Word에서 변경 내용 및 메모 추적: 단계별 완전 가이드

마스터 Word에서 변경 내용 및 메모 추적 이 기술은 시간을 절약하고, 오해를 불러일으키지 않으며, 재작업도 줄여줍니다. 다른 사람들과 협업하거나 텍스트를 자주 검토하는 경우이 기능은 문서 내에서 수정 사항을 보고, 수락하거나 거부하고, 채팅하는 데 가장 유용한 기능입니다.

처음에는 간단해 보일 수 있지만, 여기에는 디스플레이 모드, 마크업 유형별 필터, 검토자 선택, 풍선, 검토 패널, 대량 또는 선택적 승인, 마크업 없이 인쇄하거나 내보내기 옵션 등 다양한 기능이 들어 있습니다. 이 가이드에서는 단계별로 필요한 모든 것을 설명합니다. 파라 활성화하고 구성하세요 길을 잃지 않고 최대한의 이점을 얻으세요.

변화 관리란 무엇이고 어떻게 작동합니까?

El 제어 변경 파일에 대한 모든 편집 내용(삽입, 삭제, 서식 조정, 주석 포함)을 기록합니다. 각각의 수정 사항은 기록되어 있으며 작성자와 연관되어 있습니다.이를 통해 최종적으로 제안을 통합하기 전에 제안을 검토하기가 더 쉬워졌습니다.

기본, 워드 추가된 텍스트에 색상과 밑줄을 적용하여 강조 표시하고, 삭제된 부분에는 취소선을 적용합니다. 상황에 맞는 정보가 담긴 풍선이 오른쪽 여백에 표시됩니다. 변경 사항에 대한 정보입니다. 변경 사항 위에 마우스를 올리면 해당 변경 사항에 대한 자세한 정보가 표시됩니다.

여러 사람이 공동 작업하는 경우 Word에서는 각 작성자에게 서로 다른 색상을 지정하여 누가 무엇을 했는지 빠르게 구분할 수 있습니다. 또한, 마크업을 인라인으로 표시할지, 풍선으로 표시할지 조정할 수 있습니다.그리고 삽입 및 삭제, 서식 지정 또는 디지털 펜 입력 등 어떤 유형의 표시를 표시할지 결정합니다.

보류 중인 작업을 한눈에 보고 싶으면 통합된 보기를 원하면 검토 패널을 여세요. 이 패널에는 공개 리뷰의 간략한 목록이 표시됩니다. 그리고 총 개수를 표시하는 카운터가 있어서 아무것도 확인하지 않고 넘어가는 일이 없습니다.

활성화, 비활성화 및 기본 옵션

시작하려면 검토 탭으로 이동하여 추적 그룹에서 변경 내용 추적을 켜세요. 그 순간부터 Word는 모든 수정 사항을 기록합니다. 문서에서 수행하는 작업입니다.

버전에 따라 추적을 "모든 사용자"에게 적용할지, "나만"에게 적용할지 선택할 수 있습니다. 이러한 구분은 자신의 마크업의 가시성을 제한하고 싶을 때 유용합니다. 나머지 팀원들과 비교해서.

버튼이 회색으로 표시되어 활성화할 수 없나요? 일반적으로 해당 문서는 편집 제한으로 보호되어 있습니다. "검토" > "편집 제한"을 선택하여 보호 기능이 활성화되어 있는지 확인하세요. 추적을 활성화하려면 해당 비밀번호를 사용하여 비활성화합니다.

비활성화하려면 동일한 "변경 제어" 버튼으로 돌아가서 다시 누르세요. 변경 내용 추적을 비활성화하면 새로운 변경 내용이 기록되지 않습니다.하지만 기존 마크는 승인하거나 거부할 때까지 계속 표시됩니다.

필요에 따라 마크업을 표시하거나 숨기세요

편안하게 작업하려면 시각화가 중요합니다. "검토용으로 표시"에는 "간단한 수정", "모든 수정", "수정 없음", "원본"의 네 가지 모드가 있습니다. "간단한 수정"을 사용하면 여백에 마커가 있는 최종 텍스트를 볼 수 있습니다. 변경 사항을 알려드립니다. "모든 개정 내용"을 클릭하면 모든 세부 정보가 포함된 전체 보기가 활성화됩니다.

