Guida completa all'utilizzo della funzione Stampa unione in Word

Se ti sei mai chiesto come inviare lo stesso documento personalizzato a persone diverse, facendo sì che ogni destinatario riceva solo le informazioni che gli corrispondono, ciò che devi fare è imparare a usare questa funzione in modo approfondito. Stampa unione in WordQuesto strumento, sebbene a volte trascurato, è uno dei più potenti e versatili per risparmiare tempo, evitare errori e ottenere una finitura completamente professionale in ogni tipo di comunicazione personalizzata. Che si tratti di lettere, buste, etichette o email, il processo apre un mondo di possibilità ed è molto più semplice di quanto sembri.

Nelle righe seguenti troverete una guida completa che include Tutti i passaggi y Tricks Suggerimenti essenziali per padroneggiare la stampa unione in Word, dalle basi alle opzioni avanzate come la formattazione dei campi e l'utilizzo di regole automatiche. Include anche consigli pratici per evitare errori comuni e ottenere il massimo dai documenti, sia che li stampiate, li inviiate via email o li archiviate digitalmente. Se volete che le vostre comunicazioni diventino più efficienti e professionali, continuate a leggere perché imparerete tutto.

Cos'è esattamente la funzione Stampa unione in Word?

La caratteristica Stampa unione Word consente di creare un batch di documenti personalizzati, tutti con struttura e layout identici, ma con date specifiche per ogni destinatario. Ciò significa che puoi generare lettere, e-mail, etichette o buste in cui cambiano solo dettagli quali nome, indirizzo, data o qualsiasi informazione rilevante da un elenco o database.

Il segreto è collegare un documento modello (il modello che progetti in Word) con un fonte dei dati: Può trattarsi di un file Excel, di una tabella creata in Word, di un database di Access o persino di un elenco di contatti di Outlook. In questo caso, Word utilizzerà il cosiddetto campi combinati (segnaposto all'interno del testo) che compileranno automaticamente le informazioni corrispondenti per ogni record nell'elenco. In questo modo, è possibile inviare lo stesso messaggio personalizzato a decine o centinaia di persone in pochi minuti, senza perdere qualità o commettere errori di copia-incolla.

Quando è utile utilizzare la stampa unione?

L'uso più classico è l'invio di lettere in massa, ma ci sono molte altre situazioni in cui stampa unione Si rivela l'opzione più intelligente:

• Lettere personalizzate per clienti, studenti o dipendenti.
• Buste stampate con i dati esatti di ciascun destinatario.
• Etichette adesive per spedizioni postali, identificatori o materiale promozionale.
• Correos elettronici personalizzati inviato automaticamente da Word utilizzando le informazioni di contatto da un foglio di calcolo.
• Documenti con informazioni variabili, come certificati, inviti o avvisi, in cui cambiano solo alcuni campi.

Documenti e dati coinvolti nella combinazione

In ogni stampa unione, solitamente intervengono i seguenti elementi: tre elementi chiave:

• Origine dati: Questo è il file in cui vengono memorizzate le informazioni del destinatario: nomi, cognomi, indirizzi, indirizzi e-mail, date, importi, ecc. In genere, viene utilizzato un foglio di calcolo Excel, una tabella Word, un database o un elenco di contatti.
• Documento modello: Questo è il modello che progetti in Word, con il formato e il testo che desideri che abbiano tutti i documenti risultanti, ma lasciando spazi per l'inserimento di dati variabili utilizzando i campi combinati.
• Documento combinato: Questo è il risultato finale del processo, un file in cui ogni pagina (o email, etichetta, busta, ecc.) contiene i dati individuali di ogni record nella sorgente dati. Puoi scegliere di stamparlo, modificarlo o inviarlo direttamente.

Tipi di combinazione e documento modello

In Word, la funzione di stampa unione si adatta a diversi tipi di documenti modello, a seconda dell'obiettivo che si persegue:

• Lettere:Quando vuoi inviare lettere personalizzate in cui cambiano solo pochi dettagli importanti.
• buste: Se si desidera stampare i dati direttamente sulle buste, evitando le etichette.
• tag: Perfetto per la stampa su fogli di etichette adesive, molto utile per spedizioni postali, decorazioni di prodotti o archiviazione.

