כיצד ליצור רשימות נפתחות עם אפשרויות קבועות ב-Google Sheets

אם אתם עובדים לעתים קרובות עם גוגל שיטס, סביר להניח שנתקלתם בבעיה נפוצה שבה כל אחד מזין נתונים "בדרכו שלו". חלקם משתמשים באותיות גדולות, אחרים באותיות קטנות, חלקם משתמשים בקיצורים... ואז אין דרך לסנן או לנתח שום דבר. כדי להימנע מהכאוס הזה, אחת התכונות השימושיות ביותר היא... לרשימה הנפתחת שמאפשרים לך לבחור רק אפשרויות מוגדרות מראש ב-Google Sheets.

הודות לרשימות אלו, במקום להקליד ידנית, המשתמש פשוט לוחץ ובוחר ערך מתפריט. זה לא רק הופך את הטבלה לנוחה יותר לשימוש, אלא גם זה מפחית באופן דרסטי שגיאות, שגיאות כתיב והבדלי עיצוב.זה קריטי כאשר מספר אנשים משתפים פעולה על אותו מסמך.

מהי רשימה נפתחת בגוגל שיטס ולמה היא משמשת?

רשימה נפתחת ב-Google Sheets היא בעצם תפריט של אפשרויות מוגדרות מראש המשויכות לתאבמקום להזין את הערך באופן ידני, המשתמש פותח את התפריט הנפתח ובוחר מבין מספר חלופות שכבר נקבעו על ידי האדם שעיצב את הגיליון.

כאשר אחת מהאפשרויות הללו נבחרת, הערך שנבחר מוצג לאחר מכן בתא כאילו כתבת את זה בעצמך, אבל עם היתרון שזה תמיד יהיה בדיוק אותו הדבר (אותן אותיות, אותו פורמט, בלי שגיאות כתיב או וריאציות מוזרות).

מערכת זו מושלמת לתבניות שבהן ערכים מסוימים חוזרים על עצמם: לדוגמה, מצבים של משימה (בהמתנה, בתהליך, הושלם), סוגי מוצרים, מחלקות, משמרות, תשובות "כן/לא" או אפשרויות דומות. הוא נמצא בשימוש נרחב גם כדי להפוך טפסים פנימיים או תרשימי מעקב למהירים יותר למילוי.

יתרון גדול נוסף הוא שרשימות נפתחות מאפשרות לך לתחזק את עקביות נתונים בטבלאות שיתופיותאם מספר אנשים עובדים בו זמנית, זה מונע מאדם אחד להקליד "אושר", אחר "אושר" ואחר "אישור". על ידי דרישה לבחירה מאותה רשימה בכל פעם, הנתונים הופכים לסטנדרטיים לחלוטין.

יתר על כן, קיום ערכים אחידים, המסננים, טבלאות הציר והתרשימים עובדים הרבה יותר טוב.מכיוון שקטגוריות אינן מוכפלות על סמך הבדלי טקסט מינימליים. זה חוסך זמן וכאבי ראש משמעותיים בעת יצירת דוחות, ומאפשר שימוש בתכונות כמו VLOOKUP ו-XLOOKUP כדי לבצע הפניה צולבת של מידע.

יתרונות הגבלת אפשרויות לערכים מוגדרים מראש

הסיבה העיקרית לשימוש בתפריט מסוג זה היא ש ניתן לבחור רק אפשרויות מבוקרות ונכונותזה לא רק עניין של נוחות, אלא גם של איכות הנתונים ושליטה על המידע המוזן.

כשאתה מאלץ משתמשים לבחור מתוך רשימה, שגיאות כתיב ושגיאות כתיב מופחתות משמעותיתאף אחד לא יכול לכתוב "Pendiente" במקום "Pendiente", וגם לא להוסיף ערך חדש שלא נכלל. זה קריטי בפרויקטים שבהם נתונים מנותחים או מיוצאים למערכות אחרות.

