כיצד לנקות נתונים כפולים במסדי נתונים שלב אחר שלב

כשאתה עובד עם בסיסי נתונים, גיליונות אלקטרוניים או מערכות מידע, ה נתונים כפולים יכולים להפוך לכאב ראש של ממשרשומות חוזרות ונשנות, שמות המאויתים באלף דרכים שונות, תאריכים בפורמט שגוי או רווחים מיותרים הופכים את הניתוחים ללא אמינים ומבזבזים את זמנכם בבדיקה ידנית של מה שהמערכת יכולה לעזור לכם לנקות תוך שניות.

החדשות הטובות הן שיש כלים רבי עוצמה לאיתור, סימון והסרה של נתונים כפולים גם באקסל וגם Google גיליונות כמו ב מסדי נתונים של SQL או כלי ניהול ביבליוגרפיים. הבנת אופן פעולתם, ההבדלים ביניהם ואילו סיכונים הם מציבים (כגון מחיקת מידע שאולי תפספסו מאוחר יותר) היא המפתח לשמירה על סדר הנתונים שלכם וליכולת לנתח אותם בראש שקט.

מדוע מופיעים נתונים כפולים ומדוע הם מהווים בעיה?

בפועל, כפילויות נובעות מטעויות אנוש, ייבוא ​​חוזר או מערכות לא מתואמות.טפסים המוגשים פעמיים, קבצים המשולבים ללא ניקוי מוקדם, או אינטגרציות בין יישומים שאינם מאמתים כראוי את המידע, הם קרקע פורייה מושלמת להתמלאות ברשומות כפולות במערכת שלכם.

מלבד הכפילויות הברורות, תמצאו שינויים קלים שמייצגים בפועל את אותם נתוניםשמות עם אותיות גדולות וקטנות מעורבות, רווחים מיותרים, קיצורים שונים, או תאריכים בפורמטים שונים שהמערכת אינה מזהה כאותם תאריכים, למרות שברור לאדם שהם מתייחסים לאותו דבר.

ההשפעה משמעותית: הסטטיסטיקה מעוותת; ספירת הלקוחות או המטופלים מנופחת.מיילים חוזרים על עצמם בקמפיינים של דוא"ל, חשבוניות משוכפלות, או שמספר ההזמנות מוערך יתר על המידה. זה יכול להוביל להחלטות גרועות, לעלויות נוספות ולחוסר אמון משמעותי באיכות הנתונים.

לכן, לפני שצוללים ליצירת לוחות מחוונים או ניתוחים מתקדמים, כדאי להשקיע זמן ב... כלי ניקוי נתונים מעולה לאיתור ותיקון חוסר עקביותהסרת כפילויות היא חלק מרכזי בתהליך זה, אך לא היחיד: עליכם גם הומוגניזציה של טקסט, להסיר רווחים מוזרים ולנרמל תאריכים.

זיהוי והדגשת נתונים כפולים בגיליונות אלקטרוניים

כלים כמו אקסל מציעים פונקציות נוחות מאוד עבור כדי לזהות במהירות אילו ערכים חוזרים על עצמם בטווח תאיםלפני מחיקת כל דבר, מומלץ להשתמש בפורמט חזותי שיעזור לכם לסקור ולהחליט ברוגע מה אתם רוצים לשמור.

דרך נפוצה מאוד להתחיל היא על ידי... עיצוב מותנה להדגשת ערכים המופיעים יותר מפעם אחתבדרך זו, אינך משנה את תוכן התאים, אתה פשוט מסמן אותם כדי שתוכל לנתח אותם.

תהליך העבודה האופייני כרוך תחילה בבחירת התאים לבדיקה ולאחר מכן החלת כלל עיצוב מותנה המסמן כפילויות עם צבע רקע או גופן שוניםזה מאפשר לך לזהות דפוסים: לדוגמה, לראות אם אדם מופיע מספר פעמים ברשימת לקוחות או אם קודי מוצר מסוימים נרשמו יותר מפעם אחת.

יתר על כן, ניתן לשלב את ההדגשה האוטומטית הזו עם מסננים בתוך הגיליון האלקטרוני עצמו כדי הצג רק שורות המושפעות משכפולים ובדוק אותן אחת אחת.זה נותן לך שליטה ומפחית את הסיכון למחיקה בטעות של מידע חשוב.

הסרה בטוחה של ערכים כפולים באקסל

ברגע שתבינו אילו חזרות אינן נחוצות, אקסל כולל פונקציה ספציפית בשם "הסר כפילויות" אשר מוחק לצמיתות שורות חוזרותכאן צריך לנהוג בזהירות, כי מה שמחקת לא ניתן לשחזור בקלות אם לא שמרת עותק.

