Come limitare l'accesso alle cartelle condivise in Windows passo dopo passo

Quando condividiamo cartelle o file all'interno dello stesso computer o su una rete locale, è fondamentale avere il controllo su chi può accedere a tali contenuti e su cosa può farne. Sia in ambito domestico che professionale, mantenere l' privacy e sicurezza delle informazioni è fondamentale.

Windows offre numerosi strumenti per gestire la Permessi di accesso alle cartelle condivise, consentendoci di decidere non solo chi può accedervi, ma anche se può modificarne, eliminarne o semplicemente visualizzarne il contenuto. In questo articolo ti guideremo passo dopo passo su come limitare, modificare o bloccare l'accesso di altri utenti alle tue cartelle, sia sulla rete che sui computer condivisi.

Perché è importante controllare l'accesso alle cartelle condivise?

Il motivo principale per la gestione di queste autorizzazioni è il la sicurezza dei dati. Quando si condivide una cartella, si corre il rischio che persone non autorizzate possano accedere, modificare o addirittura eliminare i file. Ciò può causare problemi, soprattutto negli ambienti di lavoro, dove i documenti devono essere protetti dall'accesso non autorizzato.

Inoltre, attrezzature domestiche condivise, ad esempio quando un computer viene utilizzato da più membri della famiglia, può essere utile impedire che i bambini o qualsiasi altro utente accedano o modifichino per errore le informazioni personali.

Gestire correttamente l'accesso consente anche mantenere l'ordine e il controllo su quali utenti hanno la possibilità di modificare determinati contenuti. Ciò ti aiuta a lavorare in modo collaborativo senza il timore di perdere informazioni importanti.

Come accedere al pannello delle impostazioni delle autorizzazioni in Windows

Il primo passo per gestire l'accesso a una cartella condivisa è accedere alle sue impostazioni di sicurezza. Il procedimento è molto semplice:

• Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella che si desidera proteggere.
• Seleziona un'opzione "Proprietà".
• All'interno delle proprietà, accedi alla scheda "Sicurezza".
• Lì vedrai un elenco di utenti e gruppi che attualmente dispongono delle autorizzazioni per quella cartella.

Da questo pannello è possibile aggiungere o rimuovere utenti e gruppi, oltre a modificare le autorizzazioni assegnate alla cartella. Questo è lo strumento principale per la gestione dell'accesso locale in Windows.

Tipi di autorizzazioni in Windows per le cartelle condivise

Windows consente di assegnare diversi tipi di permessi a ciascun utente o gruppo. Questo viene fatto per controllare esattamente cosa ogni persona può fare con la cartella condivisa:

• Controllo totale: Consente di eseguire qualsiasi azione: leggere, modificare, eliminare e cambiare i permessi.
• Modificare: Consente di leggere, scrivere, modificare ed eliminare file.
• Lettura ed esecuzione: Consente di aprire file e script di programma.
• Lettura: Permette solo di visualizzare i file, senza modificarli o aprirli.
• Scrivere: Consente di modificare i file esistenti o di crearne di nuovi, ma non di eliminarli.

Inoltre, c'è la possibilità di assegnare “Permessi speciali”, che garantiscono un controllo più dettagliato, anche se nella maggior parte dei casi non saranno necessari. Il semplice utilizzo dei permessi base può coprire la maggior parte delle situazioni comuni.

Proprietario di un file o di una cartella: cosa significa?

In Windows, quando qualcuno crea un file o una cartella, ne diventa automaticamente il "proprietario". Il proprietario ha tutti i privilegi su quel contenuto e può modificare entrambe le autorizzazioni e trasferire la proprietà a un altro utente.

Se per qualsiasi motivo desideri cambiare il proprietario di una cartella o di un file, puoi farlo dal menu delle proprietà, accedendo alla scheda "Sicurezza" e quindi facendo clic "Opzioni avanzate". Vedrai chi è l'attuale proprietario e potrai cliccare su "Modificare" per assegnare un altro utente.

Questa procedura è molto utile quando vogliamo delegare la gestione di quei file a un'altra persona oppure quando dobbiamo risolvere un conflitto di accesso perché non abbiamo più l'utente originale che ha creato il file.

Come condividere una cartella in Windows e limitarne l'accesso

Una volta condivisa una cartella, possiamo stabilire quali utenti o gruppi vi hanno accesso e cosa possono fare al suo interno. Per fare ciò, segui questi passaggi:

• Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e vai a proprietà.
• Seleziona la scheda "Condividere" e quindi fare clic su “Condivisione avanzata”.
• Seleziona l'opzione “Condividi questa cartella”.
• Assegna un nome alla condivisione e fai clic "Autorizzazioni".

Da quest'ultima finestra puoi eliminare il gruppo "Tutti" se non vuoi che tutti possano accedervi. Successivamente puoi cliccare su "Aggiungere" e selezionare utenti specifici. Dopo averli aggiunti, seleziona permessi di lettura, scrittura o controllo completo per ciascuno.

E questo è tutto! In questo modo avranno accesso solo gli utenti da te espressamente autorizzati.

Autorizzazioni di rete utilizzando gli account utente di Windows

Per gestire in modo sicuro l'accesso alla rete, è ideale creare un account utente specifico sul computer host (quello che condivide la cartella). Per fare questo:

• Aprire il Pannello di controllo o utilizzare compmgmt.msc da Esegui (Win+R).
• Vai a “Utenti e gruppi locali”.
• Fare clic su "Utenti" e poi su "Nuovo utente".

