būti naujas adresas arba net esamas el. pašto adresas, pvz., „Gmail“) ir galėsite kurti failus, jais dalytis bei bendradarbiauti su kitais nieko neįdiegę.

Kai organizacija turi „Microsoft 365“ prenumeratą, atrakinamos šios funkcijos: daug daugiau pažangių funkcijų Šios internetinės programos ir darbalaukio versijos siūlo: saugos kontrolę, centralizuotą administravimą, išplėstą „OneDrive“ ir „SharePoint“ saugyklą, gilų integravimą su „Teams“, „Planner“, „To Do“ ir saugos bei atitikties įrankius.

„Office for the Web“ yra ypač naudingas, nes Tai veikia praktiškai bet kuriame įrenginyje su naršykle.„Windows“ ir „Mac“ kompiuteriai, planšetiniai kompiuteriai, „iOS“ ir „Android“ mobilieji įrenginiai. Iš ten galite spausdinti dokumentus, atsisiųsti vietinę kopiją, pasirinkti failų formatai „Office“ programoje, modifikuoti bendrinamą failą arba tęsti darbą iš kito kompiuterio neprarandant nieko.

Savo ruožtu „Microsoft 365“ save pristato kaip išsamią debesijos platformą, kuri ne tik patenkina klasikinius biuro poreikius, bet ir integruoja bendravimas, bendradarbiavimas, užduočių valdymas ir saugumas unikalioje aplinkoje. Tai leidžia MVĮ turėti didelės įmonės skaitmeninę struktūrą, tačiau augant – keičiamo dydžio ir lankstų modelį.

Didžiausias skirtumas slypi integracijoje„OneDrive“ arba „SharePoint“ saugomus dokumentus galima atidaryti iš „Teams“, bendrinti naudojant „Outlook“, susieti su užduotimis programoje „Planner“, aptarti internetiniuose susitikimuose ir bendradarbiauti redaguoti realiuoju laiku – visa tai nepaliekant „Microsoft 365“ ekosistemos.

„OneDrive“ ir „SharePoint“: bendradarbiavimo debesyje pagrindas

Kad bendradarbiavimas realiuoju laiku veiktų, dokumentai turi būti saugomi „Microsoft“ debesyje. Čia praverčia „OneDrive Online“ ir „SharePoint Online“.kurie yra pagrindas, ant kurio kuriamos bendradarbiavimo erdvės.

„OneDrive Online“ skirtas kaip asmeninė saugykla Tai skirta kiekvienam vartotojui, bet leidžia bendrinti konkrečius failus su kitais. Tai idealu, kai kas nors sukuria individualų dokumentą, kurį vėliau nori peržiūrėti kaip komanda, arba kai bendrinami aplankai reikalingi mažoms darbo grupėms, nekuriant visos įmonės svetainės.

Kita vertus, „SharePoint Online“ yra skirta struktūrizuotas verslo bendradarbiavimasPer svetaines ir dokumentų bibliotekas tvarkomi komandų, skyrių ar projektų failai, suteikiamos teisės pagal vartotoją ar grupę ir aktyvuojama galinga versijų kontrolės sistema, kuri įrašo kiekvieną atliktą pakeitimą.

Dėl šio požiūrio „SharePoint“ puikiai tinka komandoms, kurios nuolat dirba su tais pačiais dokumentais, pvz. valdyti projekto bibliotekas, vidinę dokumentaciją, oficialius šablonus ir visų tipų svarbią įmonės informaciją. Be to, dėl debesijos architektūros ji labai gerai palaiko dideles komandas, dirbančias vienu metu.

Abiem atvejais „OneDrive“ ir „SharePoint“ yra integruotos su „Office Online“ programomis ir darbalaukio versijomis, todėl galite atidaryti, redaguoti ir įrašyti dokumentus tiesiai iš naršyklės arba kompiuteryje įdiegtos kliento programos, o pagrindinė kopija visada lieka debesyje.

Bendras redagavimas realiuoju laiku programose „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“

„Microsoft 365“ bendro kūrimo funkcija leidžia jums keli vartotojai vienu metu redaguoja tą patį dokumentą Jokių blokavimo ar „tik skaitymo“ įspėjimų, kol ja naudojasi kitas kolega. Ši funkcija yra visiškai integruota į „Word Online“, „Excel Online“ ir „PowerPoint Online“, kai dokumentai saugomi „OneDrive“ arba „SharePoint“.

Bendro redagavimo metu sąsajoje rodoma spalvų žymekliai ir žymekliai kiekvienam vartotojuiTai leidžia matyti, su kuriomis pastraipomis, langeliais ar skaidrėmis kiekvienas asmuo dirba. Pakeitimai beveik akimirksniu atsispindi visų kitų ekranuose, todėl sukuriamas „nuspėjamojo“ redagavimo įspūdis, nes jūs numatote, kaip dokumentas keisis jums dirbant.

