מצב "נא לא להפריע" ביומן גוגל: כיצד להשתיק, לדחות פגישות ולהישאר מאורגנים

 

כאשר לוח הזמנים שלכם עמוס עד גדותיו והתראות צצות כל הזמן, מה שאתם צריכים זה להפחית את הרעש מבלי לאבד שליטה על ההתחייבויות שלכם. יומן גוגל מציע מספר דרכים ל"נא לא להפריע", החל מחסימת זמן לריכוז ועד דחיית פגישות אוטומטית. הטריק הוא לשלב כל פונקציה בצורה טובה. בהתאם למה שאתם רוצים להשיג: שתיקה בצ'אט, התראות לעמיתים שלכם או עצירת הזמנות חדשות.

מאמר זה מאגד במקום אחד את כל מה שצריך לדעת על זמן מיקוד, שעות עבודה, התווית "עסוק" ומצב "מחוץ למשרד", בנוסף להגדרות התראות וכמה דוגמאות מהעולם האמיתי (כגון אירועים לאורך כל היום או לחץ בסופי שבוע). תמצאו צעדים קונקרטיים, מגבלות ידועות ופתרונות מעשיים. כדי שאף אחד לא יפריע לך כשזה לא מתאים, מבלי לאבד מידע חשוב.

מה המשמעות של "נא לא להפריע" ביומן גוגל כיום?

ליומן גוגל אין אפילו כפתור "נא לא להפריע" שמשפיע על הכל באופן שווה, אבל יש לו כמה אפשרויות שכאשר משולבות, משיגות את האפקט הזה. המרכיבים המרכזיים הם: זמן ריכוז, שעות מחוץ למשרד, שעות עבודה ומצב עסוקכל אחד מהם מתמודד עם הבעיה מזווית שונה: השתקת התראות צ'אט, דחיית פגישות או הודעה על משבצות הזמן הזמינות שלך.

El זמן ריכוז צרו בלוקים מתוזמנים שבהם תוכלו להשתיק את הצ'אט של הארגון שלכם ולדחות פגישות באופן אוטומטי. זה מושלם לעבודה מעמיקה במהלך יום העבודה. במהלך חסימה זו, יומן Google מגן על הזמן שלך. ואם אתם רוצים, הימנעו מלחץ להיכנס לפגישות חדשות.

המדינה מחוץ למשרד זה אידיאלי לחופשות או היעדרויות. כאשר הוא מופעל, היומן דוחה אוטומטית הזמנות בתאריכים אלה ומציג שאינך זמין. ניתן לתכנת אותו ממחשב או ממכשיר נייד. ומאפשר חזרה על היעדרויות תקופתיות.

לאס שעות עבודה הם מראים לאחרים באיזו שעה ביום אתה בדרך כלל זמין. כל מי שינסה להזמין אותך מחוץ לשעות אלה יראה אזהרה שזה לא זמן מתאים. תכונה זו מיועדת לחשבונות Google Workspace ועוזר לקבוע גבולות בריאים בין זמן עבודה לזמן אישי.

לבסוף, זמינות חופשי/מאוכלס עבור אירועים ומשימות, סמנו אם הם חוסמים את לוח הזמנים שלכם או לא. לאחרונה הוסיפה יומן את היכולת להקצות תוויות. "עסוק" במשימות (לא רק לאירועים), כך שהם גם מונעים ממך לתזמן פגישות בנוסף אליהם והמערכת יכולה לדחות הזמנות באופן אוטומטי. זהו סוג של "נא לא להפריע" שמופעל על משימות. אשר נוצר לראשונה ב-Google Workspace ובהמשך נפרס באופן נרחב יותר.

מי יכול להשתמש בכל תכונה ודרישות

ישנם ניואנסים חשובים בהתאם לסוג החשבון שלך. כדי לתזמן זמן מיקוד, אתה זקוק לחשבון עבודה או בית ספרי. (Google Workspace). באופן דומה, שעות העבודה מכוונות לסביבות ארגוניות ומופיעות בהגדרות Workspace. אם אתה משתמש בחשבון גוגל חינמיתראו פחות אפשרויות מתקדמות.

יתר על כן, להשתיק התראות גוגל צ'אט במהלך זמן מיקוד הארגון שלך צריך להפעיל את הצ'אט וחסימת המיקוד צריכה להימשך פחות מ-24 שעות. אם לא תעמדו בתנאים אלה, השתקת הצ'אט לא תהיה זמינה. באותו אירוע ספציפי.

