戦略チュートリアル：企業のデジタル化にはどのソフトウェアを選ぶべきか

一歩踏み出そう 企業をデジタル化する いくつかのプログラムをインストールして終わりにするのではなく、業務の進め方、顧客に提供する価値、そして今後どのように成長していく計画を見直す必要があります。多くの中小企業は、変化への恐れ、知識不足、あるいは「これまでこのやり方でうまくいっていた」という理由で、この決断を先延ばしにし続けています。

問題は、この考え方が今日では罠になっていることです。 市場はデジタル化され、要求が厳しく、ペースが速い適応しない企業は、取り残されるリスクを負うことになります。幸いなことに、導入はかつてないほど容易かつ容易になりました。無料のクラウドベースツールから、高度で包括的な管理プラットフォームまで、あらゆる規模、業種、予算に対応したソリューションが揃っています。

企業をデジタル化するとは、実際には何を意味するのでしょうか?

企業のデジタル化について話すとき、私たちは「Excelから少し新しいプログラムに切り替える」ことを指しているのではなく、 現在、手作業、紙ベース、または分散しているプロセスを、接続されたデジタル環境に移行します。これには、ツールと、作業を整理する異なる方法の両方が含まれます。

実際には、デジタル化とは 物理的な操作をデジタルフローに変換する注文、請求書、契約、登録、マーケティング キャンペーン、顧客サービス、在庫…すべてのタスクを 100% デジタル化することはできませんが、大部分は可能であり、まさにこれらが効率と拡張性に違いをもたらします。

さらに、このプロセスでは、ほとんどの場合、次のような基本的な問題を検討する必要があります。 ビジネスモデル、商業戦略、物流、コミュニケーションチャネル、人材管理それは単なるテクノロジーの問題ではありません。価値を創造し、提供する方法を再考することです。

ヨーロッパでは、この変化は非常に戦略的であると考えられており、次のようなプログラムがあります。 デジタルキットと次世代ファンド中小企業や自営業者が多額の初期投資をすることなく、デジタル化ソリューションの資金を調達できるように設計されています。

デジタル化とデジタル変革の違い

用語を混同することは簡単ですが、区別することが重要です。 デジタル化とデジタル変革は同じではない彼らは手を取り合って活動していますが、異なるリーグでプレーしています。

La デジタル化 に焦点を当てる アナログプロセスをデジタルプロセスに変換する プロセスの本質を大きく変えることなく、例えば、物理的なファイリングキャビネットからクラウドベースの文書管理システムに移行するなどです。 電子署名 手書きの署名の代わりに、配送書をスキャンして管理システムに保存します。

La デジタル変換 さらに一歩（あるいは数歩）進んで、 デジタルキーで企業を再考し、顧客中心の戦略を重視 そして頼りに AI、自動化などの技術クラウド、ビッグデータ、電子商取引を活用して、製品、サービス、作業方法を再設計します。

デジタル化は、既存のものをデジタル形式に「変換」するのに対し、デジタルトランスフォーメーションは ゲームのルールを変える意思決定の方法、販売方法、顧客やサプライヤーとの関係構築方法、社内の人材の組織化方法、イノベーションの進め方など。

デジタル化がなければ変革は不可能だが、 デジタル化のためだけにデジタル化する (戦略なしにツールをインストールしても) 差別化を図るために現在必要な競争上の優位性は得られません。

スペインにおけるビジネスデジタル化の現状

スペインでは、長期的なビジョンを持ってデジタル化が進んでいます。 広範なインフラ、十分な援助、しかし先進企業と後進企業の間には大きな格差がある.

