Come combinare Excel con Word: importa dati da Excel a Word

In questo articolo ti mostreremo come combinare excel con Word. La combinazione di dati da un foglio di calcolo o da una cartella di lavoro Excel è uno strumento molto semplice ma potente che può far risparmiare un'enorme quantità di tempo quando si tenta di creare documenti con campi variabili.

Tutto, dalle buste e lettere ai biglietti da visita e alle tende da tavolo, l'unione dei dati eliminerà il compito esaustivo di scrivere ogni record a mano estraendo i dati da un file Excel designato.

Immagina le possibilità, soprattutto per scopi di direct mailing. Ci sono tre passaggi principali coinvolti nella creazione di un documento combinato. Il primo e più importante è l'elenco e i dati all'interno dell'elenco.

Dovresti assicurarti che le intestazioni delle colonne siano riconoscibili e adeguatamente etichettate. Ciò consentirà al processo di mappatura di procedere molto più agevolmente. Diciamo che vogliamo creare etichette postali per una cartolina "save the date". La prima cosa che dobbiamo fare è creare il foglio di calcolo Excel da cui un modello Word estrarrà i dati. Di seguito mostreremo maggiori dettagli.

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Nozioni di base sulla stampa unione

Eseguire una stampa unione può sembrare un compito arduo, ma in realtà il processo è abbastanza semplice. Potrebbe essere utile ottenere informazioni dettagliate se si pensa al processo di stampa unione in termini di 3 documenti:

1. Documento di stampa unione di Word con codici per campi personalizzati.
2. File di origine della stampa unione di Excel con informazioni sui destinatari, una riga per ciascun destinatario.
3. Il documento Word finale con lettere, e-mail, buste personalizzate, tra gli altri.

L'obiettivo della stampa unione è combinare i dati del File 1 e del File 2 per creare il File 3.

Preparazione del foglio di calcolo Excel per la stampa unione

Quando esegui una stampa unione, il tuo file Excel si collegherà al tuo documento di stampa unione di Word e Microsoft Word estrarrà i nomi dei destinatari, gli indirizzi e altri dettagli direttamente dal tuo foglio di calcolo Excel.

Quindi, prima di iniziare a unire in Word, assicurati che il tuo file Excel contenga tutte le informazioni che desideri includere, come nomi, cognomi, saluti, codici postali, indirizzi, tra gli altri.

Se desideri aggiungere più contatti o altre informazioni, è meglio apportare le modifiche o le aggiunte al foglio Excel adesso prima di eseguire la stampa unione. Cose importanti da controllare:

• Le colonne nel tuo foglio Excel devono corrispondere ai campi che desideri utilizzare durante la stampa unione. Ad esempio, se desideri rivolgerti ai tuoi lettori per nome, assicurati di creare colonne separate per nome e cognome. Se desideri ordinare i destinatari per stato o città, controlla se è presente una colonna separata per stato o città.
• Se il tuo file Excel include date, orari, valori di valuta o codici postali che iniziano o finiscono con 0, scopri come formatear numeri, date e valuta tramite stampa unione corretta.
• Se crei un foglio di calcolo Excel importando informazioni da un file .csv o .txt, utilizza l'Importazione guidata testo.

Combina i dati di una cartella di lavoro di Excel in un documento di Word

Per combinare Excel con Word è necessario seguire la procedura seguente:

Paso 1: si apre Microsoft Excel o qualsiasi altro software di foglio di calcolo tu utilizzi. (Funziona anche con i fogli di calcolo.) Google Docs). Poiché stiamo creando etichette postali, i dati che uniremo saranno nome, cognome e indirizzo.

Paso 2: La prima riga sarà l'intestazione delle colonne, quindi nella prima cella scrivi la parola Prima, nella cella successiva scrivi Ultimo e nella terza cella della prima riga scrivi Direzione. Allo stesso modo, scrivi Città, Stato y CAP rispettivamente nella quarta, quinta e sesta cella.

