Socialinių renginių organizavimas naudojant „Outlook“: viskas, ko jums reikia

Planuoti su draugais, gimtadienį ar kaimynystės asociacijos susibūrimą yra daug lengviau, kai visi savo kalendoriuje mato tą patį. „Outlook“ leidžia siųsti kvietimus, rezervuoti laiko tarpsnius ir kontroliuoti, kas patvirtina. be jokių išprotėjimų dėl nesibaigiančių el. laiškų grandinių.

Be pagrindinių funkcijų, „Outlook“ siūlo labai praktiškas funkcijas, kurios dažnai lieka nepastebėtos. Nuo automatinio tvarkaraščių siūlymo naudojant planavimo asistentą pažymėti įvykį kaip „asmeninį“ arba „virtualų“, kurti pasikartojančius susitikimus arba sutrumpinti susitikimus, kad tarp jų būtų daugiau laiko. Pažvelkime atidžiau, versijas po versijos, kad galėtumėte išnaudoti visas naujosios „Outlook“, klasikinės „Outlook“, internetinės „Outlook“ ir „Outlook.com“ galimybes.

Ką galite daryti su „Outlook“ socialiniams renginiams organizuoti

Naudodami „Outlook“, galite pakviesti vieną ar daugiau žmonių į įvykį, o programa rezervuos laiką jūsų kalendoriuje ir užregistruos, kas priima, atmeta arba preliminariai atsako. Skambučiai priima priedus, vietą, vaizdo skambutis su „Teams“ arba „Skype“, priklausomai nuo versijos, dažnumą ir išmanųjį laiko pasirinkimą naudojant planavimo vedlį.

Šios parinktys šiek tiek skiriasi priklausomai nuo naudojamo leidimo. Jei nesate tikri, kurią versiją turite (naująją „Outlook“, „Classic“, žiniatinklio ar „Outlook.com“), patikrinkite kalendoriaus sąsajos ir meniu išvaizdą: srautas panašus, tačiau mygtukų vieta arba pavadinimas gali pasikeisti.

Kurkite įvykius ir susitikimus naujoje „Outlook for Windows“ programoje

Norėdami pradėti, atidarykite kalendorių ir palieskite „Naujas įvykis“. Pridėkite atpažįstamą pavadinimą (vakarėlis, kepsninė, maršrutas ir pan.), ir ant kūno užrašykite bet kokią norimą informaciją: programą, drabužius, grojaraščius – ką tik norite.

Jei kviečiate žmones, atidarykite planavimo asistentą. Galite pridėti privalomus arba pasirenkamus dalyvius, o „Outlook“ jums pasiūlys žmones. su kuriais neseniai bendravote. Rašydami matysite pasiūlymus ir, svarbiausia, jų galimą laiką.

Asistentas rodo prieinamumo tinklelį ir paryškina jūsų pasirinktą laiko intervalą. Jei turite žmonių keliose vietose laiko juostos, yra ypač naudinga kad išvengtumėte neatitikimų. Galite išsiųsti kvietimą iš šio rodinio arba grįžti į renginį, kad užbaigtumėte išsamią informaciją.

Įvykio skirtuke nustatykite pradžios ir pabaigos datas bei laiką, pasirinkite vietą ir nuspręskite, ar norite įjungti „Teams“ susitikimo parinktį. Jei vaizdo skambučių nereikia, palikite jungiklį išjungtą. ir pasiruošę.

Pasikartojančio susitikimo planavimas (nauja „Outlook“ ir internetinė „Outlook“)

Kai įvykis pasikartoja (pavyzdžiui, mėnesinis turnyras arba vakarienė kiekvieną pirmąjį penktadienį), suaktyvinkite pasikartojimą. Užpildę pagrindinius laukus, atidarykite pasikartojimo nustatymus ir pasirinkite dažnumą (kasdien, kas savaitę, kas mėnesį arba kasmet), taip pat modelį (pavyzdžiui, kiekvieno mėnesio antrą antradienį).

Pasirinkite kartojimo intervalą ir, jei taikoma, pabaigos datą. Kai šablonas bus išsaugotas, išsiųskite kvietimą ir visi dalyviai gaus seriją. su jūsų apibrėžtomis taisyklėmis.