最新の欧州指標によると、この国は 接続性、光ファイバーと5Gの展開、企業による技術の採用光ファイバーはすでに住宅の約95％をカバーしており、5Gは多くの農村地域を含むほぼ全人口に届いています。

デジタル経済はすでに約 GDPの22% 自動化、電子商取引、デジタルサービスが牽引し、今後も毎年数ポイントの成長が続くと予想されています。

それでも、多くの中小企業や小規模企業は、 基本的なツール（電子メール、オフィスソフトウェア、その他ほとんど）解決策に飛びつくことなく IA、ビッグデータ、または高度なクラウドにより、生産性と分析能力を向上できます。

もう一つの重要な課題は、 デジタルスキル 労働力に関して言えば、技術系の人材が不足し、テクノロジーに対する過剰な恐怖感があります。そのため、デジタルスキル、データ、AI、その他のテクノロジーに関するトレーニングを提供する官民の取り組みが増えています。 サイバーセキュリティ.

企業をデジタル化しないことのメリットとリスク

デジタル化の理由は技術的な気まぐれではなく、 生産性、コスト、競争力、生存顧客の習慣の変化、ハイブリッドな働き方、マ​​ージン圧力、市場のスピードにより、もはや選択の余地はなくなりました。

主な利点は次のとおりです。 リアルタイムのコラボレーション、あらゆるデバイスから24時間7日利用可能、紙の使用と手作業の削減デジタルワークフローを導入した企業は、オフィスが閉まっているときでも販売、サービス提供、請求、サポート提供を行うことができます。

プロセスから除外されると、代償を払うことになります。 競争力の低下、手作業によるエラーの増加、応答性の低下、顧客体験の悪化多くの象徴的なビジネス失敗例（ブロックバスター、コダック、ノキアなど）に共通するのは、デジタル時代に適応できなかったことですが、これは偶然ではありません。

要約すると、一部の企業はテクノロジーを活用して少ないリソースでより多くの成果を上げ、新しい市場を開拓していますが、 デジタル化されていないものは、硬直的かつ高価で遅い構造に閉じ込められたままになります。 それは結局持続不可能なものになってしまいます。

企業のデジタル化に役立つ7つの主要ソフトウェア

特定のツールを選択する前に、 ソフトウェアの種類は組織のデジタル「バックボーン」を形成するすべてを一度に実装する必要はありませんが、それぞれの内容と相互の関連性を明確にする必要があります。

1. ERPまたはエンタープライズリソースプランニングソフトウェア

ERP (エンタープライズ リソース プランニング) システムは多くの企業の中核を成しています。 財務、購買、販売、在庫、生産、そして多くの場合は人事も一元管理します。 単一のデータベースにまとめられます。これにより、重複、エラー、そして現実との矛盾を回避できます。

これらのシステムにより、 会社全体を一つの繋がりとして捉え、管理する倉庫内での出来事は、購買、キャッシュフロー、売上予測に影響を与えます。優れたERPシステムがあれば、請求書発行、銀行残高調整、予算管理、会計レポートの作成を自動化できます。

市場は、次のような完全なスイートから、あらゆるレベルのソリューションを提供しています。 SAP、Microsoft Dynamics、Odoo または、Gael Cloud から、請求書発行、基本的な会計、在庫管理を組み合わせた中小企業向けの軽量オプションまで、さまざまなオプションがあります。

重要なのは、ビジネスの規模と複雑さに適応し、次のような機能を提供するERPを選択することです。 クラウドのバージョン、統合、スケーラビリティ 2年後に不足することがないようにするためです。

2. BPMまたはビジネスプロセス管理ソフトウェア

BPM (ビジネス プロセス管理) は単なるツールの一種ではなく、ほとんど仕事の哲学です。 会社の重要なプロセスを継続的に分析、再設計、最適化します。.