מומלץ מאוד לפני הפעלת כלי זה העתקת טווח הנתונים המקורי לגיליון אחר או לקובץ גיבויבדרך זו, אם הניקוי יניב תוצאה בלתי צפויה, תוכלו לבדוק את מה שהסרתם ולשחזר מידע ללא כל בעיות.

ההליך מבוסס על בחירת טווח התאים שברצונך לנקות ולאחר מכן ציון באילו עמודות יש להשוות את הערכים כדי להחליט אם שורה משוכפלת. אם תבחר מספר עמודות, רק השורה שהשילוב המלא שלה תואם לשורה אחרת תיחשב ככפילות.דבר שמאוד שימושי כשעובדים עם נתונים מורכבים.

לאחר אישור הפעולה, Excel מסיר את השורות הנוספות ו זה מראה לך סיכום של כמה כפילויות נמחקו וכמה רשומות ייחודיות נותרו.דוח קצר זה עוזר לך לאמת האם התוצאות תואמות את מה שציפית כשהתחילת את הניקוי.

צריך לזכור ש סינון ערכים ייחודיים אינו זהה להסרת ערכים כפולים.כשמסננים, שורות כפולות מוסתרות באופן זמני בלבד, אך הן עדיין שם; הסרת שורות כפולות מוחקת אותן לחלוטין. לכן התחלה עם מסנן ייחודי או עיצוב מותנה היא אסטרטגיה זהירה יותר.

קריטריונים להתייחסות לערך כמשוכפל

כאשר כלי גיליון אלקטרוני משווים כפילויות, הם עושים זאת על סמך מה שנראה בפועל בתא, לא על סמך הערך המפורש הבסיסי.יש לכך כמה השלכות מוזרות שכדאי לדעת כדי שלא תקבלו הפתעות.

לדוגמה, שני תאריכים המייצגים את אותו היום עשויים שלא להיחשב ככפילויות אם אחד כתוב כ-"08/03/2006" והשני כ-"8 במרץ, 2006"מכיוון שתוכן הטקסט שונה גם אם המשמעות זהה. אותו הדבר יכול לקרות עם שמות ומחרוזות עם רווחים או אותיות גדולות שונות.

באופן דומה, מספר המאוחסן כטקסט ואותו מספר בפורמט מספרי ניתן להתייחס אליהם כערכים שונים. לכן חשוב כל כך לנרמל את הפורמטים לפני שמנסים למחוק שורות כפולות באופן גורף.

לפני ביצוע ניקוי אגרסיבי, כדאי תחילה לסנן אחר ערכים ייחודיים או להשתמש בעיצוב מותנה לאישור. שקריטריון ההשוואה עובד כפי שאתה מאמיןקביעת כללי המשחק הללו בהתחלה מונעת אובדן נתונים תקפים או השארת כפילויות מוסוות.

פונקציות טקסט בגיליונות אלקטרוניים לניקוי נתונים מלוכלכים

חלק עצום מהבעיות עם כפילויות לא נובעות מאותו ערך בדיוק שחזר על עצמו, אלא מהעובדה ש אותו מידע כתוב בדרכים מעט שונותכאן נכנסות לתמונה פונקציות טקסט של Excel או Google Sheets כדי לתקנן ולהכין את הקרקע לפני הסרת חזרות.

נפוץ מאוד למצוא עמודות שבהן חלק מהשמות מופיעים באותיות גדולות, אחרות באותיות קטנות, ואחרות מעורבבות באופן אקראי. כדי לאחד אותן, ישנן פונקציות ש... הם ממירים הכל לאותיות קטנות, הכל לאותיות גדולות, או רק כותבים את האות הראשונה של כל מילה באות גדולה.זה מבטיח ש-"ANA PÉREZ", "ana pérez" ו-"Ana Pérez" יטופלו באותו אופן.

טקסטים עם רווחים נוספים, הן בתוך השרשרת והן בתחילתה או בסוףפונקציה ייעודית יכולה להסיר רווחים מיותרים ולהשאיר רק רווח רגיל בין מילים, ובכך לבטל את הביטוי "חואן גרסיה" או ביטויים דומים שמפריעים להשוואות.

עבור נתונים דחוסים זה לזה, כגון קודים משולבים או שמות ושמות משפחה באותו תא, כדאי להשתמש בפונקציות חילוץ ואיחוד. ניתן לחלץ חלק מהטקסט המציין מאיזה מיקום וכמה תווים ברצונך לחלץ או לחבר מספר מחרוזות לאחת כדי לשחזר שדות קוהרנטיים יותר.

במקרה של תאריכים, אם הם מגיעים כטקסט עם סגנונות שונים, מומלץ להפוך אותם ל... פורמט תאריך סטנדרטי המבוסס על שנה, חודש ויוםבדרך זו, גיליונות אלקטרוניים מתייחסים אליהם כאל תאריכים אמיתיים, ניתן למיין אותם נכון, וההשוואות אינן תלויות עוד במראה החזותי של התא.