Planavimo vedlio naudojimas ir vedlių pridėjimas

Planavimo asistentas yra tikras išsigelbėjimas planuojant. Pridėkite privalomus arba pasirenkamus dalyvius ir leiskite „Outlook“ rodyti jų laisvus laikusPasirinktas laiko intervalas yra paryškintas ir galite pereiti prie siūlomo laiko intervalo, kad išvengtumėte konfliktų.

Čia galite patvirtinti tvarkaraštį ir išsiųsti skambutį arba grįžti į renginio rodinį, kad pridėtumėte dokumentus, pridėti išsamesnį aprašymą prie darbotvarkės arba nustatyti priminimus.

Pažymėkite renginį kaip „asmeninį“ ir tvarkykite dalyvavimo režimus

Naujojoje „Outlook“ ir internetinėje „Outlook“ versijose galite nurodyti, kad susitikimas suplanuotas asmeniškai. Įjunkite jungiklį „Renginys gyvai“ šalia vietos. ir svečiai žinos, kad ketinama susitikti fiziškai.

Kai pažymite įvykį kaip asmeninį, siūlomas laikas atsižvelgia ne tik į prieinamumą, bet ir į vietą. „Outlook“ pirmiausia rekomenduos intervalus, kada dalyviai planuoja būti biure. (arba įprastoje vietoje), o tai labai padeda hibridiniams susitikimams.

Asmeniniai kalendoriaus kvietimai ir renginiai yra aiškiai pažymėti. Pavadinime matysite priesagą, o el. laiške – etiketę., taip pat išskirtinę piktogramą kalendoriuje.

Atsakymas taip pat pasikeičia: vietoj paprasto „Taip“ atsiranda trys variantai. Galite atsakyti „Taip asmeniškai“, „Taip, virtualiai“ arba „Taip“, nenurodydami būdo.Kaip organizatorius, galite sekti šiuos atsakymus ir pasirinktą režimą sekimo skydelyje.

Pridėti žmones prie jau sukurto susitikimo

Jei esate organizatorius, atidarykite susitikimą ir įtraukite naujus žmones dalyje „Būtina“ arba „Pasirinktinai“ arba naudokite planavimo asistentą. Tada išsiųskite atnaujinimą ir pasirinkite, kam persiųsti pakeitimus. (tik naujiems arba visiems).

Kai nesate susitikimo savininkas, galite persiųsti susitikimo užklausą. Atidarykite užklausą, palieskite Atsakyti > Persiųsti, pridėkite gavėjus ir išsiųskite.Organizatorius gaus pranešimą, kad susitikimas buvo persiųstas kitam asmeniui.

Klasikinė „Outlook“: užbaikite anksčiau arba pradėkite vėliau, kad išeitų iš vietos

Jei naudojate klasikinę „Outlook“ versiją su "Microsoft 365", galite nustatyti, kad jūsų susitikimai ar susitikimai būtų sutrumpinti pagal numatytuosius nustatymus. Eikite į Failas > Parinktys > Kalendorius ir įjunkite „Sutrumpinti susitikimus ir susitikimus“., pasirinkdami „Baigti anksčiau“ arba „Pradėti vėliau“.

Apibrėžkite skirtingas ribas įvykiams, trumpesniems nei viena valanda, ir įvykiams, trunkantiems vieną valandą ar ilgiau. Tokiu būdu tarp susitikimų paliksite laiko pereinamiesiems santykiams., puikiai tinka judėti tarp kambarių ar tiesiog kvėpuoti.

„Outlook“ žiniatinklyje: kurkite susitikimus ir įvykius vienu spustelėjimu

Internetinės „Outlook“ kalendoriaus rodinyje bakstelėkite „Naujas įvykis“. Nustatykite pavadinimą, pridėkite dalyvių ir naudokite planavimo vedlį jei reikia skubiai suderinti kelis darbotvarkes.

Pasirinkite siūlomą laiko tarpsnį arba rankiniu būdu įveskite datą ir laiką, nurodykite vietą ir, jei pageidaujate, įjunkite „Teams“ susitikimą. Jei tai nėra pasikartojantis įvykis, tiesiog siųskiteJei tai kartojasi, pakoreguokite pasikartojimą ir tada išsiųskite skambutį.

