Come pulire i dati duplicati nei database passo dopo passo

Quando si lavora con i database, fogli di calcolo o sistemi informativi, il I dati duplicati possono diventare un vero mal di testaRecord ripetuti, nomi scritti in mille modi diversi, date formattate male o spazi extra rendono le analisi inaffidabili e ti fanno perdere tempo a controllare manualmente ciò che il sistema potrebbe aiutarti a ripulire in pochi secondi.

La buona notizia è che ci sono Strumenti potenti per individuare, evidenziare e rimuovere dati duplicati sia in Excel che Google Fogli come in Database SQL o strumenti di gestione bibliografica. Capire come funzionano, in cosa differiscono e quali rischi comportano (come l'eliminazione di informazioni che potrebbero sfuggire in seguito) è fondamentale per mantenere i dati organizzati e poterli analizzare con tranquillità.

Perché compaiono dati duplicati e perché rappresentano un problema?

In pratica, I duplicati derivano da errori umani, importazioni ripetute o sistemi mal coordinati.Moduli inviati due volte, file combinati senza una precedente pulizia o integrazioni tra applicazioni che non convalidano correttamente le informazioni rappresentano il terreno fertile per la creazione di record duplicati nel sistema.

Oltre ai duplicati ovvi, troverai lievi variazioni che in realtà rappresentano gli stessi datiNomi con lettere maiuscole e minuscole miste, spazi extra, abbreviazioni diverse o date con formati diversi che il sistema non riconosce come uguali, anche se è ovvio per una persona che si riferiscono alla stessa cosa.

L'impatto è significativo: Le statistiche sono distorte e i conteggi dei clienti o dei pazienti sono gonfiati.Le email vengono ripetute nelle campagne email, le fatture vengono duplicate o il numero di ordini viene sovrastimato. Questo può portare a decisioni sbagliate, costi aggiuntivi e una significativa mancanza di fiducia nella qualità dei dati.

Pertanto, prima di immergersi nella creazione di dashboard o analisi avanzate, vale la pena investire tempo in un Ottimo strumento di pulizia dei dati per rilevare e correggere le incongruenzeLa rimozione dei duplicati è una parte centrale di questo processo, ma non l'unica: è necessario anche omogeneizzare il testo, rimuovere gli spazi strani e normalizzare le date.

Rileva ed evidenzia i dati duplicati nei fogli di calcolo

Strumenti come Excel offrono funzioni molto comode per per identificare rapidamente quali valori si ripetono in un intervallo di cellePrima di eliminare qualsiasi cosa, è consigliabile utilizzare un formato visivo che aiuti a rivedere e decidere con calma cosa si desidera conservare.

Un modo molto comune per iniziare è... Formattazione condizionale per evidenziare i valori che compaiono più di una voltaIn questo modo non si modifica il contenuto delle celle, ma le si contrassegna semplicemente per poterle analizzare.

Il flusso di lavoro tipico prevede prima la selezione delle celle da rivedere e poi l'applicazione di un Regola di formattazione condizionale che contrassegna i duplicati con un colore di sfondo o un carattere diversoCiò consente di identificare degli schemi: ad esempio, per vedere se una persona compare più volte in un elenco clienti o se determinati codici prodotto sono stati registrati più di una volta.

Inoltre, è possibile combinare questa evidenziazione automatica con filtri all'interno del foglio di calcolo stesso per Visualizza solo le righe interessate da duplicati e rivedile una per una.In questo modo avrai il controllo e ridurrai il rischio di eliminare accidentalmente informazioni importanti.

Rimuovere in modo sicuro i valori duplicati in Excel

Una volta chiarito quali ripetizioni non sono necessarie, Excel include una funzione specifica chiamata "Rimuovi duplicati" che elimina definitivamente le righe ripetuteQui bisogna procedere con cautela, perché ciò che si elimina non sarà facilmente recuperabile se non si è salvata una copia.

