Come convertire una tabella di Word in testo: guida passo passo e suggerimenti

Hai una tabella in Word e vuoi trasformarla in testo normale? Questo procedimento potrebbe sembrare complicato se non lo si è mai fatto prima, ma in realtà è molto semplice se si seguono i passaggi giusti. In questo articolo spiegheremo in modo chiaro, passo dopo passo e con esempi pratici, come convertire una tabella di Word in testo, sia nelle versioni più recenti che in quelle più vecchie. In questo modo puoi utilizzare i tuoi dati in altri formati, documenti o persino applicazioni senza perdere la struttura o le informazioni importanti.

Che sia per lavoro, per scuola o per comodità, sapere come convertire una tabella di Word in testo ti farà risparmiare tempo ed evitare grattacapi. Padroneggiando questa procedura, sarai in grado di riutilizzare le informazioni della tabella per presentazioni, e-mail, fogli di calcolo o qualsiasi altra applicazione che richieda testo senza formattazione tabellare. Ecco la guida più completa, scritta in uno stile semplice da seguire anche se non sei un esperto di Word. Veniamo al dunque!

Perché convertire una tabella Word in testo?

Sono molteplici i motivi per cui potrebbe essere necessario trasformare una tabella in testo normale. Alcuni dei più comuni sono:

• Riutilizzare le informazioni in altri programmi come Excel, Blocco note, Google Docs o strumenti online in cui è più facile gestire i dati in formato testo.
• Facilitare il copia e incolla di informazioni per e-mail, presentazioni o pubblicazioni web.
• Elimina la struttura della tabella per rendere il testo più flessibile e consentire di modificarlo, formattarlo o applicargli altri stili.
• Preparare liste o documenti più leggeri che non richiedono il formato tabellare originale.

Comprenderne il motivo ti aiuterà a scegliere il metodo più appropriato e il formato finale desiderato.

Opzioni di pre-conversione: cosa succede al contenuto?

Prima di procedere, è opportuno capire cosa accade al contenuto quando si converte una tabella in testo in Word.

• La struttura delle righe viene trasformata in linee di testo, separati dal segno o dal carattere scelto (tabulazioni, virgole, punti e virgola, ecc.).
• Ogni cella diventa un frammento di testo seguito da, separati anche dal delimitatore selezionato.
• La formattazione all'interno delle celle, come grassetto, corsivo o colori, viene generalmente mantenuta, anche se potrebbero verificarsi lievi differenze a seconda della versione di Word.
• Le linee, i bordi e gli stili delle tabelle scompaiono, lasciando solo il testo modificato.

Pertanto, prima di eseguire il processo, è consigliabile verificare che l'ordine e il formato delle celle siano corretti. Potresti voler modificare il contenuto di una cella oppure unire/dividere le celle per ottenere esattamente il risultato che stai cercando.

Metodo principale: convertire una tabella in testo in Word

Vediamo ora il metodo più diretto e semplice per convertire una tabella in testo in Word in qualsiasi versione moderna (2010, 2013, 2016, 2019, Office 365). Attenersi alla seguente procedura:

1. Seleziona l'intera tabella che vuoi convertire. È possibile farlo posizionando il cursore all'interno di una cella qualsiasi e utilizzando l'icona di selezione della tabella che appare nell'angolo in alto a sinistra, oppure selezionando manualmente tutte le celle.
2. Vai alla scheda “Presentazione” all'interno degli strumenti della tabella (una volta selezionata la tabella, nella barra superiore di Word appariranno le schede "Progettazione" e "Presentazione").
3. Trova e clicca sull’opzione “Converti in testo”. In genere, questo pulsante si trova nel gruppo di strumenti "Dati".
4. Scegli il tipo di separatore che preferisci separare il contenuto delle celle. Word ti consente di scegliere tra schede, punto e virgola, trattino o qualsiasi altro carattere personalizzato.
5. Fare clic su "OK" per terminare. Word sostituirà automaticamente la tabella con testo normale, con i dati separati dal delimitatore scelto.

È così semplice! La tua tabella scomparirà e al suo posto troverai tutto il contenuto in formato testo, da copiare, incollare, modificare e riutilizzare.

Separatori: quale scegliere?

La scelta del carattere o del simbolo che separa i dati è importante perché influirà sul modo in cui si potrà lavorare con il testo in seguito.

