מדריך אסטרטגי: איזו תוכנה לבחור כדי להפוך את החברה שלך לדיגיטלית

תעשה את הצעד של להפוך חברה לדיגיטלית זה לא רק להתקין כמה תוכנות ולסיים את היום; זה כרוך בבחינת אופן העבודה שלכם, איזה ערך אתם מביאים ללקוח, וכיצד אתם מתכננים לצמוח בשנים הקרובות. עסקים קטנים ובינוניים רבים ממשיכים לדחות את ההחלטה הזו בגלל פחד משינוי, חוסר ידע, או בגלל ש"הדרך הזו עבדה לנו טוב עד עכשיו".

הבעיה היא שהמנטליות הזו היא מלכודת כיום: השוק הפך דיגיטלי, תובעני ומהירוחברות שלא מסתגלות למצב זה מסתכנות ממשית להישאר מאחור. החדשות הטובות הן שהתחלה מעולם לא הייתה קלה או נגישה יותר: ישנם פתרונות לכל הגדלים, המגזרים והתקציבים, החל מכלים מבוססי ענן בחינם ועד פלטפורמות ניהול מתקדמות ומקיפות.

מה המשמעות האמיתית של דיגיטציה של חברה?

כשאנחנו מדברים על דיגיטציה של חברה, אנחנו לא מתייחסים ל"מעבר מאקסל לתוכנה קצת יותר מודרנית"; אנחנו מדברים על להעביר תהליכים שכיום הם ידניים, מבוססי נייר או מפוזרים, לסביבות דיגיטליות מחוברותזה כרוך גם בכלים וגם בדרך שונה של ארגון העבודה.

בפועל, דיגיטציה היא המרת פעולות פיזיות לזרימות דיגיטליותהזמנות, חשבוניות, חוזים, רישומים, קמפיינים שיווקיים, שירות לקוחות, מלאי... לא כל המשימות יכולות להפוך ל-100% דיגיטליות, אבל חלק גדול מהן כן, ודווקא אלה הן מה שעושה את ההבדל ביעילות ובמדרגיות.

יתר על כן, התהליך כמעט תמיד דורש סקירה של סוגיות יסודיות כגון מודל עסקי, אסטרטגיה מסחרית, לוגיסטיקה, ערוצי תקשורת וניהול אנשיםזה לא רק עניין של טכנולוגיה: זה עניין של חשיבה מחדש על האופן שבו יוצרים ומספקים ערך.

באירופה, שינוי זה נחשב כה אסטרטגי עד כי קיימות תוכניות כמו ערכת דיגיטלית וקרנות הדור הבאשתוכנן כך שעסקים קטנים ובינוניים ועצמאים יוכלו לממן את פתרונות הדיגיטציה שלהם מבלי לבצע השקעה ראשונית גדולה.

ההבדל בין דיגיטציה לטרנספורמציה דיגיטלית

קל לבלבל בין מונחים, אבל חשוב להבחין: דיגיטציה וטרנספורמציה דיגיטלית אינן אותו דברהם הולכים יד ביד, אבל הם משחקים בליגות שונות.

La דיגיטציה מתמקד ב להמיר תהליכים אנלוגיים לדיגיטליים מבלי לשנות יותר מדי את מהות התהליך. לדוגמה: מעבר מארונות תיוק פיזיים למערכת ניהול מסמכים מבוססת ענן, באמצעות חתימה אלקטרונית במקום חתימות בכתב יד, סרקו את תעודות המשלוח ואחסנו אותן במערכת ניהול.

La טרנספורמציה דיגיטלית זה הולך צעד אחד קדימה (או כמה): זה מניח חשיבה מחדש של החברה במפתח דיגיטלי, תוך מיקוד האסטרטגיה בלקוח ובהסתמך על טכנולוגיות כמו בינה מלאכותית, אוטומציהענן, ביג דאטה או מסחר אלקטרוני כדי לעצב מחדש מוצרים, שירותים ודרכי עבודה.

בעוד שדיגיטציה "מתרגמת" את מה שאתם כבר עושים לפורמט דיגיטלי, טרנספורמציה דיגיטלית לשנות את חוקי המשחק: איך אתם מקבלים החלטות, איך אתם מוכרים, איך אתם מתקשרים עם לקוחות וספקים, איך אתם מארגנים כישרונות פנימיים, או איך אתם מחדשים.

