- Due modalità: incorporamento (copia statica) o collegamento (aggiornamento dal file sorgente).
- Percorso comune: Inserisci > Oggetto > Crea da file, con le opzioni Mostra come icona o Collega al file.
- Il collegamento riduce le dimensioni e mantiene i dati aggiornati; l'incorporamento garantisce stabilità e portabilità.
- OLE consente la modifica con il programma originale facendo doppio clic sull'oggetto.
Se lavori con Word, Excel, PowerPoint o Outlook e vuoi inserire il contenuto di un altro file in un documento, stai cercando come Inserire file come oggetti (incorporati o collegati) in OfficeQuesta guida ti spiega, passo dopo passo e con esempi chiari, come farlo senza confonderti e, soprattutto, quando è meglio scegliere un'opzione piuttosto che un'altra.
Prima di entrare nei dettagli, una nota utile: se consultate i video tutorial e non sono nella vostra lingua, potete attivare la sottotitoli per seguirli comodamente; e se entri nelle piattaforme di discussione, è normale che tu veda annunci pubblicitari privacy e cookie Prima di accedere al contenuto, veniamo al dunque: è ciò che ti interessa.
Cosa significa inserire file come oggetti in Office?
L'inserimento di un file come oggetto consente di collocare nel documento contenuti creati in un altro programma. Microsoft Office e gestirlo con la sua applicazione originale quando ne hai bisogno; quando fai doppio clic su quell'oggetto, si apre il programma corrispondente (ad esempio, Excel per una tabella) e puoi utilizzare il suo comandi nativo per modificarlo.
Questo non è lo stesso che incollare con CTRL+V: quando incolli, copi semplicemente il contenuto; tuttavia, con un oggetto incorporato o collegatoOffice stabilisce una relazione più completa tra il documento e il file di origine, rendendolo più facile da modificare o aggiornare, a seconda del metodo scelto. Se si desidera mantenere intatta la formattazione, scoprire come Inserisci il contenuto come immagine o PDF in Word.
La tecnologia che rende possibile tutto questo si chiama OLE (Object Linking and Embedding), o in spagnolo Collegamento e incorporamento di oggettie consente a Word di visualizzare dati da Excel, a PowerPoint di includere una diapositiva da un'altra presentazione o a Outlook di inserire oggetti riconoscibili in un messaggio. Si tratta di un'integrazione interna molto solida nell'ecosistema Office.
Immagina di preparare un report in Word con numeri che qualcun altro gestisce in un foglio di calcolo Excel: a seconda del tipo di oggetto scelto, quei dati possono essere aggiornati automaticamente quando il foglio di calcolo cambia, oppure rimarranno come cattura statica senza variazioni future. Puoi anche ricorrere a collegamenti diretti a file o cartelle in Excel per completare l'integrazione.
In breve, con gli oggetti è possibile inserire documenti, grafici dinamici, diapositive, tabelle o immagini creati in altre applicazioni di Office e decidere se desiderarli come copia all'interno del file o come collegamento alla loro origine. riflettere i cambiamenti dopo.
Differenze tra oggetti collegati e incorporati
Le due modalità principali, collegate e incorporate, si distinguono in base a dove vengono archiviati i dati e a come vengono aggiornati una volta inseriti nel documento. Con un oggetto collegato, le informazioni rimangono nel file sorgente e il documento memorizza solo la posizione e una rappresentazione; con un oggetto intarsiato, il contenuto diventa parte del file che stai modificando.
Se si sta creando, ad esempio, un rapporto di stato mensile in Word che dovrebbe mostrare cifre in tempo reale da un foglio Excel, la cosa normale da fare è inserire un oggetto collegatoIn questo modo, ogni volta che il file sorgente cambia, i dati rappresentati nel documento possono essere aggiornati. Se, invece, preferisci che il report sia un'istantanea, incorpora il contenuto e avrai una copia che non subirà modifiche.
Un'altra differenza fondamentale è la dimensione: quando si collega, il documento cresce appena perché salva solo il puntatore al file; quando si incorpora, il contenuto viene integrato e il file è solitamente occupare di piùPertanto, se sei preoccupato per il peso finale (ad esempio, per l'invio tramite e-mail), potrebbe essere più comodo utilizzare un collegamento.
