Kaip automatizuoti „Office“ užduotis naudojant „Copilot“ sistemoje „Microsoft 365“

La Biuro užduočių automatizavimas naudojant „Copilot“ Tai tapo vienu iš galingiausių pokyčių, kaip dirbame biure. Mes nebekalbame tik apie makrokomandas ar el. pašto taisykles, bet ir apie dirbtinio intelekto asistentą, gebantį suprasti, ką sakote natūralia kalba, ir paversti tai realiais darbo eigomis.

Šiame kontekste, „Microsoft 365 Copilot“ ir „Power Automate“ Jie sudaro stiprią komandą: vienas padeda jums naudojant „Word“, „Excel“, „Outlook“, „PowerPoint“ ar „Teams“; kitas instrukcijas paverčia automatizuotais procesais, kurie automatiškai veikia debesyje arba jūsų darbalaukyje. Pridėkite prie to atsakingas dirbtinio intelekto praktikas, duomenų saugumą ir mažai kodo reikalaujančias platformas, ir turėsite scenarijų, palankų produktyvumui maksimaliai padidinti.

Automatizavimo ateitis su dirbtiniu intelektu ir „Copilot“

Derinys dirbtinis intelektas, automatizavimas ir mažai koduojamas Tai iš naujo apibrėžia, kaip įmonės veikia. Šiandienos įrankiai nebėra tiesiog vadovaujasi fiksuotu scenarijumi: jie mokosi iš duomenų, aptinka modelius ir prisitaiko prie kintančių kontekstų, kad procesai vyktų sklandžiai net ir nutikus netikėtumams.

Ačiū Dirbtinis intelektas, integruotas į tokias platformas kaip „Power Automate“Darbo eigos gali gerokai viršyti įprastas pasikartojančias užduotis. Kalbame apie agentus, gebančius koordinuoti veiksmus tarp sistemų, priimti sprendimus realiuoju laiku ir optimizuoti procesus nuo pradžios iki pabaigos, jums nerašant nė vienos kodo eilutės.

Šis vystymasis atitinka tendenciją, hiperautomatizacijaNaudokite dirbtinį intelektą, RPA, procesų analizę ir mažai kodo reikalaujančius įrankius, kad kuo daugiau automatizuotumėte organizacijos viduje. Rezultatas – daug spartesnis inovacijų tempas, patikimesni procesai ir galimybė plėstis be staigių išlaidų.

Be to, mažai kodo reikalaujančios ir be kodo platformos Jie demokratizuoja automatizavimą: kiekvienas, turintis verslo žinių, gali kurti darbo eigas vilkdamas ir numesdamas komponentus, naudodamas šablonus ir „Copilot“, kad aprašytų savo tikslus natūralia kalba. IT komanda nebėra kliūtis ir gali sutelkti dėmesį į valdymą, saugumą ir pažangius naudojimo atvejus.

Kitas svarbus elementas yra įrankiai procesų ir užduočių išgavimasŠie sprendimai analizuoja, kaip įmonėje iš tikrųjų atliekamas darbas. Jie atskleidžia, kur yra darbo eigų kliūtys, kurios užduotys idealiai tinka automatizavimui, ir leidžia įvertinti tikrąjį automatizavimo poveikį naudojant tiek kiekybinius, tiek kokybinius duomenis.

„Copilot“ sistemoje „Power Automate“: procesų automatizavimas naudojant natūralią kalbą

„Power Automate“ tapo stuburu Automatizavimas „Microsoft“ ekosistemojeO „Copilot“ pakelia tai į kitą lygį. Užuot kūrę nuoseklų srautą nuo nulio, galite natūralia kalba paaiškinti „Copilot“, ko norite, ir leisti jam pasiūlyti pagrindinę struktūrą.

Į debesų srautai„Copilot“ leidžia aprašyti savo naudojimo atvejį naudojant kelias frazes arba pranešimus, pavyzdžiui: „Kai gaunu el. laišką su priedu programoje „Outlook“, įrašykite failą į „OneDrive“, pridėkite įrašą prie „SharePoint“ sąrašo ir praneškite man per „Teams“.“ Remdamasi šiuo aprašymu, „Copilot“ sukuria darbo eigą su paleidikliais, veiksmais ir ryšiais, kuriuos galite tiksliai suderinti.

Srityje Proceso kasyba„Copilot“ įsikiša dviem etapais: duomenų įkėlimo metu, vesdama jus per skirtingus sistemų ir šaltinių sujungimo etapus, ir vėlesnės analizės metu, kai apibendrina išvadas, nustato kliūtis ir siūlo automatizavimui tinkamas sritis, visa tai paaiškinama natūralia kalba ir pateikiant skaitmeninius duomenis.