BPMプラットフォームでは ワークフローをマッピングし、反復的なタスクを自動化し、責任を定義し、時間とボトルネックを測定します。多くの場合、改善を提案したり非効率性を検出したりするために、ビジネス ルール、自動化、さらには AI に依存しています。

BPMの大きな価値は、 物事のやり方の基礎を再確認するどの手順が冗長か、どのタスクが自動化できるか、どの承認が不要か、どこで時間が無駄になっているか。

導入後、組織は 敏捷性、追跡可能性、そして変化への対応力プロセスの調整は、数か月に及ぶドラマではなくなり、ソフトウェア自体の構成になります。

3. デジタルコミュニケーションとコラボレーションツール

パンデミックによって明らかになったことが一つあるとすれば、それは良好な社内コミュニケーションがなければ企業は崩壊するということです。今日では、社内コミュニケーションなしに競争することは考えられません。 メッセージング、ビデオ通話、プロジェクトチャンネル、共同作業を促進するプラットフォーム.

のようなツール スラック、 マイクロソフトのチーム、ズーム、 グーグル チャット O incluso WhatsApp よく組織化されたビジネスでは 郵便への依存を減らし、意思決定を迅速化し、追跡可能性を維持する 会話と合意の。

理想的には、他のツール（ERP、CRM、プロジェクトマネージャーなど）と統合できるソリューションを採用する必要があります。 ストレージ クラウド上でチーム プラットフォームを頻繁に切り替えることなく、ファイル、タスク、更新を共有できます。.

ここで重要なのは、明確なルールを設定することです。チャットで管理するもの、電子メールで管理するもの、プロジェクト マネージャーで管理するものなど、ツールが味方ではなく常にノイズにならないようにします。

4. マーケティングオートメーションソフトウェア

現代のマーケティングは、スプレッドシートや個別のキャンペーンでは管理できなくなりました。 ファネル全体にわたるパーソナライゼーションと顧客追跡には自動化が必要です。.

マーケティングオートメーションプラットフォーム（ HubSpot、ActiveCampaign、Mailchimp、Brevo または他の人が リードをセグメント化し、自動化されたコンテンツで育成し、マルチチャネル キャンペーンを開始して、結果をリアルタイムで測定します。.

これらのツールは仮想アシスタントとして機能し、 送信 メール ユーザーの行動に基づいて、購入の可能性に応じてリードにスコアを付け、カート放棄のリマインダーを送信します。 または非アクティブな顧客を再アクティブ化します。

さらに、強力な 分析モジュール、 SEOソーシャルメディアと報道これにより、どのアクションが効果的か、どこで牽引力が失われているか、マーケティング投資を最適化する方法などを把握できます。

5. プロジェクトおよびタスクマネージャー

作業量が増え、チームが大きくなると、紙のリストやメールのやり取りは効果を発揮しなくなります。そこで、 プロジェクトおよびタスクマネージャー実行する必要があるすべての作業のための共有コントロール パネルとして機能します。

のようなツール Trello、Asana、Monday、Notion、Jira、ClickUp 許す プロジェクトを表示し、タスクを割り当て、期限を設定し、ドキュメントを添付し、進捗状況をリアルタイムで追跡します。多くの場合、カンバン ビュー、カレンダー、またはガント チャートが使用されます。

その利点は2つあります。1つは、 忘れっぽさや未完了のタスクを防ぐ一方、管理チームには、作業負荷、遅延、領域間の依存関係に関する可視性が提供されます。

どちらを選択するかは、日常のタスクを整理するための軽量なものが必要なのか、それともプロジェクト ポートフォリオ、高度な統合、複雑なテンプレートを管理できるより堅牢なシステムが必要なのかによって決まります。

6. CRM（顧客関係管理システム）

CRM（顧客関係管理）は、 顧客と販売機会に関するすべての情報を一元管理する: 連絡先の詳細、やり取り、提案、インシデント、購入履歴など。

のようなソリューション Salesforce、HubSpot CRM、Zoho CRM、Pipedrive、Monday CRM、SendPulse、Gael Cloud に役立ちます 販売パイプラインを構築し、フォローアップを自動化し、販売チームと顧客サービス チームを調整します。.