Ora che le intestazioni delle colonne sono impostate, inserisci le informazioni appropriate per ciascuna delle persone per cui stai creando un'etichetta. Una volta terminato, salva il foglio di calcolo con un nome e in una posizione che potrai individuare facilmente in seguito (preferibilmente sul desktop). Il tuo foglio di calcolo Excel dovrebbe assomigliare a questo (ad eccezione delle informazioni specifiche del destinatario):

Crea il modello di etichetta

Ora che l'elenco dei destinatari è stato creato, il secondo passaggio consiste nel creare il modello di etichetta. Per questo è necessario fare quanto segue:

Paso 1: si apre Microsoft Word e clicca su «Correos" in cima.

Paso 2: Successivamente, fai clic sul pulsante dei tag situato in alto a sinistra nel menu «Correos«.

Paso 3: quando si apre la finestra di dialogoBuste ed etichette«, cerca il pulsante «Opzioni» e fare clic su di esso.

Paso 4: La parte successiva è dove scegliamo i tag che stiamo utilizzando. Per questo esempio utilizzerò le etichette di spedizione Avery, modello n. 8163. Queste sono etichette postali da 2" x 4". Quindi, nella finestra di dialogo «Opzioni etichetta«, selezionare il numero del modello appropriato e premere «Accettare«.

Paso 5: Questo ti riporta al «Buste ed etichette«. Ora dovrebbe mostrare che hai selezionato il modello Avery n. 8163. Fai clic sul pulsante che dice «.Nuovo documento«.

Paso 6: ora dovresti guardare questo:

Sopra c'è il modello di etichette vuote con caselle di testo inserite che corrispondono esattamente al modello specifico che stai utilizzando (in questo caso 8163).

Inserisci i campi da unire

Ora che la pagina è impostata, inseriremo i campi che desideriamo unire nell'etichetta postale per continuare il processo e combinare Excel con Word. Per fare ciò, dobbiamo dire a Microsoft Word da dove estrarre i dati:

Paso 1: Trova e fai clic sulla scheda «Correos» nella parte superiore della barra degli strumenti.

Paso 2: fare clic sul pulsante «Seleziona i destinatari»E seleziona«Utilizza l'elenco esistente«.

Paso 3: Si apre una finestra di dialogo che consente di selezionare l'origine dati da una posizione sul computer.

Paso 4: Trova il foglio di calcolo Excel che hai appena creato e fai clic su «APRIRE«. Quando lo fai, viene visualizzata una piccola casella che ti chiede quale tabella desideri utilizzare all'interno del file Excel. Seleziona «Foglio1«. Se nel file di dati creato fossero presenti più fogli di lavoro, è necessario selezionare quello con i dati che si desidera unire. (Vedi immagine sotto).

Paso 5: Ora che è stata scelta l'origine dati, è il momento di inserire i campi di unione in base alle intestazioni create nel file di dati (nome, indirizzo, ecc.). Pertanto, cerca e fai clic sul pulsante «inserisci campo unione«.

Paso 6: Scegliere "Prima" e quindi ripetere il passaggio 5 (passaggio precedente) altre cinque volte fino a inserire ciascuno dei campi nella casella di testo. Dovrebbe assomigliare a questo quando hai finito:

Paso 4: Se noti, hai appena inserito i campi dati nel documento Word in cui è stato posizionato il cursore. Ora quello che devi fare è formattare la casella di testo in modo che i campi siano organizzati nel modo in cui desideri che il testo appaia sull'etichetta. Cliccare con il cursore del mouse tra i campi “«Prima"" E ""Ultimo»” e aggiungi uno spazio.