סנן ערכים ייחודיים והסר כפילויות בגיליונות אלקטרוניים

בנוסף לכלי עיצוב ופונקציות טקסט, גם Excel וגם Google Sheets מאפשרים סינון מהיר כדי לראות רק ערכים ייחודיים מעמודה או מקבוצת עמודותזוהי דרך יעילה מאוד לבחון תוצאות לפני קבלת החלטות בלתי הפיכות.

בסביבות מסוימות, ניתן להשתמש באפשרויות סינון מתקדמות כדי לציין שברצונך להציג רק שורות עם ערכים ייחודיים בעמודה ספציפית אחת או יותר. סינון זה אינו מוחק נתונים, הוא פשוט מסתיר זמנית כפילויות., מה שהופך אותו לשלב ביניים זהיר מאוד.

לאחר שאישרת שהתצוגה הייחודית היא זו שמעניינת אותך, עליך פקוד ספציפי עבור הסר כפילויות ישירות מתפריטי הנתוניםבדרך כלל, אתה ניגש למשהו כמו "נתונים > הסר כפילויות", שם אתה בוחר על אילו עמודות לבסס את ההשוואה.

אפשרות נוספת היא להשתמש בעיצוב מותנה כדי להדגיש ערכים כפולים וערכים ייחודיים, בהתאם לצרכים שלך. לדוגמה, תוכל: סמנו בצבע בהיר את השורות שמופיעות פעם אחת בלבד ולנתח האם מדובר ברשומות לא טיפוסיות, שגיאות טעינה, או פשוט מקרים נדירים שיש לשמור.

אם אתם עובדים עם רשימות נפתחות או אימות נתונים, הגיוני מאוד לנקות גם אותן. ניתן לעשות זאת באמצעות תפריטי אימות. להגדיר רשימות סגורות המונעות הכנסת וריאציות טיפוגרפיות, ובכך להפחית את התרחשותן של כפילויות שווא שהן למעשה סתם שגיאות כתיב.

ניקוי כפילויות במסדי נתונים של SQL באמצעות SELECT DISTINCT

כשעברנו מעולם הגיליונות האלקטרוניים לעולם ה- מסדי נתוניםהגישה משתנה מעט. ב-SQL, אחד הכלים הראשונים לניהול מידע חוזר הוא האופרטור DISTINCT, המשמש בשילוב עם פקודת SELECT כדי להחזיר שורות ללא כפילויות בתוצאות של שאילתה.

הרעיון פשוט: בעת בניית משפט SELECT, ניתן להוסיף את מילת המפתח DISTINCT כדי לציין ש אתה רוצה רק מופע אחד של כל שילוב ערכים בעמודות שנבחרו. בדרך זו, אם אותה שורה לוגית חוזרת על עצמה מספר פעמים בטבלה, השאילתה תחזיר שורה אחת.

חשוב להבין ש-SELECT DISTINCT לא מוחק דבר ממסד הנתונים: זה משפיע רק על התוצאה שמופיעה כשמפעילים את השאילתה.המידע המקורי נשאר ללא שינוי בטבלאות, וזה מושלם לניתוח חקרני שבו אינך רוצה לשנות נתונים עדיין.

באשר לתחביר, התבנית הכללית מורכבת משילוב של SELECT DISTINCT עם רשימת העמודות שמעניינות אותך, ולאחר מכן פסוקית FROM כדי לציין את הטבלה, ובאופן אופציונלי, פסוקית WHERE לסינון לפי תנאים ספציפייםכך תוכלו לבקש, למשל, לקוחות ייחודיים ממדינה אחת בלבד או מוצרים שונים מקטגוריה ספציפית.

גישה זו שימושית מאוד כאשר ברצונך לצמצם את התוצאות לערכים שאינם כפולים, בין אם עבור השגת רשימת לקוחות ללא כפילויות עקב הזמנות מרובות, להציג רשימה של קודי מוצר נפרדים או ליצור ספירה של פריטים ייחודיים במערך נתונים.

הבדלים בין DISTINCT ודרכים אחרות למניעת כפילויות ב-SQL

למרות ש-DISTINCTV ו-UNICUE עשויים להישמע דומים, הם לא ממלאים את אותו תפקיד בתוך המערכת האקולוגית של SQLDISTINCT פועל בשאילתות SELECT ומשפיע על השורות המוחזרות; UNIQUE קשור בדרך כלל למגבלות בהגדרת טבלאות, דבר המצביע על כך ששדות מסוימים אינם יכולים להכיל ערכים חוזרים.

יתר על כן, בהקשרים עם כמויות גדולות של נתונים, שימוש ב-SELECT DISTINCT יכול להיות עתיר ביצועים, מכיוון ש מנוע מסד הנתונים צריך להשוות את כל העמודות שנבחרו. כדי לקבוע אילו שורות זהות. בטבלאות גדולות או בטבלאות עם עמודות רבות, זה יכול להיות מסורבל.

