- La stampa unione si basa su un documento principale, un'origine dati e campi di unione.
- I campi inseriscono dati quali nomi e indirizzi e il loro aspetto è controllato dalla formattazione del campo stesso.
- La funzione Assegna campi mappa le intestazioni a quelle di Word per evitare che dati perdano o siano posizionati in modo errato.
Quando si lavora con lotti di lettere o posta per molte persone, il Stampa unione in Word È quell'alleato discreto che ti fa risparmiare ore. Ti permette di creare documenti personalizzati per ogni destinatario partendo da un unico modello, in modo pulito e senza dover copiare e incollare nomi o indirizzi uno per uno.
L'idea è semplice: si usa un documento principale in WordLo colleghi a una fonte di dati (un elenco, un foglio Excel o un database) e si posiziona unire i campi nel testo in cui si desidera che Word inserisca automaticamente le informazioni per ogni record. Al termine del processo, Word genera un versione personalizzata per ogni nome di origine dati, nel formato che preferisci e pronto per essere esaminato, stampato o inviato.
Che cos'è la stampa unione in Word?
La stampa unione è la funzionalità di Word che automatizza la creazione di documenti personalizzati, incorporando dati variabili (come nome, indirizzo o posizioneall'interno dello stesso file di base. Invece di scrivere decine di lettere, ne prepari una e lasci che Word inserisca i valori appropriati per ciascun destinatario.
Per raggiungere questo obiettivo, Word utilizza elementi chiamati unire i campiSi tratta di segnaposto che indicano dove inserire le informazioni provenienti dalla fonte dati, ad esempio il nome nel saluto, l'indirizzo nell'intestazione o l'azienda nel corpo del messaggio. Non appena si esegue l'unione, questi segnaposto vengono sostituiti con il contenuto effettivo.
Come fonte di dati puoi usare una tabella in Word, un Foglio di calcolo ExcelContatti di Outlook o persino un database. Il punto è che ogni colonna rappresenta un tipo di dato (Nome, Cognome, Città, ecc.) e ogni riga è un record, ovvero un destinatario specifico.
Una volta configurato, si lavora su documento principale Proprio come una normale lettera: scrivi, inserisci i campi dove necessario e applichi la formattazione preferita. Una volta completata l'unione, Word restituisce un insieme di documenti o pagine, uno per ciascun destinatario, con il testo e i campi già compilati.
Documento principale, origine dati e campi di unione
Il primo ingrediente è il documento principaleIn questo modo si definiscono la struttura e il design: titoli, corpo del testo, chiusura e, naturalmente, la posizione esatta dei dati variabili. Qui si inseriscono i campi e si modifica la formattazione (carattere, dimensione, interlinea) come si farebbe in qualsiasi documento Word.
Il secondo ingrediente è il fonte dei datiche può provenire da varie fonti. La più comune è un file Excel con colonne chiaramente etichettate (Nome, Cognome, Indirizzo, Codice Postale, ecc.). Più organizzato è questo file, meno problemi avrai nell'assegnare i campi e nell'eseguire l'unione.
Il terzo elemento è il unire i campiFungono da ponte tra i due mondi: li inserisci nel documento principale e Word li popola con le informazioni della colonna corrispondente dell'origine dati per ciascun destinatario. Quindi, {Nome} diventa Marta, Carlos o Lola, a seconda del record.
Una volta completata l'unione, Word genera una versione del documento per recordIn pratica, questo significa che se hai 200 contatti nella tua lista, riceverai 200 lettere o messaggi con dati personalizzati, rispettando il formato e il design che hai fornito loro.
Come inserire la riga di saluto
Uno degli inserimenti più comuni è il saluto. Word semplifica questa operazione con un comando specifico per garantire che la formula appaia perfetta e professionale, utilizzando informazioni su nomi e cognomi dalla fonte dei dati.
- apri la scheda correspondencia e scegli l'opzione Linea di salutoEcco come selezionare il tipo di saluto che desideri utilizzare.
- Nella casella che appare, scegli il formato Scegli il saluto più adatto al tuo stile (ad esempio, caro, con o senza titolo, con una virgola o due punti, ecc.).
- stampa Accettare Per inserire il campo di unione corrispondente nel documento, verrà visualizzato un segnaposto che indica dove verrà posizionato il saluto effettivo.
- Vai a File> Salva Per salvare le modifiche, è buona norma continuare a salvare man mano che si procede.
