- Meistriška knyga Word centralizuoja ir standartizuoja pagrindines organizacijos procedūras.
- Jos struktūrą įkvėpė akademiniai vadovai: aiški rodyklė, tvarkingi skyriai ir naudingi priedai.
- „Word“ palengvina maketavimą, pakeitimų stebėjimą ir eksportavimą į PDF konsultacijoms ir saugiam archyvavimui.
- Gerai prižiūrima pagrindinė knyga išsaugo vidines žinias ir pagerina kasdienį efektyvumą.
Jei kasdienis darbas įmonėje jus varo į dokumentų, palaidų bylų ir procedūrų, žinomų tik vienam asmeniui, laikas susitvarkyti. Sukurkite „Word“ procedūrų pagrindinė knyga Tai vienas iš paprasčiausių ir veiksmingiausių būdų paversti visas tas išsklaidytas žinias aiškiu, prieinamu ir lengvai prižiūrimu vadovu visai komandai.
Gerai parašyta pagrindinė knyga toli gražu nėra tiesiog eilinis dokumentas, ji labai panaši į geriausias. vadovėliai, vadovėliai ir techniniai vadovai kurį rasite bibliotekose ir skaitmeninėse saugyklose: jis yra struktūrizuotas, iš pirmo žvilgsnio lengvai suprantamas ir naudingas tiek mokantis nuo nulio, tiek kasdien konsultuojantis su labai konkrečiais klausimais.
Kas yra „Pagrindinė procedūrų knyga“ ir kam ji naudojama?
„Word“ procedūrų „pagrindinė knyga“ iš esmės yra centralizuotas vadovas, kuriame žingsnis po žingsnio aprašomi pagrindiniai procesai organizacijos: kaip aptarnaujami klientai, kaip tvarkoma apskaita, kaip registruojami dokumentai, kaip tvarkomas užsakymas ir kt. Idėja yra ta, kad jūs nepasikliaujate niekieno atmintimi ar išsibarsčiusiais užrašais po biurą.
Šio tipo dokumentas veikia kaip nuolatinė žinyno knygaPanašiai kaip universitetų vadovėliai ar techniniai vadovai, naudojami universitetuose ar įmonėse, jis skirtas žmonėms, kuriems reikia patikimos ir greitos informacijos: naujiems darbuotojams, kolegoms iš kitų skyrių ar net jums patiems po kelių mėnesių, kai nebeprisimenate, kodėl kažką darėte tam tikru būdu.
Be to, kadangi ji buvo sukurta programoje „Word“, pagrindinė knyga naudoja plačiai naudojamą teksto redaktorių: Lankstus formatas, lengvas turinio atnaujinimas ir galimybė konvertuoti dokumentą į PDF. bendrinti arba išsaugoti vidinėje skaitmeninėje saugykloje.
Įkvėpimas iš skaitmeninių bibliotekų ir akademinių saugyklų
Jei pagalvosite, kaip turinys yra tvarkomas didelėse skaitmeninėse bibliotekose – kolekcijose Knygos, vadovai, pamokos ir baigiamieji darbai PDF formatu– pamatysite, kad juos visus vienija keletas bruožų: gera struktūra, vidinis nuoseklumas ir aiški orientacija į tai, kad skaitytojas rastų tai, ko ieško, nesiblaškydamas ratu.
Daugelis šių saugyklų sukūrė tikrąsias kolekcijos, suskirstytos pagal temas, autorius ir žinių sritispanašiai kaip klasikinis universiteto katalogas. Kai vartotojas įeina skaityti knygos, baigiamojo darbo ar techninio dokumento, jis tikisi rasti: aiškią rodyklę, gerai diferencijuotus skyrius, gerai suformatuotus tekstus ir, svarbiausia, patogią ir sklandžią skaitymo patirtį.
Tas pats požiūris aktualus ir jūsų pagrindinei procedūrų knygai. Kalbama ne tik apie tai, kaip ką nors padaryti, bet ir apie tai, kaip... pateikti informaciją naudojant panašų metodą, kaip ir akademiniame vadoveapibrėžti terminai, tvarkingai paaiškinti procesai ir gerai parengti dokumentai, kuriuos galima skaityti ekrane arba atsispausdinti neprarandant kokybės ar prasmės.
Gerai parengtos pagrindinės knygos programoje „Word“ privalumai
Gera pagrindinė procedūrų knyga pateikia labai aiškūs privalumai organizacijaiPirmasis yra prieinamumas: kiekvienas, turintis leidimą, gali atidaryti dokumentą „Word“ arba PDF formatu ir pasikonsultuoti, kaip atlikti tam tikrą procesą, neatsižvelgiant į tai, ar dalyvauja asmuo, kuris „viską žino“.
