„Office“ scenarijai programoje „Excel Web“: išsamus vadovas, kaip automatizuoti darbaknyges

Jei kasdien dirbate su skaičiuoklėmis, tikrai yra keletas jų užduotys, kurias kartojate vėl ir vėl kol nuobodu. „Office“ scenarijai internetinėje „Excel“ programoje Jis sukurtas tam, kad sumažintų jūsų mechaninį darbą: įrašote savo veiksmus vieną kartą, o nuo tada „Excel“ juos pakartos per kelias sekundes.

Ši funkcija apjungia labai paprastą sąsają (skirtuką) „Excel“ automatizavimas žiniatinklyjesu galingu kodo redaktoriumi, pagrįstu „Visual Studio Code“. Galite tiesiog naudoti įrašymo įrenginį nemokėdami programuoti arba žengti dar vieną žingsnį ir rašyti savo scenarijus naudodami „TypeScript“ arba „JavaScript“ ir netgi sujungti juos su „Power Automate“, kad jie veiktų automatiškai pagal tvarkaraštį. programavimo.

Kas yra „Office“ scenarijai internetinėje „Excel“ programoje?

„Office Scripts“ yra mažos programos, automatizuojančios veiksmus, atliekamus su „Excel“ darbaknyge žiniatinklyje. Kiekvienas scenarijus Tai veiksmų rinkinys, kurį „Excel“ atlieka automatiškai. atkartoti užduotis, kurias atliktumėte rankiniu būdu: duomenų valymą, formatavimą, taikyti formules, kurti suvestines lenteles arba atnaujinti visas ataskaitas.

Šie scenarijai vykdomi tiesiai iš skirtuko Automatizuoti programoje „Excel“ žiniatinklyje ir yra saugomi debesyje, todėl galite juos pakartotinai naudoti skirtingose ​​darbaknygėse ir darbalapiuose. Kai scenarijus bus sukurtasGalite paleisti bet kada paspausdami mygtuką, suplanuoti naudodami „Power Automate“ arba bendrinti su savo komanda.

Didžiausias šios sistemos privalumas yra tas, kad ji skirta tiek žmonėms be techninės patirties, tiek pažengusiems vartotojams. Tie, kurie nemoka programuoti, gali įrašyti veiksmus taip, lyg tai būtų makrokomandao asmuo, turintis šiek tiek programavimo patirties, gali atidaryti kodo redaktorių ir labai detaliai pritaikyti elgseną.

Be to, „Office Scripts“ sukurti taip, kad gerai veiktų bendradarbiavimo aplinkoje. Jei dalijatės knyga su savo klasės draugaisJie taip pat galės peržiūrėti ir paleisti su tuo failu susietus scenarijus, o tai suvienodina procesus ir sumažina žmogiškųjų klaidų skaičių atliekant jautrias užduotis, pvz., finansines ataskaitas, ataskaitų suvestines ar sekimo sąrašus.

Kada verta naudoti „Office Scripts“ programoje „Excel Web“

„Office Scripts“ tampa ypač naudingi, kai pastebite, kad visada laikotės tų pačių šablonų su skirtingais failais ar duomenimis. Jei tą patį ritualą „Excel“ programoje kartojate kiekvieną dieną, savaitę ar mėnesįTurite puikų kandidatą automatizuoti naudojant scenarijų.

Įsivaizduokite, kad kiekvieną darbo dieną parsisiųsti CSV failą iš apskaitos sistemos. Jūsų įprasta užduotis gali būti atidaryti failą, ištrinti nereikalingus stulpelius, konvertuoti duomenis į lentelę ir pritaikyti formatavimą.Pridėkite apskaičiuotas formules ir, svarbiausia, sugeneruokite suvestinę lentelę naujame lape. Tai padaryti rankiniu būdu užtrunka kelias minutes kiekvieną kartą.

Naudodami „Office Scripts“, šį procesą įrašote tik vieną kartą, naudodami veiksmų įrašymo įrankį. Tada tiesiog paleiskite scenarijų, o „Excel“ pasirūpins visų veiksmų pakartojimu. apie dienos CSV failą. Tai taupo jūsų laiką, apsaugo nuo veiksmų praleidimo dėl neatsargumo ir užtikrina, kad duomenų apdorojimas visada būtų nuoseklus.

Kitas labai dažnas panaudojimas yra periodinių ataskaitų rengimas: Atnaujinti diapazonus, atnaujinti ryšius, perskaičiuoti sumas arba iš naujo generuoti diagramasScenarijus gali viską atlikti iš karto, netgi automatiškai paleisti per „Power Automate“ konkrečiu laiku, kad atidarę knygą jau turėtumėte naujausią informaciją.

