5 טיפים למיטוב תיבת הדואר הנכנס של Outlook

תיבת דואר נכנס מבולגנת היא חדשות רעות לכל אחד. לא רק שזה יקשה עליך למצוא הודעות דוא"ל חשובות, אלא שאתה תקבל פחות ופחות מוטיבציה לפתוח את אפליקציית הדואר כל יום.

מה אתה יכול לעשות כדי למנוע מההודעות שלך להתלכלך? פשוט תלמד מטב את תיבת הדואר הנכנס של Outlook על ידי ביצוע 5 השלבים הקלים שלהלן.

אם אי פעם הרגשת לא בנוח להסתכל על האימיילים הנכנסים שלך, המאמר הזה הוא בשבילך. למד לתת לאימיילים להיערם ולתקוף אותך באמצעות התראות פשוט על ידי אופטימיזציה של תיבת הדואר הנכנס שלך.

אתה לא צריך לפקח כל הזמן על האימייל שלך ולבלות שעות על גבי שעות בניסיון למחוק הכל. פשוט בדוק את ההמלצות ב-Outlook כדי Microsoft 365 ולקבל את התוצאות הטובות ביותר שאתה יכול לדמיין.

הערה: רוב התכונות הללו חלות על Outlook עבור מיקרוסופט 365 / Office 365. עם זאת, חלקם זמינים גם דרך שירות הדוא"ל של מיקרוסופט, Outlook.com.

בצע אופטימיזציה של תיבת הדואר הנכנס שלך ב-Outlook ב-5 שלבים פשוטים

בוא נראה איך אתה יכול להפוך למקצוען של Outlook בארגון הדואר שלך ולבסוף להשיג את תיבת הדואר הנכנס ללא התראות שחלמת עליה. אז שימו לב להמלצות הבאות:

1.- נקה על ידי ביטול הודעות דוא"ל כפולות

האם ידעת של-Outlook יש כלי אוטומטי להסרת הודעות דוא"ל כפולות? – עכשיו הגיע הזמן שתעשה זאת בעצמך. השתמש בתכונה זו כדי להפחית במהירות את מספר הודעות הדוא"ל שאתה צריך לבדוק מדי יום בכמה קליקים בלבד.

1. פתח את תיבת הדואר הנכנס שברצונך למחוק. ודא שאתה נשאר בכרטיסייה ייזום בְּרִירַת מֶחדָל; אתה יכול לבדוק באיזו כרטיסייה הוא נמצא על ידי התבוננות בממשק כותרות הסרט.
2. הרחב את התפריט הנפתח לנקות, אז תבחר נקי תיקייה o שיחה ברורה, לפי הצרכים שלך.

1. הודעה תופיע על המסך שלך. אשר שברצונך למחוק את השיחה או התיקיה וצפה במספר הודעות האימייל שלא נקראו בתיבת הדואר הנכנס שלך יורד.

הדבר הטוב בתכונת הניקוי היא העובדה שניתן לשחזר את כל הפריטים שנמחקו במשך פרק זמן נתון. אתה יכול למצוא אותם בתיקייה פריטים שנמחקו בצד חלון Outlook.

2.- צור תיקיות למיילים

כל אחד מהודעות האימייל הנכנסות שלך בתיקייה יכול להיות מבלבל. בטח, דואר זבל בדרך כלל נופל תחת הקטגוריה של דואר זבל, אבל כל השאר תלוי בך. באופן אישי, אני ממליץ להגדיר כמה תיקיות חיוניות ולמיין את הדואר הנכנס שלך בכל יום.

בעקבות המתודולוגיה Getting Things Done ® או GTD ® כדי לארגן משימות, אתה יכול בקלות לשפר את הפרודוקטיביות עם Outlook. ראשית, עליך ליצור שלוש תיקיות שונות:

• תיבת דואר נכנס (ברירת מחדל): השאר אימיילים חשובים בתיבת הדואר הנכנס המוגדרת כברירת מחדל. אלו צריכות להיות הודעות שאתה יכול להגיב עליהן באופן מיידי או שצריך לטפל בהן בדחיפות.
• לעשות: גרור הודעות דוא"ל לא דחופות לתיקיה זו. אתה יכול לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך נקייה ולטפל בהודעות אלה בהמשך היום.
• מעקב: מעביר הודעות דוא"ל לתיקיה זו שהשבתת, כגון תגובות שאתה מחכה להן או משימות שהשהית.
• תזכורות: הודעות דוא"ל מסוימות אינן מחייבות אותך להשיב עליהן כלל. שמור אותם בתיקייה נפרדת כדי שתמיד תוכל להסתכל אחורה ולמצוא אותם בקלות.

