Access에서 데이터 필터링 및 정렬: 단계별 가이드 및 실제 예제

Access에서 데이터를 필터링하고 정렬하는 것은 모든 관계형 데이터베이스를 관리하고 가치를 추출하는 데 있어 기본적인 요소 중 하나입니다. 수백 또는 수천 개의 레코드가 있는 경우 해당 도구가 제공하는 필터링 및 정렬 기능을 제대로 활용하지 않으면 관련 정보를 찾는 것이 복잡한 작업이 될 수 있습니다. 마이크로 소프트 액세스.

이 문서에서는 Access에서 제공되는 모든 기본 및 고급 옵션을 결합하여 데이터를 필터링하고 정렬하는 방법을 자세히 설명합니다. 초보자든 경험이 많든, 이 콘텐츠를 읽은 후에는 각 테이블, 폼 또는 보고서에서 필요한 정보만 표시하도록 뷰, 쿼리 및 보고서를 사용자 지정하는 방법을 명확하게 파악할 수 있을 것입니다.

Access에서 필터링과 정렬이 왜 그렇게 중요한가요?

Access는 빠른 보기와 효율적인 검색이 필수적인 대량의 정보를 처리하도록 설계되었습니다. 특정 기록을 찾다가 길을 잃은 적이 있다면, 필터를 사용하는 방법을 모른다는 게 무슨 뜻인지 아실 겁니다. 필터와 정렬은 돋보기와 자와 같은 역할을 합니다. 즉, 데이터를 집중적으로 살펴보고 구조화하여 필요 없는 데이터를 일시적으로 숨기고 패턴과 추세를 파악하는 데 도움이 됩니다.

두 가지 프로세스를 결합하면 분석, 전문적인 보고 및 의사 결정이 용이해집니다. 잘 아는잘 필터링되고 구성된 로그는 이해하고 공유하고 새로운 쿼리나 보고서의 기초로 사용하기가 훨씬 쉽습니다.

기본 개념: Access에서 데이터 필터링 및 정렬이란 무엇인가요?

실습에 들어가기 전에 용어를 명확히 하는 것이 중요합니다.

• 필터 이는 하나 이상의 기준을 충족하는 레코드만 화면에 표시하고 나머지는 일시적으로 비파괴적으로 숨기는 것을 의미합니다.
• Ordenar 이는 하나 이상의 필드 값에 따라 오름차순 또는 내림차순으로 레코드 배열을 재구성하는 작업입니다.

두 작업 모두 테이블에 저장된 데이터를 물리적으로 수정하지 않고, 작업 뷰에 데이터가 표시되는 방식만 변경합니다.

Access에서 필터와 정렬을 어디에 적용할 수 있나요?

테이블, 쿼리, 폼, 보고서 등 거의 모든 Access 개체를 사용하여 데이터를 필터링 및/또는 정렬할 수 있습니다. 객체에 따라 일부 기능은 접근성이 더 높거나 다양한 사용자 지정 옵션을 제공합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 무대: 원시 데이터의 빠른 필터링에 이상적입니다.
• 상담: 필터링은 쿼리 자체의 일부일 수 있습니다(디자인 행의 기준).
• 양식: 최종 사용자를 위해 설계되었으며, 시각적으로나 양식에 따라 필터링하는 데 매우 편리합니다.
• 보고서: 인쇄하거나 내보내기 전에 미리 보기에서 필터를 적용할 수 있습니다.

Access가 제공하는 다양한 유형의 필터

Access는 다양한 시나리오와 경험 수준에 맞게 조정할 수 있는 여러 가지 필터링 메커니즘을 통합했습니다. 찾고 있는 내용의 복잡성에 따라 가장 적합한 필터 유형을 선택하세요.

일반 필터

Access는 열의 데이터 유형에 따라 사전 설정된 옵션을 제공하므로 가장 빠르고 직접적입니다. 기준이나 수식을 작성할 필요가 없습니다. 간단히 다음과 같이 하세요.