Los darbalaukio darbo eigos Jiems taip pat naudinga „Copilot“. Ji gali analizuoti, kaip jūs sąveikaujate su senesnėmis programomis, padėti kurti darbo eigas, kad automatizuotumėte rankines užduotis kompiuteryje, siūlyti taisymus, kai kas nors nepavyksta, ir atsakyti į konkrečius klausimus apie produktą, taip sumažindama vietiniam automatizavimui būdingą trintį.

Galiausiai, automatizavimo centras Jame integruota „Copilot“, kad kūrėjams, verslo analitikams ir našiai dirbančioms komandoms būtų lengviau dirbti. Pokalbių sąsajoje galite peržiūrėti ankstesnius vykdymus, užduočių eilės našumą, dažniausiai pasitaikančias klaidas ar pajėgumų informaciją, nereikėdami naršyti po kelis ekranus ir filtrus.

Kalbant apie aktyvinimą, „Copilot“ sistemoje „Power Automate“ priklauso nuo GPU prieinamumas ir regioniniai nustatymaiRegionuose, kuriuose naudojami GPU (pvz., JK, Australijoje, JAV arba Indijoje), ši funkcija paprastai įjungiama pagal numatytuosius nustatymus ir tik administratorius, naudodamasis palaikymo tarnyba ir „PowerShell“ scenarijais, gali ją išjungti nuomininko lygmeniu. Regionuose be GPU, norint ją įjungti, reikia leisti bendrinti duomenis tarp geografinių zonų – šį sprendimą taip pat galima valdyti „Power Platform“ administravimo centre.

Kas yra „Microsoft 365 Copilot“ ir kaip ji integruojama su „Office“?

„Microsoft 365 Copilot“ iš esmės yra produktyvumo asistentas, pagrįstas generatyviniu dirbtiniu intelektu Ji automatiškai integruojasi į „Microsoft 365“ programas. Ji neveikia kaip atskira programa, o kaip išmanusis sluoksnis, rodomas „Word“, „Excel“, „PowerPoint“, „Outlook“, „Teams“, „OneNote“ ir kituose įrankiuose.

Idėja yra ta „Copilot“ dirbs kartu su jumisTai padeda rašyti dokumentus, analizuoti skaičiuokles, tvarkyti el. laiškus, ruošti pristatymus arba apibendrinti susitikimus, neišjungiant naudojamos programos. Jūs sutelkiate dėmesį į vertinimus ir sprendimus; „Copilot“ pasirūpina mechaninėmis ir pasikartojančiomis užduotimis.

Jo stiprybė slypi tame, kad jis sujungia modelius naujos kartos generatyvinis dirbtinis intelektas su jūsų „Microsoft 365“ aplinkos kontekstu (grafikas, failai, el. laiškai, susitikimai, pokalbiai ir, kai kuriuose planuose, prijungti išoriniai duomenys). Tai leidžia siūlyti atitinkamą turinį ne tik remiantis žiniatinkliu, bet ir jūsų organizacijos vidine informacija.

Praktiškai „Copilot“ integruojasi į pagrindines programas: Word, generuoja, perrašo ir optimizuoja dokumentus; ExcelJis analizuoja duomenis ir kuria formules, suvestines lenteles bei diagramas; Outlook, rengia ir apibendrina el. laiškus bei padeda planuoti laiką; "PowerPoint", kuria pristatymus iš tekstų arba failų; ir KomandosTai apibendrina susitikimus, išskiria užduotis ir pagerina bendradarbiavimą.

Be to, „Copilot“ ne tik vykdo atskiras komandas, bet ir Mokykitės iš savo darbo stiliausJis koreguoja toną, teikia pasiūlymus ir leidžia automatizuoti didesnius darbo eigą, pvz., el. laiškų sekas, pasikartojančias ataskaitas ar periodines santraukas, taip žymiai sumažinant rankinį darbą.

„Copilot“ parinktys MVĮ ir įmonėms: „Chat“, „Business“ ir „Microsoft 365 Copilot“

„Microsoft“ pasaulyje yra keletas būdų, kaip Prieiga prie „Copilot“ priklausomai nuo jūsų prenumeratos tipo ir organizacijos dydį. Svarbu juos atskirti, kad žinotumėte, ką galite su kiekvienu iš jų padaryti.