כיצד לתזמן זמן מיקוד ביומן גוגל

מזג האוויר זמן ריכוז נוצר עם שעת התחלה ושעת סיום, ורק מתצוגות יום או שבוע בממשק האינטרנט. כך מגדירים את זה שלב אחר שלב מהמחשב:

1. פתחו את יומן גוגל בדפדפן שלכם ועברו אל תצוגת יום או שבוע.
2. לחצו על משבצת הזמן שברצונכם לשריין עבורה הריכוז שלך.
3. בחלק העליון של העורך, בחר זמן ריכוז.
4. התאם את זמני ההתחלה והסיום של הבלוק.
5. הגדר את ההעדפות שלך:
   • אם ברצונך לקבל התראות צ'אט, בטל את הסימון של "נא לא להפריע" עבור צ'אט.
   • אם אתה רוצה לשריין את הבלוק, הפעל את "דחיית פגישות באופן אוטומטי".
6. לחץ על שמור.

שימו לב לשני פרטים שמשנים את אופן הפעולה המוגדר כברירת מחדל. אם תבטלו את הסימון באפשרות נא לא להפריע לצ'אט בעת יצירת בלוק, העדפה זו תשמש כברירת מחדל בתקופות ריכוז עתידיות. ובאופן טבעי, בלוקים אלה אינם מקבלים פגישות חדשות או מתוכננותאם תעדיף, תוכל לשנות הגדרה זו כך שרק הזמנות חדשות יידחו.

עריכה, מחיקה או חזרה על בלוק מיקוד

כדי לשנות בלוק קיים, פתח אותו במחשב שלך מהיומן שלך. אירועי מיקוד מסומנים על ידי סמל אוזניות.כך שקל למצוא אותם. לחצו על האירוע, לחצו על עריכה, בצעו את השינויים ושמרו.

אם אתם צריכים למחוק אותו, היכנסו לאירוע עצמו ובחרו מחק אירועלוח השנה ישאל אם ברצונך להסיר רק את המופע הזה או גם את כל הסדרה אם מדובר בבלוק חוזר. זוהי דרך מהירה לסגור פערים. כאשר התוכניות שלך משתנות.

רוצה שהריכוז שלך יחזור על עצמו? פתח את האירוע, עבור אל עריכה, וליד "לא חוזר", פתח את התפריט. ניתן לבחור תדירות יומי, שבועי, חודשי, שנתי או משהו מותאם אישית, ולשמור.

פרטיות, צבע ונראות של זמן מיקוד

בעורך האירועים, תראו, מתחת לשם היומן, את האפשרות נראות ברירת מחדלהרחב ובחר אם בלוק זה יהיה ציבורי או פרטי. בסביבות עבודה נראות עוזרת לאחרים להבין את הזמינות שלך מבלי לחשוף פרטים רגישים.

ניתן גם להקצות א צבע ספציפי לבלוקים המיקודיים שלך. עבור אל עריכה, הקש על צבע, בחר צבע ושמור. לוח השנה יזכור את הצבע הזה לאירועי ראלי עתידיים אם אתם רוצים לשמור על אסתטיקה עקבית.

שתיקה בצ'אט של גוגל בזמן ריכוז: תנאים

בעת השימוש בזמן מיקוד בפעם הראשונה, האפשרות "נא לא להפריע" עבור צ'אט זה מופעל כברירת מחדל. משמעות הדבר היא שבמהלך החסימה, התראות הודעות מושתקות, בתנאי שהארגון שלך הפעיל את הצ'אט והחסימה נמשכת פחות מ-24 שעות. אם תעדיף, תוכל להשבית זאת בעת יצירה או עריכה של האירוע כדי להמשיך לקבל התראות צ'אט.

התווית "עסוק" על משימות ואירועים: להתראות לפגישה המזויפת

תכונה חדשה אחת ששינתה את האופן שבו אנשים רבים מארגנים את חייהם היא היכולת לסמן כ עסוק גם במשימותלא רק אירועים. בכך, יומן Google חוסם את משבצת הזמן הזו ויכול אוטומטית לדחות בקשות לפגישה שנופלים עליך. זהו, בפועל, מצב "נא לא להפריע" המופעל על המשימות היומיומיות שלך.

לנסות את זה זה פשוט: צור משימה (או פתח משימה קיימת), תן לה כותרת ועבור לאפשרויות לוח השנה המשויכות למשימה זו. במקומות בהם רואים "זמין" ניתן לשנות זאת ל"עסוק".יכולת זו הגיעה לראשונה ל-Google Workspace ובהמשך הורחבה למשתמשים נוספים. זה מייצג שיפור ברור עבור אלו המשתמשים במשימות כתוכנית עבודה..

הגדרת שעות עבודה ומיקום

שעות העבודה מאפשרות לעמיתים שלך לדעת מתי אתה זמין. במחשב שלך, פתח את לוח השנה, לחץ על סמל גלגל השיניים ועבור אל הגדרות. בחלונית השמאלית, תחת כללי, תמצא שעות עבודה (או "שעות עבודה ומיקום" אם מנהל המערכת הפעיל את מיקום ברירת המחדל). הפעלת שעות עבודה ומסמן ימים ומרווחי זמן.

