Gestione delle cartelle in Outlook: passaggi per organizzare la posta elettronica

Gestire correttamente le cartelle di posta elettronica in Outlook è una vera salvezza per chi gestisce centinaia di messaggi ogni giorno. Non solo aiuta a tenere pulita la posta in arrivo, ma facilita anche la ricerca dei messaggi importanti, migliora la produttività ed evita il temuto disordine digitale. Bastano pochi minuti per organizzare le tue cartelle per cambiare radicalmente la tua esperienza con Outlook, consentendoti di lavorare in modo più comodo ed efficiente. Nel tuo giorno per giorno.

In questo articolo esamineremo, con la massima chiarezza e dettaglio, Tutte le possibilità che Outlook offre, sia nella sua versione desktop, web o mobile, per creare, organizzare, modificare e automatizzare la gestione delle cartelle. Spiegheremo come creare cartelle e sottocartelle, come spostare, rinominare o eliminare cartelle, come utilizzare regole per automatizzare l'organizzazione e alcuni suggerimenti pratici per tenere sotto controllo la posta elettronica. Tutto è spiegato in un linguaggio semplice e accessibile, così potrai metterlo in pratica non appena avrai finito di leggere.

Perché organizzare la posta elettronica in cartelle?

Gestire la posta elettronica senza struttura può farti perdere messaggi importanti o farti perdere molto tempo a cercare informazioni.. Outlook mette a disposizione un sistema di cartelle e sottocartelle che consente di categorizzare i messaggi in base al progetto, al cliente, alla priorità o a qualsiasi altro criterio scelto. Una corretta organizzazione delle cartelle fa risparmiare tempo e grattacapi, soprattutto se ricevi grandi volumi di posta ogni giorno.

Cartelle predefinite di Outlook

Quando inizi a utilizzare Outlook, troverai diverse cartelle predefinite che svolgono funzioni specifiche. Non tutti possono essere rimossi o modificati, ma è utile sapere a cosa serve ciascuno:

• Posta in arrivo: Tutti i nuovi messaggi arrivano qui, a meno che non imposti delle regole per spostarli automaticamente.
• Posta indesiderata: Filtra i messaggi sospetti come spam in modo che non riempiano la tua casella di posta.
• Gomme: In questa cartella vengono archiviati i messaggi che stai preparando ma che non hai ancora inviato.
• Articoli inviati: Conserva una copia delle email che hai inviato dal tuo account.
• Elementi eliminati: Raccoglie tutti i messaggi e le cartelle che hai scartato, funzionando come un cestino.
• File: Perfetto per archiviare messaggi che non ti servono più, ma che vuoi conservare per riferimento futuro.

Queste cartelle costituiscono la base della tua organizzazione, ma il vero controllo si ottiene quando inizi a personalizzare il sistema con le tue cartelle e sottocartelle..

Come creare cartelle e sottocartelle in Outlook

Che tu utilizzi l'app desktop, la versione web o vi acceda da un dispositivo mobile, Creare cartelle e sottocartelle in Outlook è facile. Vediamo come farlo su ogni piattaforma:

Nel nuovo Outlook per Windows e Outlook Web

1. Vai al pannello delle cartelle sul lato sinistro.
2. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul tuo indirizzo email (o sulle “Cartelle”). Apparirà un menu contestuale.
3. Selezionare "Crea nuova cartella" per aggiungere una cartella al livello principale.
4. Inserisci il nome che desideri e premi Invio. La nuova cartella apparirà nell'elenco.

Per creare una sottocartella, ripeti il ​​procedimento ma fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella in cui vuoi posizionare la sottocartella e scegli l'opzione "Crea nuova sottocartella".

In Outlook.com

1. Nella barra laterale delle cartelle, fai clic con il pulsante destro del mouse su "Cartelle".
2. Seleziona “Crea nuova cartella” e inserisci il nome.
3. Per le sottocartelle, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella di base e selezionare "Crea nuova sottocartella". Assegnagli un nome e premi Invio.

Nelle versioni classiche di Outlook (2016, 2019, 2021, Microsoft 365)

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome della casella di posta nel pannello delle cartelle.
2. Selezionare “Nuova cartella” dal menu a discesa.
3. Inserisci il nome della cartella e conferma premendo Invio.