• 필터링하려는 열이나 필드의 머리글에 있는 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
• 특정 항목을 선택/선택 취소하고, 범위 또는 '같음', '포함', '다음으로 시작', '보다 큼' 등의 특정 조건으로 필터링할 수 있습니다.
• 날짜 필드의 경우 기간, 월, 날짜 사이, 오늘, 어제, 지난주 등을 기준으로 필터를 사용할 수 있습니다.
• "(공백)"을 선택하면 해당 필드에서 비어 있거나 null 레코드가 필터링됩니다.

이 방법은 빠른 검토나 간단한 기준으로 필터링해야 할 때 이상적입니다.

선택 항목으로 필터링

셀에서 특정 값을 선택하면 해당 값을 기준으로 필터링할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 이름을 클릭하고 '선택 기준 필터링'을 선택하면 Access에서는 해당 필드에 정확히 같은 값이 있는 레코드를 제외한 모든 레코드를 숨깁니다. 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.

• 단어, 텍스트의 일부, 날짜 또는 숫자를 선택하고 선택 항목(시작, 끝, 포함 등)을 기준으로 필터링합니다.
• 다양한 필드에서 선택한 여러 필터를 결합하여 결과를 더욱 구체화합니다.
• 필터를 제거하려면 홈 탭의 정렬 및 필터 그룹에서 '필터 전환' 또는 '모든 필터 지우기'를 클릭하기만 하면 됩니다.

양식별 필터링

이러한 유형의 필터는 다양한 필드에서 여러 기준을 충족하는 레코드를 검색하는 데 특히 효과적입니다. Access는 빈 양식이나 스프레드시트 버전을 생성하여, 검색할 값을 필드에 입력할 수 있습니다(일부는 비워두고 필요한 값만 입력할 수 있습니다). 이는 다음과 같은 복잡한 검색에 적합합니다.

• 도시가 "마드리드"이고 직위가 "매니저"인 모든 사람.
• '또는' 탭을 사용하여 대체 검색을 수행할 수 있습니다. 즉, 두 기준 중 하나(예: 국가 = '스페인' 또는 국가 = '프랑스')를 충족하는 레코드를 표시합니다.
• 다른 모든 모드와 마찬가지로 필터를 제거하려면 '필터 전환'을 다시 누르기만 하면 됩니다.

고급 필터

고급 모드는 쿼리를 디자인하는 데 가장 가까운 모드로, 디자인 그리드에서 복잡하고 사용자 정의 가능한 조건을 표현할 수 있습니다. 표현식과 기준에 대한 경험이 있다면 추천드립니다.

• '정렬 및 필터' 그룹에서 '고급 필터 또는 정렬' 옵션에 액세스합니다.
• 필터링하려는 필드를 그리드에 추가하고 '기준' 행에 기준을 지정합니다(쿼리에서처럼 논리 연산자, 함수, 표현식을 사용할 수 있습니다).
• 대체 기준을 설정하려면 '또는' 행을 사용하세요.
• 이전 쿼리에서 기준을 로드하거나 이 필터를 새 쿼리로 저장하여 나중에 사용할 수 있습니다.

객체 유형에 따라 단계별 필터 적용

표에서 필터링

직원 테이블이 있고 급여가 €50.000 이상인 직원만 보고 싶다고 가정해 보겠습니다.

1. 데이터시트 보기에서 테이블을 엽니다.
2. '급여' 열 머리글의 화살표를 클릭하세요.
3. '숫자 필터'를 선택하고 '보다 큼'을 선택한 후 50000을 입력합니다.
4. Access에서는 해당 조건을 충족하는 직원만 표시합니다.

다른 열에 대한 필터를 결합할 수 있습니다(예: 부서 = '영업' AND 급여 > 50000). 이를 위해 양식 필터를 사용합니다.

쿼리 필터링

쿼리를 사용하면 디자인 행에 직접 조건을 추가할 수 있으므로 쿼리를 실행할 때마다 필터링된 데이터만 표시됩니다. 예를 들어, 1000유로 이상의 매출을 보려면:

1. 디자인 보기에서 쿼리를 엽니다.
2. '금액' 필드 아래의 '기준' 행에 ">1000"을 입력합니다.
3. 일치하는 결과만 반환하도록 쿼리를 실행합니다.

