Kaip sėkmingai įdiegti verslo valdymo programinę įrangą

Verslo valdymo programinės įrangos diegimas gali būti lemiamas postūmis profesionalizuoti jūsų verslą, augti su didele pelno marža ir atsikratyti skaičiuoklių, išmėtytų el. laiškų ir rankinių užduočių chaoso. Tačiau, kaip tikriausiai girdėjote tūkstantį kartų, diegimas nėra lengvas pasivaikščiojimas parke: jis apima esminius procesų, žmonių ir technologijų pokyčius.

Todėl, jei svarstote, kaip sėkmingai įdiegti įmonės valdymo programinę įrangą „nepermirstant“ bandymo metu , jums reikia daugiau nei tik bendrų žingsnių sąrašo. Jums reikia strateginio požiūrio, supratimo apie galimas metodikas („Waterfall“ ir „Agile“), gebėjimo pasirinkti tinkamą sprendimo tipą (ERP, vertikalią, pritaikytą, bendradarbiavimo platformą), tvirto projekto plano, gebėjimo valdyti vidinius pokyčius ir eksperto partnerio ar komandos, kuri jūsų nepaliks pusiaukelėje, palaikymo.

Kas tiksliai yra verslo valdymo programinė įranga ir kam ji naudojama?

Kalbėdami apie įmonės valdymo programinę įrangą, turime omenyje programas, skirtas koordinuoti ir automatizuoti pagrindinius organizacinius procesus: finansus, projektus, pardavimus, žmogiškuosius išteklius, pirkimus, gamybą ir kt. Jų misija – pakeisti rankines užduotis ir skirtingas sistemas bendra platforma, kuri centralizuoja duomenis ir palengvina bendradarbiavimą.

Turėdama gerą valdymo sistemą, įmonė realiuoju laiku mato, kas vyksta , sumažina klaidų skaičių, sutrumpina gamybos laiką ir pagerina analitinius bei sprendimų priėmimo gebėjimus. Naudos gali gauti visi – nuo ​​mažų įmonių iki didelių organizacijų, jei pasirinktas sprendimas tinka jų dydžiui, pramonei ir išsivystymo etapui.

Praktiškai tokio tipo programinė įranga paprastai integruotai apima kelias svarbiausias įmonės sritis : projektų ir operacijų valdymą, finansų administravimą, žmogiškuosius išteklius, klientų santykių valdymą ir pardavimus, ir netgi vadovybės bei vidurinės grandies vadovybės ataskaitų suvestines.

Šie įrankiai gali būti nuo išsamios ERP sistemos iki specializuotų programų, įskaitant mažai kodo reikalaujančias / be kodo debesijos platformas, leidžiančias verslo vartotojams kurti savo darbo eigas nebūnant programuotojais.

Pagrindinės sritys, kurias gali aprėpti valdymo programinė įranga

Prieš pradedant bet ką diegti, svarbiausia aiškiai suprasti, kuriuos procesus norite aprėpti nauja sistema . Tinkamai parinkta valdymo programinė įranga gali paveikti daugelį sričių, įskaitant:

Operacijų ir projektų srityje tai padeda planuoti užduotis, nustatyti terminus , paskirstyti atsakomybes ir stebėti etapus bei rezultatus. Tai leidžia kontroliuoti darbo krūvį, suskirstyti užduotis pagal prioritetus ir nustatyti kliūtis.

Finansų srityje ši priemonė gali centralizuoti biudžetus, sąskaitų faktūrų išrašymą, surinkimą ir mokėjimus , taip pat finansines ataskaitas ir pinigų srautų prognozes, taip pagerindama ekonominę kontrolę ir atitiktį teisės aktams.

Kalbant apie žmogiškuosius išteklius, gera valdymo sistema gali tvarkyti komandos organizavimą, laiko stebėjimą, nedarbingumą ir darbo užmokesčio apskaitą , susiejant žmonių informaciją su kasdiene įmonės veikla.

Komercinėje srityje CRM moduliai leidžia valdyti galimybes, kontaktus, pardavimų veiklą ir prognozes, taip pat integruoti našumo rodiklius ir įrankius konversijai didinti.