Questa logica vale sia per le cartelle principali che per quelle secondarie. La cosa importante è scegliere dove posizionarlo prima di iniziare il processo. —Puoi creare tutti i livelli di cui hai bisogno per adattare la tua organizzazione.

Personalizza e gestisci le cartelle

Una volta create le cartelle, Outlook offre numerose opzioni per gestirle in base alle tue esigenze. Diamo un'occhiata alle operazioni più comuni e a come eseguirle:

Rinominare una cartella

1. Passare alla cartella che si desidera rinominare nel pannello laterale.
2. Fai clic destro e seleziona "Rinomina".
3. Inserisci il nuovo nome e conferma con Invio.

Tieni presente che le cartelle predefinite (come Posta in arrivo, Posta inviata, Spam) non possono essere rinominate. né essere eliminati.

Sposta le cartelle e riorganizza il pannello

Outlook ti consente di riposiziona le cartelle che crei. Puoi riorganizzare il pannello delle cartelle trascinando e rilasciando ciascuna cartella nella posizione che preferisci. Cosa tenere a mente?

• Le cartelle standard (ad esempio Posta inviata o Posta eliminata) hanno posizioni fisse e non possono essere riordinate o spostate.
• Le cartelle create possono essere spostate liberamente, anche creando strutture gerarchiche (sottocartelle all'interno delle cartelle principali).
• Nella vista "Preferiti", puoi aggiungere le cartelle che utilizzi più spesso semplicemente facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e selezionando "Aggiungi ai preferiti". In questo modo saranno in cima alla lista e potranno essere raggiunti rapidamente.

Ordina le cartelle in ordine alfabetico

Se hai riordinato il riquadro delle cartelle ma desideri ripristinare l'ordine alfabetico, Outlook ti consente di farlo automaticamente:

• Nel menu in alto, vai alla scheda "Visualizza".
• Selezionare "Ordina cartelle" e quindi "Ordina cartelle dalla A alla Z".

Questo può aiutarti quando il pannello delle cartelle cresce e vuoi trovare tutto facilmente..

Elimina cartelle e sottocartelle

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella (o sottocartella) che si desidera eliminare.
2. Seleziona "Elimina cartella".
3. Conferma l'eliminazione. Anche il contenuto della cartella verrà spostato nella cartella Elementi eliminati.

Insistiamo: le cartelle predefinite non possono essere eliminate.. Se hai bisogno di liberare spazio, elimina il contenuto di quelle cartelle, ma non la cartella stessa.

Cosa devo fare se non vedo una cartella?

A volte il riquadro delle cartelle di Outlook potrebbe non visualizzare tutte le cartelle, a causa di un problema di visualizzazione o di un'impostazione attivata accidentalmente. Alcuni semplici modi per risolverlo:

• Esci da Outlook.com o da Outlook Web, cancella la cache del browser e accedi nuovamente.
• Chiudere tutte le schede e le finestre del browser per assicurarsi che non vi siano conflitti di sessione aperti.
• Assicurarsi che il pannello delle cartelle sia espanso. Vai su “Visualizza” > “Riquadro cartelle” > “Normale” e verifica che non sia ridotto a icona.
• Nella finestra di Outlook, premere la freccia laterale per espandere il pannello delle cartelle se è nascosto.

Come spostare le email tra le cartelle

Per organizzare al meglio le tue cartelle, crearle è importante tanto quanto spostare correttamente i messaggi. Esistono diversi modi per spostare le email tra le cartelle in Outlook:

• Trascinare e rilasciare: Seleziona il messaggio, trascinalo nella cartella desiderata e rilascialo lì.
• Menù contestuale: Seleziona una o più email, fai clic con il tasto destro del mouse e utilizza l'opzione "Sposta nella cartella", scegli la cartella di destinazione.
• Comandi della barra superiore: Dopo aver selezionato il messaggio, fare clic su "Sposta in" e scegliere la cartella oppure cercare la destinazione utilizzando il motore di ricerca integrato.

Il procedimento è esattamente lo stesso per i singoli messaggi o per i gruppi di messaggi.. Utilizza il metodo più comodo per te, a seconda del dispositivo o della versione di Outlook che stai utilizzando.

Aggiungere e gestire le cartelle nei Preferiti

Se hai delle cartelle che consulti costantemente o che sono fondamentali nella tua vita quotidiana, Aggiungerli ai preferiti ti fa risparmiare un sacco di tempo. Questa sezione appare nella parte superiore del pannello delle cartelle:

• Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella e scegliere "Aggiungi ai preferiti".
• Per rimuoverlo dai preferiti, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Rimuovi dai preferiti".
• Nei Preferiti puoi riordinare le cartelle come preferisci, in modo che quelle più importanti siano sempre a portata di mano.