בלי דיגיטציה, שום טרנספורמציה לא אפשרית, אבל לעשות דיגיטציה רק ​​לשם דיגיטציה (התקנת כלים ללא אסטרטגיה) לא תעניק לכם את היתרון התחרותי שאתם צריכים היום כדי לבדל את עצמכם.

סקירה נוכחית של דיגיטציה עסקית בספרד

בספרד, הקידמה הדיגיטלית מגיעה עם חזון ארוך טווח: תשתית נרחבת, סיוע רב, ועדיין פער משמעותי בין חברות מתקדמות לחברות מפגרות.

על פי המדדים האירופיים האחרונים, המדינה עשתה צעדים משמעותיים ב... קישוריות, פריסת סיבים ו-5G, ואימוץ טכנולוגיה על ידי חברותסיבים אופטיים כבר מכסים כ-95% מהבתים ו-5G מגיע כמעט לכל האוכלוסייה, כולל אזורים כפריים רבים.

הכלכלה הדיגיטלית כבר שוקלת בערך 22% מהתמ"ג וצפוי שהוא ימשיך לצמוח בכמה נקודות מדי שנה, מונע על ידי אוטומציה, מסחר אלקטרוני ושירותים דיגיטליים.

למרות זאת, עסקים קטנים ובינוניים ומיקרו-עסקים רבים ממשיכים להשתמש רק כלים בסיסיים (דוא"ל, תוכנות אופיס ועוד מעט)מבלי לעשות את הקפיצה לפתרונות של IA, ביג דאטה או ענן מתקדם שיכולים להכפיל את הפרודוקטיביות שלכם ואת יכולת הניתוח שלכם.

אתגר חשוב נוסף טמון ב- מיומנויות דיגיטליות בנוגע לכוח העבודה: יש מחסור במומחים טכניים ועודף פחד סביב טכנולוגיה. מכאן המספר ההולך וגדל של יוזמות ציבוריות ופרטיות המציעות הכשרה במיומנויות דיגיטליות, נתונים, בינה מלאכותית וטכנולוגיות אחרות. אבטחה cybersecurity.

יתרונות וסיכונים של אי דיגיטציה של החברה

הסיבות לדיגיטציה אינן גחמה טכנולוגית: הן קשורות ל פרודוקטיביות, עלויות, תחרותיות והישרדותשינוי הרגלי הלקוחות, עבודה היברידית, לחץ על שולי הרווח ומהירות השווקים הפכו זאת לבלתי אופציונלי עוד.

בין היתרונות העיקריים הם: שיתוף פעולה בזמן אמת, זמינות 24/7 מכל מכשיר, והפחתת השימוש בנייר ובמשימות ידניותעסק עם זרימות עבודה דיגיטליות יכול למכור, להגיש, להגיש חשבוניות או לספק תמיכה גם כאשר המשרד סגור.

להיעדר מהתהליך יש מחיר: אובדן תחרותיות, יותר שגיאות ידניות, תגובה מופחתת וחוויית לקוח גרועה יותרלא במקרה, למקרים סמליים רבים של כישלון עסקי (בלוקבאסטר, קודאק, נוקיה...) יש במשותף שהוא לא הסתגלו לעידן הדיגיטלי בזמן.

לסיכום, בעוד שחלק מהחברות משתמשות בטכנולוגיה כדי לעשות יותר עם פחות ולפתוח שווקים חדשים, אלה שאינם עוברים דיגיטציה נשארים לכודים במבנים נוקשים, יקרים ואיטיים. אשר בסופו של דבר הופכים לבלתי בני קיימא.

7 סוגי תוכנות עיקריים לדיגיטציה של חברה

לפני שבוחרים כלים ספציפיים, חשוב להבין מהם סוגי תוכנה מהווים את "עמוד השדרה" הדיגיטלי של ארגוןאינכם צריכים ליישם את כולם בבת אחת, אך עליכם להבהיר מה כל אחד מהם מכסה וכיצד הם קשורים זה לזה.

1. תוכנת ERP או תכנון משאבי ארגון

מערכת ERP (תכנון משאבי ארגון) היא לב ליבן של חברות רבות: זה מרכז את הכספים, הרכש, המכירות, המלאי, הייצור ובמקרים רבים, גם את משאבי האנוש. במסד נתונים יחיד. זה מונע כפילויות, שגיאות וגרסאות סותרות של המציאות.