Galiausiai, vadovybė gali pasikliauti realaus laiko ataskaitų suvestinėmis ir verslo analitikos (BI) įrankiais (pvz., „Power BI“), kurie renka duomenis iš visų sričių ir paverčia juos aiškiais rodikliais, skirtais pagrįstam sprendimų priėmimui.

Valdymo programinės įrangos tipai: ERP, vertikalios, pritaikytos ir bendradarbiavimo platformos

Prieš galvojant apie tai, kaip tai įdiegti, svarbu nuspręsti, kokio tipo sprendimas geriausiai atitinka jūsų kontekstą, nes išsami ERP sistema nėra tas pats, kas specialiai sukurta sistema ar bendradarbiavimo platforma, ant kurios galima kurti savo darbo eigą.

Labai dažnas pasirinkimas yra specializuotos verslo programos, pritaikytos konkrečiai funkcijai (pavyzdžiui, CRM, apskaitos programinė įranga ar projektų valdymo įrankis). Jų pagrindinis privalumas yra funkcionalumo gylis konkrečioje srityje, greitas diegimas ir dažni tobulinimai, kuriuos įdiegia teikėjas.

Neigiama pusė yra ta, kad jei pradedama jungti daug skirtingų sistemų, atsiranda fragmentacija: pasikartojantys duomenys, sudėtingos integracijos ir didelės bendros licencijų išlaidos. Be to, šie sprendimai dažnai yra daug diskutuojamų dalykų apie tai, „kaip viskas turėtų būti daroma“, objektas, todėl jie ne visada gerai dera su labai unikaliais procesais.

Įmonės išteklių planavimo (ERP) sistemos – tai rinkiniai, integruojantys finansus, pirkimus, pardavimus, atsargas, gamybą, žmogiškuosius išteklius ir kt. į vieną platformą. Didžiausias jų privalumas yra centralizavimas: visi duomenys vienoje saugykloje su sujungtais procesais ir visapusišku atsekamumu.

Tačiau jų diegimas paprastai yra ilgesnis, sudėtingesnis ir brangesnis tiek dėl licencijavimo išlaidų, tiek dėl konsultavimo, konfigūravimo ir mokymo paslaugų poreikio. Nors dauguma ERP sistemų leidžia tam tikru mastu jas pritaikyti individualiems poreikiams, visiškas jų pritaikymas labai specifiniams procesams gali būti sudėtingas ir brangus, be to, tai sukuria priklausomybę nuo tiekėjo.

Kitas variantas – individualios programinės įrangos kūrimas , kai organizacijos konkretiems darbo eigoms kuriamas pritaikytas sprendimas. Pagrindinis privalumas – visiškas lankstumas: sistema prisitaiko prie verslo ir gali vystytis kartu su strateginiais pokyčiais.

Tačiau ši galimybė yra susijusi su didelėmis pradinėmis išlaidomis ir įsipareigojimu nuolat prižiūrėti sistemą , naudojant arba vidinę įrangą, arba specializuotą tiekėją. Neturint aiškaus plėtros plano, kyla rizika, kad sprendimas pasens ir jį bus brangu modernizuoti.

Pastaraisiais metais išpopuliarėjo bendradarbiavimo ir žemo kodo darbo platformos , leidžiančios kurti valdymo ir automatizavimo programas be žemo lygio programavimo. Jos yra labai lanksčios, todėl vartotojai gali pradėti nuo mažų ir nebrangių sprendimų, o vėliau juos tobulinti ir plėsti.

Jų silpnybė yra ta, kad ne visi jie yra sukurti palaikyti svarbius procesus sudėtingoje aplinkoje , be to, jiems reikia, kad kažkas organizacijoje prisiimtų atsakomybę už sprendimus ir juos valdytų. Be to, kai kurie kainodaros modeliai gali tapti itin brangūs, kai yra daug vartotojų.

Įgyvendinimo metodikos: krioklys ir judrumas

Kai sprendimo tipas jau nuspręstas, kyla kitas svarbus sprendimas: kokį metodologinį požiūrį naudoti programinei įrangai įdiegti . Čia dvi pagrindinės standartą nustatančios šeimos yra tradicinis krioklio metodas ir lanksčios metodikos („Agile“, „Scrum“ ir kt.).