'AND' 또는 'OR'를 사용하여 여러 기준을 결합하여 더욱 세분화할 수 있습니다.

양식에서 데이터 필터링

이러한 양식은 직관적인 사용자 경험을 위해 설계되었습니다. 여기에서 필터링하는 방법은 관심 있는 데이터를 클릭하고 필터를 적용하거나 고급 검색을 위해 양식 필터를 사용하는 것만큼 간단합니다.

보고서의 필터

보고서(예: 직원 목록)가 있는 경우 인쇄하기 전에 보고서 보기 자체에서 필터링할 수 있습니다.

1. 데이터(예: 성)를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '텍스트 필터 > 시작'을 선택합니다.
2. 문자나 텍스트를 입력하고 수락하세요.

해당 시점에 관심 있는 부분의 데이터만 필터링하여 보고서를 인쇄할 수 있습니다. 필터를 쿼리로 저장하고 재사용하려면 리본에서 '고급 필터 또는 정렬' 기능을 사용하세요.

필터를 제거하거나 다시 적용하는 방법

필터를 제거하는 것은 간단합니다. 상단 표시줄에 있는 '필터 전환' 버튼을 누르기만 하면 됩니다. 이렇게 하면 필터가 일시적으로 제거되지만 저장된 상태로 유지되므로 다시 클릭하면 다시 활성화할 수 있습니다. '모든 필터 지우기'를 사용하여 필터를 지우면 Access에서 선택한 내용이 삭제되므로, 향후 세션에 필요한 경우 다시 적용해야 합니다.

재사용을 위해 필터 저장

Access에서는 테이블, 양식 또는 보고서를 닫을 때 활성 필터를 기억하므로 다음 세션에서 동일한 필터를 자동으로 다시 적용할 수 있습니다.

• 객체를 열 때 항상 필터가 적용되도록 하려면 속성 시트로 이동하여 'FilterOnLoad' 옵션을 활성화하세요.
• Access에서 고급 쿼리를 사용하여 데이터를 필터링하고 정렬하는 방법에 대해 자세히 알아보세요..

Access에서 필터링의 실제 예

간단한 필터링

주문표가 있고 지난달에 주문한 것만 보고 싶은 경우:

1. 날짜 필터에서 해당 월을 선택하여 '주문 날짜' 열을 필터링합니다.

복합 또는 사용자 정의 필터링

연봉이 50.000유로 이상이고 영업 분야에 종사하는 직원만 확인하세요:

• 고급 메뉴에서 복합 필터를 적용합니다: 급여 > 50000 AND 부서 = '영업'.

또는 원하시면 두 필드 모두에 원하는 값을 입력하여 사용하세요.

인쇄를 위한 보고서 필터링

특정 도시의 고객만 표시하도록 보고서를 필터링합니다.

• 보고서를 인쇄 보기로 열고 도시 필드를 클릭한 다음 '같음' 또는 '포함' 텍스트 필터를 사용합니다.

필요에 따라 필터링된 보고서를 인쇄하거나 내보냅니다.

Access에서 데이터 정렬

표, 쿼리, 보고서 등 어떤 형태이든 데이터를 정렬하는 것은 표현과 이해를 위해 똑같이 중요합니다.

표로 정렬

1. 데이터시트 보기에서 테이블을 엽니다.
2. 정렬하려는 열의 머리글을 클릭합니다.
3. 오름차순(AZ) 또는 내림차순(ZA) 정렬 아이콘을 클릭하세요.

여러 열을 기준으로 정렬할 수 있지만, 가장 먼저 선택한 열이 주요 정렬 기준이 됩니다.

쿼리에서 정렬

디자인 보기의 '정렬' 행에서 하나 이상의 필드를 기준으로 오름차순으로 정렬할지 내림차순으로 정렬할지 선택합니다.

예를 들어: 먼저 제품 이름(오름차순)으로 정렬한 다음 날짜(내림차순)로 정렬하여 각 제품의 최근 판매 내역을 분석합니다.

보고서에서 정렬

보고서 속성에서 정렬 옵션에 액세스하거나 디자인 보기를 사용하여 다중 필드 정렬 기준을 지정합니다.