Viena vertus yra Antrojo piloto pokalbisJis pasiekiamas per internetą ir tam tikru mastu integruotas į tokias programas kaip „Word“, „Excel“, „PowerPoint“, „OneNote“ ir „Outlook“. Vartotojai, turintys suderinamas „Microsoft 365“ licencijas, gali jį naudoti be jokio papildomo mokesčio kaip dirbtinio intelekto prieigos tašką, nors ir su apribojimais, pavyzdžiui, automatine prieiga prie darbo duomenų, nebent būtų aiškiai nurodyta kitaip.

Mažoms ir vidutinėms įmonėms „Microsoft“ siūlo „Microsoft 365 Copilot Business“Pasiekiama „Microsoft 365 Business“ prenumeratoms („Basic“, „Standard“, „Premium“ arba „Enterprise Apps“). Šis planas apima viską, ką siūlo „Copilot Chat“, ir prideda saugią prieigą prie darbo duomenų „Teams“, „Outlook“, „Word“, „PowerPoint“ ir „Excel“, pagrindinę „Graph“ integraciją, agentų kūrimą ir naudojimą su „Copilot Studio“, „Work IQ“, failų įkėlimo galimybes, kodo interpretavimą ir vaizdų generavimą, taip pat įmonės lygio saugumą ir atitiktį reikalavimams, o vartotojų skaičius gali siekti iki 300.

Be to, „Microsoft 365 Copilot“ įmonėms Tai atveria daug platesnį „Microsoft 365“ planų spektrą, išlaikant „Business“ galimybes, bet pridedant keičiamo dydžio centralizuotą administravimą, pažangią atitikties kontrolę, gilią integraciją su „Graph“ ir kitomis „Microsoft“ paslaugomis, tokiomis kaip „Viva“ ar „Purview“, visa tai be naudotojų apribojimų, skirta didelėms organizacijoms.

Visais atvejais tikslas yra tas pats: Automatizuokite įprastas užduotis ir atlaisvinkite laiko didesnės vertės veiklai, leidžiant verslo, techniniams ir valdymo profiliams pasikliauti dirbtiniu intelektu kasdieniame darbe nekeičiant įrankių.

Kasdien automatizuokite „Office“ užduotis naudodami „Copilot“

Vienas akivaizdžiausių būdų pasinaudoti „Copilot“ privalumais yra el. pašto valdymas programoje „Outlook“Tai viena daugiausiai laiko reikalaujančių dienos užduočių. Galite paprašyti patikrinti jūsų pašto dėžutę, paryškinti svarbiausius dienos ar konkretaus laiko pranešimus ir pasiūlyti optimalią atsakymų eiliškumą.

Be to, „Copilot“ gali rašyti jums el. laiškusTiesiog pasakykite jam, kam tai skirta, ką norite pasakyti ir kokį toną (oficialesnį, neoficialesnį, neutralesnį ir pan.). Jis sukurs juodraštį, kurį visada galėsite peržiūrėti, modifikuoti ir patvirtinti prieš išsiųsdami, išlaikydami savo asmeninį stilių, nereikės visko rašyti ranka.

En Komandos„Copilot“ išties sužiba susitikimuose. Ji gali generuoti svarbiausių aptartų klausimų, priimtų sprendimų ir neišspręstų problemų santraukas, taip pat su konkrečiais asmenimis susietą užduočių sąrašą. Jei reikia, ji gali sukurti visą susitikimo stenogramą vėlesnei peržiūrai.

Taip pat galite naudoti „Copilot“ pasiruošti būsimiems susitikimamsTiesiog paaiškinkite aptariamas temas, skirtą laiką ir siekiamo rezultato tipą, o jie pasiūlys darbotvarkės planą, aptartinus punktus ir galimas pagalbines medžiagas, pavyzdžiui, pagrindinį pristatymą ar diskusijų dokumentą.

Kitas labai galingas panaudojimo būdas yra iš anksto nustatyti ir pritaikyti agentai„Microsoft“ siūlo tokius agentus kaip „Researcher“, kuris sujungia išsamius „OpenAI“ tyrimų modelius su „Microsoft 365“ kontekstu ir išoriniais duomenimis per jungtis (pvz., „Salesforce“ arba „ServiceNow“), arba „Analyst“, kuris transformuoja duomenis į vaizdinę informaciją ir realiuoju laiku paleidžia „Python“, kad būtų galima atlikti išplėstinę analizę. Remdamiesi šiuo pagrindu, galite kurti savo agentus labai konkretiems scenarijams, pavyzdžiui, peržiūrėti el. laiškus per pastarąsias 24 valandas kiekvieną dieną ir siųsti sau aktualiausių pranešimų santrauką konkrečiu laiku.