הערה: כדי ליצור תיקיות חדשות, פשוט לחץ על התיקיה בתיבת הדואר הנכנס שלך ובחר תיקייה חדשה. כאן, פשוט הקלד את השם והקש על מקש Enter.

עליך להתחיל כל יום במיון הודעות דוא"ל לקטגוריות אלה, ולאחר מכן לתזמן מועד לטפל בתיקיית המשימות שלך מאוחר יותר. ודא שאתה עקבי עם זה! אתה יכול להמשיך למיין את המיילים שאתה מקבל במהלך היום.

במידת הצורך, אל תפחד ליצור תיקיות נוספות; שיטה זו צריכה להיות מותאמת אישית עבורך ורק לך.

3.- השתמש בתצוגת המשימות

האם ידעת שאתה יכול ליצור משימות ממיילים? בכל פעם שאתה מקבל הודעה שברצונך להפוך למשימה, פשוט גרור אותה לסמל רשימת המשימות של Outlook כדי להעלות את אשף הגדרת המשימות. כאן, אתה יכול לתת למשימה שלך שם, תיאור ואפילו להגדיר תזכורת.

אם תגדיר תזכורת, משימות יופיעו בדומה לתזכורת לפגישה בזמן שצוין. זה מאפשר לך להישאר מאורגן וליצור משימות בקלות, ישירות מהודעות דוא"ל נכנסות.

4.- הגדר כללים למיון אוטומטי של דואר נכנס

כללים מאפשרים לך להעביר, לחייג ולהשיב להודעות דואר אלקטרוני באופן אוטומטי, מה שהופך את Outlook להרבה יותר קל לשימוש. אתה יכול גם להשתמש בכללים כדי להשמיע צלילים, להעביר הודעות לתיקיות או להציג התראות על פריטים חדשים באופן אוטומטי.

באופן אישי, אני מוצא שהכלל השימושי ביותר הוא היכולת להעביר פריט משולח מסוים או עם מילות מפתח מסוימות בשורת הנושא לתיקיה אחרת. המשמעות היא שאם מתקיימים קריטריונים מסוימים, אימייל יועבר לתיבת הדואר הנכנס שצוינה מבלי שתצטרך לגעת בו.

להלן מדריך בסיסי כיצד להגדיר כלל ב-Outlook.

• לחץ לחיצה ימנית על הודעה בתיבת הדואר הנכנס שלך או בתיקיית דואר אלקטרוני אחרת ובחר באפשרות שאומרת כללים.
• כעת, אתה הולך לבחור אחת מהאפשרויות. כדי לראות אפשרויות נוספות, בחר צור כלל.
• בתיבת הדו-שיח צור כלל, בחר אחת או יותר משלוש תיבות הסימון הראשונות.
• לאחר מכן, במדור תעשה את הדברים הבאים, אם אתה רוצה שהכלל יעביר הודעה לתיקיה, סמן את התיבה העבר פריט לתיקיה.
• בחר את תיקיית היעד ב- קופסא של דיאלוג בחר תיקיה שמופיע ואז לעשות clic en לקבל.
• לחץ על לקבל שוב כדי לשמור את הכלל שלך.

5.- נצלו את הקטגוריות

הודעות דוא"ל עם קידוד צבע יעזרו לך לזהות ולקבץ בקלות פריטים משויכים ב-Outlook. אתה יכול לבחור מתוך קבוצה של קטגוריות ברירת מחדל או ליצור קטגוריות משלך ולאחר מכן להקצות את הקטגוריות למיילים של Outlook.

כדי להקצות קטגוריית צבע לחלונית הקריאה או להודעה פתוחה, בחר באפשרות לקטלג של הקבוצה תגיות על הסרט ובחר קטגוריה מהרשימה. בעזרת זה תוכל לייעל את תיבת הדואר הנכנס של Outlook באופן משביע רצון.

מחשבות אחרונות

אני מקווה שכל אחד מהטיפים הפשוטים האלה שימושי מאוד עבורך, במיוחד אם אתה מנסה לייעל את תיבת הדואר הנכנס שלך ב-Outlook. אם אתה מחפש לקרוא מאמרים נוספים הקשורים לטכנולוגיה מודרנית, שקול להמשיך לבקר בפורטל שלנו כדי לקבל את כל מה שאתה צריך לדעת. אנו מפרסמים באופן קבוע מדריכים, מאמרים חדשותיים ומדריכים שיעזרו לך בחייך הטכנולוגיים היומיומיים. נתראה בפרסום הבא שלנו.