Prima di eseguire questo strumento, è altamente raccomandato Copia l'intervallo di dati originale in un altro foglio o file di backupIn questo modo, se la pulizia produce un risultato inaspettato, puoi rivedere ciò che hai rimosso e recuperare le informazioni senza problemi.

La procedura si basa sulla selezione dell'intervallo di celle che si desidera pulire e quindi sull'indicazione delle colonne in cui confrontare i valori per decidere se una riga è duplicata. Se selezioni più colonne, solo la riga la cui combinazione completa corrisponde a un'altra riga verrà considerata duplicata.che è molto utile quando si lavora con dati complessi.

Dopo aver confermato l'operazione, Excel rimuove le righe extra e Mostra un riepilogo di quanti duplicati sono stati eliminati e quanti record univoci rimangono.Questo breve rapporto ti aiuta a verificare se i risultati corrispondono a quelli previsti quando hai iniziato la pulizia.

Va tenuto presente che Filtrare i valori univoci non equivale a rimuovere i duplicati.Quando si filtra, le righe duplicate vengono nascoste solo temporaneamente, ma sono comunque presenti; rimuovendole, vengono eliminate completamente. Ecco perché iniziare con un filtro univoco o con la formattazione condizionale è una strategia più prudente.

Criteri per considerare un valore da duplicare

Quando gli strumenti del foglio di calcolo confrontano i duplicati, Lo fanno in base a ciò che è effettivamente visualizzato nella cella, non in base al valore interpretato sottostante.Ciò comporta delle curiose conseguenze che è necessario conoscere per non avere sorprese.

Ad esempio, due date che rappresentano lo stesso giorno potrebbero non essere considerate duplicate se Uno è scritto come "08/03/2006" e l'altro come "8 marzo 2006"perché il contenuto del testo è diverso anche se il significato è identico. Lo stesso può accadere con nomi e stringhe con spazi o maiuscole diversi.

Allo stesso modo, un numero memorizzato come testo e lo stesso numero in formato numerico Possono essere trattati come valori diversi. Ecco perché è così importante normalizzare i formati prima di tentare di eliminare in massa le righe duplicate.

Prima di eseguire una pulizia aggressiva, vale la pena filtrare i valori univoci o utilizzare la formattazione condizionale per confermare. che il criterio di confronto funziona come pensiDefinire queste regole del gioco fin dall'inizio impedisce di perdere dati validi o di lasciare duplicati mascherati.

Funzioni di testo nei fogli di calcolo per pulire i dati sporchi

Una gran parte dei problemi con i duplicati non deriva dal fatto che viene ripetuto esattamente lo stesso valore, ma dal fatto che Le stesse informazioni sono scritte in modi leggermente diversiÈ qui che entrano in gioco le funzioni di testo di Excel o Google Sheets per standardizzare e preparare il terreno prima di eliminare le ripetizioni.

È molto comune trovare colonne in cui alcuni nomi sono in maiuscolo, altri in minuscolo e altri ancora mescolati in modo casuale. Per unificarli, si hanno funzioni che Convertono tutto in minuscolo, tutto in maiuscolo oppure scrivono in maiuscolo solo la prima lettera di ogni parola.Ciò garantisce che “ANA PÉREZ”, “ana pérez” e “Ana Pérez” vengano trattati allo stesso modo.

Testi con spazi extra, sia all'interno della catena che all'inizio o alla fineUna funzione specializzata può rimuovere gli spazi superflui e lasciare solo uno spazio normale tra le parole, eliminando così "Juan García" o frasi simili che interrompono i confronti.

Per i dati strettamente raggruppati, come codici combinati o nomi e cognomi nella stessa cella, è utile utilizzare funzioni di estrazione e unione. È possibile estrarre una porzione del testo indicando da quale posizione e quanti caratteri si desidera estrarre o unire più stringhe in una per ricostruire campi più coerenti.

Nel caso delle date, se arrivano come testo con stili diversi, è una buona idea trasformarle in un formato data standard basato su anno, mese e giornoIn questo modo, i fogli di calcolo li trattano come date reali, è possibile ordinarli correttamente e i confronti non dipendono più dall'aspetto visivo della cella.