Toks bendras redagavimas turi daug privalumų: jis pašalina el. paštu siunčiamas pasikartojančias versijas, sutrumpina laukimo laiką, kol kitas kolega uždarys failą, ir Įgyjate puikią versijų kontrolę centralizuojant dokumentą debesyje. Be to, automatinio išsaugojimo funkcija ir „OneDrive“ bei „SharePoint“ sinchronizavimo modulio įrašai keičiasi palaipsniui.

Sudėtingesniuose scenarijuose, tokiuose kaip sudėtingos skaičiuoklės ar pristatymai su daugybe elementų, Vienalaikis bendradarbiavimas išlieka stabilus jei yra pakankamai geras tinklo ryšys. Tokiu būdu geografiškai išsidėsčiusios komandos gali dirbti su tuo pačiu turiniu, tarsi sėdėtų tame pačiame kambaryje.

Svarbi detalė yra ta, kad tiek „OneDrive“, tiek „SharePoint“ apima automatinė versijų istorijaTai leidžia per kelias sekundes atkurti ankstesnę versiją, jei kas nors sugenda, palyginti vartotojų pakeitimus arba atšaukti atsitiktinius pakeitimus, nereikalaujant iš naujo kurti failo nuo nulio ir išmokti, kaip tai padaryti. Palyginkite ir sujunkite dokumentus programoje „Word“.

Svarbiausi „Microsoft 365“ įrankiai bendradarbiavimui organizuoti

„Microsoft 365“ stiprybė slypi ne tik internetiniuose dokumentuose, bet ir kaip visos jūsų programos jungiasi siekiant paremti kasdienį komandų darbą. Be „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“, išsiskiria keletas įrankių, kurie formuoja bendradarbiavimo erdves redagavimo realiuoju laiku funkcija.

„Microsoft Teams“ tapo operacijų centras Naudojama daugelio įmonių. Ji vienoje vietoje apjungia pokalbius, vaizdo skambučius, susitikimus, balso skambučius, kalendorių ir failų bendradarbiavimą. Kiekviena komanda gali kurti kanalus pagal projektą, skyrių ar temą, pridėti dokumentus iš „OneDrive“ arba „SharePoint“ ir kartu juos redaguoti neišeidama iš pokalbio.

„SharePoint“ ir „OneDrive“, kaip jau matėme, veikia kaip centrinės informacijos saugyklosTačiau jos taip pat yra pagrindas vidaus turiniui, intranetams, projektų puslapiams ir kitoms struktūroms, kurios tvarko įmonės žinias, publikuoti. Šios saugyklos kontroliuoja, kas ką mato ir kas gali redaguoti kuriuos dokumentus.

Perspektyva išlieka centrinis el. pašto ir įmonės kalendoriaus centrasTačiau „Microsoft 365“ viduje ji integruojama su kitais komponentais: iš el. laiško galite suplanuoti „Teams“ susitikimą, pridėti iš debesies bendrinamus failus, užuot siųsdami kopijas, ir pažymėtus el. laiškus paversti užduotimis naudodami funkciją „To Do“.

„Planner“ ir „Microsoft To Do“ padeda valdyti užduotis ir projektus. „Planner“ siūlo vizualias „Kanban“ stiliaus lentas, kuriose užduotys grupuojamos pagal būseną, paskirtąjį asmenį arba prioritetą – idealiai tinka komandoms. Kita vertus, „To Do“ sujungia asmeninės užduotys, laukiantys elementai iš el. laiškų ir užduotys programoje „Planner“ viename sąraše kiekvienam vartotojui, kurį jie gali peržiūrėti kasdien.

„OneNote“ papildo šias erdves su bendras skaitmeninis užrašų knygelė kur galite rašyti posėdžių protokolus, projekto užrašus, minčių audros idėjas ar vidinius dokumentus. Integruota į „Teams“ arba susieta su „SharePoint“ svetainėmis, ji tampa puikia žinių saugykla, kuri netelpa tradiciniame dokumente (žr. OneNote pamoka).

Praktiniai bendradarbiavimo scenarijai MVĮ naudojant „Microsoft 365“

Teorija gera, bet tikroji vertė pasiekiama ten, kur Konfigūruokite bendradarbiavimo erdves su redagavimu realiuoju laiku Būtent kasdienėje mažų ir vidutinių įmonių veikloje reikia greitai koordinuoti veiksmus, nenaudojant didelių struktūrų.

