Bilance approvate per VeriFactu: Sì! Anche le bilance per la vendita al dettaglio saranno interessate...

L'obbligo di adattare le bilance commerciali al sistema VeriFactu è già una realtà per migliaia di aziende che vendono prodotti a peso. Se emetti biglietti, stai emettendo fatture semplificate e rientri pienamente nell'ambito di applicazione della norma.In questo articolo ti guideremo, in modo dettagliato e con un linguaggio chiaro, attraverso i requisiti tecnici, operativi e legali che le stampanti devono soddisfare per essere aggiornate.

Al di là del gergo normativo, l'idea è semplice: Il Tesoro richiede la tracciabilità, l'integrità e l'inalterabilità di ogni scontrino o fattura semplificata., e ciò comporta nuove funzionalità nel software della bilancia, l'integrazione di certificati digitali e la connessione in tempo reale all'AEAT (Agenzia delle Entrate) o con garanzie equivalenti in assenza di Internet.

Che cos'è VeriFactu e perché influisce sulle tariffe dei biglietti?

VeriFactu (noto anche come Veri*Factu) è il nome utilizzato per i sistemi di fatturazione verificabili progettati per combattere le frodi fiscali. Il suo focus, nel commercio al dettaglio con vendite a peso, è la fatturazione semplificata: scontrini stampati dalla bilancia.

Il regolamento impone due pilastri: da un lato, il contenuto della ricevuta ricevuta dal cliente; dall'altro, la presentazione o l'archiviazione dei documenti di fatturazione presso l'AEAT (Associazione delle autorità fiscali). Il biglietto deve contenere il testo legale "Fattura verificabile presso la sede elettronica AEAT" o la dicitura "Veri*Factu" e un codice QR scansionabile. che porta alla consultazione di tale registro presso l'Amministrazione.

Parallelamente, ogni biglietto genera un record di fatturazione che viene trasmesso in tempo reale o con la periodicità stabilita all'AEAT, sigillato con una firma elettronica valida (FNMT) per garantirne l'autenticità e l'inalterabilitàIn settori come macellerie, pescherie, negozi di frutta e verdura o gastronomie, dove lo scontrino viene emesso dalla bilancia, la bilancia deve integrare queste funzioni.

Se emetto solo biglietti e non fatture, sono tenuto a rispettare questa regola?

Sì. Il tradizionale “ticket” è, legalmente, una fattura semplificata. I requisiti VeriFactu si applicano sia alle fatture complete che a quelle semplificate.Pertanto, qualsiasi bilancia che emette biglietti come prova di vendita deve essere adeguata.

Requisiti chiave per le bilance Veri*Factu

Per essere conforme, la bilancia deve tenere conto del documento inviato e della traccia digitale che lo supporta. Sono due fronti obbligatori e complementari:

• Biglietto cliente: Oltre ai dati usuali, è necessario includere il testo legale indicato e un QR code che consente al cliente di accedere alle informazioni presso l'AEAT.
• Registro di fatturazione: Per ogni scontrino la bilancia genera un file (ad esempio XML) con firma elettronica e lo invia o deposita alla Tesoreria secondo i termini stabiliti dalla legge.

Questo schema persegue la tracciabilità e l'integrità delle informazioni. Ogni record è collegato al precedente tramite un'impronta digitale o hash., evitando modifiche non documentate e consentendo un monitoraggio completo.

Nuove funzionalità tecniche: certificato digitale, XML e software approvato

Le bilance VeriFactu devono gestire certificati qualificati, in genere il certificato digitale FNMT dell'emittente. Questo certificato autentica la comunicazione con l'AEAT e firma i registri., conferendo loro validità giuridica.

Il sistema genera automaticamente un file di registro per ogni fattura semplificata con la struttura, il formato e la codifica richiesti dall'AEAT. Il contenuto minimo dell'XML riguarda i dati fiscali e di controllo:

• NIF/CIF dell'emittente.
• Numero e serie della fattura (o numero di fattura semplificato).
• Tipo di fattura: vendita, rettificativa, annullata, ecc.
• Aliquote e totali delle imposte (IVA e totale).
• Data, ora e fuso orario di generazione del record.
• Traccia o hash del record precedente, con il suo riferimento temporale, per garantire la concatenazione.

Per fare tutto questo senza l'intervento dell'utente, La bilancia deve incorporare un "Software di contabilità approvato" o un software di fatturazione convalidato dall'AmministrazioneLe bilance per PC (bilance digitali con sistema operativo e software di gestione integrati) sono le più adatte perché combinano facilità d'uso, controllo remoto, aggiornamento, display ricchi di contenuti e connettività robusta.