„Copilot“ programose „Word“, „Excel“, „PowerPoint“, „Outlook“, „Teams“, „OneNote“ ir kt.

Tikroji „Copilot“ vertė matoma tada, kai Jį naudojate visose „Office“ programosePavyzdžiui, programoje „Word“ galite paprašyti parašyti ataskaitą nuo nulio apie nuotolinio darbo poveikį produktyvumui, konvertuoti neformalų tekstą į profesionalesnę versiją, generuoti pasirinktinius pasiūlymų ar sutarčių šablonus arba pritaikyti vienodą firminį stilių ilgam dokumentui.

„Excel“ programoje „Copilot“ labai supaprastina duomenų analizėJis identifikuoja modelius, generuoja pardavimų santraukas, siūlo sudėtingas formules, paaiškinančias jų veikimą, kuria dinamines diagramas iš lentelių, nereikia prisiminti meniu, ir valo duomenis pašalindamas pasikartojančius elementus arba pertvarkydamas informaciją pagal jūsų nurodytus kriterijus natūralia kalba.

„PowerPoint“ tampa daug paprastesnis, kai galite nurodyti „Copilot“, kad Sukurti pateiktį iš ataskaitos programoje „Word“ arba iš idėjų sąrašo, kuris apibendrina ilgą dokumentą keliose skaidrėse, pertvarko turinį į logines dalis arba pagerina vizualinį dizainą, siūlydamas modernias spalvų schemas ir patrauklesnius perėjimus.

Kaip jau minėjome, „Outlook“ programoje „Copilot“ ne tik kuria ir apibendrina el. laiškus, bet ir Rūšiuokite gautuosius pagal prioritetąTai siūlo greitus atsakymus, suplanuoja tolesnius veiksmus ir padeda rasti geriausią susitikimo laiką pagal jūsų ir jūsų kolegų tvarkaraštį.

„Teams“ sistemoje „Copilot“ veikia kaip susitikimų ir bendradarbiavimo asistentas Jis automatiškai generuoja pastabas, išskiria sutikimus ir nesutarimus, siūlo tolesnius klausimus ir integruojasi su pokalbių ir failų bendrinimo funkcijomis. Nors kai kuriose santraukose jis gali padaryti klaidų arba „haliucinuoti“, jo vaidmuo yra kompetentingo asistento, kurio rezultatus visada peržiūrite prieš priimdami sprendimus.

Taip pat neturėtume pamiršti jos integracijos su „OneNote“ ir „Whiteboard“kur ji padeda struktūrizuoti užrašus, apibendrinti minčių audros sesijas, siūlyti idėjas, kai užstringa, ir paversti netvarkingus užrašus aiškesniais planais. Be to, bendresniu lygmeniu „Copilot Chat“ yra vienas kontaktinis asmuo viskam – nuo ​​klausimų apie pažangias „Word“ ar „Excel“ funkcijas iki rekomendacijų, kaip organizuoti sudėtingą projektą.

„Copilot“ naudojimo privalumai, reikalavimai ir geriausia praktika

Apčiuopiamiausias bendradarbiavimo su „Copilot“ privalumas yra laiko taupymas atliekant pasikartojančias užduotisPaprastos ataskaitos sugeneravimas programoje „Word“, pardavimo santraukos kūrimas programoje „Excel“ arba tolesnės prezentacijos parengimas programoje „PowerPoint“ gali užtrukti nuo kelių valandų iki kelių minučių, todėl galite sutelkti dėmesį į tai, ką norite pasakyti, o ne į techninės formos suteikimą.

Be laiko taupymo, dirbtinis intelektas prisideda prie pastebimas tikslumo pagerėjimasTai sumažina formulių klaidas, siūlo aiškesnę ir nuoseklesnę formuluotę, padeda išvengti praleidimų posėdžių santraukose ir palaiko vienodesnį kokybės standartą organizacijoje bendrinamuose dokumentuose.

Kalbant apie bendrą produktyvumą, „Copilot“ suteikia komandoms galimybę priimti geriau pagrįstus sprendimus ir greičiau.Turėti parengtas santraukas, vizualizacijas ir analizes, nereikalaujant duomenų ar pristatymų dizaino eksperto įsikišimo.

