Kaip sukurti išskleidžiamuosius sąrašus su fiksuotomis parinktimis „Google“ skaičiuoklėse

Jei dažnai dirbate su „Google“ skaičiuoklėmis, tikriausiai susidūrėte su dažna problema, kai kiekvienas duomenis įveda savaip. Vieni naudoja didžiąsias raides, kiti – mažąsias, treti – santrumpas... ir tada nėra jokio būdo nieko filtruoti ar analizuoti. Siekiant išvengti šio chaoso, viena iš naudingiausių funkcijų yra išskleidžiamieji sąrašai , kurie leidžia rinktis tik iš iš anksto nustatytų „Google“ skaičiuoklių parinkčių.

Dėl šių sąrašų vartotojas, užuot rašęs ranka, tiesiog spustelėja ir pasirenka reikšmę iš meniu. Tai ne tik leidžia patogiau naudoti lentelę, bet ir žymiai sumažina klaidas, rašybos klaidas ir formatavimo neatitikimus – tai labai svarbu, kai keli žmonės bendradarbiauja tame pačiame dokumente.

Kas yra išskleidžiamasis sąrašas „Google“ skaičiuoklėse ir kam jis naudojamas?

Išskleidžiamasis sąrašas „Google“ skaičiuoklėse iš esmės yra iš anksto nustatytų parinkčių meniu, susietas su langeliu . Užuot rankiniu būdu įvedęs reikšmę, vartotojas atidaro išskleidžiamąjį sąrašą ir pasirenka iš kelių alternatyvų, kurias jau nustatė skaičiuoklės dizaineris.

Pasirinkus vieną iš šių parinkčių, pasirinkta reikšmė langelyje rodoma taip, lyg būtumėte ją parašę patys, tačiau su tuo pranašumu, kad ji visada bus visiškai tokia pati (tos pačios raidės, tas pats formatas, jokių rašybos klaidų ar keistų variantų).

Ši sistema puikiai tinka šablonams, kuriuose tam tikros reikšmės kartojasi: pavyzdžiui, užduočių būsenos (Laukiama, Vykdoma, Užbaigta), produktų tipai, skyriai, pamainos, atsakymai „Taip/Ne“ ar panašios parinktys. Ji taip pat plačiai naudojama siekiant pagreitinti vidinių formų ar sekimo diagramų pildymą.

Dar vienas svarbus privalumas yra tas, kad išskleidžiamieji sąrašai padeda išlaikyti duomenų nuoseklumą bendradarbiaujant naudojamose lentelėse . Jei vienu metu dirba keli žmonės, vienas negali įvesti „Patvirtinta“, kitas – „Patvirtinta“, o dar kitas – „Gerai“. Kiekvieną kartą reikalaujant pasirinkti iš to paties sąrašo, duomenys tampa visiškai standartizuoti.

Be to, naudojant nuoseklias reikšmes, filtrai, suvestinės lentelės ir diagramos veikia daug geriau, nes kategorijos nėra dauginamos iš nedidelių teksto skirtumų. Tai sutaupo daug laiko ir galvos skausmo generuojant ataskaitas, be to, lengviau naudoti tokias funkcijas kaip VLOOKUP ir XLOOKUP duomenims susieti.

Parinkčių apribojimo iki iš anksto nustatytų verčių privalumai

Pagrindinė šio tipo meniu naudojimo priežastis yra užtikrinti, kad būtų galima pasirinkti tik kontroliuojamas ir teisingas parinktis . Tai svarbu ne tik patogumui, bet ir duomenų kokybei bei įvedamos informacijos kontrolei.

Kai priverčiate vartotojus rinktis iš sąrašo, rašybos klaidų ir variantų gerokai sumažėja . Niekas negali rašyti „Pendiente“ vietoj „Pendiente“ arba pridėti naujos reikšmės, kurios nebuvo įtraukta. Tai labai svarbu projektuose, kuriuose analizuojami duomenys arba eksportuojami į kitas sistemas.