Negli ambienti in cui diversi team gestiscono dati separati, ad esempio un reparto che conserva le statistiche in Excel, il collegamento evita la duplicazione e consente di mantenere sempre gli stessi dati. versione attuale senza dover rifare i report. Tuttavia, se non vuoi che un aggiornamento esterno alteri il tuo documento, l'incorporamento ti dà tranquillità.
L'idea è ben riassunta in tre concetti di base, comuni nella documentazione di Office, che è bene tenere a mente quando si configura il contenuto:
- Oggetto incorporato: copia statica che diventa parte del documento.
- Oggetto collegato: riferimento al file sorgente che può essere aggiornato.
- File sorgente: il documento esterno (ad esempio un foglio Excel) che contiene i dati effettivi.
Inserisci un file come oggetto incorporato (copia nel documento)
Quando hai bisogno di una copia di un contenuto che non dipende dal file originale, l'incorporamento è la soluzione ideale. In questo modo, l'oggetto rimane integrato nel documento e, se il file sorgente cambia, il contenuto rimarrà intatto. non è modificatoQuesto metodo è molto utile quando si condividono documenti con terze parti che non devono essere a conoscenza degli aggiornamenti esterni.
La procedura generale in Word (e analogamente applicabile in Excel o PowerPoint) è semplice: vai a Inserisci > Oggetto, scegli la scheda Crea da file, stampa esaminare Per individuare il file, confermare con Inserire e finisce per usare AccettareSe desideri che il contenuto venga visualizzato come un'icona cliccabile anziché espanso, seleziona la casella Mostra come icona prima di accettare.
Un altro metodo comune è copiare il contenuto dalla sua origine e, quando lo si incolla in Word, utilizzare le opzioni Incolla speciale secondo necessità. Sebbene incollare non sia sempre la stessa cosa di un oggetto OLE, in molti casi sarà sufficiente se si desidera un rappresentazione integrata direttamente nel documento, senza dover mantenere un collegamento al file originale. Se hai bisogno di catturare lo schermo, scopri come inserire screenshot in Word.
Ricorda, quando incorpori un oggetto da Excel, se in seguito fai doppio clic su di esso, Word aprirà Excel in modo da poterlo modificare con i suoi comandi nativi. Tuttavia, questa è la copia che risiede all'interno del tuo file: eventuali modifiche apportate lì non si rifletteranno nel file. file sorgente Indipendente.
Questo approccio è preferibile quando si chiudono consegne formali (ad esempio, un report inviato ai clienti) e si ha la necessità di garantire che i dati non cambino; anche quando il destinatario non ha accesso al file originale o non deve fare affidamento su posizioni condivise che potrebbero essere spostate o eliminate. rompere.
Collegamento a un file (rimani sempre aggiornato)
Se quello che stai cercando è che il tuo documento includa sempre la versione più recente del contenuto, sei interessato a creare un collegamento al file sorgente. Quindi, invece di salvare una copia, il documento memorizza il percorso del file esterno e ne visualizza la rappresentazione, che può essere aggiornata quando l'originale cambia.
Il procedimento è pressoché identico al precedente: accesso Inserisci > Oggettovai a Crea da file, stampa esaminare per selezionare il file e poi Inserire, contrassegnare l'opzione Collegamento al file. Termina con Accettare e ti ritroverai con un oggetto collegato al documento esterno.
Il vantaggio di questo approccio è duplice: da un lato, la dimensione del documento cresce molto poco perché salva solo il riferimento; dall'altro, quando apri il file vedrai il contenuto actualizado senza dover sostituire manualmente i frammenti. Tuttavia, se si condivide il documento, assicurarsi che il destinatario abbia accesso al file sorgente e allo stesso percorso, in modo che il collegamento non si interrompa.
È la scelta ideale quando le informazioni sono gestite da un team diverso (ad esempio, un reparto che gestisce un foglio di calcolo Excel) e si desidera riportare le modifiche al volo nei documenti Word, nelle presentazioni PowerPoint o nei riepiloghi Excel. Questa strategia evita duplicazioni e previene disallineamenti. dati.