Inoltre, posiziona il cursore del mouse tra i campi “«Ultimo"" E ""Direzione»” e premere “entra"sulla tastiera. Aggiungi una nuova riga (premi “entra") tra i campi "«Direzione"" E ""Città»” e uno spazio e poi una virgola dopo i campi “«Città"" E ""Stato»”. Aggiungi uno spazio tra i campi “«Stato"" E ""Codice postale»” e aggiungi uno spazio. Pronto, il tuo documento dovrebbe assomigliare a questo:

Paso 5: Successivamente, vogliamo copiare e incollare questi campi nella seguente etichetta, quindi evidenziare i campi, copiarli e quindi incollarli nella casella di testo a destra:

Paso 6: Ora vogliamo inserire una regola per farti scegliere il record successivo dalla scheda tecnica. Per fare ciò, fare clic con il cursore del mouse davanti al campo “«Prima»” dal secondo fotogramma. Quindi, individua il pulsante “Regole” nella barra degli strumenti in alto e seleziona “Prossimo disco«. Il tuo documento ora dovrebbe assomigliare a questo:

Paso 7: Il passaggio successivo consiste nel copiare i campi dalla seconda casella di testo e incollarli nelle restanti otto caselle di testo vuote. Pertanto evidenzia i campi nella seconda casella di testo (inclusa la regola «Prossimo disco"), copiarli, quindi fare clic nella casella di testo vuota successiva e fare clic prendere.

Fare clic sulla successiva casella di testo vuota e fare nuovamente clic prendere. Ripeti il ​​passaggio di incolla finché tutte le caselle di testo nel documento non vengono riempite con i campi uniti. Il documento ora dovrebbe assomigliare a questo:

Imposta l'aspetto dell'etichetta

Ora che tutte le informazioni pertinenti sono mappate nel documento Word, è il momento di dedicarsi all'estetica. Vogliamo assicurarci che tutto abbia la dimensione del carattere corretta e che tutto sia centrato e assomigli a un'etichetta postale. Segui questi passaggi.

Paso 1: tenere premuto il pulsante «Ctrl» sulla tastiera e tenendo premuto il pulsante, premi il pulsante «A«. Questa è una scorciatoia per selezionare tutto sulla pagina. Questo ci permetterà di modificare più cose contemporaneamente.

Paso 2: Ora che tutto è selezionato, scegli la dimensione del carattere di cui sei soddisfatto. Selezioniamo un carattere a 12 punti. Inoltre, scegliamo un nuovo stile di carattere. In questo caso sceglieremo Arial.

Paso 3: quindi fare clic in un punto qualsiasi all'interno della prima casella di testo. Questo deselezionerà tutto. Ora, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla prima casella e verrà visualizzato un menu. Passa il mouse sopra «Allineamento delle cellule» e quindi selezionare «Allinea al centro a sinistra» (è la prima icona nella riga centrale delle icone di allineamento).

Paso 4: Successivamente, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla seconda casella di testo e ripeti il ​​passaggio precedente per ciascuna casella di testo finché l'intero documento non è allineato correttamente come nell'immagine seguente:

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Risultato finale

Ora il modello è completo e siamo pronti per unire i dati e combinare Excel con Word. Fare clic sulla scheda «Correos» nella parte superiore della barra degli strumenti. Quindi, seleziona il pulsante «Anteprima dei risultati«.

Assicurati che tutto sia come dovrebbe. Se tutto sembra corretto, fai clic su «Finisci e unisci»E seleziona«Modifica singoli documenti«. Quando lo fai, viene visualizzata una piccola casella che ti chiede quali record unire. Seleziona «tutto» e premi «AccettiR ".

Ora è stato creato un nuovo documento con tutti gli elementi nell'elenco dati combinati nel documento Word. Ora puoi apportare le modifiche che desideri a ciascuna etichetta nel caso in cui alcuni nomi o indirizzi lunghi causino problemi di formattazione. Dopo averlo esaminato, posiziona le etichette nella stampante e stampale.

Ti consigliamo di salvare il nuovo documento combinato nel caso in cui sia necessario modificarlo o stamparlo nuovamente. Altrimenti, se lo chiudi, dovrai unire nuovamente Excel con Word.

Importa dati Excel in una tabella Word

Questo è il metodo numero 2 e funziona altrettanto bene. Tuttavia, questo non è così avanzato come nel primo tutorial. Tuttavia, puoi fare abbastanza bene il tuo lavoro. Per iniziare, apri Excel e inserisci tutti i dettagli che desideri importare nella tabella di Word.