יתרון ברור נוסף הוא חיסכון בזמן. מילוי טופס ארוך הופך למהיר הרבה יותר כאשר לחיצה אחת מספיקה כדי לקבוע ערך. במקום להקליד מילה אחר מילה. זה נשמע כמו פרט קטן, אבל כשיש מאות שורות, זה משנה הרבה.

בצוותי עבודה גדולים, רשימות נפתחות עוזרות לשמור על סדר בדברים. קריטריונים מאוחדים לרישום מידעמשאבי אנוש, אדמיניסטרציה, שיווק, לוגיסטיקה... כולם יכולים לפעול לפי אותו "קוד ערכים" מבלי להצטרך להסביר אלף פעמים מה מותר ומה אסור לכתוב בכל עמודה.

יתר על כן, מנקודת מבט מתקדמת יותר, מערכת זו משמשת כמעין אימות נתונים פשוט אך יעיל מאודאתם גורמים לגיליון האלקטרוני "לקבל" רק ערכים מסוימים, וזה מגן על המסמך מפני שגיאות לא מכוונות שעלולות להשפיע על דוחות, חיוב או החלטות המבוססות על נתונים אלה.

כיצד פועלים רשימות נפתחות ואימות נתונים

ב-Google Sheets, רשימות נפתחות נוצרות באמצעות האפשרות של אימות נתונים בתוך תפריט הנתוניםלמרות שלא ניכנס כאן למדריך ממצה שלב אחר שלב, חשוב להבין שטכנית מה שאתם עושים זה לומר לגיליון האלקטרוני: "בתא זה, רק הערכים הספציפיים האלה מותרים".

לשם כך, מוגדרת קבוצת אפשרויות: ניתן להזין אותן באופן ידני, מופרדות באמצעות פסיקים, או השתמש בטווח התאים שבו רשמת את רשימת הערכים האפשרייםבשני המקרים, Google Sheets ימיר אותם לתפריט נפתח הניתן לבחירה.

אימות נתונים מאפשר לך גם לשלוט מה קורה אם מישהו מנסה להזין ערך שאינו ברשימה?ניתן פשוט להציג אזהרה, או לדחות את הערך ישירות ולמנוע שמירת נתונים המפרים את הכללים. זה קריטי אם ברצונך להזין רק אפשרויות שאושרו.

אימותים אלה אינם משתמשים רק ברשימות טקסט. ניתן גם להחיל... תנאים עבור מספרים, תאריכים או סוגים אחרים של נתוניםכך שהגיליון יבדוק אם מה שהוזן עומד בקריטריונים מסוימים (לדוגמה, "גדול מאפס" או "אחרי היום").

רשימות נפתחות, יחד עם אימותים אחרים כגון תיבות סימון, מציעות דרך גמישה מאוד ל להמיר גיליון אלקטרוני פשוט לסוג של טופס מודרךכאשר כל שדה מקבל רק את מה שתכננת אותו לקבל.

שימוש ברשימות נפתחות עם מספרים ותאריכים

בעוד שאנחנו בדרך כלל חושבים על תפריטים עם מילים (כמו קטגוריות או סטטוסים), Google Sheets מאפשר לך גם ליצור תפריטים נפתחים המבוססים על מספרים או תאריכיםהטריק הוא להכין את רשימת המקורות בפורמט הנכון.

אם אתם צריכים תפריט של כמויות, למשל מ-1 עד 10, פשוט... צור טווח של תאים עם המספרים האלה לאחר מכן השתמשו בטווח זה כמקור עבור הרשימה הנפתחת. התא שמקבל את הערך עדיין יהיה מספרי, כך שתוכלו לבצע סכומים, ממוצעים וכל חישוב אחר ללא בעיה.

אותו הדבר חל גם על תאריכים: ניתן להכין עמודה עם סדרה של ימים ספציפיים (חגים, תאריכי אספקה, מועדים אחרונים) ו השתמש בו כמקור לתפריט הנפתחבדרך זו, המשתמש אינו צריך לדאוג לכתיבת הפורמט הנכון או לזכור אילו ימים מותרים.