מערכות אלו מאפשרות לראות ולנהל את החברה כמכלול מחוברמה שקורה במחסן משפיע על תחזיות הרכש, תזרים המזומנים והמכירות. בעזרת מערכת ERP טובה, תוכלו להפוך את החיובים, התאמת הבנקים, ניהול התקציב ודוחות החשבונאות לאוטומטיים.

השוק מציע פתרונות לכל הרמות: החל מסוויטות שלמות כגון SAP, מיקרוסופט דיינמיקס, אודו או Gael Cloud לאפשרויות קלות משקל המיועדות לעסקים קטנים ובינוניים, המשלבות חשבוניות, חשבונאות בסיסית ובקרת מלאי.

הדבר החשוב הוא שתבחרו מערכת ERP שמתאימה לגודל ולמורכבות של העסק שלכם, ושמציעה גרסאות ענן, אינטגרציות וגמישות כדי שלא תיפגעו אחרי שנתיים.

2. תוכנת BPM או ניהול תהליכים עסקיים

BPM (ניהול תהליכים עסקיים) הוא לא רק סוג של כלי, זוהי כמעט פילוסופיית עבודה: ניתוח, עיצוב מחדש ואופטימיזציה של תהליכים קריטיים של החברה באופן שוטף..

פלטפורמות BPM מאפשרות למפות זרימות עבודה, להפוך משימות חוזרות לאוטומטיות, להגדיר תחומי אחריות ולמדוד זמנים וצווארי בקבוק.לעתים קרובות הם מסתמכים על כללי עסקיים, אוטומציה ואפילו בינה מלאכותית כדי להציע שיפורים או לזהות חוסר יעילות.

הערך הגדול של BPM הוא שהוא מאלץ אותך סקור את היסודות של איך אתה עושה דבריםאילו שלבים מיותרים, אילו משימות ניתן להפוך לאוטומטיות, אילו אישורים מיותרים, היכן מתבזבז זמן.

לאחר היישום, הארגון שלך מרוויח גמישות, מעקביות ויכולת שינויהתאמת תהליך מפסיקה להיות דרמה של חודשים והופכת לקונפיגורציה של התוכנה עצמה.

3. כלי תקשורת ושיתוף פעולה דיגיטליים

אם המגפה הבהירה דבר אחד, זה שבלי תקשורת פנימית טובה, חברה קורסת. כיום, בלתי נתפס להתחרות בלעדיה. פלטפורמות המאפשרות העברת הודעות, שיחות וידאו, ערוצי פרויקטים ועבודה שיתופית.

כלים כמו רָפוּי, Microsoft Teams, תקריב, Google צ'אט o incluso וואטסאפ עסקים מאורגנים היטב מאפשרים להפחית את התלות בדואר, להאיץ קבלת החלטות ולשמור על עקיבות של שיחות והסכמות.

באופן אידיאלי, כדאי לאמץ פתרון שמשתלב עם הכלים האחרים שלך (ERP, CRM, מנהל פרויקטים, אחסון בענן) כך שהצוותים שתף קבצים, משימות ועדכונים מבלי להחליף פלטפורמות כל הזמן..

המפתח כאן הוא לקבוע כללים ברורים: מה מנוהל בצ'אט, מה באימייל, מה נשאר במנהל הפרויקטים... ולמנוע מהכלי להפוך לרעש מתמיד במקום לבעל ברית.

4. תוכנת אוטומציה שיווקית

שיווק מודרני כבר לא ניתן לנהל באמצעות גיליונות אלקטרוניים וקמפיינים מבודדים: התאמה אישית ומעקב אחר לקוחות לאורך כל משפך המכירות דורשים אוטומציה..

פלטפורמות אוטומציה שיווקית (כגון HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo או אחרים) מאפשרים פלח לידים, טיפח אותם באמצעות תוכן אוטומטי, השיק קמפיינים רב-ערוציים ומדוד תוצאות בזמן אמת..

כלים אלה משמשים כעוזרים וירטואליים לִשְׁלוֹחַ מיילים בהתבסס על התנהגות המשתמש, המערכת מדרגת לידים לפי הסתברות לרכישה ושולחת תזכורות לעגלה נטושה. או מפעיל מחדש לקוחות לא פעילים.

