Come creare un sondaggio in Outlook passo dopo passo

Vuoi sapere Come creare un sondaggio in Outlook e ottenere il massimo dai sondaggi via email? Questo processo può sembrare semplice, ma Outlook offre diversi modi per effettuare sondaggi tra i contatti, sia interni che esterni all'organizzazione, con opzioni che variano a seconda della piattaforma (Windows, Mac, web o persino con l'integrazione di Microsoft Forms).

In questo articolo scoprirai tutto ciò che devi sapere per organizzare un sondaggio in Outlook, scegliere il metodo più adatto alle tue esigenze, personalizzare l'esperienza e gestire i risultati come un professionista. Inoltre, imparerai come: Tricks e suggerimenti per rendere i tuoi sondaggi efficaci, rapidi e adattabili, anche per gli utenti che necessitano di opzioni di accessibilità.

Perché utilizzare i sondaggi in Outlook?

I sondaggi in Outlook consentono di raccogliere feedback, selezionare date per riunioni o prendere decisioni in modo collaborativo, risparmiando tempo ed evitando infiniti scambi di e-mail per cercare di coordinare le pianificazioni. Inoltre, l'integrazione con strumenti come Microsoft Forms e la possibilità di votare direttamente dalla posta elettronica rendono Outlook un'opzione molto interessante per chi cerca una soluzione rapida e organizzata con risultati immediatamente visibili.

Diversi modi per creare sondaggi in Outlook

Outlook offre diversi strumenti a seconda che si utilizzi la versione desktop (Windows o Mac), Outlook sul Web o se si preferisce utilizzare Microsoft Forms per creare questionari più elaborati. Ogni metodo ha delle caratteristiche interessanti. Diamo un'occhiata più da vicino a ciascuno di essi:

Creare un sondaggio da Outlook su Windows

Nella versione desktop di Windows, Outlook offre la possibilità di creare un sondaggio direttamente dalla finestra di composizione di una nuova e-mail. Il processo è pratico e molto utile per coordinare le riunioni o scegliere tra diverse opzioni. Ecco i passaggi evidenziati:

1. Organizza il tuo incontroQuando scrivi una nuova email, vai su "Inserisci" e seleziona "Sondaggio". Potrai visualizzare e gestire i sondaggi che hai creato, scegliere il fuso orario e la durata e limitare le opzioni di orario ai tuoi orari di lavoro.
2. Scegli le date e gli orari: Aggiungi quante più opzioni possibili. Puoi navigare tra i giorni utilizzando il selettore data e visualizzare la disponibilità dei partecipanti (i colori verde, rosso, viola e grigio indicano se sono liberi, occupati, fuori sede o il loro stato è sconosciuto).
3. Fare clic su "Avanti": Qui puoi rimuovere opzioni, aggiungere una posizione, attivare o disattivare le opzioni per le riunioni online e gestire varie impostazioni avanzate.
4. Configura le opzioni avanzate: Puoi consentire che la riunione venga pianificata automaticamente quando tutti votano su un'opzione, mantenere gli orari proposti bloccati sul tuo calendario, ricevere notifiche per ogni voto o richiedere l'autenticazione per votare.
5. Crea e invia il sondaggioUna volta completato, Outlook inserirà il sondaggio nella tua email, includendo i link per votare e accedere a tutti i sondaggi creati. Basta selezionare i destinatari e inviare.

Questo metodo si distingue per la sua velocità e perché facilita l'individuazione del momento migliore per un incontro tra più persone.

Creare un sondaggio in Outlook per Mac

La versione per Mac mantiene un'esperienza simile, con alcune funzionalità specifiche adattate al sistema operativo.

1. Scrivi una nuova email e vai alla scheda "Messaggio" e seleziona "Sondaggio".
2. Inserisci le tue domande e rispostePuoi aggiungere tutte le opzioni che desideri. Se vuoi consentire più risposte, attiva l'opzione "Risposte multiple".
3. Inserisci il sondaggio Nel corpo dell'email troverai un link per il voto dei destinatari, insieme al tuo indirizzo CC. Non ti resta che personalizzare il messaggio e inviarlo.

Su Mac, i destinatari vedranno il sondaggio direttamente nel corpo dell'e-mail oppure, se ciò non fosse possibile, avranno un link per votare nel loro browser. Puoi controllare i risultati nella scheda di voto tramite e-mail oppure accedendo a Microsoft Forms per visualizzare maggiori dettagli.

Creare un sondaggio in Outlook Web (Outlook Online)

Se utilizzi Outlook in un browser, l'opzione per aggiungere un sondaggio si trova nelle opzioni della finestra di composizione di una nuova e-mail. Inoltre, questa versione è compatibile con la maggior parte degli screen reader, rendendo più facile la partecipazione per le persone con esigenze di accessibilità. Il flusso di lavoro è il seguente:

1. Scrivi un'e-mail e naviga fino a trovare il pulsante "Altre azioni di scrittura", quindi scegli l'opzione "Sondaggio".
2. Inserisci la domanda e le rispostePuoi aggiungere tutte le opzioni che desideri e decidere se consentire risposte multiple.
3. Fai clic su "Aggiungi all'e-mail" per inserire il sondaggio nel tuo messaggio.
4. Completa l'email con i destinatari e eventuali note aggiuntiveQuando saranno pronti, non vi resta che inviarli.

Outlook sul Web semplifica la gestione dei risultati dei sondaggi direttamente dal messaggio ricevuto, con la possibilità di visualizzare voti e statistiche.