優れた CRM は「ビジネス メモリ」になります。 リードが失われることはなく、商談が優先され、顧客はよりパーソナライズされた対応を受けることができます。 マネージャーはコンバージョン率、販売サイクル、収益予測を分析できます。

マーケティングオートメーションと ERP を統合すると、企業は顧客を 360 度で把握できるようになります。 あなたとどのように出会ったか、どんな製品をどのくらいの頻度で消費しているかなどこれまで受けてきたサポートも含まれます。

7. クラウドストレージとドキュメント管理

クラウドストレージは、デジタル化を促進する大きな手段の一つです。 どこからでもドキュメントにアクセスし、リアルタイムで共同作業を行い、書類作業を大幅に削減します。.

のようなプラットフォーム Google Drive、Dropbox、OneDrive、またはDocuWareのようなより高度なドキュメント管理システム 促進する 安全なリポジトリを作成し、ファイルをバージョン管理し、ユーザーまたは部門ごとに権限を定義し、承認ワークフローを自動化します。.

紙の量が多い環境では、次のことが当てはまります。 OCR機能付き文書デジタル化ソフトウェア (光学文字認識) により、スキャンした画像を単なる静止画像ではなく、編集および検索可能な情報に変換できます。

のようなソリューション RICOH Streamline NX または DocuWare 文書の種類を検出し、重要なデータ（請求書番号、仕入先、日付、金額）を抽出し、 対応するシステムまたは部門に自動的に送信します手作業とエラーを削減します。

会社の分野と推奨ソフトウェアの種類

選択肢の海に迷わないために、地図を描くことが役立ちます 各領域で一般的にどのようなツールが使用され、どのようなプロセスをカバーしているか写真の大まかなイメージは次のようになります。

• 財務及び会計請求書、銀行照合、予算、税金など。通常は ERPと財務ソフトウェア (Gael Cloud、SAP、Sage、Odoo、QuickBooks、Alegra、Zoho Books など)。
• 運用、物流、在庫必要なのは、在庫管理、生産計画、配送ルート、品質管理です。 ERP、物流ソフトウェア、計画ツール (Odoo、TMS、サプライチェーン ソリューション)。
• 販売と電子商取引商業パイプライン、実店舗、オンラインストア。これらはすべてシステムの一部です。 CRM、eコマースプラットフォーム、POS (Shopify、WooCommerce、Jumpseller、Salesforce、HubSpot、Bsale、Monday CRM など)。
• マーケティングとソーシャルネットワークキャンペーン、 EメールマーケティングSEO、分析、ソーシャルメディア管理。彼らは通常、 自動化および分析ツール (HubSpot、ActiveCampaign、Semrush、Mailchimp、Hootsuite、SocialGest...)。
• Recursos humanos給与計算、勤怠管理、休暇管理、採用、業績評価など。 人事ソフトウェア (Factorial、Buk、Talana、Workday、Deel、独自のクラウド ソリューション)。
• 保管と文書化ファイル管理、バックアップ、アクセス権限が必要です。 クラウドプラットフォームと文書管理システム (Google ドライブ、Dropbox、OneDrive、DocuWare)。
• サポートとアフターサービスチケット、チャット、ヘルプデスク、サポート自動化。これらすべてがここに当てはまります。 顧客サービスツール (Zendesk、Intercom、Help Scout、HubSpot Service Hub など)。
• クリエイティブとコンテンツ領域: デザイン、ビデオ、コンテンツ、 ジェネレーティブAI。彼らは使用します クリエイティブとAIプラットフォーム （Adobe Creative Cloud、Canva、Figma、VEED、 AI言語モデルを活用してコードのデバッグからデータの異常検出まで、、ミッドジャーニー、ジャスパー、ジェミニ…）。

重要なのはすべてを手に入れることではなく、 現在最も「行き詰まっている」領域を特定し、短期的にはどのような種類のソフトウェアが最も大きな影響を与えるかを特定します。そして、徐々に一貫したアーキテクチャを構築します。

管理ソフトウェアの種類: 専用、ERP、カスタムメイド、コラボレーションプラットフォーム

デジタル化したいプロセスが明確になったら、どのソフトウェア アプローチが最も適しているかを決定します。 機能別、ERP、カスタム開発、柔軟なコラボレーションプラットフォームによる専門ソリューション.