Elimina i messaggi e svuota il cestino

Quando elimini un messaggio o una cartella, questi vengono automaticamente spostati in "Elementi eliminati". Puoi eliminarli manualmente oppure configurare Outlook in modo che svuoti il ​​cestino quando esegui la disconnessione.:

1. Accedi alle opzioni di configurazione ("Impostazioni" > "Gestione messaggi" > "Posta").
2. Seleziona la casella "Svuota la cartella Posta eliminata quando esco".
3. Non dimenticare di cliccare su "Salva" per applicare la modifica.

Hai bisogno di ripristinare qualche messaggio? Outlook offre opzioni per recuperare gli elementi eliminati dal cestino, a meno che non li abbia eliminati definitivamente.

Automatizza la tua organizzazione con regole e comandi

Uno dei punti di forza di Outlook rispetto ad altri gestori di posta elettronica è la possibilità di automatizzare la classificazione dei messaggi in base a criteri da te definiti. Ciò si ottiene attraverso regole e comandi rapidi:

Crea regole per spostare automaticamente i messaggi

1. Nella posta in arrivo, seleziona un messaggio del mittente o con le caratteristiche che desideri automatizzare.
2. Fare clic sul menu delle opzioni (solitamente "..." o nella barra dei comandi in alto) e selezionare "Crea regola".
3. Apparirà una finestra di dialogo in cui potrai definire le condizioni: mittente, oggetto, destinatario, ecc.
4. Seleziona la cartella in cui desideri che i messaggi vengano spostati automaticamente.
5. Puoi configurare azioni più avanzate selezionando "Altre opzioni".
6. Salva la regola e da quel momento in poi Outlook eseguirà l'ordinamento per te.

Comandi rapidi per pulire e spostare i messaggi

• Pulito: Consente di eliminare rapidamente tutte le email di un mittente, di conservare solo i messaggi più recenti o di eliminare automaticamente quelli più vecchi.
• Spostarsi in: Ti aiuta a trasferire i messaggi selezionati nella cartella che preferisci senza doverli trascinare uno per uno.

Questi comandi vengono visualizzati nella barra superiore di Outlook.com quando selezioni un messaggio. Grazie a loro puoi risparmiare un sacco di tempo pulendo e organizzando la tua casella di posta.

Suggerimenti per un'organizzazione efficiente delle cartelle

Le funzionalità di Outlook sono molteplici, ma la chiave è trovare un sistema che ti aiuti davvero nella vita quotidiana. Ecco alcuni consigli pratici:

• Metti le cartelle chiave in alto Per accedervi più rapidamente, aggiungili ai Preferiti.
• Raggruppa le cartelle per argomento o tipo di contenuto: progetti, clienti, questioni personali, ecc. Ciò facilita la ricerca rapida.
• Rivedere e aggiornare la struttura delle cartelle di volta in volta. Il lavoro e la vita cambiano e la tua email dovrebbe riflettere questa evoluzione.
• Non abusare delle sottocartelle:Troppi livelli possono finire per complicare la gestione anziché semplificarla.

Ricordare L'obiettivo è avere una visione chiara e recuperare le informazioni senza perdere tempo. Non esitate a sperimentare finché non trovate il sistema più adatto a voi.

Soluzioni rapide ai problemi comuni

Se mai ti ritrovi in ​​quella situazione Le cartelle sono mancanti, non riesci a cambiare l'ordine o non riesci a trovare i messaggi, ecco alcuni consigli:

• Verificare che il pannello delle cartelle non sia ridotto a icona o compresso.
• Esci, cancella la cache del browser e accedi nuovamente.
• Per Outlook classico, controlla le impostazioni nella scheda "Visualizza".
• Se una cartella è scomparsa, controlla che non sia stata spostata accidentalmente in un'altra cartella.