Krioklio metodologija pagrįsta aiškiai apibrėžta fazių seka , kurios vykdomos viena po kitos: reikalavimų rinkimas, planavimas, projektavimas, kūrimas, testavimas, paleidimas ir palaikymas. Kiekvienas etapas turi būti užbaigtas prieš pereinant prie kito.

Reikalavimų rinkimo etape dokumentuojami visi sistemos poreikiai ir tikslai, kuriuos ji siekia pasiekti. Toliau, planavimo etape, detaliai aprašomas projekto planas, suformuojama komanda, susitariama dėl terminų, apimties ir rizikos bei nustatomi valdymo mechanizmai.

Projektavimo etape apibrėžiama sistemos procesų, vaidmenų, leidimų ir darbo eigų konfigūracija . Tuomet, kūrimo etape, atliekami pritaikymai, integracijos, preliminarūs perkėlimai ir pažangūs mokymai pagrindiniams projekto vartotojams.

Testavimo etape vidinė komanda patikrina, ar sistema veikia taip, kaip numatyta, aptinka klaidas ir prašo atlikti pakeitimus . Tada ateina paleidimo etapas, kurio metu įkeliami galutiniai duomenys, apmokomi visi vartotojai ir diegiama sistema. Galiausiai sistema pereina į nuolatinio palaikymo ir priežiūros ciklą.

Didžiausia šio metodo problema yra ta, kad galutinis vartotojas sistemą mato vos vos iki pat vėlyvų etapų , todėl bet koks reikalavimų pasikeitimas ar naujų poreikių atradimas yra brangus ir sudėtingas.

Lanksčios metodikos („Agile“, „Scrum“ ir kt.) buvo sukurtos būtent tam, kad reaguotų į besikeičiančią aplinką , kai neįmanoma visko užbaigti iš karto. Užuot kuriant visą sistemą iš karto, projektas suskirstomas į trumpus etapus, vadinamus sprintais, kurių kiekvienas turi prioritetinių funkcijų rinkinį.

Kiekvienas sprintas apima projektavimą, konstravimą, testavimą ir demonstraciją vartotojams , kur vartotojai teikia atsiliepimus ir padeda iš naujo nustatyti kito ciklo prioritetus. Taip išvengiama ilgų kūrimo procesų, kurie galiausiai neatitinka verslo realybės.

Iš daugelio lanksčių metodikų „Scrum“ tikriausiai yra labiausiai paplitęs programinės įrangos projektuose . Jis apibrėžia konkrečius vaidmenis (produkto savininkas, „Scrum“ meistras, kūrimo komanda), ceremonijas (sprinto planavimas, dienraščiai, peržiūros, retrospektyvos) ir artefaktus (atliktų darbų sąrašas, lenta ir kt.), kurie padeda organizuoti darbą.

Agile puikiai tinka organizacijoms, kuriose didelis įsitraukimo lygis ir dažni pokyčiai, tačiau jis reikalauja daug drausmės, verslo naudotojų pasiekiamumo ir gerų projektų valdymo pagrindų, kad būtų išvengta terminų ir išlaidų kontrolės praradimo.

Palyginus abu metodus, pamatysite, kad „Waterfall“ metodas geriau veikia stabiliose, griežtai reglamentuotose situacijose arba su labai aiškiai apibrėžtais reikalavimais nuo pat pradžių, o „Agile“ modelis geriausiai veikia besiplečiančiose įmonėse, kurių verslo modeliai kinta ir reikia greitai juos tobulinti.

ERP diegimo metodai: „Big Bang“ ir etapinis diegimas

Be metodologijos, dirbant su ERP arba daugiafunkcine sistema, iškyla kita dilema: aktyvuoti visus modulius vienu metu arba tęsti etapais . Tai dažnai vadinama „Didžiojo sprogimo“ metodu, o ne laipsnišku diegimu.

„Didžiojo sprogimo“ metodas apima visų ERP modulių ir procesų įdiegimą vienu metu , senosios sistemos išjungimą ir naujos paleidimą konkrečią dieną. Akivaizdus privalumas yra tas, kad jis sutrumpina sistemos sambūvio laikotarpį ir sutrumpina perėjimą.