Comunicazione in diretta con l'AEAT: cosa viene inviato e come viene controllato

Connesso a Internet, la bilancia invia i dati di fatturazione e verifica la tua identità tramite il certificato elettronico. Lo scambio può avvenire praticamente in tempo reale, con spedizioni ricorrenti di record (ad esempio, ogni minuto), in conformità con i servizi web definiti dall'AEAT.

La bilancia deve ricevere, salvare e visualizzare le risposte automatiche dell'AEAT per ogni spedizione. Una “finestra di fatturazione” o pannello di stato facilita il controllo: un elenco dei record inviati, data/ora e un indicatore semaforico (verde/rosso). che indica se tutto è corretto o se ci sono errori da rivedere.

Inoltre, il biglietto stampato deve includere un riferimento Veri*Factu e il corrispondente codice QR. Il codice QR ti indirizza all'URL ufficiale in cui vengono visualizzati i dati depositati per quel biglietto., garantendo al cliente una trasparenza immediata.

Cambia il modo in cui lavora il personale?

No. Le operazioni di sportello giornaliere vengono mantenute. Le nuove azioni (generazione, firma e invio del record) vengono eseguite automaticamente dalla bilanciaTuttavia, per lo streaming live è necessaria una connessione Internet.

Scenari senza Internet: sistema “No Veri*Factu” e requisiti differiti

Nei mercati di strada o in altre situazioni senza connettività, la normativa prevede lo scambio differito, noto come “Nessun Veri*Factu”Questo modello è più restrittivo e richiede il rafforzamento delle misure di sicurezza interne finché le informazioni non potranno essere presentate. Il sistema deve garantire l'integrità, la tracciabilità e la segnalazione tempestiva degli incidenti.:

• Conservazione di tutti i registri (fatture e fatture semplificate) per 4 anni, su scala o meno.
• Firma digitale di ogni registrazione e verifica della correttezza della firma.
• Validazione preventiva che ogni record soddisfi tutti i requisiti delle normative Veri*Factu.
• Allarmi di anomalia automatico quando vengono rilevati errori.
• Integrità temporale: : antimanomissione con data e ora precise, con tolleranze ristrette (meno di un minuto).
• Concatenamento di record includendo informazioni parziali da quello precedente.
• Registro eventi ogni 6 ore di funzionamento (o prima dello spegnimento se avviene prima), compresi eventuali incidenti.
• esportazione di registrazioni ed eventi per intervalli di date quando l'AEAT lo richiede.
• Monitoraggio completo avanti e indietro per garantire la completa tracciabilità.

Con queste garanzie, anche senza spedizione immediata, Le bilance mantengono la catena di custodia dei dati e la conformità normativa fino alla sua remissione su richiesta.

Chi dovrebbe adeguare la propria bilancia?

Ogni persona o ente che effettua operazioni soggette ad obblighi di fatturazione deve adeguare: persone fisiche, persone giuridiche ed enti privi di personalità giuridica, nell'ambito dell'imposta sul reddito delle persone fisiche, dell'imposta sulle società o dell'IRNR, salvo le eccezioni indicate di seguito.

Eccezioni: quando un'altra regola non si applica o si applica

Sono escluse le zone non soggette a IVA, come le Isole Canarie, Ceuta e Melilla. Nei Paesi Baschi è in vigore TicketBAI, un sistema con requisiti simili.Allo stesso modo, coloro che sono registrati nel sistema di fornitura immediata di informazioni (SII) o nel territorio forale sono esenti dal regime statale VeriFactu.

Calendario normativo e riferimenti del BOE

Il quadro tecnico è stato stabilito dal Regio Decreto 1007/2023 (BOE 6 dicembre 2023). Inizialmente si era parlato di adattare i sistemi prima del 1° luglio 2025.e che l'AEAT avrebbe consentito il servizio di ricezione dei documenti entro il periodo stabilito dopo l'ordinanza ministeriale di sviluppo.

Successivamente, l'ordinanza ministeriale pubblicata il 2 aprile 2025 ha specificato l'entrata in vigore da parte dei gruppi: entro il 1° gennaio 2026 per le aziende e entro il 1° luglio 2026 per i lavoratori autonomiHa inoltre stabilito le scadenze entro cui l'AEAT deve fornire il servizio di accoglienza per le registrazioni. In sintesi: L'adattamento non può essere rinviato, ma con date scaglionate per tipologia di impegno.

Modelli in scala e software: cosa si usa sul mercato

Nel canale professionale, le bilance PC sono state consolidate con software di fatturazione integrato che hanno già aderito a TicketBAI nei Paesi Baschi e ora stanno passando a VeriFactu. Esempi tipici sono i PC Dibal (serie CS-2100/CS-2200) con software di fatturazione, già predisposti per gli ambienti provinciali e adattati alle nuove esigenze statali.