חשוב שברשימת המקורות תציינו את הנתונים בפורמט המתאים (מספר, תאריך, מטבע וכו'), מכיוון גיליונות הגיליונות של גוגל יכבדו את סוג הנתונים הזה בעת יישום אימותזה מבטיח שהערכים שנבחרו תואמים בצורה מושלמת לנוסחאות ולניתוחים הבאים.

גישה זו אידיאלית ב תבניות פיננסיותלוחות שנה, לוחות זמנים של פרויקטים או כל תרחיש אחר שבו אתם לא רוצים שאנשים ימציאו תאריכים או כמויות מחוץ לטווח המבוקר.הכל תלוי במגוון האפשרויות שהגדרת.

החלת אותו תפריט נפתח על תאים או עמודות מרובים

שאלה נפוצה מאוד היא האם ניתן לעשות שימוש חוזר באותה רשימה נפתחת ביותר מתא אחד. התשובה היא כן. ניתן להחיל את אותו תפריט על עמודה שלמה או על טווח גדול. פשוט על ידי בחירתו לפני הגדרת האימות.

השיטה הכללית כוללת בחירת כל התאים שבהם ברצונך שהתפריט יופיע, ומשם, הגדר אימות נתונים פעם אחתבדרך זו, כל תא יציג את אותו תפריט נפתח ויחלוק את אותה קבוצת אפשרויות.

מערכת זו שימושית במיוחד כאשר יש לכם טבלאות שבהן כל שורה מייצגת רשומה שונה, אך העמודה חייבת תמיד להכיל את אותו סוג ערך. (לדוגמה, סטטוס, עדיפות, צד אחראי, סוג אירוע...). במקום לחזור על התהליך תא אחר תא, אתם מיישמים את הכל בבת אחת.

אם בהמשך תצטרכו להתאים את הרשימה (להוסיף סטטוס חדש, להסיר סטטוס שכבר אינו בשימוש), מומלץ להגדיר את מקור הרשימה הנפתחת כ- טווח תאים עם כל הערכיםלכן, כאשר טווח זה משתנה, התפריט מתעדכן אוטומטית בכל התאים המשויכים.

גישה זו לא רק חוסכת זמן, אלא גם מונעת חוסר עקביות, משום כל התאים חולקים בדיוק את אותה הגדרת תפריטלא יהיו עמודות שבהן חסרה אפשרות או שבהן התפריט מוגדר באופן שגוי עקב חוסר זהירות.

הסרת תפריט נפתח מתא

ייתכן שיגיע זמן שבו לא תרצו עוד לשמור רשימה נפתחת בתא או בטווח. כדי להסיר אותה, פשוט חזרו ל... תפריט אימות נתונים בתוך נתונים ולהסיר את הכלל שהוחל.

התהליך הכללי כרוך בבחירת התא או התאים שבהם נמצא התפריט, ולאחר מכן... גישה לאפשרות אימות נתוניםמשם, תמצא כפתור או קישור אל "הסר אימות", אשר ימחק את ההגדרה הזו באופן מיידי.

לאחר הסרת האימות, התא חוזר להתנהגותו הרגילה. תא רגיל שבו ניתן לכתוב כל דברללא הגבלות או תפריט נפתח משויך. התוכן שהיה בו עד לנקודה זו נשמר בדרך כלל, אך הוא אינו מוגבל עוד לאפשרויות אלו.

אם מה שאתם רוצים זה לשמור על קונספט התפריט אבל עם סט אפשרויות שונה לחלוטיןייתכן שתמצאו שזה יותר פרקטי לערוך את האימות מאשר להסירו לחלוטין. עם זאת, אם הכלי מפריע לכם או שכבר אינו הגיוני בחלק זה של הגיליון, הסרתו פשוטה בכמה לחיצות.

זכור שאם יישמת את אותו אימות על טווח גדול, תצטרכו לבחור את כל התאים המושפעים אם תרצו למחוק את התפריט מכולם בבת אחת.אם תבחר רק אחד, התפריט הנפתח עדיין יהיה פעיל עבור האחרים.