בנוסף, הם מציעים עוצמה מודולים אנליטיים, קידום אתריםמדיה חברתית ודיווחאשר עוזרים לך להבין אילו פעולות עובדות, היכן אובדת אחיזה וכיצד לייעל את ההשקעה שלך בשיווק.

5. מנהלי פרויקטים ומשימות

כאשר עומסי העבודה גדלים והצוותים גדלים, רשימות נייר ודוא"ל צולב הופכות לחסרות יעילות. כאן ה... מנהלי פרויקטים ומשימותאשר מתפקדים כלוח בקרה משותף לכל מה שצריך לעשות.

כלים כמו טרלו, אסאנה, מאנדיי, נושן, ג'ירה או קליקאפ לאפשר צפה בפרויקטים, הקצה משימות, קבע מועדים, צרף תיעוד ומעקב אחר התקדמות בזמן אמת., לעתים קרובות עם תצוגות קנבן, לוחות שנה או תרשימי גאנט.

יתרונה כפול: מצד אחד, הם מונעים שכחה ומשימות לא גמורותמצד שני, הם מספקים נראות לצוות הניהול בנוגע לעומסי עבודה, עיכובים ותלות בין תחומים.

בחירת האחד או השני תלויה בשאלה האם אתם זקוקים למשהו קל משקל לארגון משימות יומיומיות או מערכת חזקה יותר המסוגלת לנהל תיקי פרויקטים, אינטגרציות מתקדמות ותבניות מורכבות.

6. מערכות CRM או ניהול קשרי לקוחות

CRM (ניהול קשרי לקוחות) הוא החלק שמאפשר לך לרכז את כל המידע על לקוחות והזדמנויות מכירהפרטי קשר, אינטראקציות, הצעות, אירועים, היסטוריית רכישות וכו'.

פתרונות כמו Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive, Monday CRM, SendPulse או Gael Cloud לעזור ל בנה את צינור המכירות, אוטומציה של מעקבים ותיאום צוות המכירות ושירות הלקוחות..

מערכת CRM טובה הופכת ל"זיכרון העסקי" שלך: לא אובדים לידים, הזדמנויות מקבלות עדיפות ולקוחות מקבלים יחס אישי יותר. ומנהלים יכולים לנתח שיעורי המרה, מחזורי מכירות ותחזיות הכנסות.

כאשר משלבים זאת עם אוטומציה שיווקית ו-ERP, החברה מקבלת תמונה מקיפה של הלקוח: החל מאיך הוא פגש אותך ועד אילו מוצרים הוא צורך ובאיזו תדירותכולל התמיכה שקיבלה.

7. אחסון ענן וניהול מסמכים

אחסון ענן הוא אחד המאפשרים הגדולים של דיגיטציה משום שהוא מאפשר גישה למסמכים מכל מקום, שתפו פעולה בזמן אמת והפחיתו באופן דרסטי את הניירת..

פלטפורמות כמו גוגל דרייב, דרופבוקס, אונדריידר, או מערכות ניהול מסמכים מתקדמות יותר כמו DocuWare לסייע צור מאגרים מאובטחים, צור קבצי גרסאות, הגדרת הרשאות לפי משתמש או מחלקה ואוטומטיית תהליכי עבודה לאישור.

בסביבות עם כמות גדולה של נייר, הדברים הבאים נכנסים לתמונה: תוכנת דיגיטציה של מסמכים עם OCR (זיהוי תווים אופטי), המאפשר להמיר סריקות למידע הניתן לעריכה ולחיפוש, במקום רק לתמונות סטטיות.

פתרונות כמו RICOH Streamline NX או DocuWare הם יכולים לזהות את סוג המסמך, לחלץ נתונים מרכזיים (מספר חשבונית, ספק, תאריך, סכום) ו... לשלוח אותם אוטומטית למערכת או למחלקה המתאימהצמצום עבודה ידנית וטעויות.