Un altro riferimento sono le bilance EPELSA PC (gamme TouchScale, K-Scale e XS) con software di fatturazione che, In base a una dichiarazione responsabile, sono conformi al Regolamento sui requisiti per le soluzioni di fatturazione IT e le specifiche approvate con decreto ministeriale. La sua precedente esperienza con TicketBAI accelera la transizione.

Nelle soluzioni POS e gestionali, è comune trovare software come ETPOS 5 su bilance e terminali touch, con supporto per TicketBAI e una roadmap per l'adattamento a VeriFactu. Questi ambienti consentono Aggiornamenti remoti, backup su cloud e controllo centralizzato di flotte di attrezzature, il che ne facilita l'implementazione.

Qualunque sia il produttore, la chiave è che il il software è convalidato, gestisce i certificati FNMT e genera/invia i record con firma e concatenamento, oltre a offrire un'interfaccia di monitoraggio (finestra di fatturazione con stati per spedizione).

Approvazione metrologica: il semplice cablaggio di una bilancia al POS non è sufficiente.

Per anni, qualsiasi bilancia dotata di porta RS-232 veniva collegata a un POS e basta. Questa pratica non è più valida se il set funziona come strumento di pesatura per la vendita e l'emissione dei biglietti.Dal punto di vista metrologico viene valutato l'intero insieme, non solo la singola scala.

Ciò significa che l'installazione, l'integrazione e le riparazioni devono essere eseguite da commercianti/riparatori autorizzati e registrati presso il Centro Metrologico Spagnolo (CEM)La sola conformità CE della bilancia non ne legittima l'utilizzo se l'intero sistema (bilancia + stampante + POS/software) non è correttamente omologato come strumento di pesatura per transazioni commerciali.

In molti settori industriali (aeronautico, farmaceutico, automobilistico, agroalimentare) sono richiesti Bilance e stadie con certificazione metrologica CE e certificati tracciabili con numero di serieNel commercio al dettaglio, il blocco di fatturazione VeriFactu aggiunge anche requisiti software e di comunicazione con l'AEAT.

Bilance “solo peso” vs. bilance con stampante

Le bilance di sola pesatura sono perfette per le operazioni interne, il controllo dell'inventario o i luoghi in cui lo scontrino viene emesso da un POS separato. Sono veloci, precisi e robusti e semplificano il lavoro quotidiano., ma non coprono da soli gli obblighi VeriFactu se la ricevuta di vendita viene emessa dalla bilancia.

Quando la bilancia stampa lo scontrino della transazione, deve incorporare il software approvato, il codice QR, il testo legale e il circuito di firma/invioSe il biglietto viene emesso dal POS, il software POS è responsabile di VeriFactu; tuttavia, la componente metrologica dell'intero processo deve essere adeguatamente valutata e documentata.

Come dovrebbe apparire l'interfaccia di controllo sulla bilancia

Per facilitare gli audit interni e la risoluzione dei problemi, la maggior parte delle soluzioni include un finestra di fatturazione con cronologia delle spedizioni: numero di registrazione, data/ora, tipo di documento (vendita, correttivo, annullato), stato AEAT e dettagli di eventuali errori.

Un sistema ben progettato mostrerà un semplice indicatore semaforico (verde se tutto va bene, rosso se è necessario intervenire) e consentirà nuovi tentativi, esportazioni per intervallo di date e filtri per stato. Questa interfaccia non è un capriccio: riduce i tempi e previene errori operativi.

Documentazione e regolamenti da tenere d'occhio

Oltre alle guide tecniche AEAT sui sistemi di fatturazione computerizzata (SIF) e sui servizi web Veri*Factu, è consigliabile tenere a portata di mano quanto segue: Regio Decreto 1007/2023 (BOE 6/12/2023) e Ordinanza Ministeriale del 2/04/2025 che specifica il calendarioControllare le versioni e le note tecniche poiché potrebbero essere aggiornate.

L'AEAT fornisce servizi web separati per l'invio in tempo reale e per i rinvii su richiesta. Il tuo fornitore deve rispettare tali specifiche e mantenere aggiornato il software.. Conferma inoltre le scadenze per l'affidamento della ricezione degli atti.

Chiunque venda o sviluppi software di fatturazione ha degli obblighi specifici: Fornire soluzioni conformi, mantenerle e non includere funzionalità che consentano di nascondere o modificare i record.Se acquisti un'integrazione personalizzata, richiedi la documentazione tecnica e di conformità.

Adottare VeriFactu non significa semplicemente "mettere un codice QR sul biglietto". Si tratta di garantire che ogni vendita venga registrata, firmata, concatenata e, quando opportuno, comunicata correttamente.Con una bilancia PC approvata, un software convalidato, certificati validi e un buon piano operativo, l'adattamento è gestibile e ti protegge da ispezioni e requisiti.

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Isaac

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