Komandinėje aplinkoje ši funkcija taip pat išryškėja. Scenarijų bendrinimas bendrose knygose Tai leidžia bet kuriam prieigą turinčiam nariui pasinaudoti automatizavimo privalumais, net jei jie nežino, kaip rašomas scenarijus. Jiems tereikia paspausti mygtuką ir leisti „Excel“ atlikti darbą už juos.

Veiksmų įrašymo įrenginys: automatizavimas be programavimo žinių

Veiksmų įrašymo priemonė yra prieinamiausias „Office“ scenarijų vartai. Tai veikia labai panašiai kaip ir klasikinis makro įrašymo įrenginysPaspaudžiate įrašymo mygtuką, atliekate pakeitimus lape ir baigę sustabdote įrašymą. „Excel“ visą šį procesą paverčia scenarijumi.

Kol įrašymo programa aktyvi, „Excel“ fiksuoja tokias operacijas kaip langelių redagavimas, formatavimo pakeitimai, lentelių kūrimas, formulių įterpimas arba perkėlimas lapeRezultatas yra scenarijaus failas, kurį galite vykdyti kitose darbaknygėse ir darbalapiuose su panašia struktūra.

Didelis privalumas yra tas Jums nereikia programavimo žinių Norėdami pradėti, tiesiog dirbkite kaip įprasta ir leiskite „Excel“ fone išversti šiuos veiksmus į „TypeScript“ kodą. Jei vėliau norėsite patobulinti scenarijų, galite jį atidaryti kodo rengyklėje ir pakoreguoti jo veikimą pagal savo pageidavimus.

Oficialioje „Microsoft“ dokumentacijoje ir vadovėliuose pateikiami nuoseklūs pavyzdžiai, kurie išmokys jus, kaip tai padaryti. Įrašykite savo pirmuosius automatizavimus, suprasti, kas generuojama apačioje ir kaip pakartotinai panaudoti gautus scenarijus skirtinguose „Excel“ scenarijuose.

Kodo redaktorius: išplėstinis pritaikymas naudojant „TypeScript“

Kai Veiksmų Įrašymo Įrenginys neatitinka reikalavimų, įjungiamas Kodo redaktorius. Šis redaktorius sukurtas naudojant „Visual Studio“ kodąTaigi, jei jau esate susipažinę su šia aplinka, nuo pat pradžių jausitės kaip namie. Čia galite modifikuoti esamus scenarijus arba kurti visiškai naujus nuo nulio.

„Office“ scenarijai rašomi „TypeScript“ kalba – „JavaScript“ superrinkiniu. Viskas, kas veikia „JavaScript“, taip pat galiojaKadangi „TypeScript“ prideda tipus ir įrankius, bet nepažeidžia suderinamumo. „Action Recorder“ generuoja kodą „TypeScript“ kalba, o „Microsoft“ dokumentacijoje taip pat naudojama ši kalba.

Nors „TypeScript“ kituose kontekstuose gali atrodyti sudėtingas, „Office Scripts“ programoje jums reikia tik labai nedidelės dalies jos galimybių.Skriptai paprastai yra nepriklausomi fragmentai, kurie sąveikauja su knyga per „Office“ API, nereikalaujant konfigūruoti projektų, kompiliatorių ar ko nors panašaus: pats redaktorius rūpinasi kodo kompiliavimu ir vykdymu.

Tiems, kurie nėra kilę iš programavimo pasaulio, rekomenduojama bent jau žinoti pagrindinės sąvokos, tokios kaip kintamieji, „if/else“ sąlygos ir ciklaiNet ir tokiu atveju, dėka pavyzdžių ir pagalbos iš pačios aplinkos, mokytis kelyje yra visiškai įmanoma, nereikia įvaldyti visų kalbos detalių.

Kodo redaktoriuje galite įtraukti sudėtingesnę logiką, pvz. šakojimas pagal reikšmes, lentelių egzistavimo patikrinimas, operacijos dinaminiuose diapazonuose arba bet koks elgesys, kurio neįmanoma gauti tik įrašant veiksmus linijiniu būdu.

Kalba ir API: kaip scenarijai bendrauja su „Excel“

„Office Scripts“ naudoja specialią „Office JavaScript“ API versiją, pritaikytą šiam scenarijui. Šios API leidžia jums sąveikauti su knyga: skaityti ir rašyti duomenis, keisti formatus, kurti objektus, pvz., lenteles ar grafikus. ir valdyti skirtingus „Excel“ aplinkos aspektus žiniatinklyje.

