Kaip apriboti ir apsaugoti redagavimą „Office“ failuose

Dirbant su svarbiais dokumentais programose „Word“ , „Excel“ ar „PowerPoint“, labai svarbu išlaikyti jų vientisumą. Yra keletas būdų, kaip apriboti „Microsoft Office“ failų redagavimą – nesvarbu, ar tai būtų atsitiktinio redagavimo prevencija, pakeitimų valdymas, slaptos informacijos apsauga ar manipuliavimo po užbaigimo prevencija.

„Microsoft Office“ siūlo integruotus įrankius, leidžiančius pažymėti failą kaip galutinį, taikyti pasirinktinę apsaugą slaptažodžiais arba naudoti vartotojo autentifikavimą. Taip pat galite apriboti tik dalį turinio arba konfigūruoti išimtis konkretiems vartotojams. Čia žingsnis po žingsnio ir išsamiai išnagrinėsime visas galimas dokumento apsaugos parinktis , kaip jas teisingai taikyti ir net kaip pašalinti šiuos apribojimus, jei turite reikiamas teises arba padarėte klaidų jas nustatydami.

Pažymėtas kaip galutinis: kaip padaryti failą skirtą tik skaitymui

Vienas iš paprasčiausių būdų apriboti dokumento redagavimą yra pažymėti jį kaip galutinį . Ši funkcija pakeičia dokumento būseną į skirtą tik skaitymui ir išjungia tam tikras priemones, pvz., teksto redagavimą ar peržiūrą.

Norėdami tai padaryti, atidarykite dokumentą ir atlikite šiuos veiksmus:

1. Spustelėkite archyvas viršutiniame kairiajame kampe.
2. Pasirinkite informacija.
3. Spustelėkite Apsaugokite dokumentą.
4. Pasirinkite parinktį Pažymėti kaip galutinį.

Kai tai bus padaryta, kiekvienas, atidaręs dokumentą, pamatys pranešimą, kad jis yra tik skaitymo režimu. Negalima atlikti jokių pakeitimų, nebent ši parinktis būtų išjungta rankiniu būdu.

Norėdami pašalinti šią apsaugą ir vėl redaguoti failą, tiesiog pakartokite ankstesnį procesą ir dar kartą pasirinkite „Pažymėti kaip galutinį“ . Dokumentas bus atrakintas automatiškai.

Apsaugokite turinį slaptažodžiu

Jei reikia griežtesnės kontrolės, galite užšifruoti dokumentą slaptažodžiu . Tai neleis neįgaliotiems asmenims atidaryti ar redaguoti failo.

Štai kaip pritaikyti šią apsaugą:

1. Eikite į skirtuką archyvas.
2. Spustelėkite informacija ir tada į Apsaugokite dokumentą.
3. Pasirinkite Šifruokite slaptažodžiu.
4. Įveskite saugų slaptažodį ir patvirtinkite jį.

Įsaugojus failą, norint jį atidaryti, reikės to slaptažodžio. Jei pamiršite slaptažodį, „Microsoft“ nesiūlo būdo jį atkurti , todėl geriausia jį užsirašyti ir laikyti saugioje vietoje.

Ši funkcija pasiekiama visose „Office“ darbalaukio versijose nuo 2010 m., tačiau ji nepasiekiama „Office Online“ , todėl jos naudojimas žiniatinklio platformose ribojamas.

Apriboti redagavimus: tik skaitymui su išimtimis

Kitas veiksmingas būdas apriboti tai, ką kiti gali modifikuoti dokumente, yra apriboti redagavimą . Tai leidžia sukonfigūruoti failą taip, kad jis būtų skirtas tik skaitymui, o tam tikras dalis palikti atviras keitimams arba netgi priskirti konkrečias teises konkretiems vartotojams.

Procedūra atliekama skirtuke „Peržiūra“ , spustelėjus „Apriboti redagavimą“ . Atsidariusiame dešiniajame skydelyje turite atlikti šiuos veiksmus:

1. Pažymėkite langelį Leisti tik tokio tipo redagavimą dokumente.
2. Pasirinkite Nėra pakeitimų (tik skaityti) išskleidžiamajame sąraše.
3. Jei norite palikti redaguojamas sritis, pasirinkite norimą tekstą ir spustelėkite Išimtys leisti pakeitimus.
4. Spustelėkite Taip, taikyti apsaugą ir apibrėžkite slaptažodį.

Pritaikius šią apsaugą, visi nepasirinkti skyriai bus užrakinti visiems, neturintiems rakto. Jį galima toliau tinkinti, kad tam tikrus skyrius galėtų redaguoti tik konkretūs vartotojai, naudojant parinktį „ Daugiau vartotojų“ . Šis nustatymas leidžia įvesti vardus arba el. pašto adresus, kad būtų galima identifikuoti įgaliotus redaktorius.

Pakeiskite teises iš failo nustatymų

Kitas būdas apriboti „Office“ failų redagavimą, ypač naudingas bendrinant per „OneDrive“ arba įmonės tinklus, yra koreguoti teises pačioje failų sistemoje.

Norėdami tai padaryti, galite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti failą, pasirinkti „Ypatybės“ (arba „Gauti informaciją“ , jei naudojate „Mac “) ir skiltyje „Leidimai“ pasirinkti, kurie vartotojai arba grupės gali skaityti dokumentą arba į jį rašyti. Galite nustatyti individualias teises arba taikyti tik skaitymo apribojimus visiems vartotojams, išskyrus savininką.