„Outlook.com“: planavimas ir kvietimas naudojant „Skype“ arba „Teams“

„Outlook.com“ atidarykite kalendorių ir sukurkite „naują įvykį“. Įveskite pavadinimą, pasirinkite trukmę ir nuspręskite, ar aktyvuoti „Skype“ ar „Teams“ susitikimą. kaip jums tinka tam susitikimui.

Jei reikia, kad siuntimas kartotųsi, prieš siųsdami nustatykite pasikartojantį šabloną. Kai viskas bus paruošta, spustelėkite „Siųsti“ ir svečiai gaus kvietimą. su visomis detalėmis.

Susitikimai ir susitikimai: kuo jie skiriasi

Data atlaisvina laiko tik jums – pavyzdžiui, pirkinių sąrašo sudarymui ar staigmenos planavimui. Kita vertus, susitikimas apima kitų žmonių kvietimą. ir koordinuoti pagalbą.

Norėdami sukurti susitikimą, atidarykite kalendorių ir pasirinkite „Naujas susitikimas“ arba „Naujas įvykis“. Užpildykite temą, vietą, pradžios ir pabaigos laiką ir nustatykite priminimą (Numatytasis nustatymas paprastai yra 15 minučių, bet galite jį pakeisti.) Išsaugokite ir viskas.

Jei citata pasikartoja, redaguokite pasikartojimą ir apibrėžkite šabloną. Pasirinkite dažnumą, konkrečias taisykles (pvz., antrą mėnesio antradienį) ir išsaugokite pakeitimus, kad automatizuotumėte savo planavimą.

Nesunkiai paverskite el. laišką susitikimu (arba susitikimu)

Kai el. laiškų gija tampa ilga, paverskite ją susitikimu. Atidarykite el. laišką, atidarykite trijų taškų meniu ir skiltyje „Atsakyti“ pasirinkite „Susitikimas“.Atsidarys naujas langas su tema ir dalyviais, paruoštais užpildyti.

Užpildykite trūkstamą informaciją (vietą, laiką, priminimą, pastabas) ir nuspręskite, ar tai susitikimas (tik jums), ar susitikimas (su kvietimu). Išsaugoti arba išsiųsti pagal poreikį ir venkite tolesnio abipusio susirašinėjimo el. paštu.

Apklausų programavimas siekiant susitarti dėl geriausio laiko

Jei dėl tvarkaraščių nesusitariama, sukurkite naują kvietimą ir pasinaudokite šia parinktimi Nauja programavimo apklausa. Pasiūlykite kelias grupes, išsiųskite apklausą ir leiskite žmonėms balsuotiKai bus nugalėtojas, nustatykite galutinį laiką.

Taip pat galite jį derinti su išoriniais įrankiais, tokiais kaip „Doodle“. „Outlook“ integruojasi, kad automatiškai atnaujintų kalendorių, kai baigiasi balsavimas, išvengiant rankinio įvykio modifikavimo.

Atsakymų sekimas: priimti, atmesti ir preliminarūs

Išsiuntę kvietimą, atidarykite renginį, kad pamatytumėte, kas atsakė. „Outlook“ rodo atsakymų būsenas (priimta, atmesta, preliminari, neatsakyta) pačioje įvykio kortelėje arba sekimo skydelyje.

Prieš prasidedant susitikimui, būseną taip pat galite matyti priminime. Ši kontrolė yra labai svarbi logistikos koregavimui. pavyzdžiui, stalo dydis, rezervacijos ar meniu skaičius.

Susitikimų organizavimas kito asmens vardu

Jei delegavote prieigą prie kito asmens kalendoriaus (pavyzdžiui, asociacijos prezidento darbotvarkės), galite kurti ir tvarkyti jo įvykius. Atidarykite kalendorių, sukurkite susitikimą arba susitikimą ir išsaugokite jį.Leidimai nustato, ar galite redaguoti ir siųsti kvietimus.

Jei neturite tokios prieigos, negalėsite tiesiogiai įtraukti susitikimų į savo kalendorių. Arba išsiųskite jiems kvietimą į susitikimą kad, kai jį priimsite, jis būtų automatiškai pridėtas prie jūsų kalendoriaus.