Come spostare le email tra le cartelle

Per organizzare al meglio le tue cartelle, crearle è importante tanto quanto spostare correttamente i messaggi. Esistono diversi modi per spostare le email tra le cartelle in Outlook:

• Trascinare e rilasciare: Seleziona il messaggio, trascinalo nella cartella desiderata e rilascialo lì.
• Menù contestuale: Seleziona una o più email, fai clic con il tasto destro del mouse e utilizza l'opzione "Sposta nella cartella", scegli la cartella di destinazione.
• Comandi della barra superiore: Dopo aver selezionato il messaggio, fare clic su "Sposta in" e scegliere la cartella oppure cercare la destinazione utilizzando il motore di ricerca integrato.

Il procedimento è esattamente lo stesso per i singoli messaggi o per i gruppi di messaggi.. Utilizza il metodo più comodo per te, a seconda del dispositivo o della versione di Outlook che stai utilizzando.

Aggiungere e gestire le cartelle nei Preferiti

Se hai delle cartelle che consulti costantemente o che sono fondamentali nella tua vita quotidiana, Aggiungerli ai preferiti ti fa risparmiare un sacco di tempo. Questa sezione appare nella parte superiore del pannello delle cartelle:

• Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella e scegliere "Aggiungi ai preferiti".
• Per rimuoverlo dai preferiti, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Rimuovi dai preferiti".
• Nei Preferiti puoi riordinare le cartelle come preferisci, in modo che quelle più importanti siano sempre a portata di mano.

Elimina i messaggi e svuota il cestino

Quando elimini un messaggio o una cartella, questi vengono automaticamente spostati in "Elementi eliminati". Puoi eliminarli manualmente oppure configurare Outlook in modo che svuoti il ​​cestino quando esegui la disconnessione.:

1. Accedi alle opzioni di configurazione ("Impostazioni" > "Gestione messaggi" > "Posta").
2. Seleziona la casella "Svuota la cartella Posta eliminata quando esco".
3. Non dimenticare di cliccare su "Salva" per applicare la modifica.

Hai bisogno di ripristinare qualche messaggio? Outlook offre opzioni per recuperare gli elementi eliminati dal cestino, a meno che non li abbia eliminati definitivamente.

Automatizza la tua organizzazione con regole e comandi

Uno dei punti di forza di Outlook rispetto ad altri gestori di posta elettronica è la possibilità di automatizzare la classificazione dei messaggi in base a criteri da te definiti. Ciò si ottiene attraverso regole e comandi rapidi:

Crea regole per spostare automaticamente i messaggi

1. Nella posta in arrivo, seleziona un messaggio del mittente o con le caratteristiche che desideri automatizzare.
2. Fare clic sul menu delle opzioni (solitamente "..." o nella barra dei comandi in alto) e selezionare "Crea regola".
3. Apparirà una finestra di dialogo in cui potrai definire le condizioni: mittente, oggetto, destinatario, ecc.
4. Seleziona la cartella in cui desideri che i messaggi vengano spostati automaticamente.
5. Puoi configurare azioni più avanzate selezionando "Altre opzioni".
6. Salva la regola e da quel momento in poi Outlook eseguirà l'ordinamento per te.

Comandi rapidi per pulire e spostare i messaggi

• Pulito: Consente di eliminare rapidamente tutte le email di un mittente, di conservare solo i messaggi più recenti o di eliminare automaticamente quelli più vecchi.
• Spostarsi in: Ti aiuta a trasferire i messaggi selezionati nella cartella che preferisci senza doverli trascinare uno per uno.

Questi comandi vengono visualizzati nella barra superiore di Outlook.com quando selezioni un messaggio. Grazie a loro puoi risparmiare un sacco di tempo pulendo e organizzando la tua casella di posta.

Suggerimenti per un'organizzazione efficiente delle cartelle

Le funzionalità di Outlook sono molteplici, ma la chiave è trovare un sistema che ti aiuti davvero nella vita quotidiana. Ecco alcuni consigli pratici:

• Metti le cartelle chiave in alto Per accedervi più rapidamente, aggiungili ai Preferiti.
• Raggruppa le cartelle per argomento o tipo di contenuto: progetti, clienti, questioni personali, ecc. Ciò facilita la ricerca rapida.
• Rivedere e aggiornare la struttura delle cartelle di volta in volta. Il lavoro e la vita cambiano e la tua email dovrebbe riflettere questa evoluzione.
• Non abusare delle sottocartelle:Troppi livelli possono finire per complicare la gestione anziché semplificarla.

Ricordare L'obiettivo è avere una visione chiara e recuperare le informazioni senza perdere tempo. Non esitate a sperimentare finché non trovate il sistema più adatto a voi.