고급 분석을 위한 필터와 정렬 결합

Access의 진정한 힘은 필터링과 정렬을 결합하여 추세를 파악하거나 비즈니스를 심층적으로 분석할 수 있는 맞춤형 보기를 만드는 데 있습니다.

• 먼저 주요 데이터를 필터링하여 보기 범위를 좁힙니다(예: 매출이 €2000 이상인 경우).
• 그런 다음 날짜, 직원, 제품 또는 기타 관련 분야별로 정렬합니다.
• 이 구성을 쿼리로 저장하여 필요할 때 재사용할 수 있습니다.

구성 지속성 및 재사용

많은 사용자가 Access에서 필터 및 정렬 설정을 저장하고, 이름을 지정하고, 향후 세션에서 해당 사용자 지정 보기에 직접 액세스할 수 있다는 사실을 모르고 있습니다. 이 기능을 활용하면 모든 것을 처음부터 다시 구성하지 않고도 주요 데이터를 항상 분석할 수 있습니다.

양식의 필터 및 정렬과 사용자 경험

양식에서는 직관적인 메뉴나 직접 검색 필드를 사용하여 인터페이스 자체에서 필터를 적용할 수 있습니다.

• 필드나 값을 선택하고 상황에 맞는 메뉴에서 필터링합니다.
• 여러 필드의 기준을 결합해야 하는 경우 양식 필터를 사용하세요.
• 옵션은 도구 모음, 빠른 액세스 리본 또는 양식별 메뉴에서 찾을 수 있습니다.

필터링과 정렬을 마스터하기 위한 연습과 실제 사례

Access의 다양성을 완전히 이해하는 데 도움이 되도록 연습에 도움이 되는 몇 가지 연습과 사례 연구를 소개합니다.

대화형 연습

• 매장 재고: 재고가 10개 이하인 상품을 필터링하고 가격이 낮은 순으로 정렬합니다.
• 프로젝트 관리 : 보류 중인 작업만 표시하고 마감일을 오름차순으로 정렬합니다.
• 고객 추적: 마지막 구매가 3개월 이상 지난 고객을 필터링하여 회원 자격별로 정렬합니다.

카소스 데 이스튜디오

• 인사부: 영업부 직원을 필터링하여 급여 내림차순으로 정렬합니다.
• 판매 분석: 지난 분기의 판매 내역만 필터링하여 수량 내림차순으로 정렬합니다.
• 학술 연구: 현재 프로젝트를 필터링하고 시작 날짜별로 정렬합니다.

빅데이터를 위한 고급 팁과 모범 사례

데이터베이스가 커지기 시작하고 필터링이나 정렬에 시간이 걸리는 경우 다음 권장 사항을 참고하세요.

• 잘 구성된 인덱스: 가장 자주 필터링하고 정렬하는 열을 인덱싱하여 검색 속도를 높입니다.
• 먼저 필터를 적용한 다음 정렬을 적용하세요. 적은 수의 레코드를 처리하는 것이 항상 더 빠릅니다.
• 단일 쿼리에 지나치게 복잡한 필터를 사용하지 마세요. 필터를 더 간단한 쿼리로 나누고, 필요하면 나중에 결합하세요.
• 효율성을 높이려면 '모두 선택'을 피하고, 표시해야 하는 열만 선택하세요.
• 매우 복잡한 쿼리의 경우 디자인 보기에서 자동 업데이트를 비활성화하고 샘플로 작업합니다.
• 많은 양의 데이터를 처리하는 경우 해당 정보를 여러 개의 관련 테이블로 나누는 것을 고려하세요.

Access의 필터 추가 기능

Access에서는 열 머리글과 레코드 탐색 모음에 깔때기 아이콘이 표시되어 필터가 활성화되어 있는지 여부를 알려줍니다.

필터링된 필드 헤더 위에 마우스를 올리면 현재 적용된 필터 기준이 포함된 툴팁이 표시됩니다. 이는 모든 설정을 다시 확인하지 않고도 조건을 빠르게 불러올 수 있어 유용합니다.