Bendrinami kalendoriai programoje „Outlook Online“: kūrimas, bendrinimas ir teisės

Programoje „Outlook Online“ galite kurti papildomus kalendorius, pavyzdžiui, vieną bendruomenės ar kaimynystės grupei. Eikite į outlook.office.com/calendar, spustelėkite „Pridėti kalendorių“ ir pasirinkite „Sukurti tuščią kalendorių“.Suteikite jam pavadinimą, spalvą ir paskirties aplanką.

Norėdami bendrinti, atidarykite kalendoriaus meniu (trys taškai) ir eikite į „Bendrinimas ir leidimai“. Pridėkite naudotojų arba grupių iš savo organizacijos ir apibrėžkite prieigos lygį: „Galite matyti visas detales“ arba „Galite redaguoti“.

Kvietimą gavęs asmuo matys raginimą atidaryti bendrinamą kalendorių. Paspaudus Gerai, kalendorius pasirodys jūsų sąraše. ir, priklausomai nuo leidimų, galite peržiūrėti arba redaguoti įvykius.

„SharePoint“ kalendorius: grupės kalendoriaus kūrimas ir jo prijungimas prie „Outlook“

„SharePoint Online“ siūlo kalendorius, skirtus pažangiam bendradarbiavimui. Eikite į savo „SharePoint“ svetainę, pridėkite programėlę „Kalendorius“ ir pavadinkite ją.Išplėstinėse parinktyse galite įjungti grupės kalendoriaus režimą, kad būtų rodomi žmonės ir ištekliai.

Kad būtų lengviau rasti, įtraukite kalendorių į meniu. greita pradžia. Iš „Svetainės turinys“ > Sąrašo nustatymai (kalendorius) > „Pavadinimas, aprašymas ir naršymas“, pažymėkite jį kaip rodomą meniu. Taip visi galės jį rasti nepasiklysdami.

Jei norite atkurti pakeitimus, sąrašo nustatymuose įjunkite versijų valdymą. Versijų kūrimas yra naudingas, jei įvykius redaguoja keli žmonės. ir klaidų atveju reikia grįžti atgal.

Norėdami sukurti įvykį, eikite į skirtuką „Įvykiai“ ir spustelėkite „Naujas įvykis“. Apibrėžkite pavadinimą, vietą, datą ir dalyvius; matysite diagramą su laisvais ir užimtais dalyviais kad išvengtumėte persidengimų. Galite pasirinkti „Visą dieną“ arba „Kartoti“.

Kalendoriaus juostelėje yra parinktys pridėti vartotojus, siųsti nuorodą el. paštu ir „Prisijungti prie „Outlook“. Prisijungę matysite šį „SharePoint“ kalendorių programoje „Outlook“., nors nepamirškite jo integravimo apribojimų.

„SharePoint“ ir „Outlook“ perdangos bei apribojimai

„SharePoint“ galite perdengti kelis kalendorius, kad sukurtumėte vieningą rodinį (grupė, kiti žmonės ir jūsų). Tai palengvina kolektyvinį planavimą viename ekrane. ir venkite keisti skirtukus.

Tačiau integracija nėra visiška: Negalite importuoti esamo „Outlook“ kalendoriaus, kad jis būtų rodomas kaip vietinė perdanga „SharePoint“., o „SharePoint“ sukurti įvykiai nėra automatiškai pridedami prie kiekvieno vartotojo „Outlook“ kalendoriaus (išskyrus rodinio jungties ryšį).

Be to, yra apribojimų, pvz., maksimalus „SharePoint“ kalendorių skaičius viename svetainių rinkinyje (iki 10). Sąsaja gali būti ne tokia paprasta kaip „Outlook Online“. jei grupė nėra įpratusi prie „SharePoint“ sąrašų ir teisių.

Privalumai ir trūkumai: „Outlook“ kalendorius ir „SharePoint“ kalendorius

• „Outlook“ kalendoriaus privalumai: juo labai paprasta naudotis, jis sklandžiai integruojasi su el. paštu, „Teams“ ir pačia „Outlook“ programa. Tai ideali vieta susibūrimams, mažoms grupėms ir greitam koordinavimui..
• „Outlook“ kalendoriaus trūkumai: grupės kalendoriaus parinktys nėra tokios galingos kaip „SharePoint“. nėra lengva įterpti į bendrinamą svetainę ir neturi versijų valdymo įvykiams.
• „SharePoint“ kalendoriaus privalumai: galite tinkinti metaduomenis, versijų valdymą ir darbo eigas, taip pat galite rodyti kelis kalendorius kartu. Tai taip pat leidžia perdengti ir sinchronizuoti / eksportuoti su „Outlook“. turėti bendrą matomumą.
• „SharePoint“ kalendoriaus trūkumai: integracija su „Outlook“ nėra baigta, Įvykiai automatiškai neatsispindi kiekvieno asmeniniame kalendoriuje ir sąrankai gali prireikti daugiau techninių „praktinių“ žinių.