Se noti che il saluto non visualizza il nome o il cognome come previsto, vale la pena controllare assegnazione sul campoperché l'origine dati potrebbe avere intestazioni diverse da quelle previste da Word per impostazione predefinita.
Aggiungi altri campi dalla fonte dati
Oltre al saluto, puoi inserire qualsiasi informazione disponibile nell'elenco: azienda, indirizzo, città o qualsiasi altro dato tu abbia preparato. Gli strumenti di unione di Word ti consentono di farlo. inserire campi di unione che colmerà le lacune nel documento principale.
Il procedimento è simile per tutti i campi dati: posiziona il cursore nel punto esatto del testo e inserisci il campo corrispondente. In questo modo, la lettera sarà completamente personalizzata, mantenendo coerenza e stile ad ogni uscita.
- Campi comuni: Nome, Cognome, Direzione, Città, CAP, Società.
- Campi specifici del progetto: ad esempio, numero cliente, data di scadenza o prodotto contrattato, se li hai inclusi nella fonte.
Inserisci solo i campi che forniscono informazioni rilevanti; più inserisci senza ordine, più sarà difficile mantenere un presentazione chiara e professionaleSe mancano dei dati, puoi tornare alla fonte dati, completarli e aggiornare la connessione.
Assegna i campi per evitare dati mancanti
A volte, la colonna nell'origine dati non ha il nome esatto previsto da Word (ad esempio, "Nome_Cliente" invece di "Nome"). In questi casi, Word include una funzione per assegnare campi che mappa le intestazioni ai campi standard del join.
La mappatura dei campi risolve problemi comuni come parti mancanti di indirizzi o saluti che non mostrano i cognomi. Se noti lacune nei risultati, accedi alla mappatura e verifica che ogni campo standard essere collegato alla colonna corretta nel tuo elenco.
È buona norma rivedere questa mappatura prima di iniziare a inserire molti campi. Questo garantisce che, quando si esegue l'unione, Word trovi i campi corretti senza errori. informazioni esatte che devono essere inclusi nel documento.
Se aggiorni la tua origine dati (aggiungi nuove colonne o modifichi i titoli), è una buona idea tornare alla mappatura per verificare che tutto funzioni ancora. ben collegatosoprattutto nei progetti con molti destinatari.
Regola il formato del contenuto combinato
Word consente di ottimizzare l'aspetto dei dati provenienti dall'origine per garantire un risultato impeccabile. Se si desidera modificare l'aspetto carattere, dimensione o spaziatura Per formattare un campo dati inserito, è sufficiente selezionare il nome del campo unione nel documento e applicare la formattazione come si farebbe con qualsiasi testo normale.
Questo metodo è particolarmente utile negli indirizzi postali, dove potrebbe essere preferibile utilizzare un spaziatura delle linee più stretta o un font leggibile per le buste. Allo stesso modo, nei saluti o nei nomi aziendali, una dimensione leggermente più grande può fare una differenza visiva.
Ricorda che la formattazione applicata al campo unione avrà effetto su tutti i record al momento della generazione dei documenti. Pertanto, vale la pena dedicare un minuto a... stili di test finché non trovi l'aspetto più adatto alla tua identità o alla formalità della spedizione.
Se lavori con modelli aziendali, cerca di mantenere il coerenza con la guida di stile della tua organizzazione: tipo di carattere, colori consentiti, dimensioni e margini. La stampa unione rispetta tutte queste decisioni di progettazione.
Salva, genera e rivedi i risultati
Una volta inseriti i campi e impostato il formato desiderato, è il momento di generare il risultato per ciascun destinatario. terminare la combinazioneWord produce una versione personalizzata per ogni record nell'origine dati, in modo da poter esaminare ogni documento singolarmente e apportare piccole modifiche se necessario.
Si consiglia di salvare frequentemente il documento principale (File> SalvaE se crei un file con i risultati espansi, tienilo separato. In questo modo, se devi ripetere qualcosa, puoi tornare al modello e ripetere la combinazione. senza perdere il lavoro precedente.
Per spedizioni molto lunghe, una buona strategia è quella di effettuare un anteprima con alcuni record per verificare che i campi siano stati inseriti correttamente, che la riga di saluto sia corretta e che non vi siano strane interruzioni nei paragrafi o interruzioni di riga.
Una volta che sei soddisfatto, puoi stampare, generare un singolo file con tutte le carte o, se il tuo flusso di lavoro lo consente, preparare il contenuto per l'uso in messaggi di posta elettronica con lo stesso livello di personalizzazione.
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