ניתן לחלק יום למספר מקטעים בהתאם לזמינותכם, בעזרת כפתורים עבור להוסיף (+) ו להסיר (-) כדי לנהל את התקופות. פירוט זה שימושי אם אתם עובדים מרחוק., אם אתם עובדים במשמרות מפוצלות או אם אתם מתחלפים בין המשרד לבית.

מיקום העבודה שלך עוזר לצוות שלך לדעת היכן תהיה. בהגדרות, עבור אל "לוח זמנים ומיקום עבודה", בחר את הימים והשעות שלך והקצה מיקום לכל יום. ציון הימים בהם תהיו במשרד מקל על קביעת פגישות פנים אל פנים. ולכבד את אזורי הזמן.

לשיתוף זמנים אלה יש השלכות על פרטיות, לכן מומלץ להתאים את מי רואה את המידע שלך. באותו דומיין סביבת העבודה שלךעמיתיך יראו את לוח הזמנים שלך בעת שימוש בקטעים כמו "פגישה עם" או בכרטיסייה "מציאת זמן" בעת יצירת אירועים. משבצות מחוץ לשעות הפעילות מוצגות באפור.

סטטוס "מחוץ למשרד" מהמחשב והנייד

כדי לסמן חופשות או היעדרויות, צור אירוע ובחר את הסוג מחוץ למשרדבחר תאריכים (ושעות אם רלוונטי) ותן ליומן לעשות את העבודה. לדחות הזמנות באופן אוטומטיניתן לתזמן את זה לחזור על עצמו אם יש לך היעדרויות קבועות ו התאם אישית את הודעת הדחייה.

מהנייד (אנדרואיד o iPhone), הקש על הכפתור ליצור (+) ביומן גוגל ובחר "מחוץ למשרד". הגדירו את המרווח, הגדירו את החזרה במידת הצורך, התאימו את אופן הדחייה ושמרו. זוהי הדרך הישירה ביותר להימנע מפגישות כשאתה לא באמת זמין..

התראות יומן גוגל: סוגים והגדרות

יומן יכול להודיע ​​לך באמצעות דואר אלקטרוני, דרך הודעות שולחן עבודה (מחוץ לדפדפן, כאשר לוח השנה פתוח) או עם התראות בתוך החלון מהיומן עצמו. הגדרה נכונה של תזכורות אלו מונעת ממך לפספס אירוע או להיות מופרע בזמנים לא נוחים.

כדי לשנות הגדרות גלובליות, פתחו את לוח השנה בדפדפן שלכם ועברו אל תצורהבמקטע כללי, עבור אל "הגדרות התראות" ובחר כיצד לקבל אותן. אם תפעיל התראות שולחן עבודה, תוכל להציג את האפשרות דחיית הודעות ולבחור כמה זמן הם יישארו דחויים. יש גם הגדרה שתודיע לך רק אם הגבת. "כן" או "אולי" אירוע

הערה: התראות שהוזנו מוצגות רק ב Google Chromeואם ישנן מספר התראות לאותו אירוע, כפתור הנודניק מופיע רק באחרונה. אם אתה רואה את ההודעה "הדפדפן שלך אינו תומך בהתראות"עליך לעדכן את הדפדפן שלך כדי שהם יעבדו שוב כראוי.

עבור אירוע ספציפי, פתחו את האירוע ולחצו על לערוךתחת התראות, החליטו אם תרצו התראות או הודעות דוא"ל, שנו את ההודעה המוקדמת, הוסיפו הודעות נוספות או מחקו הודעות שאינן נחוצות. השינויים אינם משפיעים על אורחים אחרים; היא ההגדרה האישית שלך לאותו אירוע.

ניתן גם להתאים התראות עבור לוח שנה ספציפי ששייך לך: הגדרות > "הגדרות לוח השנה שלי" > בחר את לוח השנה שלך > "התראות אירועים" ו"כל היום". שם אתה מגדיר אילו התראות אתה רוצה כברירת מחדל עבור אותו לוח שנהאתה מוסיף חדשים או מסיר כאלה שכבר אינם שימושיים.

לראות ולהבין את שעות העבודה של אחרים

אם אתם נמצאים באותו דומיין ויש לכם הרשאה, תוכלו לבדוק את הזמינות של עמית לעבודה באמצעות המקטע "לפגוש" מהחלונית השמאלית של לוח השנה: הקלד את השם או הדוא"ל שלהם ותראה את לוח הזמנים של העבודה שלהם אם הוא פעיל אצלם. אפשרות נוספת היא הכרטיסייה "מצא זמן" בעת יצירת אירוע (לא זמין כרגע בנייד).