• Schede: Consigliato se si intende incollare il testo in Excel in un secondo momento. o in un altro foglio di calcolo, poiché ogni scheda corrisponde a una colonna.
• Punto e virgola: Molto utile per creare file CSV, gestire dati o separare chiaramente le informazioni.
• Trattini: Può essere utile per elenchi o testi in cui la separazione è visivamente più evidente.
• Un altro personaggio personalizzato: Per evitare confusione, puoi utilizzare qualsiasi simbolo che non sia ripetuto nei dati.

Pensa all'uso che farai del testo risultante e scegli l'opzione più appropriata.

Cosa fare se l'opzione "Converti in testo" non viene visualizzata?

In alcune versioni precedenti di Word (ad esempio Word 2007 o 2003) o se la tabella è incorporata in un certo modo, il pulsante "Converti in testo" potrebbe non essere visualizzato.

In questi casi:

• Seleziona l'intera tabella.
• Fare clic con il tasto destro sulla selezione.
• L’opzione “Converti in testo” dovrebbe apparire nel menu contestuale. Se non viene visualizzata, cerca l'opzione nel menu in alto sotto le schede relative alle tabelle oppure prova a copiare la tabella e incollarla come testo normale in un altro documento per forzare la conversione.

In Word Online, la procedura è simile, anche se a volte potresti solo essere in grado di copiare il contenuto e incollarlo in un altro strumento (come Blocco note o Google Docs) per rimuovere la formattazione della tabella e mantenere il testo.

Conversione inversa: è possibile convertire il testo in una tabella?

Se dopo aver convertito una tabella in testo cambi idea o hai bisogno di ricostruire la tabella, non preoccuparti: il processo è reversibile. Basta selezionare il testo contenente i dati separati dallo stesso carattere e utilizzare l'opzione "Inserisci tabella" > "Converti testo in tabella...". Se si sceglie lo stesso delimitatore, Word ricostruirà automaticamente la tabella.

Errori e problemi comuni durante la conversione di tabelle in testo

Possono presentarsi alcuni problemi che, sebbene semplici da risolvere, possono spaventarti se non li conosci:

• Separatori già presenti nei dati: Se il testo nelle celle contiene virgole, punti e virgola, ecc., scegli un separatore diverso per evitare che le informazioni vengano confuse.
• Il formato non viene mantenuto: In genere il testo conserva la formattazione di base, ma colori, bordi o stili avanzati potrebbero andare persi.
• Righe o colonne unite: Se hai unito delle celle, il risultato potrebbe essere meno prevedibile. È meglio annullare le unioni prima di procedere alla conversione.
• Molte righe o celle vuote: Il risultato potrebbe includere interruzioni di riga o spazi extra. Una volta convertito, rivedi e pulisci il testo.

Suggerimenti e trucchi per convertire le tabelle di Word in testo come un professionista

• Eseguire una copia di backup del documento prima di applicare il processo, così potrai tornare indietro se non sei soddisfatto del risultato.
• Utilizzare la funzione Annulla (Ctrl+Z) se si desidera tornare immediatamente alla tabella originale dopo averla convertita.
• Prova delimitatori diversi a seconda di cosa intendi fare in seguito con il testo. Un carattere insolito, come la barra verticale "|", solitamente evita problemi.
• Se hai bisogno di ottenere solo una parte della tabella, seleziona solo le righe o le colonne che ti interessano.e ripetere il procedimento solo per quella selezione.
• Abbinare questo processo ad un incollaggio speciale se si desidera trasferire i dati in Excel, PowerPoint o programmi di modifica del testo normale.

Altri modi per convertire le tabelle di Word in testo

Oltre al metodo diretto, esistono alternative che puoi usare in base alle tue esigenze:

Copia e incolla nel Blocco note o in un editor di testo normale

Se vuoi solo il testo "pulito", puoi copiare la tabella da Word e incollarla in un editor di testo come Blocco note.. In questo modo verrà rimossa qualsiasi formattazione della tabella, anche se si perderà la separazione delle colonne se non si sceglie con attenzione come copiare i dati.

Esporta in altri formati

• Salva come file di testo normale: Puoi salvare l'intero documento come file .txt da Word e modificare manualmente le parti che ti interessano.
• Utilizza gli strumenti online: Esistono in rete delle utilità che consentono di incollare una tabella di Word e convertirla in testo, o viceversa, molto rapidamente.

Automazione avanzata: macro e VBA

Se è necessario eseguire questo processo ripetutamente o con molte tabelle, è possibile utilizzare una macro di Word. Una piccola copione In VBA è possibile automatizzare la conversione di tutte le tabelle di un documento in testo in pochi secondi. Questa funzione è utile per lavori di modifica più estesi o per utenti avanzati.