Nors yra panašumų su API, naudojamomis tradiciniams „Office“ papildiniams, Nėra aišku, ar kodą galima tiksliai nukopijuoti iš vienos platformos į kitą„Microsoft“ dokumentuoja „Office“ scenarijų ir priedų skirtumus, kad paaiškintų, ką galima ir ko negalima pakartotinai naudoti.

Techniniu požiūriu svarbu atkreipti dėmesį, kad Trečiųjų šalių išorinių „JavaScript“ bibliotekų įkėlimas nepalaikomasScenarijus gali naudoti tik „Office Scripts“ API ir kalbos integruotus objektus (pvz., „Math“, „Date“, „Array“). Šis apribojimas supaprastina aplinką ir pagerina saugumą.

Visą „Office Scripts API“ nuorodą rasite oficialioje dokumentacijoje. Ten rasite visus objektus, metodus ir savybes. kurį galite naudoti norėdami sąveikauti su lapais, diapazonais, lentelėmis, diagramomis ir kitais darbaknygės elementais.

Produktyvumas rašant kodą: „IntelliSense“ ir spartieji klavišai

Siekiant palengvinti scenarijų redagavimą, kodo rengyklėje integruotas „IntelliSense“ variklis iš „Visual Studio Code“. „IntelliSense“ siūlo automatinį užbaigimą, paryškina sintaksės klaidas ir rodo kontekstinę dokumentaciją. jūsų naudojamų metodų ir objektų.

Rašant redaktorius siūlo metodų, savybių arba kintamųjų pavadinimus. Paspaudus Tab arba Enter klavišą, pasiūlymas bus priimtas. ir rašyti kodą daug greičiau. Jei bet kuriuo metu norite priverstinai rodyti pasiūlymus, galite naudoti Ctrl+Space derinį.

Kai užvedate žymeklį ant metodo, klasės ar objekto, Atsidaro mažas langas su papildoma informacijaTai apima funkcijos parašą, kiekvieno argumento tipą, ar jie būtini, ar neprivalomi, ir grąžinimo tipą. Tai labai naudinga, ypač tyrinėjant API jos neįsiminus.

Sintaksės klaidos arba pasiūlymai, kuriuos reikėtų tobulinti, pažymėti raudonomis arba geltonomis banguotomis linijomis. Užvedus pelės žymeklį ant jo, bus rodomi paaiškinimai ir daugeliu atvejų „Greito taisymo“ parinktys. kurie automatiškai pritaiko pakeitimą. Tai labai patogus būdas mokytis akimirksniu ir derinti kodą.

Be to, dauguma Įprasti „Visual Studio Code“ spartieji klavišai taip pat veikia „Office“ scenarijų rengyklėjeo tai dar labiau pagreitina kodo rašymą ir naršymą. „Microsoft“ siūlo santraukas PDF su turimais sparčiaisiais klavišais, kad kuo geriau išnaudotumėte aplinką.

Kaip kurti ir vykdyti „Office“ scenarijus programoje „Excel Web“

Internetinė „Excel“ leidžia kurti scenarijus keliais būdais, atsižvelgiant į jūsų techninį lygį ir tai, ko norite pasiekti. Trys pagrindiniai keliai yra šie: veiksmų įrašymas, kodo rašymas redaktoriuje arba juodraščio generavimas naudojant IA kurį vėliau galite reguliuoti rankiniu būdu.

Jei pasirinksite maršrutą be kodo, paprastai eisite į skirtuką „Automatizuoti“ ir Naudokite veiksmų įrašymo įrankį pasikartojantiems procesams įrašytiKai baigsite, naujas scenarijus bus išsaugotas ir pasirodys scenarijų galerijoje kodo rengyklės skydelyje.

Jei pageidaujate techninio požiūrio, galite tiesiogiai atidaryti kodo redaktorių ir Sukurkite „TypeScript“ scenarijų nuo nulioTai suteikia daug daugiau kontrolės, nes galite įtraukti sąlygas, ciklus, patvirtinimus, vartotojo pranešimus ir visų rūšių pasirinktinę logiką.

Taip pat yra galimybė pasikliauti dirbtinis intelektas sukurti pirmąjį scenarijaus juodraštį. Ši funkcija šiuo metu yra preliminariame etape.Tai leidžia aprašyti, ką norite daryti, ir gauti pradinį kodą, kurį vėliau peržiūrite ir pritaikote savo poreikiams. Kol kas tai nepasiekiama visiems vartotojams. Galite išbandyti dirbtinio intelekto funkcijas, pvz. Dirbtinio intelekto valdomas juodraštis kad paspartintumėte šį žingsnį.

