Jei jau kurį laiką valdote savo verslą naudodami klasikinius „Microsoft“ įrankius, tikriausiai susimąstėte, ar metodas... Kurkite sąskaitas faktūras programoje „Word“ arba „Excel“ Tai vis dar įmanoma ir šiandien. Daugelis žmonių jaučiasi patogiai su esamais šablonais, tačiau teisinė aplinka Ispanijoje smarkiai keičiasi, ir mes nenorime, kad mokesčių institucijos jus užkluptų.
Problema yra ne tik techninė, bet ir reguliavimo. Nors kai kuriems vartotojams tereikia gražiai atrodančio dokumento, kurį galėtų išsiųsti el. paštu, kiti sukūrė tikrus... sudėtingos valdymo sistemos su makrokomandomis ir formulėmis. Šis skirtumas nulems, ar galite toliau naudoti įprastus failus, ar reikia pereiti prie sertifikuotos programinės įrangos, kad išvengtumėte baudų, kurios gali palikti jūsų banko sąskaitą bevaisės.
Kada jūsų „Excel“ arba „Word“ failas yra tiesiog šablonas?
Kad Mokesčių agentūra nelaikytų jūsų elektroninių sąskaitų faktūrų sistemos (SIF) naudotoju, procesas turi būti beveik visiškai rankinis. Tai taikoma atvejams, kai atidarote failą, Jūs redaguojate kliento duomenisĮrašote aprašymus ir kiekį, o tada išsaugote PDF formatu. Jei nėra jokių automatiškai veikiančių duomenų bazių ar procesų pėdsakų, esate saugūs.
Šiuo atveju dokumentas veikia kaip paprastas popieriaus pakaitalas. Jei to nepadarysite automatizuotos visuotinės sumavimo operacijos Jei stebėjimui nenaudojate nuorodų tarp skirtingų skaičiuoklių, jums nereikia rūpintis dėl naujųjų techninių reglamentų. Iš esmės, jei tik pildote tuščius laukelius iš anksto nustatytame šablone, galite tęsti veiklą be jokių problemų.
„Pažangios „Excel“ programos ir SIF pavojus
Čia viskas pasidaro rimčiau. Jei jūsų „Excel“ darbaknygėje yra keli skirtukai, kurie bendrauja tarpusavyje, naudokite automatinis sąskaitų faktūrų numeravimas Arba, jei bendroms sumoms ir mokesčiams generuoti naudojamos makrokomandos, tuomet nebereikia šablono, o naudojama SIF (sąskaitų faktūrų išrašymo ir mokesčių sistema). Tas pats pasakytina ir apie „Word“, jei sistemingai išgaunate informaciją naudodami pažangias duomenų bazės funkcijas.
Sistema, automatizuojanti sąskaitų išrašymą, turi užtikrinti nekeičiamumas ir atsekamumas duomenų. Tai reiškia, kad negalite ištrinti sąskaitos faktūros nepalikdami įrašo, o sumų modifikuoti nepalikdami pėdsakų. „Office“ failai dėl savo prigimties leidžia vienu spustelėjimu ištrinti bet kurį langelį, todėl jie nesuderinama su Kovos su sukčiavimu įstatymu jei jie naudojami kaip valdymo sistemos.
„VeriFactu“ ir Kovos su sukčiavimu įstatymas: svarbiausios datos
„VeriFactu“ diegimas kelia labai griežtus reikalavimus. Jei jūsų sistema laikoma SIF (informacijos tvarkymo sistema), joje turi būti privalomas komponentas. QR kodas ir konkretus paaiškinimas kuris identifikuoja sąskaitą faktūrą kaip patikrinamą. Be to, programinė įranga turi sugeneruoti skaitmeninį piršto atspaudą (maišos kodą), kad būtų užtikrinta, jog dokumentas nebuvo pakeistas po išdavimo.
Svarbu kalendoriuje pasižymėti šias datas, kad išvengtumėte netikėtumų: Visuomenės turi prisitaikyti nuo 2026 m. sausio 1 d., o savarankiškai dirbantiems asmenims taikomas šiek tiek ilgesnis laikotarpis – terminas yra 2026 m. liepos 1 d. Šių terminų ignoravimas gali lemti bauda iki 50.000 XNUMX eurų, skaičius, kurio bet kuris verslininkas norėtų išvengti.