Įspėjimai, priminimai ir pranešimai: nusiraminkite

Kalendoriaus nustatymuose (ypač „Outlook“ žiniatinklyje / „Exchange“) pakoreguokite numatytuosius priminimus. Galite rodyti iššokančius įspėjimus ir leisti garsą kai pasirodo priminimas, be keitimo El Tiempo pagal numatytuosius nustatymus (pavyzdžiui, 30 minučių prieš).

Taip pat kiekvieną rytą galite gauti dienos santrauka el. paštu su įvykiais ir užduotimis. Pasirinkite, kuriuos kalendorius įtraukti, ir pažymėkite, kad nebūtų siunčiami, jei nieko nesuplanuotaTai patogus būdas pradėti su aiškia persvara.

Kalendoriaus laiko juostą ir orus galima pritaikyti. Atnaujinkite savo laiko juostą, jei keliaujate arba dirbate su žmonėmis kitose šalyse. ir patikrinkite orų nustatymus, jei norite matyti orus kartu su savo renginiais.

Jei naudojate SMS pranešimus, galite suaktyvinti įspėjimus apie įvykių pakeitimus per tam tikrą dienų skaičių. Galima apriboti žinučių siuntimą darbo valandomis kad jie jūsų netrukdytų po darbo valandų. Nepamirškite pirmiausia nustatyti tekstinių pranešimų siuntimo savo paskyroje.

Verta peržiūrėti tris pranešimų blokus: kalendoriaus pranešimus, SMS pranešimus ir el. pašto pranešimus. Pritaikykite kiekvieną pagal savo skonį, kad nieko nepraleistumėte ir nebūtumėte priblokšti įspėjimų..

Praktiniai patarimai socialiniams renginiams

Visada įtraukite kontekstą renginio aprašyme: aprangos kodą, susitikimo vietą, nuorodas į žemėlapius ar bendrinamus grojaraščius. Jei yra kaina vienam asmeniui, pridėti dokumentą su mokėjimo sąskaitomis arba nuorodomis kad viskas būtų aišku nuo pat pradžių.

Kai grupė didelė, pasiruošimui naudokite reguliarius susitikimus, o pagrindinei veiklai – individualius renginius. Štai kaip atskirti logistiką nuo šventės ir išvengsite painiavos atsakymuose.

Jei yra hibridinių dalyvių, įjunkite „asmeninį“ režimą ir tuo pačiu metu įgalinkite „Teams“ susitikimą. Atsakymuose bus atskirta, ar pagalba teikiama gyvai, ar virtualiai. ir galite reguliuoti kėdes, kamerą ir mikrofoną be paskutinės minutės staigmenų.

Jei jūsų tvarkaraštis įtemptas, įjunkite funkciją „baigti anksčiau“ klasikinėje „Outlook“ versijoje arba rankiniu būdu sutrumpinkite trukmę naujoje „Outlook“ versijoje. 5–10 minučių pertrauka tarp veiklų yra labai svarbi kad viskas tekėtų.

Renginių organizavimas naudojant „Outlook“ – tai ne tik laiko siuntimas ir viskas: Naudodami sekimo, pranešimų ir bendro kalendoriaus parinktis, turėsite visišką kontrolę. patvirtinimai, pakeitimai ir logistika, nesvarbu, ar apsistojate parke, ar nuomojatės vietą.

Naudodamiesi planavimo asistentu, dalyvavimo režimais (asmeniniu / virtualiu), apklausų planavimu ir bendrinamais „Outlook“ arba „SharePoint“ kalendoriais, Socialinio renginio koordinavimas iš galvos skausmo virsta tvarkingu procesu, su visa informacija po ranka, tiksliais priminimais ir nuline painiava dėl to, kas kur ir kada eina.