Dar vienas svarbus privalumas yra standartizavimas. Dokumentuodami kiekvieną procedūrą, užtikrinate, kad visi dirba pagal tuos pačius kriterijusTie patys žingsniai, tie patys šablonai, tie patys patvirtinamieji dokumentai. Tai sumažina klaidų skaičių, pagerina paslaugų kokybę ir palengvina naujų darbuotojų mokymą.
Taip pat yra žinių išsaugojimo nauda. Kaip ir baigiamieji darbai, protokolai bei techniniai dokumentai, kurie saugomi skaitmeniniuose archyvuose, jūsų pagrindinė knyga užtikrina, kad... Svarbi informacija lieka nepažeista ir ją galima atkurti naudojant El Tiemponet jei keičiasi žmonės ar komandos.
Negalime pamiršti efektyvumo aspekto: užuot gaišę laiką ieškodami senų el. laiškų, užrašų sąsiuviniuose ar išmėtytų bylų, Tiesiog atidarykite pagrindinės knygos rodyklę ir pereikite prie atitinkamo skyriaus.Ilgainiui tas laiko sutaupymas yra daug labiau pastebimas, nei atrodo.
Kaip susisteminti procedūrų „pagrindinę knygą“ programoje „Word“
Kad tai tikrai veiktų, pagrindinė knyga turi turėti aiški, logiška ir lengvai suprantama struktūraČia „Word“ yra jūsų sąjungininkas, nes jis leidžia tvarkyti turinį naudojant antraščių stilius, automatines turinio lenteles, lentos ir skyrių numeracija.
Dažniausias būdas yra suskirstyti knygą į dideles dalis, susijusias su organizacijos veikla: pavyzdžiui, Administravimas, finansai, klientų aptarnavimas, žmogiškieji ištekliai, technologijosir kt. Kiekviename bloke konkrečios procedūros yra išsamiai aprašytos, kiekviena iš jų turi savo skyrių.
Panašiai kaip ir universitetų vadovėliuose, kiekviena procedūra turėtų turėti pasikartojančią vidinę mini struktūrą: procedūros tikslas, apimtis, atsakingos šalys, būtini įvesties duomenys, tolesni veiksmai, rezultatai ir susiję dokumentaiTai leidžia skaitytojui visada lengviau žinoti, kur rasti tai, ko jis ieško, konsultuodamasis dėl skirtingų procedūrų.
Taip pat pravartu įtraukti kryžmines nuorodas, kaip tai daroma baigiamuosiuose darbuose ir techniniuose vadovuose. Pavyzdžiui, jei atsiskaitymo procedūra priklauso nuo to, kaip registruojami užsakymai, galite nuoroda iš teksto į atitinkamą skyrių tame pačiame „Word“ dokumente, naudojant vidines hipersaitus.
Esminiai elementai, kurių negalima praleisti
Kokybiškame vadovėlyje turėtų būti keletas pagrindinių elementų, primenančių puikius akademinius ir profesinius dokumentus. Pirmasis yra Atpažįstamas viršelis su aiškiu pavadinimu, versija ir datakad kiekvienas galėtų žinoti, kokį dokumentą peržiūri ir ar tai atnaujinta versija.
Antrasis yra išsamus indeksas, automatiškai generuojamas programoje „Word“. Naudodami 1 antraštės, 2 antraštės ir kt. stilius, galite sukurti Turinys, kuris atnaujinamas vienu spustelėjimu kiekvieną kartą pridedant, ištrinant ar keičiant skyrius. Tai leidžia dokumentą lengvai valdyti, net jei jis išauga iki dešimčių puslapių.
Taip pat patartina pridėti pradinį konteksto skyrių, kuriame trumpai paaiškintumėte Kas yra pagrindinė knyga, kas ją tvarko ir kaip dažnai ji peržiūrima? ir kaip turėtų būti siūlomi pakeitimai. Šis skyrius veikia kaip „dokumento informacija“, kurią matote daugelyje PDF saugyklų, ir jame išsamiai aprašomas turinio tikslas, struktūra ir vertė.
Galiausiai, tai labai naudinga Įtraukite priedus su šablonais ir formomisTai dokumentų šablonai ir realaus pasaulio pavyzdžiai, naudojami procedūrose. Panašiai kaip knygų katalogai ar baigiamojo darbo priedai, šie priedai sugrupuoja praktinę medžiagą, kuri papildo pagrindinius paaiškinimus.
Gera rašymo procedūrų praktika
Procedūrų turinys turi būti parašytas su aiški, tiesi kalba be nereikalingų techninių terminųIdėja yra ta, kad kiekvienas, turintis tinkamą profilį, gali nedvejodamas atlikti veiksmus, net jei organizacijoje dirba neilgai.
Svarbu vengti dviprasmiškų frazių, tokių kaip „bus padaryta tai, kas tinkama“ arba „pagal kriterijus“. Verčiau aprašykite dalykus konkrečiai. kas ką daro, su kokiu įrankiu, kokia tvarka ir kokio rezultato tikimasiKuo tiksliau būsite, tuo mažiau vietos bus klaidingoms interpretacijoms.