Dar vienas aiškus privalumas – sutaupytas laikas. Ilgos skaičiuoklės pildymas tampa daug greitesnis, kai reikšmę galite nustatyti vienu spustelėjimu, o ne rašyti ją žodis po žodžio. Tai gali skambėti kaip smulkmena, bet kai turite šimtus eilučių, tai labai svarbu.

Didelėse darbo komandose išskleidžiamieji sąrašai padeda išlaikyti vienodus informacijos įrašymo kriterijus . Žmogiškieji ištekliai, administravimas, rinkodara, logistika... visi gali laikytis to paties „vertybių kodekso“, nereikalaudami tūkstantį kartų aiškinti, ką galima ir ko negalima rašyti kiekviename stulpelyje.

Be to, iš pažangesnės perspektyvos ši sistema yra paprasta, bet labai efektyvi duomenų patvirtinimo forma . Ji užtikrina, kad skaičiuoklė „priimtų“ tik tam tikras reikšmes, apsaugodama dokumentą nuo netyčinių klaidų, kurios galiausiai galėtų turėti įtakos ataskaitoms, sąskaitų išrašymui ar sprendimams, pagrįstiems tais duomenimis.

Kaip veikia išskleidžiamieji sąrašai ir duomenų patvirtinimas

„Google“ skaičiuoklėse išskleidžiamieji sąrašai kuriami naudojant duomenų patvirtinimo parinktį, esančią meniu „Duomenys“ . Nors čia nepateiksime išsamaus nuoseklaus vadovo, svarbu suprasti, kad techniškai jūs lapui nurodote: „Šiame langelyje leidžiamos tik šios konkrečios reikšmės“.

Norėdami tai padaryti, apibrėžiate parinkčių rinkinį: galite jas įvesti rankiniu būdu, atskirdami kableliais, arba naudoti langelių diapazoną, kuriame įrašėte galimų reikšmių sąrašą . Abiem atvejais „Google“ skaičiuoklės jas konvertuos į pasirenkamą išskleidžiamąjį meniu.

Duomenų tikrinimas taip pat leidžia kontroliuoti, kas nutinka, jei kas nors bando įvesti reikšmę, kurios nėra sąraše . Galite tiesiog rodyti įspėjimą arba tiesiogiai atmesti įvestį ir neleisti išsaugoti duomenų, kurie neatitinka taisyklių. Tai labai svarbu, jei norite, kad būtų įvestos tik patvirtintos parinktys.

Šie patvirtinimai nenaudoja tik tekstinių sąrašų. Taip pat galite taikyti sąlygas skaičiams, datoms ar kitiems duomenų tipams , kad skaičiuoklė patikrintų, ar įvesti duomenys atitinka konkrečius kriterijus (pvz., „daugiau nei nulis“ arba „po šiandienos“).

Išskleidžiamieji sąrašai kartu su kitais patvirtinimo elementais, tokiais kaip žymimieji langeliai, siūlo labai lankstų būdą paprastą skaičiuoklę paversti savotiška vedamąja forma , kur kiekvienas laukas priima tik tai, ką jam sukūrėte.

Išskleidžiamųjų sąrašų su skaičiais ir datomis naudojimas

Nors meniu dažniausiai įsivaizduojame naudodami žodžius (pvz., kategorijas ar būsenas), „Google“ skaičiuoklės taip pat leidžia kurti išskleidžiamuosius meniu pagal skaičius ar datas . Svarbiausia yra paruošti šaltinių sąrašą tinkamu formatu.

Jei jums reikia kiekių meniu, pavyzdžiui, nuo 1 iki 10, tiesiog sukurkite langelių diapazoną su šiais skaičiais ir naudokite tą diapazoną kaip išskleidžiamojo sąrašo šaltinį. Langelis, kuriame bus reikšmė, vis tiek bus skaitinis, todėl galėsite be problemų atlikti sumavimo, vidurkių ir bet kokius kitus skaičiavimus.

Tas pats pasakytina ir apie datas: galite sukurti stulpelį su konkrečių dienų seka (švenčių dienomis, terminais, galutiniais terminais) ir naudoti jį kaip išskleidžiamojo meniu šaltinį . Tokiu būdu vartotojui nereikia rūpintis teisingu formatu ar prisiminti, kurios dienos yra leidžiamos.