Tačiau rizika yra didelė: bet kokia rimta problema paleidimo metu paveikia visą organizaciją vienu metu , būtent tada, kai vartotojai dar tik pratinasi prie naujo įrankio. Dėl šios priežasties daugelis ekspertų nerekomenduoja taikyti šio metodo, išskyrus labai kontroliuojamas situacijas.

Alternatyva – etapinis arba modulinis diegimas , kai apibrėžiamos bangos: pavyzdžiui, pirmiausia finansai ir pirkimai, tada pardavimai ir CRM, tada gamyba ir taip toliau. Tai suteikia vartotojams laiko prisitaikyti, leidžia sistemą koreguoti po pirminės patirties ir sumažina ankstyvų klaidų poveikį.

Šis metodas taip pat leidžia išmatuoti dalinius rezultatus, tiksliai suderinti konfigūraciją ir teikti pirmenybę moduliams, kurie teikia didžiausią vertę , nors tam reikia daugiau planavimo drausmės ir gero procesų priklausomybės valdymo.

Pagrindiniai žingsniai norint sėkmingai įdiegti verslo valdymo programinę įrangą

Aiškus sprendimo tipą ir metodologiją, laikas išsiaiškinti „kaip“. Dauguma sėkmingų patirčių apima keletą etapų, kurie, su tam tikrais niuansais, kartojasi bet kurioje įmonėje, kuri tai daro gerai.

Pirmasis žingsnis – išsami poreikių ir tikslų analizė . Tai apima ne tik klausimą, kokių ataskaitų trūksta ar kokios užduotys yra nuobodžios, bet ir dabartinių procesų peržiūrą nuo viršaus iki apačios, nustatant neefektyvumą, pridėtinės vertės nekuriančią veiklą ir kiekvieno skyriaus problemas.

Šiame etape labai svarbu apibrėžti, ko norite pasiekti su nauja sistema : sutrumpinti ciklo laiką, pagerinti atsekamumą, integruoti informaciją iš skirtingų skyrių, padidinti projekto pelningumą, palengvinti ataskaitų teikimą ir kt. Kuo konkretesni ir išmatuojami tikslai, tuo geriau galėsite įvertinti vėlesnę sėkmę.

Aiškiai apibrėžus poreikius, prasideda programinės įrangos tyrimų ir atrankos etapas . Tai apima skirtingų rinkoje esančių sprendimų analizę, demonstracinių versijų atlikimą, rekomendacijų užklausą ir mastelio keitimo, naudojimo paprastumo, integravimo su esamomis sistemomis galimybių, saugumo ir palaikymo kokybės vertinimą.

Šiuo metu svarbus ne tik produktas, bet ir kas padės jums jį įdiegti . Partneris ar tiekėjas, turintis patirties jūsų sektoriuje ir patikrintą metodiką, gali nulemti, ar projektas bus sklandus, ar košmaras.

Pasirinkus sprendimą, labai svarbu parengti realų ir išsamų projekto planą : apimtį, etapus, terminus, išteklius, biudžetą ir riziką. Apibrėžiama projekto komanda, kiekvienoje srityje paskiriami vidiniai vadovai, nustatomi komunikacijos kanalai ir dažnumas, apibrėžiama aiški sprendimų priėmimo struktūra.

Toliau seka konfigūravimo ir pritaikymo etapas . Kartu su partneriu konfigūruojama sistema: organizacinė struktūra, vaidmenys ir teisės , tvirtinimo darbo eigos, dokumentų šablonai, ataskaitos, ataskaitų suvestinės ir kt. Jei reikia, kuriami konkretūs plėtiniai, integracijos ir automatizavimai.

Lygiagrečiai vyksta duomenų perkėlimo iš ankstesnių sistemų darbai : duomenų valymas, kodo standartizavimas, istorinių duomenų, kurie bus perkelti, apibrėžimas ir apkrovos testavimas. Tai nedėkinga, bet labai svarbi užduotis, siekiant užkirsti kelią naujos sistemos paleidimui su sugadintais ar nenuosekliais duomenimis.

