Gestione delle cartelle in Outlook: passaggi per organizzare la posta elettronica

Gestire correttamente le cartelle di posta elettronica in Outlook è fondamentale per chiunque riceva centinaia di messaggi al giorno. Non solo aiuta a mantenere la casella di posta in arrivo ordinata, ma semplifica anche la ricerca dei messaggi importanti, aumenta la produttività e previene il temuto caos digitale. Dedicare qualche minuto all'organizzazione delle cartelle può trasformare radicalmente la tua esperienza con Outlook, permettendoti di lavorare in modo più comodo ed efficiente ogni giorno.

In questo articolo esamineremo, con la massima chiarezza e dettaglio, tutte le possibilità offerte da Outlook – sia nella versione desktop, web o mobile – per creare, organizzare, modificare e automatizzare la gestione delle cartelle . Analizzeremo come creare cartelle e sottocartelle, come spostare, rinominare o eliminare cartelle, come utilizzare le regole per automatizzare l'organizzazione e forniremo alcuni consigli pratici per tenere sotto controllo la posta elettronica. Tutto è spiegato in un linguaggio semplice e accessibile, in modo che possiate mettere in pratica quanto appreso subito dopo la lettura.

Perché organizzare la posta elettronica in cartelle?

Gestire la posta elettronica senza una struttura precisa può portare a perdere messaggi importanti o a sprecare tempo nella ricerca di informazioni . Outlook offre un sistema di cartelle e sottocartelle che consente di categorizzare i messaggi per progetto, cliente, priorità o qualsiasi altro criterio scelto. Cartelle ben organizzate fanno risparmiare tempo e grattacapi , soprattutto se si riceve un grande volume di email ogni giorno.

Cartelle predefinite di Outlook

Quando inizi a usare Outlook, troverai diverse cartelle predefinite che svolgono funzioni specifiche. Non tutte possono essere eliminate o modificate, ma è utile sapere a cosa serve ciascuna:

• Posta in arrivo: Tutti i nuovi messaggi arrivano qui, a meno che non imposti delle regole per spostarli automaticamente.
• Posta indesiderata: Filtra i messaggi sospetti come spam in modo che non riempiano la tua casella di posta.
• Gomme: In questa cartella vengono archiviati i messaggi che stai preparando ma che non hai ancora inviato.
• Articoli inviati: Conserva una copia delle email che hai inviato dal tuo account.
• Elementi eliminati: Raccoglie tutti i messaggi e le cartelle che hai scartato, funzionando come un cestino.
• File: Perfetto per archiviare messaggi che non ti servono più, ma che vuoi conservare per riferimento futuro.

Queste cartelle costituiscono la base della tua organizzazione, ma il vero controllo si ottiene quando inizi a personalizzare il sistema con le tue cartelle e sottocartelle.

Come creare cartelle e sottocartelle in Outlook

Che si utilizzi l'applicazione desktop, la versione web o si acceda a Outlook da un dispositivo mobile, creare cartelle e sottocartelle in Outlook è semplice . Vediamo come fare su ciascuna piattaforma:

Nel nuovo Outlook per Windows e Outlook Web

1. Vai al pannello delle cartelle sul lato sinistro.
2. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul tuo indirizzo email (o sulle “Cartelle”). Apparirà un menu contestuale.
3. Selezionare "Crea nuova cartella" per aggiungere una cartella al livello principale.
4. Inserisci il nome che desideri e premi Invio. La nuova cartella apparirà nell'elenco.

Per creare una sottocartella , ripeti la procedura ma fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella in cui desideri posizionare la sottocartella e scegli l'opzione "Crea nuova sottocartella".

In Outlook.com

1. Nella barra laterale delle cartelle, fai clic con il pulsante destro del mouse su "Cartelle".
2. Seleziona “Crea nuova cartella” e inserisci il nome.
3. Per le sottocartelle, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella di base e selezionare "Crea nuova sottocartella". Assegnagli un nome e premi Invio.

Nelle versioni classiche di Outlook (2016, 2019, 2021, Microsoft 365)

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome della casella di posta nel pannello delle cartelle.
2. Selezionare “Nuova cartella” dal menu a discesa.
3. Inserisci il nome della cartella e conferma premendo Invio.

Questa logica si applica sia alle cartelle principali che alle sottocartelle. Il segreto è scegliere dove posizionarle prima di iniziare il processo : è possibile creare tutti i livelli necessari per adattare l'organizzazione alla propria esigenze.