Dopo aver creato un utente, puoi aggiungerlo ai gruppi se lo desideri. Ad esempio, puoi creare un gruppo chiamato Azienda personale e aggiungi lì tutti gli utenti della tua organizzazione.

Quindi, è sufficiente assegnare quel gruppo come autorizzato ad accedere alla cartella condivisa e gestirne le autorizzazioni dalla dashboard. "Sicurezza".

Accedi a una cartella condivisa da un altro computer

Una volta condivisa una cartella, il passo successivo è connettersi ad essa da un altro computer. Ci sono diversi modi:

• Apri Esplora file (Questo PC) e digita il percorso nella barra degli indirizzi, ad esempio:
  \\nombreDelEquipo\carpetaCompartida o \\192.168.xx.xx\carpeta

È anche possibile mappare la cartella come unità di rete per montarlo automaticamente ogni volta che accedi:

• Fare clic con il tasto destro del mouse su "Questo PC" e selezionare “Connetti unità di rete”.
• Scegli una lettera disponibile.
• Inserisci il percorso di rete.
• Seleziona "Riconnetti all'accesso".

Se tutto è configurato correttamente, ti verranno richieste solo le credenziali dell'utente con i permessi. Una volta effettuato l'accesso, avrai accesso completo o limitato, a seconda dei casi.

Cosa succede se voglio nascondere un file o una cartella?

Oltre a limitare l'accesso, Windows consente nascondere file o cartelle in modo che non siano in bella vista:

• Fare clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella e premere "Proprietà".
• Nella scheda “Generale”, seleziona la casella “Nascosto”.
• Accetta le modifiche e il file scomparirà dalla vista.

Per visualizzarlo di nuovo, vai al menu "Visualizza" in Esplora file e seleziona l'opzione "Elementi nascosti". Tuttavia, tieni presente che in questo modo può accedervi chiunque, anche con scarse conoscenze, quindi è consigliabile utilizzare anche le autorizzazioni se vuoi davvero proteggere i tuoi file.

Impostazioni avanzate dal prompt dei comandi

Per coloro che hanno familiarità con i comandi, Windows consente di gestire le autorizzazioni dalla console (CMD) utilizzando utilità come icacls, cacl o takeown. Ognuno ha funzioni specifiche:

• icacls: Assegna, modifica o elimina le autorizzazioni.
• prendere possesso: Assumi la proprietà di un file o di una cartella.
• cacls: Consente di visualizzare e modificare i permessi dei file (versione precedente).

Ad esempio, per concedere il controllo completo di una cartella all'utente "Maria", puoi usare:

icacls "C:\CarpetaEjemplo" /grant Maria:F

E per diventare proprietari di quella cartella se non si hanno i permessi:

takeown /F "C:\CarpetaEjemplo" /R /D Y

Questa funzionalità è utile quando si verificano errori di accesso persistenti che non possono essere risolti tramite l'interfaccia grafica.

Condivisione senza password: è una buona idea?

Un modo rapido per condividere le cartelle è consentire l'accesso senza dover inserire una password. Per ottenere questo risultato, entrambi i computer devono avere un utente con lo stesso nome e password. In tal caso, l'accesso viene concesso automaticamente.

Un'altra opzione è quella di disabilitare il condivisione protetta da password nel Pannello di controllo, ma questa misura è molto pericoloso ed è consigliato solo in ambienti completamente controllati. La rimozione di questa protezione può esporre le tue cartelle ad accessi indesiderati, anche se si trovano su una rete domestica.

Risoluzione dei problemi comuni durante la condivisione delle cartelle

Anche se hai seguito correttamente tutti i passaggi, potresti riscontrare errori come:

• Errore 0x80070035: percorso di rete non trovato. Verificare che il server SMB sia attivo e che la cartella sia effettivamente condivisa.
• "Non hai l'autorizzazione per accedere a questa cartella": controlla sia i permessi SMB che quelli del file system NTFS.
• Problemi con le password salvate: rimuovere le credenziali da Gestione credenziali nel Pannello di controllo.
• Servizio “Server” arrestato: Per poter lavorare in modo condiviso, questo servizio deve essere attivo.

Nella maggior parte dei casi, per risolvere il problema è sufficiente rivedere attentamente le autorizzazioni o riavviare i servizi interessati.

Utilizzo di software di terze parti per proteggere le cartelle

Se stai cercando un livello di protezione più elevato o un'interfaccia più intuitiva per gli utenti inesperti, esistono programmi che possono aiutarti:

• Cartella protetta: Consente di impostare password per le cartelle. La versione gratuita ha un limite di utilizzo, ma è efficace nel proteggere i contenuti sensibili.
• Blocco cartella: Offre crittografia, gestione delle password, blocco della memoria USBe altro ancora. Ideale per chi necessita di più livelli di sicurezza.
• TrueCrypt: Consente di creare contenitori crittografati. È uno strumento molto potente e open source, compatibile con Windows, Linux e macOS.
• AxCrypt: Fornisce la crittografia dei singoli file, è facile da usare e mostra i file come nascosti anche in Esplora risorse.
• 7 zip: Sebbene la sua funzione principale sia la compressione, consente di impostare password. È utile per proteggere documenti specifici.

Padroneggiare la gestione delle autorizzazioni in Windows è un'abilità che semplifica il mantenimento del controllo completo sui file sensibili, soprattutto quando si condividono cartelle con altri. Comprendendo gli strumenti offerti dal sistema operativo e come combinarli con impostazioni specifiche o software aggiuntivi, è possibile ottenere un ambiente molto più sicuro ed efficiente.