תחומי החברה וסוגי תוכנה מומלצים

כדי לא ללכת לאיבוד בים האפשרויות, כדאי למפות אילו כלים משמשים בדרך כלל בכל תחום ואילו תהליכים הם מכסיםבקו גס, התמונה נראית כך:

• מימון וחשבונאותחיוב, התאמת בנק, תקצוב, מיסים. הם בדרך כלל מסתמכים על תוכנת ERP ותוכנות פיננסיות (גאל קלאוד, SAP, סייג', אודו, קוויקבוקס, אלגרה, זוהו בוקס...).
• תפעול, לוגיסטיקה ומלאיהם צריכים: בקרת מלאי, תכנון ייצור, נתיבי אספקה ​​ובקרת איכות. ERP, תוכנת לוגיסטיקה וכלי תכנון (Odoo, TMS, פתרונות שרשרת אספקה).
• מכירות ומסחר אלקטרוניצינור מסחרי, נקודת מכירה פיזית, חנות מקוונת. כל אלה הם חלק מהמערכת. CRM, פלטפורמות מסחר אלקטרוני ו-POS (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM...).
• שיווק ומדיה חברתיתקמפיינים, שיווק בדואר אלקטרוניקידום אתרים (SEO), אנליטיקה, ניהול מדיה חברתית. הם בדרך כלל משתמשים כלי אוטומציה וניתוח (HubSpot, ActiveCampaign, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest...).
• משאבי אנוששכר, מעקב אחר זמן, ניהול חופשות, גיוס והערכת ביצועים. הם מסתמכים על תוכנת משאבי אנוש (Factorial, Buk, Talana, Workday, Deel, פתרונות ענן קנייניים).
• אחסון ותיעודנדרשים ניהול קבצים, גיבויים והרשאות גישה. פלטפורמות ענן ומערכות ניהול מסמכים (גוגל דרייב, דרופבוקס, וואנדריי, דוקו-וור).
• תמיכה ושירות לאחר המכירהכרטיסים, צ'אט, מוקד תמיכה, אוטומציה של תמיכה. כל אלה מתאימים לכאן. כלי שירות לקוחות (זנדסק, אינטרקום, עזרה סקאוט, מרכז השירות HubSpot...).
• תחומי יצירה ותוכןעיצוב, וידאו, תוכן, AI חיוביהם משתמשים פלטפורמות קריאייטיב ובינה מלאכותית (אדובי קריאייטיב קלאוד, קנבה, פיגמה, VEED, ChatGPT, אמצע המסע, ג'ספר, תאומים...).

המפתח הוא לא שיהיה לכם הכל, אלא לזהות איזה תחום הכי "תקוע" כיום ואיזה סוג של תוכנה תהיה ההשפעה הגדולה ביותר בטווח הקצר., ולאחר מכן לבנות בהדרגה ארכיטקטורה קוהרנטית.

סוגי תוכנות ניהול: ייעודיות, ERP, מותאמות אישית ופלטפורמות שיתופיות

לאחר שברור לכם אילו תהליכים אתם רוצים להפוך לדיגיטליים, הגיע הזמן להחליט איזו גישת תוכנה מתאימה ביותר: פתרונות ייעודיים לפי פונקציה, מערכות ERP, פיתוח מותאם אישית או פלטפורמות שיתופיות גמישות.

תוכנה מסחרית ייעודית לפי פונקציה

אלו כלים שנועדו לפתור טוב מאוד, בעיה ספציפית: CRM, חשבונאות, פרויקטים, תמיכה, שיווק וכו'.הם בדרך כלל מהירים ליישום ויש להם תכונות מעודנות רבות.

נקודות החוזק שלה הן ה התמחות, קלות יישום ועדכונים תכופים, אשר משלבות שיטות עבודה מומלצות מהמגזר כמעט מבלי שתצטרכו לעשות דבר.

לעומת זאת, הם עלולים לגרום פיצול נתונים, עלויות רישוי מצטברות ונוקשות מסוימת בעת התאמת תהליכים ספציפיים ביותר. יתר על כן, אתם תלויים למדי במפת הדרכים של הספק.

מערכות ERP מסחריות משולבות

מערכות ERP שואפות להיות "עמוד השדרה" המשולב של החברה: מודולים מרובים (כספים, רכש, מכירות, לוגיסטיקה, ייצור, משאבי אנוש) באותה פלטפורמה.

היתרון העיקרי שלו הוא ריכוזיות של תהליכים ונתוניםכולם עובדים על אותו מידע, נמנעים מחלוקות בין גורמים שונים ומושגים עקביות בדוחות ובבקרה רגולטורית.

המחיר שיש לשלם הוא בדרך כלל יישום מורכב ויקר יותר, נוקשות מסוימת ותלות בספקים לצורך התאמות מעמיקות. לכן חשוב להגדיר כראוי את ההיקף ולהתחיל עם מודולים קריטיים.