Filtra i valori univoci e rimuovi i duplicati nei fogli di calcolo

Oltre agli strumenti di formattazione e alle funzioni di testo, sia Excel che Google Sheets consentono Filtra rapidamente per visualizzare solo i valori univoci di una colonna o di un insieme di colonneSi tratta di un metodo molto efficace per esaminare i risultati prima di prendere decisioni irreversibili.

In alcuni ambienti, è possibile utilizzare opzioni di filtro avanzate per indicare che si desidera visualizzare solo le righe con valori univoci in una o più colonne specifiche. Questo filtraggio non elimina i dati, ma nasconde semplicemente temporaneamente i duplicati., il che lo rende un passaggio intermedio molto prudente.

Una volta confermato che la vista unica è quella che ti interessa, devi comandi specifico per Rimuovi i duplicati direttamente dai menu datiIn genere, si accede a qualcosa come "Dati > Rimuovi duplicati", dove si scelgono le colonne su cui basare il confronto.

Un'altra opzione è quella di utilizzare la formattazione condizionale per evidenziare sia i duplicati che i valori univoci, a seconda delle esigenze. Ad esempio, è possibile: Evidenzia con un colore brillante le righe che compaiono solo una volta e analizzare se si tratta di record atipici, errori di caricamento o semplicemente casi poco frequenti che devono essere conservati.

Se si lavora con elenchi a discesa o con la convalida dei dati, è molto utile ripulirli. È possibile farlo tramite i menu di convalida. definire elenchi chiusi che impediscano l'introduzione di varianti tipografiche, riducendo così il verificarsi di falsi duplicati che in realtà sono solo errori di battitura.

Pulizia dei duplicati nei database SQL con SELECT DISTINCT

Quando siamo passati dal mondo dei fogli di calcolo al mondo di databaseL'approccio cambia leggermente. In SQL, uno dei primi strumenti per gestire le informazioni ripetute è l'operatore DISTINCT, che viene utilizzato insieme al comando SELECT per restituire righe senza duplicati nei risultati di una query.

L'idea è semplice: quando si costruisce un'istruzione SELECT, è possibile aggiungere la parola chiave DISTINCT per indicare che Vuoi solo un'occorrenza di ogni combinazione di valori nelle colonne selezionate. In questo modo, se la stessa riga logica viene ripetuta più volte nella tabella, la query restituirà una singola riga.

È importante capire che SELECT DISTINCT non elimina nulla dal database: Ha effetto solo sul risultato visualizzato quando si esegue la query.Le informazioni originali rimangono invariate nelle tabelle, il che è perfetto per le analisi esplorative in cui non si desidera ancora modificare i dati.

Per quanto riguarda la sintassi, il modello generale consiste nel combinare SELECT DISTINCT con l'elenco delle colonne di interesse, seguito dalla clausola FROM per indicare la tabella e, facoltativamente, una clausola WHERE per filtrare in base a condizioni specificheIn questo modo è possibile richiedere, ad esempio, clienti unici da un solo paese o prodotti diversi da una categoria specifica.

Questo approccio è molto utile quando si desidera restringere i risultati alle voci non duplicate, sia per Ottieni un elenco di clienti senza duplicazioni dovute a ordini multipli, visualizzare un elenco di codici prodotto distinti o generare un conteggio di articoli univoci in un set di dati.

Differenze tra DISTINCT e altri modi per evitare duplicati in SQL

Sebbene DISTINTO e UNICO possano suonare simili, Non svolgono lo stesso ruolo all'interno dell'ecosistema SQLDISTINCT agisce nelle query SELECT, influenzando le righe restituite; UNIQUE è solitamente correlato a restrizioni nella definizione delle tabelle, indicando che determinati campi non possono contenere valori ripetuti.

Inoltre, in contesti con grandi quantità di dati, l'utilizzo di SELECT DISTINCT può richiedere molte prestazioni, perché Il motore del database deve confrontare tutte le colonne selezionate. per determinare quali righe sono uguali. Nelle tabelle di grandi dimensioni o con molte colonne, questo può diventare macchinoso.