לכן, במקרים מסוימים כדאי לשקול חלופות. אחת הנפוצות ביותר היא להשתמש ב קבץ לפי כדי לקבץ שורות לפי עמודה אחת או יותר ולהחיל פונקציות צבירה (כגון COUNT, MIN או MAX) המאפשרות לך לסכם את הנתונים ביעילות.

ניתן גם להסתמך על סעיפים כמו EXISTS עבור בדוק אם ערכים מסוימים קיימים בטבלה אחרתזה מונע צירוף שורות כפולות מיותרות. לחלופין, ניתן להשתמש בתת-שאילתות עם משפטי SELECT, FROM ו-WHERE מוגדרים היטב כדי לציין טוב יותר אילו רשומות ברצונך לאחזר.

כאשר רוצים לספור כמה ערכים ייחודיים יש בעמודה, מקובל לשלב את COUNT עם DISTINCT, כך ש אתה מקבל את מספר האלמנטים השונים ישירות. מבלי צורך לבדוק כל אחד מהם באופן ידני.

דוגמאות מעשיות: פניות לקוחות וכתובות ללא כפילויות

דמיינו שאתם עובדים עם טבלת הזמנות שבה כל שורה מייצגת רכישה שבוצעה. זה נפוץ ש... אותו לקוח יופיע מספר פעמים אם ביצע יותר מהזמנה אחת.אם אתם רוצים לראות כל לקוח רק פעם אחת, SELECT DISTINCT הוא כלי ברור מאוד.

בתרחיש זה, תבנה שאילתה שבוחרת את עמודות זיהוי הלקוח (לדוגמה, המזהה שלו ושמו) ותחיל DISTINCT על לקבל רשימה עם כל לקוח פעם אחת בלבד, למרות שבטבלה המקורית יש עשרה סדרים שונים.

משהו דומה קורה אם אתה צריך לראות את כל כתובות משלוח ייחודיות אליהן נשלחו המוצריםאם כל הזמנה כוללת כתובת, הטבלה תהיה מלאה בחזרות; עם זאת, בעזרת DISTINCT בעמודות הכתובת ניתן ליצור רשימה קומפקטית של נקודות משלוח.

כאשר ברצונך להתמקד בלקוחות מאזור מסוים, תוכל להוסיף פסוקית WHERE כדי לציין, למשל, ש אתה מעוניין רק ברשומות ממדינה ספציפיתבדרך זו, SELECT DISTINCT פועל על תת-קבוצה של הטבלה, ולא על כל הנתונים.

בתחומי הבריאות או האקדמיה, המפעיל הוא גם מאוד פרקטי עבור קבץ נתונים מחולים או מחברים המופיעים מספר פעמים במחקרים או מאמרים שונים, תוך הצגת ערך אחד בלבד לכל ישות למטרות ניתוח.

ניהול הפניות כפולות במאגרי מידע ביבליוגרפיים

בתחום התיעוד המדעי, מאגרי מידע ביבליוגרפיים מציעים בדרך כלל כלים ספציפיים להסרת הפניות כפולות כשאתם מבצעים חיפושים במקורות שונים, זה חיוני כדי למנוע מסקנות הספרות שלכם להתמלא במאמרים כפולים.

במערכות אלו, בדרך כלל ישנה פקודה "הסר כפילויות" בתוך תפריט הכלים, אשר הוא מנתח את קבוצת התוצאות ומסיר אוטומטית הפניות כפולות.המערכת בדרך כלל מדווחת כמה אלמנטים נמחקו וכמה נותרו בקבוצה הנוכחית.

בפלטפורמות רבות ניתן להגדיר, ממקטע העדפות, ש הסרת הפניות כפולות מתבצעת באופן אוטומטי. בכל פעם שמבצעים חיפוש חדש. זה חוסך הרבה עבודה ידנית, אם כי מומלץ לבדוק באופן קבוע שהקריטריונים הכפולים נכונים.

בנוסף למחיקה בכמות גדולה, מנהלים אלה מאפשרים לך לבחור באופן ידני הפניות ספציפיות כדי להחליט אם לשמור או למחוק אותן. סקירה ידנית זו שימושית כאשר המערכת אינה בטוחה האם שתי רשומות הן למעשה אותו פריט. או אם הן מתאימות לגרסאות שונות (לדוגמה, גרסאות קדם-הדפסה וגרסאות סופיות).

לאחר הסרת כפילויות, קבוצת התוצאות מתעדכנת ו מראה את מספר ההפניות המופחתבקרה מספרית זו מסייעת לאמת שהבאגים השפיעו ולתעד את התהליך בסקירות שיטתיות או בדוחות חיפוש.