Personalizza e gestisci le cartelle

Una volta create le cartelle, Outlook offre numerose opzioni per gestirle in base alle proprie esigenze. Vediamo le operazioni più comuni e come eseguirle:

Rinominare una cartella

1. Passare alla cartella che si desidera rinominare nel pannello laterale.
2. Fai clic destro e seleziona "Rinomina".
3. Inserisci il nuovo nome e conferma con Invio.

Si prega di notare che le cartelle predefinite (come Posta in arrivo, Posta inviata, Posta indesiderata) non possono essere rinominate o eliminate.

Sposta le cartelle e riorganizza il pannello

Outlook consente di riorganizzare le cartelle create . È possibile riorganizzare il riquadro delle cartelle trascinando e rilasciando ciascuna cartella nella posizione desiderata. Cosa bisogna tenere presente?

• Le cartelle standard (ad esempio Posta inviata o Posta eliminata) hanno posizioni fisse e non possono essere riordinate o spostate.
• Le cartelle create possono essere spostate liberamente, anche creando strutture gerarchiche (sottocartelle all'interno delle cartelle principali).
• Nella vista "Preferiti", puoi aggiungere le cartelle che utilizzi più spesso semplicemente facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e selezionando "Aggiungi ai preferiti". In questo modo saranno in cima alla lista e potranno essere raggiunti rapidamente.

Ordina le cartelle in ordine alfabetico

Se hai riordinato il riquadro delle cartelle ma desideri ripristinare l'ordine alfabetico, Outlook ti consente di farlo automaticamente:

• Nel menu in alto, vai alla scheda "Visualizza".
• Selezionare "Ordina cartelle" e quindi "Ordina cartelle dalla A alla Z".

Questo può esserti utile quando il pannello delle cartelle si ingrandisce e vuoi trovare tutto facilmente.

Elimina cartelle e sottocartelle

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella (o sottocartella) che si desidera eliminare.
2. Seleziona "Elimina cartella".
3. Conferma l'eliminazione. Anche il contenuto della cartella verrà spostato nella cartella Elementi eliminati.

Ribadiamo: le cartelle predefinite non possono essere eliminate . Se è necessario liberare spazio, eliminare il contenuto di queste cartelle, ma non le cartelle stesse.

Cosa devo fare se non vedo una cartella?

A volte, il riquadro delle cartelle di Outlook potrebbe non visualizzare tutte le cartelle, a causa di un problema di visualizzazione o di un'impostazione attivata accidentalmente. Ecco alcuni semplici modi per risolvere il problema:

• Esci da Outlook.com o da Outlook Web, cancella la cache del browser e accedi nuovamente.
• Chiudere tutte le schede e le finestre del browser per assicurarsi che non vi siano conflitti di sessione aperti.
• Assicurarsi che il pannello delle cartelle sia espanso. Vai su “Visualizza” > “Riquadro cartelle” > “Normale” e verifica che non sia ridotto a icona.
• Nella finestra di Outlook, premere la freccia laterale per espandere il pannello delle cartelle se è nascosto.

Come spostare le email tra le cartelle

Quando si tratta di tenere le cartelle organizzate, crearle è importante quanto spostare correttamente i messaggi. Esistono diversi modi per spostare le email tra le cartelle in Outlook:

• Trascinare e rilasciare: Seleziona il messaggio, trascinalo nella cartella desiderata e rilascialo lì.
• Menù contestuale: Seleziona una o più email, fai clic con il tasto destro del mouse e utilizza l'opzione "Sposta nella cartella", scegli la cartella di destinazione.
• Comandi della barra superiore: Dopo aver selezionato il messaggio, fare clic su "Sposta in" e scegliere la cartella oppure cercare la destinazione utilizzando il motore di ricerca integrato.

La procedura è esattamente la stessa sia per i singoli messaggi che per i gruppi di messaggi . Utilizza il metodo che ti risulta più comodo, a seconda del dispositivo o della versione di Outlook che stai utilizzando.

Aggiungere e gestire le cartelle nei Preferiti

Se hai cartelle che consulti frequentemente o che sono essenziali per il tuo lavoro quotidiano, aggiungerle ai Preferiti ti farà risparmiare molto tempo . Questa sezione appare nella parte superiore del pannello delle cartelle.

• Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella e scegliere "Aggiungi ai preferiti".
• Per rimuoverlo dai preferiti, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Rimuovi dai preferiti".
• Nei Preferiti puoi riordinare le cartelle come preferisci, in modo che quelle più importanti siano sempre a portata di mano.

Elimina i messaggi e svuota il cestino

Quando elimini un messaggio o una cartella, questi vengono spostati automaticamente in "Elementi eliminati". Puoi eliminarli definitivamente manualmente oppure configurare Outlook in modo che svuoti il ​​Cestino quando effettui la disconnessione.

1. Accedi alle opzioni di configurazione ("Impostazioni" > "Gestione messaggi" > "Posta").
2. Seleziona la casella "Svuota la cartella Posta eliminata quando esco".
3. Non dimenticare di cliccare su "Salva" per applicare la modifica.

Hai bisogno di ripristinare qualche messaggio? Outlook offre opzioni per recuperare gli elementi eliminati dal cestino, a meno che non li abbia eliminati definitivamente.

Automatizza la tua organizzazione con regole e comandi

Uno dei punti di forza di Outlook rispetto ad altri client di posta elettronica è la sua capacità di automatizzare l'ordinamento dei messaggi in base a criteri definiti dall'utente . Ciò si ottiene tramite regole e comandi rapidi:

Crea regole per spostare automaticamente i messaggi

1. Nella posta in arrivo, seleziona un messaggio del mittente o con le caratteristiche che desideri automatizzare.
2. Fare clic sul menu delle opzioni (solitamente "..." o nella barra dei comandi in alto) e selezionare "Crea regola".
3. Apparirà una finestra di dialogo in cui potrai definire le condizioni: mittente, oggetto, destinatario, ecc.
4. Seleziona la cartella in cui desideri che i messaggi vengano spostati automaticamente.
5. Puoi configurare azioni più avanzate selezionando "Altre opzioni".
6. Salva la regola e da quel momento in poi Outlook eseguirà l'ordinamento per te.

Comandi rapidi per pulire e spostare i messaggi

• Pulito: Consente di eliminare rapidamente tutte le email di un mittente, di conservare solo i messaggi più recenti o di eliminare automaticamente quelli più vecchi.
• Spostarsi in: Ti aiuta a trasferire i messaggi selezionati nella cartella che preferisci senza doverli trascinare uno per uno.

Questi comandi compaiono nella barra superiore di Outlook.com quando selezioni un messaggio qualsiasi . Possono farti risparmiare molto tempo nella pulizia e nell'organizzazione della tua casella di posta.

Suggerimenti per un'organizzazione efficiente delle cartelle

Le funzionalità di Outlook sono molteplici, ma la chiave è trovare un sistema che ti aiuti davvero nella vita quotidiana. Ecco alcuni consigli pratici:

• Metti le cartelle chiave in alto Per accedervi più rapidamente, aggiungili ai Preferiti.
• Raggruppa le cartelle per argomento o tipo di contenuto: progetti, clienti, questioni personali, ecc. Ciò facilita la ricerca rapida.
• Rivedere e aggiornare la struttura delle cartelle di volta in volta. Il lavoro e la vita cambiano e la tua email dovrebbe riflettere questa evoluzione.
• Non abusare delle sottocartelle:Troppi livelli possono finire per complicare la gestione anziché semplificarla.

Ricorda che l'obiettivo è avere una visione d'insieme chiara e recuperare le informazioni senza perdere tempo . Non esitare a sperimentare finché non trovi il sistema più adatto alle tue esigenze.

Soluzioni rapide ai problemi comuni

Se ti capita di notare che mancano delle cartelle, non riesci a modificarne l'ordine o non trovi i messaggi , ecco alcuni suggerimenti:

• Verificare che il pannello delle cartelle non sia ridotto a icona o compresso.
• Esci, cancella la cache del browser e accedi nuovamente.
• Per Outlook classico, controlla le impostazioni nella scheda "Visualizza".
• Se una cartella è scomparsa, controlla che non sia stata spostata accidentalmente in un'altra cartella.

Come spostare le email tra le cartelle

Quando si tratta di tenere le cartelle organizzate, crearle è importante quanto spostare correttamente i messaggi. Esistono diversi modi per spostare le email tra le cartelle in Outlook:

• Trascinare e rilasciare: Seleziona il messaggio, trascinalo nella cartella desiderata e rilascialo lì.
• Menù contestuale: Seleziona una o più email, fai clic con il tasto destro del mouse e utilizza l'opzione "Sposta nella cartella", scegli la cartella di destinazione.
• Comandi della barra superiore: Dopo aver selezionato il messaggio, fare clic su "Sposta in" e scegliere la cartella oppure cercare la destinazione utilizzando il motore di ricerca integrato.