Seleziona tutte le righe e le colonne> copiale. Aprire Microsoft Word e fare clic con il tasto destro su uno spazio vuoto. Puoi trovare alcune opzioni per incollare come mostrato nell'immagine seguente:

Ora puoi posizionare il mouse su alcune delle opzioni e verificare quale è quella giusta per te. Quando selezioni un'opzione, i tuoi dati Excel verranno importati nella tabella Word.

Come unire la posta con date, valute e altri numeri

Quando si effettua un Stampa unione da Excel a Word, dovresti prestare particolare attenzione ai valori numerici come date, valuta e numeri. Questa parte del nostro tutorial sulla combinazione di Excel con Word ti mostrerà come formattare correttamente questi valori. Formatta codici postali e altri valori con zeri in Excel.

Per assicurarti che tutti i numeri siano combinati senza perdere gli zeri iniziali, formatta semplicemente la colonna del codice postale come testo nel foglio di calcolo Excel. Lo stesso vale per qualsiasi altro valore numerico con zeri. Questa è la procedura che devi seguire:

Paso 1: seleziona la colonna del codice postale, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Formato cella nel menu contestuale.

Paso 2: nella scheda Numero, Scegli Testo e quindi fare clic su Accettare.

Stampa unione di date e numeri utilizzando Dynamic Data Exchange

Se il tuo foglio di calcolo Excel contiene date, numeri decimali o valute, puoi utilizzare Scambio di dati dinamico per garantire che questi valori siano nel formato corretto una volta completata l'unione. Prima di iniziare la stampa unione, completare i seguenti passaggi in Microsoft Word:

Paso 1: ve a File > Opzioni > Avanzate.

Paso 2: scorri verso il basso fino alla sezione General, seleziona la casella di controllo «Conferma la conversione del formato del file all'apertura» e fare clic Accettare.

Poiché Dynamic Data Exchange è abilitato, potresti ricevere alcune richieste e fare clic Sì o Accettare. L'unica differenza rispetto alla normale stampa unione sarà la selezione dell'origine dati. Continuare con i seguenti passaggi:

Paso 1: Quando si selezionano i destinatari, fare clic su Spedizione > Seleziona destinatari > Utilizza un elenco esistente, come di solito.

Paso 2: trova il tuo foglio di calcolo, fai doppio clic su di esso, scegli Fogli di lavoro MS Excel tramite DDE (*.xls), quindi fare clic Accettare.

Nota: se l'opzione Fogli di lavoro MS Excel tramite DDE non è disponibile, selezionare la casella spettacolo todo nell'angolo inferiore sinistro.

Paso 3: clicca su Intero foglio di calcolo e poi in Accettare.

Ora puoi continuare con la stampa unione di Excel come al solito. Per impedire a Word di visualizzare più messaggi ogni volta che si apre il file di dati, deselezionare "Conferma la conversione del formato del file all'apertura"(Opzioni di Word > Avanzate > Generale) dopo esserti connesso alla tua mailing list.

Formato data, ora, numero e valuta

Se desideri che numeri, date o valute vengano formattati in modo diverso rispetto al file di origine della stampa unione di Excel, puoi farlo direttamente in un documento di Word. Segui questi passaggi:

Paso 1: Seleziona il campo di unione di cui desideri modificare il formato. Può essere Data, Valuta, Percentuale o qualche altro campo.

Paso 2: impulso Maiusc + F9 per visualizzare la codifica del campo. Ad esempio, se hai selezionato il campo Valuta, dovresti vedere qualcosa di simile a questo: {VALUTA DEL CAMPO DI FUSIONE}.

Paso 3: Aggiungi al campo uno degli interruttori immagine forniti di seguito. Ad esempio, se vuoi che 3000 appaia come $ 3000, aggiungi \#$,0 e ottieni il seguente codice di campo: {VALUTA CAMPO UNICO\#$,0}.

Paso 4: impulso F9 per aggiornare il campo. Quindi premere Maiusc + F9 per vedere il risultato.