Kitas svarbus etapas yra naudotojų mokymai . Nepakanka kelių vadovų ir trumpos sesijos: reikia suplanuoti praktinius kursus, pritaikytus kiekvienam vaidmeniui, paprastą pagalbos medžiagą ir kanalą klausimams bei palaikymui pirmaisiais mėnesiais.

Prieš visišką diegimą , funkciniai testai ir bandomosios programos atliekamos mažose teritorijose arba su ribotomis grupėmis. Tai leidžia nustatyti klaidas, pakoreguoti procesus, patobulinti sąsają ir patikrinti, ar vartotojai visiškai supranta darbo eigas. Kuo daugiau problemų bus aptikta šiame etape, tuo mažiau netikėtumų bus paleidimo metu.

Tada ateina paleidimo etapas ir atidus stebėjimas . Per pirmąsias kelias dienas ar savaites labai svarbu, kad partneris ir projekto komanda būtų labai įsitraukę: stebėtų incidentus, atsakytų į klausimus ir teiktų pirmenybę greitiems taisymams, kad nebūtų sutrikdyta veikla.

Galiausiai, diegimas nesibaigia paleidus sistemą: būtina nustatyti stebėsenos ir nuolatinio tobulinimo mechanizmus , kad būtų galima įvertinti, ar pasiekti nustatyti tikslai, koreguoti ataskaitas, tobulinti automatizavimą ir planuoti naujas funkcijų bangas.

Pokyčių valdymas: žmonės, kultūra ir vidinis pasipriešinimas

Kad ir koks sudėtingas būtų projektas, techniniai aspektai retai kada jį galiausiai sužlugdo; didžiausios kliūtys paprastai yra žmogiškosios ir organizacinės . Valdymo programinės įrangos diegimas apima darbo metodų, įpročių ir kartais galios dinamikos keitimą.

Štai kodėl labai svarbu pradėti nuo išsamaus verslo ir jo vidinės organizacijos lygio supratimo . Jei įmonė jau veikia su gana struktūrizuotais procesais, programinė įranga padės juos konsoliduoti. Kita vertus, jei vyrauja chaosas, sistema gali sustiprinti anarchiją, o ne ją sumažinti.

Taip pat labai svarbu suplanuoti ir suprasti faktinius procesus (ne tik tuos, kurie yra popieriuje) . Tik tada galite įvertinti, kuris sprendimas geriausiai tinka ir kuriuos procesų pakeitimus yra pagrįsta įgyvendinti. Kartais diegimo projektas yra puiki proga supaprastinti ir pašalinti užduotis, kurios nekuria pridėtinės vertės.

Kalbant apie komandą, darbuotojų, įpratusių prie savo rutinos, pasipriešinimas pokyčiams yra beveik neišvengiamas . Būtina juos įtraukti nuo pat pradžių: išklausyti juos, įtraukti į reikalavimų apibrėžimą, įtraukti į testavimą ir rinkti jų atsiliepimus.

Vidurinioji ir vyresnioji vadovybė taip pat nėra apsaugoti nuo šio pasipriešinimo: jei vadovybė tvirtai ir akivaizdžiai nepalaiko projekto , jis greičiausiai žlugs, viskas bus atidėta ir niekas į tai rimtai nežiūrės.

Siekiant paskatinti diegimą, patartina kartu su paslaugų teikėju dalyvauti mokymuose , apibrėžti vidinius „ambasadorius“, kurie veiktų kaip kiekvienos srities atstovai, ir sukurti kontrolės bei ataskaitų teikimo mechanizmus, kaip sistema naudojama, kokios problemos kyla ir kokie patobulinimai įgyvendinami.

Lanksčiuose projektuose pokyčių valdymas integruojamas į kiekvieną sprintą, o taikant tradiciškesnius metodus patartina planuoti konkrečius komunikacijos, mokymo ir palaikymo veiksmus per visą laiko juostą.

Partnerio arba ekspertų komandos vaidmuo įgyvendinime

Beveik visais atvejais technologijų partnerio ar specializuoto konsultanto turėjimas yra labai svarbus. Partneris atsineša patirties, metodologijos, produktų žinių ir geriausios pramonės praktikos.

