5 suggerimenti per ottimizzare la posta in arrivo di Outlook

Una casella di posta disordinata è una brutta notizia per chiunque. Non solo diventerà più difficile per te trovare le email importanti, ma avrai progressivamente sempre meno motivazione ad aprire l'app Mail ogni giorno.

Cosa puoi fare per evitare che i tuoi messaggi si sporchino? Basta imparare a farlo ottimizzare la posta in arrivo di Outlook seguendo i 5 semplici passaggi riportati di seguito.

Se ti sei mai sentito a disagio nel guardare le email in arrivo, questo articolo fa per te. Impara a lasciare che le email si accumulino e ti assalgano con le notifiche semplicemente ottimizzando la tua casella di posta.

Non devi monitorare costantemente la tua posta elettronica e passare ore e ore cercando di eliminare tutto. Basta controllare i consigli in Outlook per Microsoft 365 e ottieni i migliori risultati che puoi immaginare.

Nota: La maggior parte di queste funzionalità si applicano a Outlook per Microsoft 365 / ufficio 365. Tuttavia, alcuni di essi sono disponibili anche tramite il servizio di posta elettronica di Microsoft, Outlook.com.

Ottimizza la tua casella di posta di Outlook in 5 semplici passaggi

Vediamo come puoi diventare un professionista di Outlook nell'organizzazione della tua posta e ottenere finalmente quella casella di posta senza notifiche che hai sempre sognato. Quindi prendi nota delle seguenti raccomandazioni:

1.- Pulisci eliminando le email duplicate

Sapevi che Outlook dispone di uno strumento automatizzato per rimuovere le email duplicate? – Adesso è il momento di farlo da solo. Utilizza questa funzionalità per ridurre rapidamente il numero di email che devi rivedere ogni giorno con pochi clic.

1. Apri la casella di posta che desideri eliminare. Assicurati di rimanere sul conto Inizio predefinito; Puoi verificare in quale scheda si trova guardando l'interfaccia dell'intestazione della barra multifunzione.
2. Espandi il menu a discesa pulito, quindi scegli Cartella pulita o Conversazione chiara, in base alle tue esigenze.

1. Verrà visualizzato un messaggio sullo schermo. Conferma di voler eliminare la conversazione o la cartella e osserva diminuire il numero di email non lette nella tua casella di posta.

L'aspetto positivo della funzionalità di pulizia è il fatto che tutti gli elementi eliminati possono essere recuperati in un determinato periodo di tempo. Li trovate nella cartella Elementi eliminati sul lato della finestra di Outlook.

2.- Crea cartelle per le email

Avere ciascuna e-mail in arrivo in una cartella può creare confusione. Certo, lo spam generalmente rientra nella categoria della posta indesiderata, ma tutto il resto dipende da te. Personalmente, consiglio di creare alcune cartelle essenziali e di ordinare la posta in arrivo ogni giorno.

Seguendo la metodologia Getting Things Done ® o GTD ® per organizzare le attività, puoi facilmente migliorare la produttività con Outlook. Innanzitutto, devi creare tre cartelle diverse:

• Posta in arrivo (impostazione predefinita): lascia le email importanti nella tua casella di posta predefinita. Dovrebbero essere messaggi a cui puoi rispondere immediatamente o che devi affrontare con urgenza.
• Produrre: Trascina le email non urgenti in questa cartella. Puoi mantenere la tua casella di posta pulita e indirizzare questi messaggi più tardi nel corso della giornata.
• Tracciamento: sposta in questa cartella le email che hai messo in attesa, come le risposte che stai aspettando o le attività che hai posticipato.
• Promemoria: alcune e-mail non richiedono affatto la risposta. Conservali in una cartella separata in modo da poterli sempre guardare indietro e ritrovarli facilmente.

Nota: Per creare nuove cartelle, fai semplicemente clic sulla cartella nella tua casella di posta e seleziona Nuova cartella. Qui, digita semplicemente il nome e premi il tasto Invio.

Dovresti iniziare ogni giornata ordinando le email in queste categorie, quindi programmare un orario per indirizzare la cartella delle cose da fare in un secondo momento. Assicurati di essere coerente con questo! Puoi continuare a ordinare le email che ricevi durante il giorno.

Se necessario, non aver paura di creare più cartelle; Questo metodo dovrebbe essere personalizzato per te e solo per te.

3.- Utilizza la visualizzazione delle attività

Sapevi che puoi creare attività dalle e-mail? Ogni volta che ricevi un messaggio che desideri trasformare in un'attività, trascinalo semplicemente sull'icona dell'elenco delle attività di Outlook per visualizzare la procedura guidata di configurazione dell'attività. Qui puoi dare alla tua attività un nome, una descrizione e persino impostare un promemoria.

Se imposti un promemoria, le attività appariranno simili a un promemoria di una riunione all'ora specificata. Ciò ti consente di rimanere organizzato e creare attività con facilità, direttamente dalle e-mail in arrivo.

4.- Imposta le regole per ordinare automaticamente la posta in arrivo

Le regole ti consentono di spostare, comporre e rispondere automaticamente ai messaggi di posta elettronica, rendendo Outlook molto più semplice da utilizzare. Puoi anche utilizzare le regole per riprodurre suoni, spostare messaggi in cartelle o mostrare automaticamente avvisi per nuovi elementi.

Personalmente trovo che la regola più utile sia la possibilità di spostare un elemento da un determinato mittente o con determinate parole chiave nell'oggetto in un'altra cartella. Ciò significa che se vengono soddisfatti determinati criteri, un'e-mail verrà spostata nella casella di posta specificata senza che tu debba toccarla.

Ecco una guida di base su come impostare una regola in Outlook.

• Fai clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio nella posta in arrivo o in un'altra cartella di posta elettronica e seleziona l'opzione che dice reglas.
• Ora selezionerai una delle opzioni. Per visualizzare più opzioni, seleziona Crea regla.
• Nella finestra di dialogo Crea regla, seleziona una o più delle prime tre caselle di controllo.
• Poi, nella sezione Effettuare le seguenti operazioni, se desideri che la regola sposti un messaggio in una cartella, seleziona la casella Sposta l'elemento nella cartella.
• Selezionare la cartella di destinazione nel file scatola di dialogo Seleziona cartella che appare e poi lo fa clicca en Accettare.
• Clicca su Accettare ancora una volta per salvare la regola.

5.- Approfitta delle categorie

Le e-mail con codifica a colori ti aiuteranno a identificare e raggruppare facilmente gli elementi associati in Outlook. Puoi scegliere da una serie di categorie predefinite o crearne di tue e quindi assegnare le categorie alle e-mail di Outlook.

Per assegnare una categoria di colore al riquadro di lettura o a un messaggio aperto, selezionare l'opzione categorizzare del gruppo tag sulla barra multifunzione e selezionare una categoria dall'elenco. Con questo sarai in grado di ottimizzare la posta in arrivo di Outlook in modo soddisfacente.

Pensieri finali

Spero che ciascuno di questi semplici suggerimenti ti sia molto utile, soprattutto se stai cercando di ottimizzare la tua casella di posta Outlook. Se desideri leggere altri articoli relativi alla tecnologia moderna, considera di continuare a visitare il nostro portale per ottenere tutto ciò che devi sapere. Pubblichiamo regolarmente tutorial, articoli di notizie e guide per aiutarti nella tua vita tecnologica quotidiana. Ci vediamo alla nostra prossima pubblicazione.