Įsivaizduokite architektūros įmonę, turinčią biurus skirtinguose miestuose. Planai ir techninė dokumentacija saugomi „SharePoint“ bibliotekoje, susietoje su „Teams“ komanda. Savaitiniai susitikimai vyksta vaizdo skambučiaisJie įrašomi tiesiai debesyje ir bendrinami su tais, kurie negalėjo dalyvauti. Architektai ir braižytojai kartu redaguoja planus, ataskaitas ir biudžetus realiuoju laiku, nesiunčiant V1, V2 ar V3 versijų el. paštu.

Mažose arba vidutinio dydžio mažmeninės prekybos įmonėse bendradarbiavimo erdvės padeda koordinuoti santykius su tiekėjais ir klientaisPer „Teams“ sukuriami konkretūs kanalai su gamintojais arba platintojais, bendrinami „SharePoint“ saugomi produktų vaizdai, kainoraščiai ir užsakymų dokumentai, o „Planner“ priskiriamos tolesnės užduotys. Visi gali matyti kiekvieno sandorio būseną be nuolatinių skambučių.

Mokymo centras gali organizuoti internetines pamokas „Teams“ programoje, o medžiaga būtų centralizuotai kaupiama „SharePoint“. Studentai gali naudotis prezentacijomis, pratybomis ir įrašais. Iš bet kurio įrenginio jie sesijų metu gali bendradarbiauti kurdami bendrinamus „Word“ arba „PowerPoint“ dokumentus. „OneNote“ naudojama kaip bendra klasės užrašinė, kurioje mokytojas ir mokiniai užsirašo pagrindines sąvokas.

Techninio aptarnavimo ar palaikymo įmonės naudoja „Planner“ incidentams valdyti, kiekvieną atvejį priskirdamos konkrečiam technikui su terminais ir komentarais. „Outlook“ naudojama susitikimams patvirtinti, o „Teams“ – sudėtingoms problemoms aptarti realiuoju laiku arba ekrano bendrinimui. Kiekvienas technikas savo darbų sąrašą saugo skiltyje „To Do“ (liet. „Darbotvarkė“)., kuriai teikiamos iš „Planner“ gautos užduotys, ir kuri įrašo savo darbo įrodymus į bendrinamus dokumentus.

Rekomenduojami bendradarbiavimo erdvių nustatymo „Office“ sistemoje veiksmai

Norint pradėti naudotis bendro redagavimo realiuoju laiku privalumais, rekomenduojama vadovautis pagrindinių sąrankos ir naudojimo veiksmų seka organizacijoje. Tai nėra sudėtinga, bet patartina tai daryti šiek tiek tvarkingai, kad būtų išvengta chaoso nuo pat pirmos dienos.

Pirmas žingsnis – nuspręsti, kur bus saugomi dokumentai: „OneDrive“ asmeniniams arba retkarčiais bendrinamiems failamsir „SharePoint“ komandos, skyriaus ar pasikartojančio projekto turiniui. Pasirinkus paskirties vietą, sukuriami reikiami aplankai arba bibliotekos ir apibrėžiami nuoseklūs pavadinimai.

Tada dokumentai arba aplankai bendrinami, suteikiant redagavimo teises žmonėms arba grupėms, kuriems jų reikia. Geriausia vengti dalintis „atsitiktinai“ su visiškai atviromis nuorodomis.ir vietoj to dirbkite su autentifikuotais organizacijos vartotojais arba kontroliuojamais svečiais.

Kitas žingsnis – paskatinti komandą atidaryti dokumentus iš „Word“, „Excel“ ar „PowerPoint Online“ arba iš prie „OneDrive“ / „SharePoint“ prijungtų darbalaukio programų, kuriose įjungtas automatinis išsaugojimas. Tokiu būdu, Visi dirba su tuo pačiu pagrindiniu failu ir bendras redagavimas yra natūralus.

Taip pat labai rekomenduojama „Microsoft 365“ paskyrose įjungti ir reikalauti daugiafaktorinio autentifikavimo (MFA) ir periodiškai peržiūrėti prieigos prie „Teams“ bibliotekų ir komandų teises. apibrėžti minimalią failų pavadinimų ir aplankų struktūros politiką kad niekas nepasiklystų ieškodamas dokumentų.

Galiausiai patartina apmokyti komandą gerosios praktikos: nesiųskite failų, kad juos redaguotumėte vietoje, nebent tai būtų absoliučiai būtina, venkite pridėti kopijas el. paštu ir verčiau bendrinkite nuorodas bei užtikrinkite stabilų interneto ryšį (nors jis nebūtinai turi būti labai galingas), kad sinchronizavimas veiktų tinkamai.