Norėdami paleisti scenarijų, veiksmų seka yra labai paprasta: Eikite į Automatizuoti > Peržiūrėti scenarijus ir pasirinkite jus dominantį.Jis atsidarys kodo rengyklėje ir jums tereikės paspausti mygtuką „Vykdyti“. Vykdymo metu matysite nedidelį pranešimą, kuris išnyks, kai procesas bus baigtas.

Kodo redaktoriaus skydelyje taip pat galite naudoti meniu „Daugiau parinkčių“ (daugtaškis), esantį šalia kiekvieno scenarijaus, kad ištrinti, pervadinti, prijungti prie „Power Automate“ arba įtraukti į juostą kaip spartusis mygtukas. Tai leidžia mažiau techninių žinių turintiems vartotojams lengviau paleisti scenarijus neįeinant į redaktorių.

„Office“ scenarijų bendrinimas ir mygtukų įtraukimas į darbaknyges

Pradėję automatizuoti procesus, natūraliai norėsite, kad tais pačiais sprendimais pasinaudotų ir kiti jūsų organizacijos nariai. „Office Scripts“ leidžia bendrinti scenarijus įmonėje naudojant bendrinamas darbaknyges..

Kai bendrinate „Excel“ failą su susietais scenarijais, Kolegos, turintys prieigą prie knygos, gali peržiūrėti ir vykdyti šiuos scenarijus. jei jie turi atitinkamus leidimus. Tai puikiai tinka ataskaitų, šablonų ar duomenų apdorojimo procedūrų standartizavimui visoje komandoje ar skyriuje.

Žmonėms labai naudinga lengvai atrasti, kokie scenarijai egzistuoja, ir juos paleisti be jokių komplikacijų. pridėti mygtukus pačiame lape arba juostelėje kurie paleidžia konkrečius scenarijus. Tokiu atveju vartotojui tereikia paspausti nurodytą mygtuką ir viskas: visa kita pasirūpina „Excel“.

„Microsoft“ pagalbos medžiagoje rasite konkrečias instrukcijas, kaip sukurti mygtukus, susietus su scenarijaistaip pat rekomendacijas, kada ir kaip jais dalytis, ir kaip atšaukti tą bendrinimą, kai jo nebereikia.

Jei jūsų komanda yra labai organizuota "Microsoft" komandos, tai taip pat įmanoma Bendrinamų „Excel“ darbaknygių naudojimas programoje „Teams“ scenarijams vykdytidar labiau išplėsdamos bendradarbiavimo ir automatizavimo galimybes įprastuose darbo kanaluose.

Automatinio vykdymo planavimas naudojant „Power Automate“

Vienas iš „Office Scripts“ privalumų yra tai, kad jis neapsiriboja rankiniu vykdymu iš „Excel“. Integruota su „Power Automate“, galite suplanuoti scenarijus, kad jie būtų vykdomi automatiškai. reguliariais intervalais arba reaguodami į tam tikrus įvykius.

Pavyzdžiui, galite sukurti srautą, kuris Paleiskite scenarijų kiekvieną dieną tam tikru laiku, kad atnaujintumėte valdymo skydelįarba kad jis paleidžiamas, kai gaunamas el. laiškas su priedu ir jūs įrašote tą failą „OneDrive“ aplanke arba "SharePoint"„Power Automate“ veikia kaip viso proceso organizatorius.

Norėdami užprogramuoti scenarijų, atidarykite kodo redaktorių, pasirinkite scenarijų, kurį norite automatizuoti, ir įveskite skyrių Scenarijų rašymasTen būsite nukreipti prisijungti prie „Excel“ per „Power Automate“, apibrėžti norimą dažnumą ir spustelėti mygtuką „Sukurti srautą“.

Sukonfigūravus, „Power Automate“ užtikrina, kad scenarijus būtų vykdomas net ir uždarius darbaknygę. ir neturite atidarytos „Excel“. Tai leidžia kurti išties neautomatinius automatizavimus, kurie fone atnaujina ataskaitas, santraukas ar ataskaitų suvestines.

Integracija su „Power Automate“ neapsiriboja užduočių planavimu pagal laiką: taip pat galite nustatyti darbo eigas, kuriose įvykis (pvz. forma pateiktanaujas failas arba pranešimas iš kitos programos) suaktyvina „Excel“ scenarijaus vykdymą, dėl to atsiranda kryžminis automatizavimas tarp skirtingų paslaugų "Microsoft 365".