機能別に特化した商用ソフトウェア

これらは解決するために設計されたツールです 非常に良い、具体的な問題: CRM、会計、プロジェクト、サポート、マーケティングなど。通常、実装が迅速で、洗練された機能が多数あります。

その強みは 専門性、実装の容易さ、頻繁なアップデートは、ユーザーがほとんど何もしなくても、業界のベスト プラクティスが組み込まれています。

逆に、それらは データの断片化、累積したライセンスコスト、そしてある種の硬直性 非常に特殊なプロセスを採用する場合、さらに、プロバイダーのロードマップに大きく依存することになります。

統合商用ERP

ERPシステムは、企業の統合された「バックボーン」となることを目指しています。 同じプラットフォーム内の複数のモジュール（財務、購買、販売、物流、生産、人事）.

その主な利点は プロセスとデータの集中化全員が同じ情報に基づいて作業するため、サイロ化が回避され、レポートと規制管理の一貫性が確保されます。

支払う代償は通常、 より複雑でコストのかかる実装、ある程度の硬直性とサプライヤーへの依存 詳細な調整を行うために。そのため、スコープを適切に定義し、重要なモジュールから始めることが重要です。

メディダの開発

カスタム開発は次のような場合に必要となります。 あなたの仕事のやり方は非常に特殊であるため、完璧に適合する標準的な解決策はありません。 または、ソフトウェアから直接的な競争上の優位性を生み出したい場合。

よく計画されているので、 プロセスへの完全な適応、システムの進化と所有権の制御ビジネスの成長に応じて調整することができます。

しかしそれはまた 初期コストが高く、信頼できる技術チームとメンテナンスおよび進化の責任が必要である明確な戦略がなければ、時代遅れになったり、ボトルネックになったりする可能性があります。

共同作業とローコード作業プラットフォーム

近年、クラウドプラットフォームでは、 詳細なプログラミングを必要とせずに独自のソリューションを構築テンプレート、ブロック、自動化に基づいています。

彼らは許可します 柔軟性の向上、導入コストの削減、ビジネスチームの自律性の向上これにより、IT に 100% 依存することなくプロセスを進化させることができます。

これらは通常、 秩序と自動化を必要としているが、従来のERPや高価なカスタム開発に乗り出すことを望まない成長中の企業Zinkee のように、厳しい運用環境にも耐えられるよう設​​計されたものもあります。

他のものと同様、これらにもニュアンスがあります。 彼らは誰かがプラットフォームの「所有者」の役割を担うことを要求している 内部的には、ユーザー数が大幅に増加した場合、コストを監視する必要があり、すべてのシステムが重要なプロセスに対して同様に堅牢であるとは限りません。

ビジネスに最適なソフトウェアの選び方

ソフトウェアを選ぶということは、「みんなが使っているもの」を買うということではなく、 テクノロジー、プロセス、人材、予算を整合させる実用的なアプローチには 3 つの重要な要素が含まれます。

1. 本当のニーズを分析する

ツールを比較する前に、少し時間を取って 今日何があなたを傷つけているのかを理解しましょう: 時間の無駄になっている場所、ミスが多い場所、反復的なタスクがチームを疲弊させている場所 または、どのプロセスがスケールしないか。

主要なプロセス（販売、購買、プロジェクト、サポート、財務など）のシンプルなマップを作成し、 各プロセスのどの部分を改善または自動化したいですか? 今後6～12か月以内に。

また、次のような要素も考慮してください。 企業規模、予算、チームのデジタルレベル、働き方 （対面、ハイブリッド、リモート）を採用不可能なソリューションを提案することを避けます。