Norint sėkmingai pradėti, svarbu atitikti tam tikrus reikalavimus. minimalūs reikalavimaiturėti aktyvią suderinamą „Microsoft 365“ prenumeratą („E3“, „E5“, „Business Standard“, „Business Premium“ ir kt.), turėti papildomą „Microsoft 365 Copilot“ arba „Copilot Pro“ licenciją individualiems vartotojams, turėti stabilų interneto ryšį ir užtikrinti, kad administratorius įjungtų paslaugą ir tinkamai sukonfigūruotų teises bei privatumą.

Kalbant apie geriausią praktiką, patartina suformuluoti aiškios ir konkrečios instrukcijos „Copilot“ padeda suskaidyti sudėtingas užduotis į lengvai valdomas dalis, visada peržiūrėti dirbtinio intelekto sugeneruotus rezultatus prieš jais bendrinant ir nuolat atnaujinti „Microsoft 365“ programas bei operacines sistemas. Be to, investicijos į vidinius mokymus labai padeda įveikti pradinį mokymosi procesą.

Atsakingas dirbtinis intelektas, privatumas ir „Copilot“ apribojimai

Masinis „Copilot“ ir kitų dirbtinio intelekto sprendimų diegimas verčia organizacijas imtis šių veiksmų. etika ir duomenų apsaugaAtsakingas dirbtinis intelektas grindžiamas tokiais principais kaip skaidrumas, sąžiningumas, patikimumas, saugumas, įtrauktis ir atskaitomybė, o „Microsoft“ savo požiūrį suformulavo būtent remdamasi šiais ramsčiais.

Praktiškai tai reiškia sukurti suprantamas ir audituojamas sistemasŠios sistemos neturėtų pakeisti žmogaus sprendimų, o veikiau juos sustiprinti, mažindamos šališkumą ir automatizavimo poveikį jautriose srityse. Žmonių priežiūra išlieka privaloma, ypač kai sprendimai turi įtakos žmonėms, atlyginimams, sveikatai, privatumui ar atitikčiai reglamentams.

Duomenų privatumas yra dar vienas esminis ramstis: dirbtinio intelekto sistemos veikia gerai tik tada, kai turi prieigą prie didelių informacijos kiekių, tačiau Ta informacija turi būti apsaugota nuo pradžios iki galo.Tai reiškia aiškiai apibrėžtas prieigos kontrolės priemones, šifravimą, gerą duomenų valdymo praktiką ir atitiktį tokiems reglamentams kaip BDAR Europoje arba konkretiems sektoriams taikomiems reglamentams.

Siekiant sumažinti riziką, rekomenduojama naudoti reprezentatyvūs ir aukštos kokybės duomenys Mokymo ir modelių naudojimo metu projektuokite skaidriai, kad visi suprastų, kaip priimami sprendimai, užtikrinkite žmogaus atliekamą didelės įtakos automatizuotų procesų priežiūrą, apsaugokite duomenis visą jų gyvavimo ciklą ir neatsilikite nuo reguliavimo pokyčių, kad galėtumėte pritaikyti politikas ir konfigūracijas.

Tuo pačiu metu turime suprasti, Dabartiniai „Copilot“ apribojimaiJis gali suklysti, ypač atliekant sudėtingus „Excel“ skaičiavimus ar dviprasmiškas santraukas; jo patikimumas priklauso nuo vidinių duomenų kokybės ir organizavimo, o kai kurie vartotojai gali neskubėti pasitikėti jo pasiūlymais. Taip pat kyla praktinių problemų, tokių kaip išteklių sunaudojimas, sunkumai jį išjungiant tam tikrais atvejais ir susirūpinimas dėl suvokiamo saugumo.

Elgiamasi su tuo, kas yra, – labai gabiu, bet neklystančiu asistentu, antruoju pilotu padidina įrangos pajėgumus užuot juos pakeitęs, o jo vertė išauga daug kartų, kai jis derinamas su gera duomenų strategija, aiškiomis naudojimo taisyklėmis ir kultūra, kurioje dirbtinis intelektas laikomas atrama, o ne grėsme.

Visa ši „Copilot“, „Power Automate“, atsakingo dirbtinio intelekto, mažai kodo reikalaujančių ir „Microsoft 365“ produktyvumo įrankių ekosistema sukuria scenarijų, kuriame „Office“ užduočių automatizavimas nebėra apribotas techniniais profiliais, o dabar yra bet kurio specialisto rankose, leidžiant kiekvienai organizacijai savo tempu koreguoti automatizavimo lygį ir geriau išnaudoti savo komandų laiką bei talentus.