Šis partneris turi suprasti, kad projekto sėkmė yra bendras tikslas ir kad galutinė atsakomybė tenka klientui . Jo vaidmuo yra vadovauti, remti, mokyti, siūlyti pagrįstus projektavimo sprendimus ir valdyti projektą, siekiant užtikrinti, kad jis vyktų pagal planą.

Tarp vertingų rezultatų, kuriuos atneša geras partneris, yra profesionalumas ir techninės žinios , patikimas projektų valdymas, aiškus ir sąžiningas bendravimas ir dažniausiai didelis noras, kad sistema taptų tikra sėkme, o ne tik „laiku užbaigtu“ projektu.

Įmonės, kurios specializuojasi individualių sprendimų, dirbtinio intelekto , kibernetinio saugumo ar debesijos srityse, taip pat ir patyrę ERP partneriai, gali pasiūlyti „iki rakto“ diegimo paslaugas : analizę, sprendimų kūrimą, konfigūravimą, verslo analitiką (pvz., naudojant „Power BI“), mokymus ir vėlesnę pagalbą.

Nepriklausomai nuo paslaugų teikėjo, prieš įsipareigojant patartina paprašyti rekomendacijų, suprasti jų metodiką, išsiaiškinti pareigas ir įsitikinti, kad jie turi realių pajėgumų jus paremti vidutinės trukmės ir ilguoju laikotarpiu.

Geriausia praktika, kaip maksimaliai padidinti valdymo programinės įrangos investicijų grąžą

Kad sistema netaptų „tik dar viena programa“, yra keletas geriausios praktikos pavyzdžių, kurie padeda maksimaliai padidinti jos pelningumą nuo pat pradžių ir per visą jos naudojimo laiką.

Pirmas žingsnis – nustatyti konkrečius tikslus ir susijusius rodiklius : trumpesnį apdorojimo laiką, mažiau sąskaitų faktūrų išrašymo klaidų, mažiau rankinių užduočių, geresnį projekto išlaidų matomumą ir kt. Šie rodikliai turėtų būti periodiškai peržiūrimi, siekiant patvirtinti, kad įrankis pateisina savo pažadus.

Antra, būtini nuolatiniai komandos mokymai . Tai ne tik vienkartiniai pradiniai kursai: pridedant naujų funkcijų ar keičiantis procesams, svarbu atnaujinti žinias, atnaujinti vadovus ir teikti papildomą pagalbą pagrindiniams vartotojams.

Kita geriausia praktika – pritaikyti ataskaitų suvestines, ataskaitas ir rodinius pagal kiekvieno skyriaus poreikius. Finansų direktoriui nereikia matyti tos pačios informacijos kaip projektų vadovui ar sandėlio vadovui, o informacijos pritaikymas kiekvienam vaidmeniui labai padidina sistemos naudingumą.

Taip pat svarbu maksimaliai padidinti integraciją su kitomis sistemomis : CRM, išorine apskaita, el. pašto įrankiais, elektroninių sąskaitų faktūrų platformomis ir kt. Kuo labiau automatizuoti duomenų srautai, tuo mažiau rankinio darbo ir mažiau pakartotinio įvedimo klaidų.

Galiausiai patartina susitarti su tiekėju dėl aiškios palaikymo ir atnaujinimo schemos : kas tvarko incidentus, kaip jiems teikiama pirmenybė, kada diegiamos naujos versijos ir kaip jos patvirtinamos prieš pradedant naudoti gamybinę aplinką.

Įmonės valdymo sprendimo diegimas nėra tiesiog programos diegimas: tai transformacijos projektas, kuris daro įtaką procesams, žmonėms ir technologijoms visais lygmenimis . Pasirinkus tinkamą programinę įrangą, apibrėžiant nuoseklią metodologiją („Waterfall“, „Agile“ arba hibridinę), sumaniai valdant pokyčius ir įtraukus atsidavusį partnerį, nauda yra milžiniška: didesnis efektyvumas, mažesnė veiklos rizika, geresnės analitinės galimybės ir tvirtas pagrindas pelningam augimui neprarandant verslo kontrolės.