Pertanto, in alcuni casi vale la pena considerare delle alternative. Una delle più comuni è quella di utilizzare GROUP BY per raggruppare le righe per una o più colonne e applicare funzioni di aggregazione (come COUNT, MIN o MAX) che consentono di riepilogare i dati in modo efficiente.

Puoi anche fare affidamento su clausole come EXISTS per verificare se determinati valori sono presenti in un'altra tabellaIn questo modo si evita di unire righe duplicate non necessarie. In alternativa, è possibile utilizzare sottoquery con clausole SELECT, FROM e WHERE ben definite per specificare meglio quali record si desidera recuperare.

Quando si desidera contare quanti valori univoci ci sono in una colonna, è comune combinare COUNT con DISTINCT, in modo che Si ottiene direttamente il numero di elementi diversi. senza dover controllare manualmente ognuno di essi.

Esempi pratici: richieste dei clienti e indirizzi senza duplicati

Immagina di lavorare con una tabella degli ordini in cui ogni riga rappresenta un acquisto effettuato. È comune che Lo stesso cliente apparirà più volte se ha effettuato più di un ordine.Se vuoi vedere ogni cliente una sola volta, SELECT DISTINCT è uno strumento molto chiaro.

In questo scenario, dovresti creare una query che seleziona le colonne di identificazione del cliente (ad esempio, il loro ID e il loro nome) e applicare DISTINCT a ricevere un elenco con ogni cliente solo una volta., sebbene la tabella originale abbia dieci ordini diversi.

Qualcosa di simile accade se hai bisogno di vedere tutto indirizzi di spedizione univoci a cui sono stati inviati i prodottiSe ogni ordine include un indirizzo, la tabella sarà piena di ripetizioni; tuttavia, con DISTINCT nelle colonne degli indirizzi è possibile generare un elenco compatto dei punti di spedizione.

Quando si desidera concentrarsi sui clienti di un'area specifica, è possibile aggiungere una clausola WHERE per indicare, ad esempio, che Ti interessano solo i record di un paese specificoIn questo modo, SELECT DISTINCT agisce su un sottoinsieme della tabella e non su tutti i dati.

In ambito sanitario o accademico, l'operatore è molto pratico anche per raggruppare i dati di pazienti o autori che compaiono più volte in diversi studi o articoli, mostrando solo una voce per entità a fini di analisi.

Gestione dei riferimenti duplicati nei database bibliografici

Nel campo della documentazione scientifica, le banche dati bibliografiche offrono solitamente strumenti specifici per rimuovere i riferimenti duplicati Quando si effettuano ricerche su diverse fonti, è fondamentale evitare che le revisioni della letteratura siano piene di articoli duplicati.

In questi sistemi, di solito c'è un comando "Rimuovi duplicati" nel menu degli strumenti, che Analizza il set di risultati e rimuove automaticamente i riferimenti duplicati.Solitamente il sistema segnala quanti elementi sono stati eliminati e quanti ne rimangono nel set corrente.

Su molte piattaforme è possibile configurare, da una sezione preferenze, che La rimozione dei riferimenti duplicati avviene automaticamente. ogni volta che si esegue una nuova ricerca. Questo consente di risparmiare molto lavoro manuale, anche se è consigliabile controllare regolarmente che i criteri duplicati siano corretti.

Oltre all'eliminazione in blocco, questi gestori consentono di selezionare manualmente riferimenti specifici per decidere se conservarli o eliminarli. Questa revisione manuale è utile quando il sistema non è sicuro se due record siano effettivamente lo stesso elemento. o se corrispondono a versioni diverse (ad esempio, preprint e versioni definitive).

Dopo aver rimosso i duplicati, il set di risultati viene aggiornato e mostra il numero ridotto di riferimentiQuesto controllo numerico aiuta a convalidare l'efficacia del debug e a documentare il processo in revisioni sistematiche o report di ricerca.