Analogamente ai numeri e alla valuta, aggiungi un interruttore immagine per modificare il formato del campo Data ora. Ad esempio, per visualizzare una data come il 20 maggio 2014, aggiungi il seguente cambio di immagine: \@ «d, MMMM aaaa».

Il codice di campo risultante sarà simile al seguente: {MERGEFIELD Data \@ «d, MMMM aaaa»}. Puoi usare qualsiasi altra espressione d, me per data e ora, ma ricorda che la M maiuscola indica i mesi e la m minuscola viene utilizzata per i minuti.

Modificare il formato della data e dell'ora correnti

Se hai aggiunto il campo DATA mostrando la data corrente e il campo TEMPO che visualizza l'ora corrente nel documento di stampa unione, puoi modificarne la formattazione in modo più visivo.

Paso 1: selezionare il campo Data o ora di cui vuoi cambiare il formato.

Paso 2: impulso Maiusc-F9 per visualizzare la codifica del campo. Se hai selezionato il campo della data, dovresti vedere qualcosa di simile a questo: {DATA\@“M/g/aaaa”}.

Paso 3: fare clic con il tasto destro sul campo e scegliere Modifica campo nel menu contestuale.

Paso 4: Nella finestra di dialogo Archiviazione, assicurati che il nome del campo sia impostato su Data. Quindi, seleziona il formato desiderato in Formati data e fai clic Accettare.

Se desideri preservare la formattazione durante gli aggiornamenti, seleziona la casella di controllo appropriata in basso a destra nella finestra di dialogo.

Scorciatoie per la stampa unione

Se hai bisogno di combinare regolarmente Excel con Word, imparare alcune scorciatoie può farti risparmiare tempo extra. Tutte le scorciatoie seguenti funzionano in Microsoft Word 2016, 2013 e 2010. Probabilmente funzionano anche in Word 2007, anche se non abbiamo testato versioni precedenti e non possiamo dirlo con certezza. Le scorciatoie sono le seguenti:

• Alt+F9: Passa tra tutti i codici di campo e i risultati in un documento di stampa unione.
• Maiusc + F9: esporre la codifica del campo selezionato.
• F9: aggiorna il file selezionato. Posiziona il cursore in un punto qualsiasi del campo e premi F9 per aggiornarlo.
• F11: vai al campo successivo.
• Maiusc + F11: vai al campo precedente
• Alt + Maiusc + e: modificare il documento di stampa unione. Tieni presente che ciò interromperà la connessione tra il tuo file Excel e il documento Word, di conseguenza il tuo feed di stampa unione non si aggiornerà più automaticamente.
• Alt+Maiusc+f: inserisci un campo di unione dalla tua origine di stampa unione.
• Alt + Maiusc + M: stampa il documento combinato.
• CTRL+F9: inserisce un campo vuoto.
• CTRL+F11: blocca un campo. I risultati del campo non verranno aggiornati quando si modificano le informazioni nel file di origine Excel.
• Ctrl + Maiusc + F11: sblocca un campo. I risultati del campo verranno aggiornati nuovamente.
• Ctrl + Maiusc + F9: scollega un campo. Il campo verrà rimosso permanentemente da un documento, sostituito con il suo valore corrente e da quel momento in poi trattato come testo normale.
• Alt+Maiusc+d: inserire il campo DATA che mostra la data corrente.
• Alt + Maiusc + P: inserire il campo PAGINA mostrando il numero di pagina.
• Alt + Maiusc + T: inserire il campo TEMPO che mostra l'ora corrente.
• Alt+Ctrl+l: inserire il campo NUMERO LISTA.

Dare un'occhiata a: Soluzione: "Microsoft Word ha smesso di funzionare" in Windows 10

Pensieri finali

Ci auguriamo che questo tutorial ti sia stato utile e che tu abbia imparato come combinare Excel con Word. Una volta eseguiti i passaggi di base, puoi diventare creativo. Se sei riuscito a realizzare il processo di cui avevi bisogno, attendiamo i tuoi commenti nella sezione corrispondente. Accettiamo anche suggerimenti. D'altra parte, sulla nostra pagina puoi trovare un gran numero di tutorial che possono esserti molto utili.