אם אינך עוקב אחר שעות העבודה שלך, סביר להניח שאתה משתמש ב- חשבון גוגל חינמישאינו כולל פונקציה זו. בסביבות מקצועיות, זה בדרך כלל מנוהל על ידי מרחב העבודה של גוגל וייתכן שיידרש הגדרה על ידי מנהל המערכת.

מקרים אמיתיים ופתרונות מעשיים

"אני משתיק את הטלפון שלי באופן אוטומטי במהלך אירועים, אבל אני צריך לכבות את 'נא לא להפריע' כשאני עוזב פגישה." תרחיש זה נפוץ כשאנחנו מערבבים כללים של נא לא להפריע לטלפון עם לוח השנה. בתוך לוח שנה, שתיקה מנוהלת בעיקר דרך צ'אט. במהלך זמן הריכוז. אם הבעיה שלך היא הגדרת "נא לא להפריע" בטלפון שלך, הפתרון כרוך בבדיקת הכללים של הטלפון עצמו או סיום ידני שלהם לאחר שתסיים, מכיוון ש"לוח שנה" זה לא שולט ב-DND של המכשיר..

"אירועים לאורך כל היום גם מפעילים את מצב 'נא לא להפריע' שלי, ואני לא רוצה את זה." רעיון מועיל הוא לסווג את האירועים האלה כ 'זָמִין' במקום 'עסוק' אם אלו רק תזכורות, או להעביר אותן ללוח שנה אחר עם הודעות ספציפיותעם אפשרות הזמינות, אתה נמנע מחסימת היום שלך ואתם מפחיתים את ההשפעה על כללים אוטומטיים שמנטרים את מצב לוח הזמנים שלכם.

"אני מקבל תזכורות עבודה בסופי שבוע וזה מוציא אותי ממצב הרפיה. האם אני יכול להגדיר 'נא לא להפריע' רק עבור לוח השנה של העבודה שלי בשבתות וראשון?" לוח השנה מאפשר זאת. הגדר התראות לוח שנהאז גישה אחת היא להפחית או להשבית התראות ביומן העבודה ולאחר מכן להפעיל אותן מחדש כשתרצו. אין הגדרה מובנית להשתקת התראות לפי יום בשבוע, אבל אתם יכולים ליצור אירוע חוזר: מחוץ למשרד בסופי שבוע כדי לחסום הזמנות ולהשתמש באפשרות "הודע לי רק אם עניתי כן או אולי" למזער הפרעות.

אם אתם לחוצים מהודעות שמגיעות מוקדם מדי (שבוע לפני, יומיים לפני וכו'), חשבו על אסטרטגיה עדינה יותר: שלחו אימייל אחד. אחר הצהריים של יום שישי ליום שני והתראה של שעה באותו יום. השילוב הזה בדרך כלל מספיק מבלי לפלוש למנוחת שבת וראשון שלך.

טעויות נפוצות ואיך לצאת מהצרות

אם יומן לוח שנה אומר לך "הדפדפן אינו תומך בהתראות."עדכן את הדפדפן שלך. שגיאה זו מונעת הצגת הודעות אירועים." עם הגרסה האחרונה, הבעיה בדרך כלל נעלמת.כמו כן, בדוק שהדפדפן שלך מאפשר התראות מ-calendar.google.com.

האם ניתן להשתמש בלוח שנה כדי להיכנס ולצאת מהשעון? חלופות

יומן גוגל נועד ל ניהול אירועים ופגישותלא למעקב אחר זמן. אם אתם מחייבים לפי שעה או זקוקים לרישום רשמי, תצטרכו להשתמש בכלים אחרים. כמה אפשרויות פופולריות הן: שעון או מקליט זמן לפרויקט ClickUpאתם יכולים להשתמש בלוח השנה שלכם כמדריך לשחזור מה עשיתם, אבל הספירה הרשמית צריכה להישמר באפליקציית זמן.

מבחינת פרודוקטיביות, אם אתם מבלים שעות רבות בשיחות וידאו, תמלול וסיכומים אוטומטיים יכולים לחסוך לכם עבודה של רישום הערות. אינטגרציות עם גוגל פגישה הם מאפשרים לך ללכוד את מה שחשוב, להשלים פערים בלי לעבור על כל ההקלטה ולהקדיש את שארית היום למשימות הליבה שלך.

המפתח לאי-הטרחה כשזה לא מתאים הוא לשלב היטב את הפונקציות הללו: זמן ריכוז לבודד את עצמך, ובמידת הצורך, להשתיק את הצ'אט; Ocupado במשימות ובאירועים כדי לחסום פערים; מחוץ למשרד עבור היעדרויות ברורות; שעות עבודה לחנך את הסובבים אותך; ו התראות לוחות זמנים מבוססי לוח שנה ומבוססי אירועים המותאמים לצרכים שלך. עם שילוב זה, לוח השנה שלך עובד בשבילך, ולא להיפך.