2. 必須の機能を定義する

この地図を手に、 ソフトウェアに絶対に必要な機能: 統合、カンバン ビュー、ドキュメント管理、レポート、権限、自動化など。

「最も多くの機能を備えたもの」を購入する誘惑を避け、 初日から価値を付加します現実にうまく適合する、より簡潔なシステムは通常、誰も使用しないモジュールでいっぱいのモンスターよりもはるかにうまく機能します。

また、次のような側面も重視しています。 使いやすさ、カスタマイズ性、セキュリティ、拡張性、サポートの質これは、年に 4 回使用する素晴らしい機能よりも大きな違いをもたらすことがよくあります。

3. 予算と期待収益に合わせて選択を調整する

費用はライセンスだけではありません。 実装、トレーニング、潜在的なさらなる開発とメンテナンス初期投資額と月額または年間の総費用の両方を計算します。

比較すると 節約できる時間、減らせるミス、追加収入 より効率的な管理によって生み出せる収益。これにより、潜在的な投資収益率（ROI）を把握できます。

可能な限り、 小さく始めて拡大する: 1 つの部門でパイロットを実施し、基本バージョンを拡張し、プロセスごとに段階的に実行します。これによりリスクが軽減され、チームの適応が容易になります。

管理ソフトウェアを成功裏に導入するためのベストプラクティス

技術だけでは、その実装が混乱していれば何も解決しません。ソフトウェアが真に 生産性と仕事の質を向上させる秩序立ったロードマップに従うことをお勧めします。

プロジェクトを計画し、管理を調整する

まず定義する 明確な目標、範囲、責任者、期限、成功指標土壇場での抵抗を避けるために、最初から経営陣と影響を受ける領域を関与させます。

実装を分割する 特定の成果物を持つフェーズ (例: 最初に財務、次にプロジェクト、最後に CRM) は、影響を制御し、迅速に学習し、即座に調整するのに役立ちます。

データ移行に注意する

古いシステム（またはスプレッドシート）から新しいプラットフォームに移行するには、 データをクリーンアップし、基準を統一し、情報が正しく入力されていることを検証します 新しいモデルでは。

行うことをお勧めします テスト環境での移行テスト、主要ユーザーとの結果の確認、ルールの文書化 (命名法、必須フィールド、権限) を事前に確認して、予期せぬ事態を避けてください。

チームを構築し、変化を管理する

ソフトウェアプロジェクトで失敗する最も一般的な原因の一つは 人々はそのツールの使い方を知らなかったり、その有用性が分からなかったりします。研修は、単に「郵送で送られるマニュアル」のようなものではいけません。

整理する 実際の日常業務に焦点を当てた実践的なセッション、クイックガイドの作成、社内の参考資料の任命 質問に答えたり、他の人をサポートしたりできます。

メリットを伝え、反対意見に耳を傾け、 チームと一緒にプロセスを調整する文脈なしに上から変更を強制するのではなく。

アップデートを監視し、改善し、活用する

一旦プロジェクトが始まったら、それで終わったとは考えないでください。 フィードバックを要求し、指標を確認し、ボトルネックを検出し、設定を調整する継続的な改善はゲームの一部です。

また、 ベンダーのアップデート、新機能、統合 チームに負担がかからないように、影響とタイミングを常に考慮しながら、プロセスに適合できるものを選択します。

究極の目標は、ソフトウェアが「単なるツール」として見られるのをやめ、 より良く、より速く、より少ないストレスで仕事をするための毎日の味方.

企業がソリューションを適切に選択し、慎重に実装し、従業員をトレーニングすると、テクノロジーは真の変化の原動力になります。 プロセスが整理され、データが実行可能になり、コミュニケーションが円滑になり、成長はもはや混乱と同義ではなくなります。結局のところ、それが企業をデジタル化するためにどのソフトウェアを選択するかに関する優れた戦略的チュートリアルの本質です。つまり、単なるプログラムではなく、よりスマートで持続可能な作業方法を設計することが重要であると理解することです。