פיתוח בהתאמה אישית

פיתוח מותאם אישית נכנס לתמונה כאשר דרך העבודה שלך כל כך ספציפית שאף פתרון סטנדרטי לא מתאים בצורה מושלמת. או כאשר רוצים ליצור יתרון תחרותי ישיר מהתוכנה.

מתוכנן היטב, זה נותן לך התאמה מלאה לתהליכים שלך, שליטה על האבולוציה ובעלות על המערכת, היכולת להתאים זאת בהתאם לאופן שבו העסק גדל.

אבל זה גם מרמז עלויות ראשוניות גבוהות, צורך בצוות טכני אמין ואחריות על תחזוקה ופיתוחבלי אסטרטגיה ברורה, היא עלולה להפוך למיושן או לצוואר בקבוק.

פלטפורמות עבודה שיתופיות ועם קוד נמוך

בשנים האחרונות, פלטפורמות ענן המאפשרות בנה פתרונות משלך ללא צורך בתכנות מעמיק, המבוסס על תבניות, בלוקים ואוטומציות.

הם מאפשרים א גמישות רבה יותר, עלויות פריסה נמוכות יותר ויותר אוטונומיה לצוותי עסקים, המאפשר לתהליכים להתפתח מבלי להיות תלויים ב-100% ב-IT.

הם בדרך כלל אידיאליים עבור עסקים צומחים הזקוקים לסדר ואוטומציה, אך אינם רוצים להתחיל במערכת ERP מסורתית או פיתוח מותאם אישית יקר.חלקם, כמו Zinkee, נועדו לעמוד גם בסביבות תפעוליות תובעניות.

כמו כל דבר, גם להם יש את הניואנסים שלהם: הם דורשים שמישהו ייקח על עצמו את תפקיד "הבעלים" של הפלטפורמה באופן פנימי, יש צורך לנטר את העלויות אם מספר המשתמשים גדל משמעותית, ולא כל המערכות חזקות באותה מידה עבור תהליכים קריטיים.

כיצד לבחור את התוכנה המתאימה לעסק שלך

בחירת תוכנה אינה עניין של קניית "מה שכולם משתמשים בו", אלא יישור בין טכנולוגיה, תהליכים, אנשים ותקציבגישה מעשית כוללת שלושה מרכיבים מרכזיים.

1. נתח את הצרכים האמיתיים שלך

לפני שאתם משווים כלים, קחו קצת זמן לבחון להבין מה פוגע בך היום: היכן מבוזבז זמן, היכן יש יותר טעויות, אילו משימות חוזרות ונשנות שורפות את הצוות. או אילו תהליכים אינם ניתנים להרחבה.

צרו מפה פשוטה של ​​תהליכים מרכזיים (מכירות, רכש, פרויקטים, תמיכה, כספים...) וזהו איזה חלק בכל תהליך היית רוצה לשפר או להפוך לאוטומטי? ב-6-12 החודשים הקרובים.

כמו כן, יש לקחת בחשבון גורמים כגון גודל החברה, תקציב, רמת הדיגיטל של הצוות ואופן העבודה (פיזי, היברידי, מרחוק) כדי להימנע מהצעת פתרונות בלתי אפשריים לאימוץ.

2. הגדירו את הפונקציונליות החיונית

עם המפה הזו ביד, רשימה קצרה של תכונות שאתם בהחלט צריכים בתוכנהאינטגרציות, תצוגות קנבן, ניהול מסמכים, דוחות, הרשאות, אוטומציות וכו'.

נסו להימנע מהפיתוי לקנות "את זה שעושה הכי הרבה דברים" ולהתמקד ב אשר יוסיף ערך מהיום הראשוןמערכת תמציתית יותר שמתאימה היטב למציאות שלך בדרך כלל עובדת הרבה יותר טוב ממפלצת מלאה במודולים שאף אחד לא משתמש בהם.

זה גם מעריך היבטים כגון קלות שימוש, התאמה אישית, אבטחה, גמישות ואיכות תמיכהשלעתים קרובות עושים הבדל גדול יותר מאשר תכונה מרהיבה שתשתמשו בה ארבע פעמים בשנה.

3. התאימו את בחירתכם לתקציב ולתשואה הצפויה שלכם

העלות אינה רק הרישיון: היא כוללת יישום, הדרכה, פיתוחים נוספים פוטנציאליים ותחזוקהחשב גם את ההוצאה הראשונית וגם את העלות החודשית או השנתית הכוללת.