Pagrindiniai bendradarbiavimo realiuoju laiku naudojant „Microsoft 365“ privalumai

Kai šios bendradarbiavimo erdvės bus sukurtos, nauda bus akivaizdi. Produktyvumas sparčiai auga, nes pašalinama daug kliūčių. kurie anksčiau buvo laikomi „neišvengiamais“: laukimas norint susipažinti su dokumentais, versijų derinimas, nuolatinis pakartotinis teikimas, ilgi susitikimai vien tam, kad būtų suderinti pakeitimai.

Galėdami kartu redaguoti dokumentus, planuoti užduotis ir susitikti vienu spustelėjimu, sprendimų priėmimo ciklai sutrumpėjaPaskirstytos komandos, nuotolinis darbas ir lankstūs darbo grafikai nebėra problema, nes visi gali pasiekti tuos pačius išteklius iš bet kurios vietos ir įrenginio, visada išlaikydami kontekstą.

Mastelio keitimas taip pat yra stiprus privalumas: „Microsoft 365“ leidžia pridėti arba pašalinti vartotojus, aktyvuoti papildomas funkcijas arba integruoti išorinius sprendimus nerestruktūrizuojant visos IT infrastruktūros. Tai padeda MVĮ sklandžiai augti ir be neproporcingų pradinių investicijų.

Ekonominiu požiūriu, prenumeratos modelis ir intensyvus debesijos naudojimas sumažina su vietiniais serveriais, izoliuotomis licencijomis ir rankine programinės įrangos priežiūra susijusias išlaidas. IT komanda (jei tokia yra) gali sutelkti dėmesį į didesnės vertės užduotys nei paslaugų paleidimas iš naujo ar pasenusių sistemų taisymas.

Be to, platforma nuolat tobulėja: „Microsoft“ reguliariai įtraukia naujų funkcijų. patobulinimai, automatizavimas ir dirbtinis intelektas programoms, tokioms kaip „Copilot“ tipo asistentai, automatinės susitikimų santraukos ar išmaniosios darbo eigos, įmonei nereikės nieko daryti, tik jas įdiegti.

Saugumas ir kontrolė bendradarbiavimo erdvėse

Bendradarbiavimas internetu prasmingas tik tada, kai informacija yra apsaugota. „Microsoft 365“ integruojasi su įmonės lygio saugumo sluoksniai prie kurių MVĮ gali prisijungti neturėdamos savo sudėtingos infrastruktūros.

Šios priemonės apima ryšio ir duomenų šifravimą ramybės būsenoje, išsamią prieigos kontrolę, atitiktį reglamentams ir duomenų nutekėjimo prevencijos įrankius. Viskas valdoma iš centrinio valdymo pulto. kur politikas galima apibrėžti pagal vartotoją, grupę arba įrenginio tipą.

Daugiafaktorinis autentifikavimas (MFA) yra pagrindinis komponentas, apsaugantis nuo neteisėtos prieigos, net jei slaptažodis yra pažeistas. Įjunkite jį visose įmonės paskyrose. Tai žymiai sumažina įsilaužimo rizikąTai ypač svarbu aplinkose, kuriose bendrinamuose dokumentuose yra neskelbtinų duomenų.

Kartu su prieigos kontrole, automatinė versijų istorija „OneDrive“ ir „SharePoint“ leidžia lengviau atkurti duomenis po žmogiškųjų klaidų ar incidentų. Atkurkite ankstesnes versijas, atkurkite ištrintus failus arba peržiūrėkite pakeitimus kiekvienam vartotojui atskirai Tai užduotys, kurios atliekamos per kelias sekundes iš žiniatinklio sąsajos.

Trumpai tariant, gerai sukonfigūruotos bendradarbiavimo erdvės „Microsoft 365“ sistemoje sujungia bendro redagavimo realiuoju laiku lankstumą su tvirta saugumo ir atsekamumo sistemakad komandinis darbas nereikštų kontrolės atsisakymo.

Perėjimas prie šių bendradarbiavimo erdvių su redagavimu realiuoju laiku „Office“ ir „Microsoft 365“ platformose reiškia aplinkos, kurioje dokumentai redaguojami bendrai, užduotys tvarkomos ir bendravimas vyksta toje pačioje platformoje, sukūrimą. MVĮ įgyja greičio, lankstumo ir tvarkos Jie dirba su „Word“, „Excel“, „PowerPoint“, „Teams“, „OneDrive“, „SharePoint“, „Planner“ arba „To Do“ sujungtu būdu ir tai daro užtikrindami tokį patį saugumo ir kontrolės lygį, kaip ir didelės organizacijos, be didelių investicijų ar sudėtingų struktūrų.