Svarbu teisingai formatuoti duomenis šaltinių sąraše (skaičius, data, valiuta ir kt.), nes „Google“ skaičiuoklės, taikydamos patvirtinimą, atsižvelgs į šį duomenų tipą . Tai užtikrina, kad pasirinktos reikšmės puikiai suderinamos su formulėmis ir vėlesne analize.

Šis metodas idealiai tinka finansiniams šablonams , kalendoriams, projektų laiko juostoms ar bet kokiam kitam scenarijui, kai nenorite, kad žmonės sugalvotų datas ar sumas, kurios nepatenka į kontroliuojamą diapazoną . Viskas apsiriboja jūsų apibrėžtų parinkčių diapazonu.

Taikyti tą patį išskleidžiamąjį meniu keliems langeliams arba stulpeliams

Labai dažnai užduodamas klausimas – ar tą patį išskleidžiamąjį sąrašą galima pakartotinai naudoti daugiau nei viename langelyje. Atsakymas yra „taip“: tą patį meniu galite taikyti visam stulpeliui arba dideliam diapazonui tiesiog jį pasirinkdami prieš konfigūruodami patvirtinimą.

Bendrasis metodas apima visų langelių, kuriuose norite matyti meniu, pasirinkimą ir duomenų patvirtinimo konfigūravimą tik vieną kartą . Tokiu būdu kiekviename langelyje bus rodomas tas pats išskleidžiamasis meniu ir bus naudojamos tos pačios parinktys.

Ši sistema ypač naudinga, kai turite lenteles, kuriose kiekviena eilutė reiškia skirtingą įrašą, bet stulpelis visada turi turėti to paties tipo reikšmę (pvz., Būsena, Prioritetas, Atsakinga šalis, Incidento tipas ir kt.). Užuot kartoję procesą langelyje po langelio, jį pritaikote viską iš karto.

Jei vėliau reikės pakoreguoti sąrašą (pridėti naują būseną, pašalinti nebenaudojamą), geriausia apibrėžti išskleidžiamojo sąrašo šaltinį kaip langelių diapazoną, kuriame yra visos reikšmės . Tokiu būdu, modifikavus tą diapazoną, meniu bus automatiškai atnaujintas visuose susijusiuose langeliuose.

Šis metodas ne tik taupo laiką, bet ir padeda išvengti neatitikimų, nes visos ląstelės turi tą patį meniu apibrėžimą . Nebus stulpelių, kuriuose trūks parinkties arba meniu bus netyčia sukonfigūruotas neteisingai.

Išskleidžiamojo meniu pašalinimas iš langelio

Gali ateiti laikas, kai nebenorėsite laikyti išskleidžiamojo sąrašo langelyje arba diapazone. Norėdami jį pašalinti, tiesiog grįžkite į duomenų tikrinimo meniu, esantį skiltyje „Duomenys“ , ir pašalinkite pritaikytą taisyklę.

Įprastas procesas apima langelio arba langelių, kuriuose yra meniu, pasirinkimą ir duomenų patvirtinimo parinkties pasiekimą . Ten rasite mygtuką arba nuorodą „Pašalinti patvirtinimą“, kuri iš karto ištrins tą nustatymą.

Pašalinus patvirtinimą, langelis grįžta prie įprasto langelio veikimo, į kurį galima įvesti bet ką be apribojimų ar susijusio išskleidžiamojo meniu. Iki tol buvęs turinys paprastai išsaugomas, tačiau jis nebėra apribotas šiomis parinktimis.

Jei norite išlaikyti meniu koncepciją, bet su visiškai kitokiu parinkčių rinkiniu , gali būti praktiškiau redaguoti patvirtinimą, o ne jį visiškai pašalinti. Tačiau jei įrankis jums trukdo arba toje lapo dalyje nebeatitinka prasmės, jį pašalinti galima vos keliais paspaudimais.

Atminkite, kad jei tą patį patvirtinimą pritaikėte dideliam diapazonui, turėsite pasirinkti visus paveiktus langelius, jei norite pašalinti meniu iš visų iš jų vienu metu . Jei pasirinksite tik vieną, išskleidžiamasis meniu liks aktyvus kituose.