"수정 내용 없음"을 선택하면 Word에서 마크업이 숨겨지고 모든 내용을 적용한 경우의 문서가 표시됩니다. "원본" 옵션은 파일을 수정 전 상태로 되돌립니다., 수정을 시작하기 전에 텍스트가 어떤지 비교하는 데 이상적입니다.

"마크업 표시"에서 삽입/삭제, 서식, 디지털 펜 주석 및 표시 방법 등 표시하려는 내용을 더욱 세부적으로 지정할 수 있습니다. 풍선을 사용하면 여백의 변경 사항에 대한 정보를 이동할 수 있습니다.인라인 서식은 이를 텍스트 본문에 통합하는 반면, 풍선 서식만 표시하고 나머지는 인라인으로 유지하는 것도 가능합니다.

마크업을 이렇게 세밀하게 제어하면 마이크로 편집이 많을 때 시각적 노이즈를 줄이는 데 적합합니다. 각 검토 단계에서 관련 있는 것만 활성화하세요. 더 깨끗한 환경에서 작업합니다.

리뷰어별 브랜드 필터링

여러 사람이 편집하는 문서의 경우, 모든 내용을 한꺼번에 보는 것은 압도적일 수 있습니다. Word에서는 "마크업 표시" > "검토자"에서 작성자별로 필터링할 수 있습니다.따라서 관심 있는 항목의 변경 사항만 볼 수 있습니다.

"다른 저자" 목록에서 적절한 이름을 선택하거나 선택 취소하거나 "모든 검토자"를 선택하세요. 이렇게 하면 먼저 한 리뷰어와 작업한 후 다음 리뷰어와 작업할 수 있습니다.검토 흐름의 제어를 유지합니다.

변경 사항을 정확하게 수락하고 거부합니다.

"검토" 내의 "변경" 그룹에는 수락 또는 거부를 위한 도구가 포함되어 있습니다. "이전" 및 "다음"을 사용하여 표시를 스크롤합니다. 하나도 빠짐없이 하나하나.

특정한 변화에 직면했을 때 여러분에게는 몇 가지 선택지가 있습니다. 그 변화를 받아들이거나 거부하고 다음 변화로 넘어가는 것, 또는 지금 있는 상태를 유지하고 싶다면 움직이지 않고 그대로 두는 것입니다. "수락" 및 "거부" 옵션에 대한 화살표가 표시됩니다. 명령 추가 더 빨리 일하기 위해서.

이러한 작업에는 "수락하고 다음으로 이동", "거부하고 다음으로 이동" 및 상황에 맞는 옵션인 "삽입 허용", "삭제 허용" 또는 "변경 사항 허용"(또는 이에 상응하는 거부)이 포함됩니다. 후자는 특정 유형의 마크를 확인하고 싶을 때 유용합니다. 목록에서 더 이상 진행하지 않음.

보기에 필터를 적용한 경우(예: 리뷰어를 한 명만 표시하는 경우), "표시된 모든 항목 적용"은 신의 선물과도 같습니다. 이 기능은 한 번에 표시되는 항목을 확인하고 숨겨진 항목을 존중합니다. 표시된 모든 항목을 삭제하려면 "표시된 모든 항목 거부"를 선택하세요. 나머지는 건드리지 않고.

리뷰를 전역적으로 닫으려면 "모두 수락" 또는 "모두 거부"를 사용하세요. "모두 수락하고 추적 중지"를 선택할 수도 있습니다. (또는 거부와 동일한 내용) 문서를 깔끔하게 정리하고 변경 제어를 한꺼번에 비활성화합니다.

마우스 오른쪽 버튼을 클릭하거나 텍스트를 선택하면 나타나는 작은 떠 있는 막대를 사용하여 특정 변경 사항을 적용할 수도 있다는 점을 잊지 마세요. 이 경로는 테이프 전체를 탐색하지 않고도 빠르게 결정을 내리는 데 편리합니다..

수락이나 거부 없이 마크 사이를 이동하려면 "이전" 또는 "다음"을 사용하세요. 결정을 내리기 전에 보류 중인 사항을 검사할 수 있습니다.특히 밀도가 높은 문서에 유용합니다.

댓글 작업: 추가, 답글, 삭제

의견은 내용에 영향을 미치지 않고 의문점을 논의하고, 제안을 정당화하고, 설명을 요청하는 데 사용됩니다. 텍스트를 선택하고 "검토" 탭에서 "새 댓글"을 사용하세요. 삽입한 후 스레드에 답글을 달아 대화를 체계적으로 정리할 수 있습니다.