Kaip automatizuoti sąskaitas faktūras naudojant laiškų sujungimą
Jei jums reikia išduoti didelį kiekį tos pačios struktūros, bet skirtingų duomenų dokumentų, geriausias techninis pasirinkimas yra „Word“ laiškų suliejimasŠis procesas leidžia susieti pagrindinį dokumentą su „Excel“ duomenų baze, ištraukiant tokius laukus kaip PVM mokėtojo kodas, gavėjo vardas ir pavardė arba bendra suma.
Norėdami pradėti, pirmiausia turite paruošti „Excel“ skaičiuoklę su aiškiais stulpeliais (pavadinimas, adresas, aprašymas, suma). Tada „Word“ programoje eikite į skirtuką Pašto siuntimai, pasirinkite „Pradėti laiškų sujungimą“ ir pasirinkite „Laiškai“. Paskutinis žingsnis – susieti „Excel“ failą naudojant parinktį „Pasirinkti gavėjus“, įterpiant kintamuosius laukus į atitinkamas šablono vietas.
Saugios alternatyvos ir rekomendacijos
Jei supratote, kad jūsų dabartinė sistema yra pernelyg „pažangi“, kad būtų legali, bet nenorite išleisti daug pinigų programinei įrangai, yra alternatyvų. Ispanijos mokesčių agentūra siūlo nemokama atsiskaitymo programėlė Specialiai sukurtas laikantis „VeriFactu“ standarto, kuris suteikia puikų apsauginį tinklą pradedantiesiems.
Ieškantiems kažko profesionalesnio, idealus sprendimas yra išsinuomoti programinę įrangą, kuri teikia atsakingas pareiškimasužtikrinant, kad programa būtų sertifikuota. Atminkite, kad nors automatinis sąskaitų faktūrų pateikimas Mokesčių agentūrai („VeriFactu“) kai kuriais atvejais yra neprivalomas, pasirinkus to nedaryti, galite patekti į mokesčių inspekcijos akiratį. mokesčių patikrinimai dažniau.
Trumpi patarimai, kaip sukurti sąskaitą faktūrą
Nepriklausomai nuo naudojamo metodo, vizualinis aiškumas yra labai svarbus. Jei naudojate „Excel“, rekomenduojame pašalinti tinklelio linijas Kad dokumentas atrodytų kaip tikra sąskaita faktūra, o ne skaičiuoklė, suskirstykite informaciją į blokus: antraštę su savo logotipu ir mokesčių informacija, skyrių klientui ir aiškią lentelę su teikiamomis paslaugomis.
Nepamirškite pritaikyti funkcijos SUM bendroms sumoms ir palikite vietos mokėjimo sąlygoms. Gerai parengtas dokumentas ne tik atrodo profesionaliau, bet ir palengvina kliento skaitymą bei sumažina galimą painiavą dėl sąskaitų faktūrų sumų, taip užkertant kelią klaidoms. pavėluoti mokėjimai.
Norint išvengti teisinių problemų, išmintingiausia būtų išanalizuoti, ar jūsų dabartinis darbo procesas apima automatizavimą ar nuolatinius įrašus. Jei kuriate tik rankinius PDF failus, galite būti ramūs, tačiau jei pasikliaujate sudėtingomis formulėmis ir automatiniu numeravimu, laikas pereiti prie sertifikuoto įrankio, kuris garantuoja, kad jūsų dokumentai atitinka reglamentus. atsekamumo taisyklės ir „VeriFactu“ reikalavimus iki 2026 m. terminų.
Aistringas rašytojas apie baitų pasaulį ir technologijas apskritai. Man patinka dalytis savo žiniomis rašydamas, būtent tai ir darysiu šiame tinklaraštyje, parodysiu jums įdomiausius dalykus apie programėles, programinę įrangą, techninę įrangą, technologijų tendencijas ir kt. Mano tikslas – padėti jums paprastai ir smagiai naršyti skaitmeniniame pasaulyje.