Išskleidžiamieji sąrašai ir žymimieji langeliai

Daugelyje „Google“ skaičiuoklių aiškinamųjų dokumentų šalia išskleidžiamųjų sąrašų taip pat minimi žymimieji langeliai, nes abu jie naudojami norint apriboti arba valdyti tai, ką vartotojas gali įvesti . Tačiau jų funkcija ir tikslas nėra visiškai tas pats.

Išskleidžiamieji sąrašai idealiai tinka, kai reikia rinktis iš kelių galimų reikšmių , paprastai daugiau nei dviejų. Pavyzdžiui, norint pasirinkti kategoriją, incidento tipą, prioriteto lygį arba proceso būseną.

Kita vertus, žymimieji langeliai sutelkia dėmesį į dvejetaines reikšmes, pvz., „Taip“ / „Ne“ arba „Tiesa“ / „Klaidinga“ . Jie veikia kaip jungiklis, kurį vartotojas pažymi arba panaikina, ir yra labai praktiški, pavyzdžiui, patvirtinant, kad užduotis atlikta, arba priimant sąlygą.

Kalbant apie duomenų tikrinimą, abu įrankiai padeda įrašus padaryti aiškesnius ir geriau kontroliuojamus , tačiau išskleidžiamieji sąrašai turi pranašumą, nes leidžia rinktis iš daugiau parinkčių vizualiai neužgriozdinant lapo.

Sujungus abu išteklius tame pačiame „Google“ skaičiuoklių lape, galima sukurti labai galingus šablonus, kuriuose kiekvienas laukas yra sukurtas taip, kad priimtų tik jį atitinkančio tipo duomenis , taip sumažinant klaidų skaičių ir padarant informaciją pildančio asmens patirtį malonesnę.

Realaus pasaulio scenarijai, kai išskleidžiamieji sąrašai daro viską

Be teorinės prasmės, išskleidžiamieji sąrašai kasdien naudojami įvairiose situacijose. Viena iš labiausiai paplitusių sričių yra užduočių ir projektų valdymas komandoje . Kiekviena eilutė žymi užduotį, o viename stulpelyje pasirenkate būseną, kitame – prioritetą, o dar kitame – atsakingą asmenį.

Jie taip pat labai dažni vidiniuose duomenų rinkimo lapuose , tokiuose kaip apklausos ar paprastos formos . Užuot laisvai rašiusiems žmonėms, pateikiamas galimų atsakymų meniu, kuris vėliau palengvina rezultatų analizę.

Finansinėje arba administracinėje srityje išskleidžiamieji sąrašai naudojami sąnaudų centrams, išlaidų rūšims, mokėjimo būdams arba sąskaitų faktūrų būsenoms pasirinkti , užtikrinant, kad visi laikytųsi tos pačios nomenklatūros ir kad apskaitos ataskaitos būtų geriau subalansuotos.

Švietimo ar mokymo aplinkoje juos dažnai galima pamatyti šablonuose, kuriuose registruojama mokinių pažanga, lankomumas ar pažymiai . Fiksuotos vertės apsaugo nuo transkripcijos klaidų ir užtikrina, kad kiekviename stulpelyje būtų tik galiojančios vertės.

Visa tai atitinka idėją, kad skaičiuoklės yra ne tik skaičių lentelės, bet ir tikros informacinės sistemos, kuriose verta skirti šiek tiek laiko gerai suprojektuoti įrašus , kad vėlesnė analizė ir sprendimų priėmimas būtų daug paprastesni.

„Google“ skaičiuoklių išskleidžiamieji sąrašai yra universalus įrankis, skirtas valdyti, ką galima įvesti į kiekvieną langelį, užtikrinti duomenų nuoseklumą ir sutaupyti informacijos įvedėjų laiką . Naudojant juos kartu su kitais patvirtinimais, pvz., žymimaisiais langeliais arba datos ir skaičių intervalais, galite kurti daug patikimesnes ir lengviau prižiūrimas skaičiuokles, net kai vienu metu bendradarbiauja daug žmonių.