רשימות נפתחות לעומת תיבות סימון

מסמכי הסבר רבים על Google Sheets מזכירים גם תיבות סימון יחד עם רשימות נפתחות, מכיוון ששניהם משמשים ל... להגביל או להנחות את מה שהמשתמש יכול להזיןעם זאת, תפקידם ומטרתם אינם זהים לחלוטין.

רשימות נפתחות הן אידיאליות כשצריך בחרו מבין מספר ערכים אפשרייםבדרך כלל יותר משניים. לדוגמה, בחירת קטגוריה, סוג אירוע, רמת עדיפות או סטטוס תהליך.

תיבות סימון, לעומת זאת, מתמקדות ב ערכים בינאריים, כגון כן/לא, אמת/שקרהם מתפקדים כמו מתג שהמשתמש בודק או מבטל סימון, והם פרקטיים מאוד לדברים כמו אישור השלמת משימה או קבלת תנאי.

מבחינת אימות נתונים, שני הכלים מסייעים הכניסות נקיות ומבוקרות יותרעם זאת, לרשימות נפתחות יש יתרון בכך שהן מאפשרות מגוון גדול יותר של אפשרויות מבלי להעמיס את הגיליון באופן ויזואלי.

שילוב שני המשאבים במסמך Google Sheets יחיד יכול להוביל ליצירת תבניות חזקות מאוד, שבהן כל שדה נועד לקבל רק את סוג הנתונים המתאים לו.צמצום שגיאות והפיכת החוויה למהנה יותר עבור האדם הממלא את המידע.

תרחישים אמיתיים שבהם רשימות נפתחות עושות את כל ההבדל

מעבר לתיאוריה, רשימות נפתחות משמשות מדי יום במגוון רחב של הקשרים. אחת הדוגמאות הנפוצות ביותר היא ניהול משימות ופרויקטים בתוך צוותכל שורה היא משימה, ובעמודה אחת בוחרים את הסטטוס, בעמודה אחרת את העדיפות, ובעמודה אחרת את האדם האחראי.

הם נפוצים מאוד גם על עלים של איסוף נתונים פנימיים, כגון סקרים או טפסים פשוטיםבמקום שאנשים יכתבו בחופשיות, מכינים תפריט של תשובות אפשריות, אשר לאחר מכן מקל על ניתוח התוצאות.

בתחום הפיננסי או המנהלי, רשימות נפתחות משמשות כדי בחירת מרכזי עלות, סוגי הוצאות, אמצעי תשלום או סטטוס חשבוניותלהבטיח שכולם פועלים לפי אותה המינוח ושדוחות החשבונאיים מאוזנים טוב יותר.

בתחום החינוך או ההכשרה, נפוץ לראות אותם ב תבניות שבהן מתועדות התקדמות התלמידים, נוכחותם או ציוניהםאפשרויות קבועות מונעות שגיאות תעתוק ועוזרות להבטיח שכל עמודה מכילה רק ערכים חוקיים.

כל זה תואם את הרעיון שגיליונות אלקטרוניים אינם רק טבלאות של מספרים, אלא מערכות מידע אמיתיות שבהן כדאי להשקיע קצת זמן בעיצוב נכון של הערכים.כך שתהליך הניתוח וקבלת ההחלטות יהיה פשוט הרבה יותר.

רשימות נפתחות של Google Sheets הן כלי רב-תכליתי מאוד עבור שליטה על מה שניתן לכתוב בכל תא, הבטחת עקביות הנתונים וחיסכון בזמן למי שממלא את המידעשימוש בהם בשילוב עם אימותים אחרים, כגון תיבות סימון או טווחי תאריכים ומספרים, מאפשר לך לבנות גיליונות אלקטרוניים חזקים וקלים הרבה יותר לתחזוקה, גם כאשר מעורבים אנשים רבים בו זמנית.