Naudodamiesi gerais vadovėliais ir universitetų vadovais kaip nuoroda, galite pateikti paprastus pavyzdžius, trumpus aiškinamuosius raštus ir paryškintus įspėjimus, kai žingsnis yra ypač keblus. Tai padeda Procedūra skaitoma beveik kaip gerai apgalvotas vadovas ar pamokakur skaitytojas niekada nejaučia pasimetęs.
Galiausiai verta atkreipti dėmesį į rašybą, formatavimą ir terminijos nuoseklumą. Kaip ir akademinis darbas yra peržiūrimas siekiant užtikrinti jo kokybę, taip pat turėtų būti peržiūrimas ir jūsų pagrindinis darbas. periodiškai peržiūrimos, siekiant ištaisyti klaidas, atnaujinti procesus ir patobulinti paaiškinimus kurie buvo nepakankami arba painūs.
„Word“ naudojimas pagrindinei knygai formatuoti ir atnaujinti
„Word“ siūlo labai naudingus įrankius, leidžiančius profesionaliai suformatuoti pagrindinę knygą, net ir neturint maketavimo eksperto įgūdžių. Disciplinuotas naudojimas pastraipų ir antraščių stiliai Tai leidžia turėti vienodą dokumentą, kuriame visos antraštės atrodo vienodai, tekstas rašomas tuo pačiu šriftu ir dydžiu, o sąrašai yra vienodo formato.
Svarbus privalumas yra galimybė įterpti skyrių lūžiai, antraštės ir poraštės Pritaikyta. Tai leidžia įtraukti, pavyzdžiui, skyriaus pavadinimą kiekvieno puslapio viršuje, paskutinės peržiūros datą arba dokumento versijos numerį poraštėje, o tai labai praktiška organizacijose, kurios turi atitikti kokybės standartus.
Dar viena labai įdomi funkcija yra komentarų naudojimas keisti kontrolęKai pagrindinės knygos atnaujinime dalyvauja keli žmonės, labai svarbu turėti galimybę Pažiūrėkite, kas buvo pakeista, kas atliko pakeitimus ir kadaDėl to „Word“ yra labai lengvai valdomas įrankis bendrai dokumentų priežiūrai.
Žinoma, pagrindinę knygą galite bet kada eksportuoti į PDF formatą, kaip ir platformose, kurios tai leidžia. Skaitykite dokumentus internete arba atsisiųskite PDF formatuTai suteikia jums „užšaldytą“ ir lengvai bendrinamą versiją, kurią galima įkelti į intranetą, siųsti el. paštu arba archyvuoti vidinėje saugykloje, nebijant, kad ji nevaldomai pasikeis.
Ryšys su universitetų vadovėliais ir žinynais
Pagrindinės procedūrų knygos koncepcija yra labai panaši į... universitetinių vadovėlių ir atsakymų raktų Šie tekstai naudojami inžinerijos, ekonomikos, informatikos ir kitose srityse. Šiose disciplinose studentai remiasi gerai struktūrizuotais tekstais, kad suprastų sudėtingas sąvokas ir pamatytų, kaip jos taikomos praktikoje.
Lygiai taip pat, kaip universiteto bibliotekos kataloge knygos grupuojamos pagal temas, jūsų pagrindinės knygos grupuojamos procesai pagal skyrius, funkcijas ir darbo sritisŠi analogija gali padėti jums nuspręsti, kaip organizuoti procedūras, kokias etiketes naudoti ir kaip pateikti informaciją, kad ji būtų intuityvi vidiniams vartotojams.
Taip pat galite pasisemti įkvėpimo iš to, kaip rašomi akademinėse saugyklose esantys baigiamieji darbai ir moksliniai dokumentai. Šie tekstai paprastai yra kruopščiai parengti. terminų tikslumas, struktūros darna ir šaltinių atsekamumasNors tokio formalaus lygio nereikia, aprašant veiksmus ir pagrindžiant, kodėl viskas atliekama tam tikru būdu, gali būti naudinga taikyti griežtą jo lygį.
Iš tiesų daugelis organizacijų, kurioms keliami aukšti dokumentacijos reikalavimai – technologijų įmonės, profesionalios firmos, mokslinių tyrimų įstaigos – savo pagrindinę operacijų knygą traktuoja taip, tarsi ji būtų... informacinis dokumentas, palyginamas su vidiniu akademiniu leidiniusu sunumeruotomis versijomis, oficialiomis apžvalgomis ir prieinamu istoriniu archyvu.
Aistringas rašytojas apie baitų pasaulį ir technologijas apskritai. Man patinka dalytis savo žiniomis rašydamas, būtent tai ir darysiu šiame tinklaraštyje, parodysiu jums įdomiausius dalykus apie programėles, programinę įrangą, techninę įrangą, technologijų tendencijas ir kt. Mano tikslas – padėti jums paprastai ir smagiai naršyti skaitmeniniame pasaulyje.