Leisti konkrečius apsaugoto dokumento redagavimus

Daugeliu atvejų nenorime užrakinti viso failo, o leisti modifikuoti tik tam tikras jo dalis . Tai idealiai tinka bendradarbiaujant parengtiems dokumentams, formoms ar sutartims, kuriose reikia užpildyti konkrečius laukus.

Norėdami pritaikyti šią dalinę apsaugą, atlikite tą patį procesą kaip ir redagavimo apribojimų skiltyje, bet prieš spustelėdami „TAIP, taikyti apsaugą“:

• Pasirinkite tekstą, kurį norite padaryti redaguojamą.
• Skiltyje „Išimtys“ pažymėkite langelį „Visi“ arba apibrėžkite konkrečius naudotojus.
• Tęskite aktyvuodami slaptažodžio arba autentifikavimo apsaugą.

Nuo to momento vartotojai galės atlikti pakeitimus tik leidžiamose srityse. Jei jie neįjungti, bandydami rašyti pamatysite įspėjamąjį pranešimą.

Apsaugoto dokumento redagavimas

Kai gaunate apsaugotą failą ir turite slaptažodį arba esate įtraukti į įgaliotųjų vartotojų sąrašą, galite atlikti pakeitimus įprastai. Tačiau jei norite pašalinti apsaugą , galite tai padaryti skirtuke „Peržiūra“ , atidarydami skydelį „Apriboti redagavimą“ ir spustelėdami „Sustabdyti apsaugą“ . Tada sistema paprašys slaptažodžio, jei jis nustatytas.

Apsaugos pašalinimas be slaptažodžio: išplėstiniai metodai

Pasitaiko situacijų, kai prieiga prie slaptažodžio yra prarasta arba jo pasiekti neįmanoma. Tokiais atvejais, jei dokumentas nėra užšifruotas, galima naudoti tam tikrus metodus, kad būtų galima apeiti redagavimo apribojimą.

Vienas iš būdų – išsaugoti dokumentą kaip .xml failą , jį redaguoti programoje „Notepad“ ir pakeisti parametrą „w:enforcement“ iš „1“ į „0“ arba iš „on“ į „off“. Tada failas iš naujo atidaromas ir įrašomas kaip įprastas „Word“ dokumentas.

Kitas triukas – pakeisti dokumento plėtinį iš .docx į .zip, išskleisti jo turinį, ištrinti failą „settings.xml“, kuriame yra apribojimai, ir konvertuoti jį atgal į .docx. Šie metodai galioja tik tuo atveju, jei dokumentas nebuvo užšifruotas, nes tokiu atveju turinys yra užšifruotas ir jo negalima perskaityti ar modifikuoti be rakto.

Vietoj slaptažodžio naudokite vartotojo autentifikavimą

„Microsoft“ taip pat leidžia taikyti naudotoju pagrįstą prieigos apsaugą nereikalaujant slaptažodžio. Tai vadinama „ribota prieiga“ arba „naudotojo autentifikavimu“.

Užuot prašius slaptažodžio, ši parinktis reikalauja, kad vartotojas turėtų galiojantį autentifikavimą anksčiau sukonfigūruotame tinkle ar sistemoje. Tai naudinga įmonių aplinkoje, kur leidimai yra centralizuoti ir valdomi administratorių bei grupių politikų.

„DocRecrypt“: „Microsoft“ atrakinimo įrankis

Įmonių aplinkoje „Microsoft“ siūlo įrankį „DocRecrypt“ , skirtą administratoriams pašalinti slaptažodžius iš apsaugotų dokumentų, jei jis buvo anksčiau suaktyvintas.

Šis sprendimas neveiks, jei failas buvo apsaugotas prieš įdiegiant „DocRecrypt“ . Jis taip pat neveiks su dokumentais, pažymėtais kaip paslėpti arba skirti tik skaitymui, neatsižvelgiant į slaptažodį. Tai naudinga parinktis siekiant išvengti prieigos problemų organizacijose, tačiau jai reikalinga išankstinė konfigūracija.

Atrakinti failą iš „Word Online“

„Office“ žiniatinklio versijoje redagavimo parinktys priklauso nuo failo bendrinimo metu suteikto leidimo tipo . Savininkas gali apibrėžti, ar nuorodą gavę asmenys gali jį redaguoti, ar tik peržiūrėti.

Norėdami pakeisti šiuos leidimus:

1. Atidarykite dokumentą programoje „Office Online“.
2. Spustelėkite dalis.
3. Pasirinkite konfigūracija ir Daugiau parinkčių.
4. Apibrėžia, ar vartotojai gali redaguoti failą, ar tik jį skaityti.

Ši sistema nenaudoja slaptažodžių, o naudoja prieigos valdiklius, pagrįstus prisijungusiu vartotoju, todėl redagavimo teises gali keisti tik savininkas.

Kaip matėte, yra keli būdai apsaugoti „Office“ dokumentus – nuo ​​​​pagrindinių metodų, tokių kaip jų žymėjimas kaip galutinių, iki sudėtingesnių parinkčių, tokių kaip vartotojų apribojimai ar šifravimas. Atsižvelgdami į dokumento tipą, jo paskirtį ir reikiamą saugumo lygį, galite pasirinkti tinkamą įrankių derinį, kad išvengtumėte neteisėtų pakeitimų.