Mokymai, naudojimo atvejai ir skirtumai naudojant VBA

„Office Scripts“ įvaldymas gali reikšmingai pakeisti komandos darbo būdą. Daugelyje organizacijų, pirmą kartą panaudojus įrankį, produktyvumo padidėjimas yra labai pastebimas.ypač atliekant įprastas duomenų analizės ir rengimo užduotis.

Prieš pradedant nagrinėti scenarijus, rekomenduojama turėti vidutinio arba aukštesnio lygio „Excel“ įgūdžius, ypač žiniatinklio versiją. Jei jau gerai išmanote funkcijas, lenteles, rangų pavadinimai ir pagrindinės struktūrosJums bus lengviau įsivaizduoti, ką norite automatizuoti ir kaip scenarijus turėtų veikti.

Kai kurie specializuoti „Office Scripts“ kursai programoje „Excel“ (internetiniai) daugiausia dėmesio skiria žingsnis po žingsnio išmokykite įrašyti, redaguoti, išsaugoti ir vykdyti scenarijustaip pat šios technologijos ir VBA („Visual Basic for Applications“) skirtumus. Idėja yra ne pakeisti VBA, o suprasti, kada naudoti kiekvieną įrankį ir kaip jie gali egzistuoti kartu.

Šios mokymo programos paprastai moko, kaip Kurkite pasirinktinius mygtukus scenarijams vykdyti, bendrinkite knygas su įterptais scenarijais kad kiti vartotojai galėtų jais pasinaudoti ir kai kuriais atvejais dirbti su „Excel“ programoje „Teams“, siekiant išplėsti automatizavimo apimtį.

Nors iš pradžių programavimas gali atrodyti bauginantis, turėti korepetitorių ar gidą, kuris Paaiškinkite kiekvieno scenarijaus kodą praktiniais pavyzdžiais (pvz., automatizuotais sąskaitų faktūrų šablonais). Tai tikrai padeda įveikti baimę. Svarbu pritaikyti žinias realiose darbo situacijose, kad poveikis matytųsi nuo pirmos dienos.

Dažniausiai pasitaikančių „Office“ scenarijų problemų šalinimas

Kaip ir bet kuris įrankis, „Office Scripts“ gali sukelti tam tikrų problemų, jei kažkas nėra tinkamai sukonfigūruota. Viena iš dažniausių problemų yra ta, kad skirtukas „Automatizuoti“ nerodomas programoje „Excel“. arba kad scenarijų parinktis negalima.

Tokiais atvejais patartina peržiūrėti keletą pagrindinių punktų: Patikrinkite, ar jūsų „Microsoft 365“ licencijoje yra „Office“ scenarijaiĮsitikinkite, kad neprisijungiate kaip svečias ar išorinis vartotojas, ir patikrinkite, ar administratorius neišjungė šios funkcijos administravimo centre.

Jei dirbate su „Excel“ žiniatinklyje, taip pat svarbu Įsitikinkite, kad įjungti trečiųjų šalių slapukaikad nėra grupės politikos, kuri blokuotų scenarijus (pvz., Windows) ir, jei reikia, įdiekite „WebView2“, kuris yra kai kurioms funkcijoms reikalingas komponentas.

Kitas problemų šaltinis yra klaidos paleidžiant scenarijus, kurie anksčiau veikė gerai. Paprastai taip nutinka dėl pakeitimų darbaknygėje: skirtingų lapų pavadinimų, ištrintų lentelių arba nebeegzistuojančių diapazonų.Kai įvyksta klaida, pranešimas rodomas kodo rengyklėje ir galite patikrinti žurnalus, kad trumpai paaiškintumėte, kas nutiko.

Kai kurios „Excel“ funkcijos dar nesuderinamos su „Office Scripts“. Kai įrašymo programa bandys įrašyti nepalaikomą veiksmą, įrašymo skydelyje matysite pastabą. nurodant, kad šis žingsnis bus praleistas ir neįtrauktas į scenarijų. „Microsoft“ palaipsniui plečia funkcijų aprėptį, tačiau verta tai turėti omenyje.

Be dokumentacijos „Office Scripts“ trikčių šalinimas, turite ir „Excel“ techninė bendruomenė ir „Microsoft“ palaikymo kanalaikur galite užduoti klausimus, dalytis scenarijų pavyzdžiais ir mokytis iš kitų naudotojų, kurie jau turi patirties su šiuo įrankiu.