Se in qualsiasi momento preferisci mostrare il collegamento come icona per evitare di ingombrare il layout, sai che puoi controllare Mostra come icona oltre al collegamento. Il risultato sarà un elemento discreto che apre il file sorgente quando si fa doppio clic.
Come scegliere: incorporare o collegare
Per decidere se incorporare o collegare, pensa prima alla natura del documento finale: se è un documento chiuso e non vuoi sorprese, incorporalo; se è un documento operativo che deve essere collegato, riflettere i cambiamenti vivo, collegato. Questo criterio di stabilità vs. aggiornamento di solito risolve la maggior parte dei dubbi.
Anche le dimensioni del file sono importanti: quando si è prossimi al limite di invio o si lavora con presentazioni molto grandi, il collegamento aiuta a mantenere il documento leggero. L'incorporamento, invece, consente a Word, Excel o PowerPoint di integrare il contenuto e spesso aumenta la peso finale. Se lavori con file di grandi dimensioni, consulta Come risolvere i problemi di Office durante l'apertura di file di grandi dimensioni.
Un altro fattore è l'accessibilità del file sorgente a terze parti. Se chi riceve il documento non ha accesso al percorso del file o non può spostare le cartelle, è meglio incorporarlo per evitare problemi di link interrotti. In contesti collaborativi interni, con percorsi condivisi stabili, il collegamento è molto comodo.
E ricordate il comportamento di modifica: incorporato significa che quando fate doppio clic, modificate la copia del documento; collegato significa che ciò che vedete dipende dal file sorgente e che gli aggiornamenti sono regolati da tale sorgente. file esternoSi tratta di dinamiche diverse che dovresti conoscere bene per non oltrepassare i limiti.
Infine, se si desidera solo un accesso discreto a un file (ad esempio, in un rapporto formale), l'opzione Mostra come icona È un ottimo alleato sia per gli oggetti incorporati che per quelli collegati. In questo modo, il layout rimane pulito e il lettore capisce che il contenuto è a portata di clic.
Passaggi dettagliati: menu Inserisci > Oggetto
Sebbene ogni applicazione di Office adatti l'interfaccia al proprio stile, il flusso di lavoro di base è lo stesso. Lo scriverò per te in modo che tu possa capirlo chiaramente e ripeterlo senza esitazione, sia che tu voglia... oggetto incorporato come se preferissi un collegatoIn PowerPoint, ad esempio, puoi inserire e modificare grafici in PowerPoint seguendo procedure equivalenti.
Per inserire una copia (incorporamento): vai a Inserisci > Oggetto, scegli Crea da file, stampa esaminare per trovare il file e fare clic su InserireSe vuoi che appaia come un'icona cliccabile, seleziona Mostra come icona e finisce con AccettareIl contenuto sarà presente all'interno del documento, indipendentemente dal file originale.
Per posizionare un collegamento (link): ripetere il percorso Inserisci > Oggetto, Scegli Crea da file, localizzare con esaminare il file, confermare con Inserire e attivo Collegamento al file prima di premere AccettareIn questo modo, ogni aggiornamento al file sorgente può essere riflesso nel documento.
Se preferisci i metodi rapidi, puoi selezionare il contenuto nella sua posizione originale, copiarlo e incollarlo in Word. Quindi, modifica la formattazione con le opzioni di incolla o convertilo in un oggetto, se necessario. Non dimenticare che il salto di qualità più grande deriva dall'affidarsi a OLE per mantenere viva la relazione tra le applicazioni.
Oggetti collegati: vantaggi e considerazioni
Gli oggetti collegati sono ideali quando le dimensioni del file e l'aggiornamento automatico sono una priorità. Word, PowerPoint o Excel salvano l'oggetto posizione dal file sorgente e ne mostra la rappresentazione, in modo che il documento rimanga leggero anche se il contenuto è complesso o cambia spesso.
Questo approccio ha senso quando i dati sono gestiti da un altro reparto (ad esempio, un reparto di analisi) e non si desidera crearne copie per ogni report o presentazione. Oltre a questa praticità, è importante ricordare che, affinché i dati vengano visualizzati correttamente, il lettore deve avere accesso allo stesso percorso o a una stessa risorsa di rete dell'altro. Non si muova.