댓글 사이를 이동하려면 "이전" 및 "다음" 버튼을 사용하세요. 이렇게 하면 질문에 대한 답변을 받지 못하는 일이 발생하지 않습니다. 문제가 해결되면 대화를 마무리할 수 있습니다.

정리할 시간인가요? 댓글을 열고 풍선 안의 줄임표를 클릭한 후 "스레드 삭제"를 선택하면 완전히 삭제됩니다. 이 방법은 댓글과 모든 답변을 삭제합니다. 한 번에 페이지를 비워 둡니다.

공유하거나 인쇄하려는 경우 메모와 마크업을 숨기는 것이 좋습니다. 리뷰 표시에서 "리뷰 없음"을 선택하여 리뷰를 숨기세요. 내보내거나 인쇄하는 동안 내부 주석이나 편집 표시가 전달되는 것을 방지합니다.

문서 비교 및 ​​수정 사항 병합

동일한 파일의 두 버전을 처리하는 경우 비교 도구 이는 차이점을 파악하고 통합하는 가장 확실한 방법입니다. "검토" > "비교"로 가서 원본 문서와 수정된 문서를 선택하세요. 대화 상자(찾아보기 버튼)에서.

수락 후 Word에서는 비교 결과를 사용하여 세 번째 문서를 생성합니다. 차이점은 대개 밑줄과 색깔로 강조됩니다.오른쪽에서는 원본과 개정본을 동시에 보고 전체적인 맥락을 파악할 수 있습니다.

화면에 두 소스 파일이 모두 표시되지 않으면 비교 메뉴를 열고 소스 문서 표시 > 둘 다 표시를 선택하세요. 이를 통해 세 가지 뷰를 동시에 작업할 수 있습니다. 그리고 무엇을 간직할지 현명하게 결정하세요.

표시 설정: 눈금 유형 및 풍선

일반 표시 모드를 선택하는 것 외에도 "표시 마크업" 메뉴로 가서 화면에 표시되는 내용을 세부적으로 조정할 수 있습니다. 삽입 및 삭제, 서식 또는 펜 입력 켜기 또는 끄기 언제든지 무엇을 검토해야 하는지에 따라 달라집니다.

프레젠테이션에 있어서는 여백에 풍선에 변화를 보여주는 방식이나 인라인으로 보여주는 방식을 선택하세요. "풍선 서식만 표시" 옵션은 텍스트의 노이즈를 줄입니다. 스타일 수정 사항을 옆에 그룹화하여 콘텐츠를 읽기 쉽게 만들었습니다.

이러한 필터 세트는 리뷰에 스타일이 많이 적용될 때(굵게, 기울임꼴, 크기 등) 특히 유용합니다. 형식과 내용을 분리하면 무엇이 본질적인지 먼저 결정하는 데 도움이 됩니다. 그리고 프레젠테이션을 세부적으로 조정합니다.

표시 없이 인쇄하고 공유하세요

리뷰 정보를 인쇄할 수는 있지만 항상 유용한 것은 아닙니다. 종이로 보내기 전에 "파일" > "인쇄"로 이동하세요. 그리고 "설정"에서 "수정 내용을 포함하여 문서 인쇄"가 활성화되어 있으면 선택을 해제하세요.

또 다른 대안은 인쇄하거나 내보내기 전에 표시 모드를 "검토 없음"으로 변경하는 것입니다. PDF. 이 설정을 사용하면 어떠한 점수나 설명도 없는 최종 버전을 얻을 수 있습니다.또는 "원본"을 선택하여 편집 과정 전 버전을 출력할 수 있습니다.

일반적으로 최종 파일을 공유하기 전에 보류 중인 모든 항목을 수락하거나 거부하는 것이 좋습니다. 메타데이터 및 댓글 삭제 이미 해결됨. 민감한 콘텐츠나 내부 대화를 보내는 것을 피할 수 있습니다. 부주의로 인해.

사용 팁 및 모범 사례

명확한 역할을 정의하세요: 누가 변경 사항을 제안하고, 누가 검토하고, 누가 최종적으로 변경 사항을 승인하는지 정의하세요. 흐름이 명확할수록 마찰은 줄어듭니다. 그러면 에디션을 더 빨리 닫을 수 있을 겁니다.

꼭 필요한 게 아니라면 모든 것을 표시하지 마세요. 서식을 잘못 변경하거나 세부 조정을 하면 읽기가 어려워질 수 있습니다.단계가 허락한다면, 세세한 내용은 생략하고 중요한 것에 집중하세요.