La procedura è esattamente la stessa sia per i singoli messaggi che per i gruppi di messaggi . Utilizza il metodo che ti risulta più comodo, a seconda del dispositivo o della versione di Outlook che stai utilizzando.

Aggiungere e gestire le cartelle nei Preferiti

Se hai cartelle che consulti frequentemente o che sono essenziali per il tuo lavoro quotidiano, aggiungerle ai Preferiti ti farà risparmiare molto tempo . Questa sezione appare nella parte superiore del pannello delle cartelle.

• Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella e scegliere "Aggiungi ai preferiti".
• Per rimuoverlo dai preferiti, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Rimuovi dai preferiti".
• Nei Preferiti puoi riordinare le cartelle come preferisci, in modo che quelle più importanti siano sempre a portata di mano.

Elimina i messaggi e svuota il cestino

Quando elimini un messaggio o una cartella, questi vengono spostati automaticamente in "Elementi eliminati". Puoi eliminarli definitivamente manualmente oppure configurare Outlook in modo che svuoti il ​​Cestino quando effettui la disconnessione.

1. Accedi alle opzioni di configurazione ("Impostazioni" > "Gestione messaggi" > "Posta").
2. Seleziona la casella "Svuota la cartella Posta eliminata quando esco".
3. Non dimenticare di cliccare su "Salva" per applicare la modifica.

Hai bisogno di ripristinare qualche messaggio? Outlook offre opzioni per recuperare gli elementi eliminati dal cestino, a meno che non li abbia eliminati definitivamente.

Automatizza la tua organizzazione con regole e comandi

Uno dei punti di forza di Outlook rispetto ad altri client di posta elettronica è la sua capacità di automatizzare l'ordinamento dei messaggi in base a criteri definiti dall'utente . Ciò si ottiene tramite regole e comandi rapidi:

Crea regole per spostare automaticamente i messaggi

1. Nella posta in arrivo, seleziona un messaggio del mittente o con le caratteristiche che desideri automatizzare.
2. Fare clic sul menu delle opzioni (solitamente "..." o nella barra dei comandi in alto) e selezionare "Crea regola".
3. Apparirà una finestra di dialogo in cui potrai definire le condizioni: mittente, oggetto, destinatario, ecc.
4. Seleziona la cartella in cui desideri che i messaggi vengano spostati automaticamente.
5. Puoi configurare azioni più avanzate selezionando "Altre opzioni".
6. Salva la regola e da quel momento in poi Outlook eseguirà l'ordinamento per te.

Comandi rapidi per pulire e spostare i messaggi

• Pulito: Consente di eliminare rapidamente tutte le email di un mittente, di conservare solo i messaggi più recenti o di eliminare automaticamente quelli più vecchi.
• Spostarsi in: Ti aiuta a trasferire i messaggi selezionati nella cartella che preferisci senza doverli trascinare uno per uno.

Questi comandi compaiono nella barra superiore di Outlook.com quando selezioni un messaggio qualsiasi . Possono farti risparmiare molto tempo nella pulizia e nell'organizzazione della tua casella di posta.

Suggerimenti per un'organizzazione efficiente delle cartelle

Le funzionalità di Outlook sono molteplici, ma la chiave è trovare un sistema che ti aiuti davvero nella vita quotidiana. Ecco alcuni consigli pratici:

• Metti le cartelle chiave in alto Per accedervi più rapidamente, aggiungili ai Preferiti.
• Raggruppa le cartelle per argomento o tipo di contenuto: progetti, clienti, questioni personali, ecc. Ciò facilita la ricerca rapida.
• Rivedere e aggiornare la struttura delle cartelle di volta in volta. Il lavoro e la vita cambiano e la tua email dovrebbe riflettere questa evoluzione.
• Non abusare delle sottocartelle:Troppi livelli possono finire per complicare la gestione anziché semplificarla.

Ricorda che l'obiettivo è avere una visione d'insieme chiara e recuperare le informazioni senza perdere tempo . Non esitare a sperimentare finché non trovi il sistema più adatto alle tue esigenze.