Se modifichi la posizione del file originale, aggiorna il collegamento in modo che il documento non perda il riferimento; se condividi il documento al di fuori della tua rete, prendi in considerazione la possibilità di convertire temporaneamente l'oggetto in incorporato o di accompagnarlo con il file sorgente in un struttura delle cartelle coerente.
Oggetti incorporati: vantaggi e considerazioni
Quando si incorpora, il contenuto diventa parte del documento. Ciò significa che il file non cambia se l'originale viene modificato in seguito; è perfetto per chiudere le versioni o quando non si vuole che il destinatario si preoccupi. aggiorna i link.
Il compromesso è la dimensione: ogni oggetto incorporato aumenta le dimensioni del documento. In alcuni casi, questo non è un problema, ma se si incorporano grafici, tabelle o immagini di grandi dimensioni, il file potrebbe diventare più grande del previsto. Regolare il layout, ad esempio utilizzando Mostra come icona— se stai cercando una presentazione più pulita.
Ricorda che quando modifichi un oggetto incorporato con un doppio clic, stai lavorando sulla copia del documento. Se hai bisogno che le modifiche vengano applicate al file originale, dovrai salvarle separatamente o valutare se una copia sia più comoda. collegamento.
Note utili e risorse di apprendimento
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All’interno dell’ecosistema Microsoft stesso, la documentazione “Guida e apprendimento” Word”, “Apprendimento di Excel”, “Apprendimento di PowerPoint” e “Apprendimento di Outlook" offre guide complementari. Troverai anche riferimenti specifici a "Inserimento di un oggetto in un foglio elettronico da Excel", nel caso in cui il tuo caso d'uso rientri proprio in quella direzione.
Se si lavora con strumenti complementari, è utile conoscere anche altri modi per inserire contenuti nell'ecosistema Office; ad esempio, in OneNote è possibile vedere come inserire immagini, file e note vocali.
Domande frequenti rapide
Cosa succede quando si fa doppio clic su un oggetto? Il programma di origine si apre all'interno di Office (ad esempio, Excel per le celle) ed è possibile utilizzarne i comandi. In un oggetto incorporato, è possibile modificare copiare del documento; in uno collegato, si lavora sul file sorgente.
Posso visualizzare l'oggetto come icona? Sì. Prima di accettare, seleziona Mostra come iconaÈ utile per mantenere il layout organizzato e trasmettere il messaggio che ci sono contenuti espandibili a portata di clic.
Dove vengono memorizzati i dati in ogni caso? In un oggetto collegato, i dati vengono memorizzati in file sorgente e il documento mantiene il riferimento; in un documento incorporato, i dati sono integrati nel documento stesso, che ora contiene la copia.
Cos'è esattamente OLE? È la tecnologia di Collegamento e incorporamento di oggetti (Object Linking and Embedding) che consente a un'applicazione Office di ospitare contenuti da un'altra e di coordinarli (ad esempio, Word che avvia Excel durante la modifica di un intervallo incorporato).
Quando dovresti scegliere un'opzione o l'altra? Link se hai bisogno di aggiornamenti automatici e controllo dell'accesso al file sorgente; incorpora se dai priorità estabilidad del documento e non si desidera dipendere da percorsi esterni o modifiche successive.
Con tutto quanto sopra, ora hai una mappa chiara: l'utilizzo di oggetti in Office ti consente di integrare informazioni potenti da altre applicazioni e di decidere tra una copia integrata (incorporato) o un riferimento attivo (collegato). Seguendo i menu Inserisci > Oggetto > Crea da file e attivando le opzioni appropriate (Collega a file o Visualizza come icona), è possibile modificare l'aggiornamento dei dati, il layout e le dimensioni del documento senza perdere il controllo.
Scrittore appassionato del mondo dei byte e della tecnologia in generale. Adoro condividere le mie conoscenze attraverso la scrittura, ed è quello che farò in questo blog, mostrarti tutte le cose più interessanti su gadget, software, hardware, tendenze tecnologiche e altro ancora. Il mio obiettivo è aiutarti a navigare nel mondo digitale in modo semplice e divertente.