변경 사항을 꼼꼼히 검토하여 적절하지 않은 사항은 거부하고, 대량 승인은 마지막에 처리합니다. 완료되면 "표시된 모든 항목 수락" 기능이 매우 유용합니다. 리뷰어나 브랜드 유형별로 필터링한 경우.

검토 패널을 잘 살펴보고 아무것도 열려 있지 않은지 확인하세요. 그 할 일 카운터는 당신의 안전망입니다 문서를 닫기 전에 세부 사항을 잊지 않도록 하기 위해서입니다.

검토를 마감할 때는 변경 내용 추적을 꺼서 실수로 새로운 마크가 생성되는 것을 방지하세요. 버튼이 잠긴 경우 "편집 제한" 섹션을 확인하세요. 비밀번호로 비활성화해야 할 보호 기능이 있는 경우.

검토 속도를 높이는 실용적인 단축키

리본을 스크롤하지 않고도 체크 표시를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 해당 표시를 바로 승인하거나 거부할 수 있습니다. 플로팅 미니 바는 또한 당신에게 필수적인 활동을 제공합니다 한 번의 클릭으로.

리뷰어별로 필터링하는 경우 "표시된 모든 항목 수락"과 최종 시각적 리뷰를 결합하세요. 이렇게 하면 이미 검증한 내용을 빠르게 통합할 수 있습니다. 그리고 눈에 보이지 않는 변화로 인한 놀라움을 피할 수 있습니다.

텍스트의 흐름을 읽으려면 "간단한 수정"을 선택하고, 최종 결정 단계에서는 "모든 수정"을 선택합니다. 이러한 관점의 변화는 눈의 피로를 줄여줍니다. 문서의 전반적인 이해도가 향상됩니다.

장기 프로젝트에서는 풍선을 사용하여 서식을 지정하고 인라인 표시를 사용하여 내용을 표시합니다. 분리는 편집의 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다. 미적인 부분은 두 번째 라운드에서 다루겠습니다.

버전 간에 충돌이 있는 경우, 오른쪽에 있는 소스 문서 보기의 비교 도구는 대체할 수 없습니다. 세 개의 패널을 동시에 사용하면 해상도가 빨라집니다. 유효한 콘텐츠가 손실될 위험을 줄여줍니다.

가장 일반적인 세부 단계(빠른 참조)

"검토" > "변경 내용 추적"으로 가서 변경 내용 추적을 켜거나 끕니다. 모든 사용자에게 적용할지 아니면 본인에게만 적용할지 선택하세요 해당 옵션이 사용 가능할 때.

표시되는 내용을 조정하려면 "검토용으로 표시"로 가서 네 가지 모드 사이를 전환하세요. "마크 표시"를 설정하여 마크 유형을 선택하세요 그리고 그것들이 어떻게 생겼는지(풍선 속이나 온라인에서) 알아보세요.

"변경 사항" 그룹에서 변경 사항을 개별적으로 수락하거나 거부하거나, 다음 변경 사항으로 이동하거나, 동일한 그룹에 머무를 수 있습니다. 드롭다운 목록을 사용하여 표시된 모든 내용을 수락하거나 거부하세요.또는 검토를 마감하는 경우 전체 문서를 닫으세요.

"점수 표시" > "리뷰어"에서 작성자별로 필터링하여 특정 인물에 초점을 맞춥니다. 전체 보기로 돌아가려면 "모든 검토자"를 선택하세요. 모든 참가자와 함께.

댓글을 추가하려면 "새 댓글"을 입력하고, 스레드에 답글을 달고, "스레드 삭제"를 눌러 생략 부호를 삭제합니다. 내보내기 또는 인쇄 시 "검토 없음"으로 주석 및 마크업 숨기기 제3자에게 여행하는 것을 방지하기 위함입니다.

변경 내용 추적 버튼이 비활성화된 경우 편집 제한을 선택하세요. 필요한 경우 비밀번호 보호를 제거하세요 완전한 통제력을 되찾으려면.

위의 모든 사항을 명확한 방법론으로 처리하면 Word는 단순한 편집기에서 강력한 협업 플랫폼으로 변모합니다. 보기, 검토자 필터 및 대량 수용 옵션 제어 빠르고 정확한 검토를 제공하는 한편, 의견과 버전 비교를 통해 원활하고 전문적인 검토가 가능합니다.