Condurre sondaggi e votazioni utilizzando Microsoft Forms

Per chi ha bisogno di maggiori possibilità, Microsoft Forms e la sua integrazione con Outlook consentono di creare sondaggi più elaborati, con più domande, logica di salto e diversi tipi di risposte. La procedura sarebbe:

1. Accedi a Microsoft Forms su forms.office.com e accedi con il tuo account Office 365 o Microsoft.
2. Crea un nuovo modulo o questionarioAssegna un titolo, aggiungi una descrizione, se vuoi, e scegli tra diversi tipi di domande: a scelta singola o multipla, testo breve o lungo, valutazioni, date, scala Likert, caricamento di file (limitato agli utenti della tua organizzazione), ecc.
3. Approfitta delle opzioni avanzate come contrassegnare le domande obbligatorie, aggiungere rami (in modo che le nuove domande vengano visualizzate o meno a seconda della risposta), impostare date di chiusura o ricevere notifiche via email per ogni risposta ricevuta.
4. Fare clic su "Raccogli risposte"Riceverai un collegamento che potrai copiare e incollare nella tua email di Outlook, sui social media o ovunque tu ne abbia bisogno.

Le risposte possono essere visualizzate nella scheda "Risposte" dei Moduli, con grafici automatici, percentuali e l'opzione di esportazione in Excel per ulteriori analisi. Questa opzione è la più flessibile per i moduli lunghi o per chi desidera personalizzazioni avanzate e il controllo completo sui dati raccolti.

Caratteristiche principali e differenze tra i metodi

• I sondaggi pop-up in Outlook (desktop o web) sono ideali per domande a risposta chiusa (sì/no, scegli una data, ecc.). Richiedono meno di un minuto per essere creati e inviati e chiunque abbia il link può votare. Non consentono la post-editing, ma integrano la votazione nell'email.
• Microsoft Forms consente di creare moduli o questionari complessi con più domande, logica, diversi tipi di risposta, esportazione e personalizzazione. Questi sondaggi possono limitare la partecipazione agli utenti all'interno della tua organizzazione e consentirti di modificare le impostazioni e il contenuto in qualsiasi momento.
• In entrambi i casi, i destinatari esterni all'organizzazione ricevono un collegamento ai moduli per rispondere, mentre i destinatari interni possono votare direttamente dall'e-mail (messaggio eseguibile).

Opzioni avanzate di configurazione e personalizzazione

Se desideri portare la gestione dei sondaggi a un livello superiore, Outlook offre diverse opzioni:

• Pianifica una riunione automatica quando c'è consensoOutlook può pianificare automaticamente l'evento sul calendario se tutti i partecipanti scelgono la stessa opzione.
• Prenotare le date sul calendario provvisoriamente: Tutti gli orari proposti possono essere bloccati come eventi provvisori e saranno resi pubblici non appena sarà deciso il giorno definitivo o il sondaggio verrà annullato.
• Notifiche automatiche: Puoi ricevere un'e-mail per ogni nuova votazione, con lo stato aggiornato del sondaggio.
• Richiedi autenticazione: Richiede agli elettori di identificarsi per impedire il voto anonimo.
• Aggiungi posizione e attiva/disattiva riunione online: Personalizza il sondaggio in base al fatto che la riunione sarà in presenza o virtuale, scegliendo il provider di conferenze predefinito (Teams, Zoom, ecc.).

Accessibilità: crea sondaggi compatibili con tutti

Il team Microsoft ha integrato il supporto per le persone con disabilità, consentendo loro di creare e rispondere a sondaggi utilizzando lettori dello schermo come Windows Narrator, JAWS o NVDA. Il riquadro dei sondaggi in Outlook Web è completamente navigabile tramite tastiera e il processo è il seguente:

1. Utilizzare il tasto TAB per spostarsi tra le diverse opzioni.
2. Ascolta le richieste dello screen reader per sapere dove digitare la domanda, inserire le opzioni di risposta o aggiungere nuove opzioni.
3. Specifica se desideri consentire o meno risposte multiple.
4. Inserisci il sondaggio nella tua e-mail, aggiungi i destinatari, il messaggio aggiuntivo e invia.
5. Controlla i risultati aprendo l'email ricevuta e scorrendo fino alla sezione dei risultati.

Inoltre, è disponibile un supporto tecnico specifico per le persone con disabilità, con risorse specializzate per l'assistenza e l'accessibilità.

Gestire e consultare i risultati di un sondaggio

La visualizzazione dei risultati del sondaggio varia leggermente a seconda del metodo utilizzato. Se utilizzi il sistema Quick Polls di Outlook, i voti vengono aggiornati in tempo reale all'interno dell'e-mail originale e puoi vedere chi ha votato e cosa ha scelto per gli utenti autenticati.

In Microsoft Forms, è presente una scheda "Risposte" con grafici e statistiche molto visivi. È possibile approfondire i dettagli per utente, filtrare e stampare un riepilogo in PDF oppure scarica i dati in Excel per segmentare i risultati come preferisci.

Funzionalità utili per sfruttare al meglio Forms e Outlook

• Il menu a tre punti in Moduli ti consente di impostare notifiche, limitare chi può rispondere, impostare una data di chiusura e ottenere link per condividere il tuo modulo.
• Le opzioni di ramificazione consentono di creare percorsi personalizzati all'interno del sondaggio, visualizzando nuove domande in base alla risposta precedente.
• In Outlook puoi gestire tutti i sondaggi creati e accedere alle statistiche dal pannello dedicato.

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Isaac

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