השווה את זה ל- זמן שתוכלו לחסוך, טעויות שתוכלו להפחית, או הכנסה נוספת שתוכלו לייצר בעזרת ניהול יעיל יותר. זה ייתן לכם מושג לגבי התשואה הפוטנציאלית על ההשקעה (ROI).

במידת האפשר, בחרו ב להתחיל בקטן ולהגדילפיילוטים במחלקה אחת, גרסאות בסיסיות שמרחיבים לאחר מכן, שלבים לפי תהליך... זה מפחית את הסיכון ומאפשר לצוות להסתגל.

שיטות עבודה מומלצות ליישום מוצלח של תוכנת ניהול

טכנולוגיה לבדה לא תתקן דבר אם היישום שלה יהיה כאוטי. כדי שהתוכנה באמת להגביר את הפרודוקטיביות ואת איכות העבודהמומלץ לפעול לפי מפת דרכים מסודרת.

תכננו את הפרויקט ותאימו את ההנהלה

התחל בהגדרה מטרות ברורות, היקף, גורמים אחראים, מועדים ומדדי הצלחהשלבו את ההנהלה ואת האזורים הנפגעים מההתחלה כדי למנוע התנגדות של הרגע האחרון.

חלקו את המימוש ל שלבים עם תוצרים ספציפיים (לדוגמה: קודם כספים, אחר כך פרויקטים, אחר כך CRM) מסייע לשלוט בהשפעה, ללמוד במהירות ולהתאים את התהליכים תוך כדי תנועה.

דאגו להעברת נתונים

מעבר ממערכות ישנות (או גיליונות אלקטרוניים) לפלטפורמה חדשה דורש ניקוי נתונים, איחוד קריטריונים ואישור שהמידע הוזן כהלכה במודל החדש.

רצוי לעשות בדיקות מיגרציה בסביבת בדיקה, סקירת תוצאות עם משתמשים מרכזיים ותיעוד כללים (מינוחים, שדות חובה, הרשאות) כדי למנוע הפתעות.

בנו את הצוות וניהלו את השינוי

אחת הסיבות הנפוצות ביותר לכישלון בפרויקטים של תוכנה היא אנשים לא יודעים איך להשתמש בכלי או לא רואים את התועלת שלו.הדרכה לא יכולה להיות "מדריך פשוט שנשלח בדואר".

התארגנו מפגשים מעשיים המתמקדים במשימות יומיומיות אמיתיות, יצירת מדריכים מהירים ומינוי מקורות פנימיים שיכולים לענות על שאלות ולתמוך באחרים.

שתפו את היתרונות, הקשיבו להתנגדויות, ו... להתאים תהליכים יחד עם הצוות, במקום לכפות שינוי מלמעלה ללא הקשר.

ניטור, שיפור ונצל עדכונים

ברגע שזה יצא לדרך, אל תחשבו שהפרויקט גמור: בקשת משוב, סקירת מדדים, זיהוי צווארי בקבוק והתאמת הגדרותשיפור מתמיד הוא חלק מהמשחק.

נצלו גם את ה- עדכוני ספקים, תכונות חדשות או אינטגרציות שיכולים להשתלב בתהליכים שלכם, תוך התחשבות תמיד בהשפעה ובתזמון כדי לא להעמיס על הצוות.

המטרה הסופית היא שתוכנה תפסיק להיתפס כ"עוד כלי" ותתחיל להיחשב ככלי נוסף בעל ברית יומיומי לעבודה טובה יותר, מהירה יותר ועם פחות לחץ.

כאשר חברה בוחרת את הפתרונות שלה בקפידה, מיישמת אותם בצורה מושכלת ומכשירה את עובדיה, הטכנולוגיה הופכת למנוע אמיתי של שינוי: תהליכים הופכים מאורגנים, נתונים הופכים ניתנים לפעולה, התקשורת זורמת, וצמיחה כבר אינה שם נרדף לכאוס.בסופו של דבר, זוהי המהות של הדרכה אסטרטגית טובה על איזו תוכנה לבחור כדי להפוך חברה לדיגיטלית: להבין שזה לא רק עניין של תוכנות, אלא של עיצוב דרך עבודה חכמה ובת קיימא יותר.