Sebbene il processo di base sia lo stesso, alcuni passaggi o campi potrebbero variare leggermente a seconda del modello di documento scelto.

Passo dopo passo: come eseguire la stampa unione in Word

Di seguito hai un file guida pratica organizzata per padroneggiare l'intero processo:

1. Preparare la fonte dati

Prima di aprire Word, assicurati di avere pronto l'elenco dei destinatari. Se utilizzi Excel, inseriscilo nel prima riga le intestazioni (Nome, Cognome, Email, ecc.) e sotto ogni record, in una riga a sé stante. Puoi aggiungere tutte le colonne che desideri per incorporare dati variabili.

Non dimenticare salva e chiudi il file Excel prima di collegarlo a Word per evitare errori di importazione. Se l'elenco è in Word, utilizza una tabella ben organizzata.

2. Creare il documento modello in Word

Apri un nuovo documento o scegli un modello e scrivi il testo di base che tutti i destinatari condivideranno. Pensa a dove dovrai inserire i campi variabili (come nomi o importi) e lascia degli spazi in quei punti.

Nota! È possibile creare design molto elaborati con loghi, firme digitali, tabelle, immagini, ecc. Tutto ciò che è presente nel modello verrà ripetuto esattamente in ogni copia personalizzata.

3. Avviare la stampa unione

Nella barra multifunzione superiore, fare clic sulla scheda correspondencia e cerca l'opzione Avvia stampa unioneQui puoi scegliere tra lettere, buste, etichette, e-mail o altri tipi di unioni personalizzate, a seconda dello scopo della tua spedizione.

Per i meno esperti è consigliabile utilizzare il Procedura guidata per la stampa unione passo dopo passo, disponibile dallo stesso menù, poiché ti guiderà visivamente e facilmente attraverso tutti i passaggi necessari.

4. Collegare il documento alla fonte dati

Clicca su Seleziona i destinatari e scegli l'opzione Utilizza un elenco esistente Se si parte da un foglio di calcolo Excel o da una tabella predefinita, accedere al file e selezionarlo. Se il file contiene più fogli, selezionare quello con l'elenco principale. Quando si accetta, Word riconoscerà automaticamente le intestazioni di colonna come campi disponibili per l'unione.

Se preferisci, puoi creare un nuovo elenco direttamente in Word o addirittura importare i contatti da Outlook.

5. Inserire i campi di unione

Una volta che il documento modello e la fonte dati sono collegati, è il momento di inserire il campi combinati Ovunque desideri che appaiano i dati personalizzati. Puoi farlo dal menu Inserisci campo unione dalla scheda "Invii". Ad esempio, per salutare ogni destinatario per nome, passa il mouse sul testo in cui desideri che appaia e seleziona il campo "Nome".

• Puoi inserire blocchi di indirizzi completi, righe di saluto automatiche ("Gentile...") e qualsiasi altro campo individuale disponibile nella sorgente dati.
• Puoi personalizzare il testo, i formati e l'ordine dei campi per creare una presentazione esattamente come la desideri.

6. Personalizzare il formato dei campi di unione

Molte persone non sanno che i campi combinati possono formattato per visualizzare i dati Come date, importi o numeri in un formato specifico. Se, ad esempio, quando si visualizza una data si preferisce che venga visualizzata come "20/03/2024" invece di "03/20/2024" (un errore tipico nei formati inglesi), è necessario modificare il campo.

Per fare questo puoi premere Alt + F9 e quindi visualizzare il codice per i campi del documento. Nel campo data, aggiungere il formato desiderato, in questo modo: {MERGEFIELD Data_Alta \@ "gg/MM/aaaa"}. Fare lo stesso con gli importi monetari, aggiungendo il formato {MERGEFIELD Importo_Mensile \#.##0,00€}. Premere di nuovo. Alt + F9 per vedere il risultato formattato.

7. Usa regole avanzate: Se…Allora…Altrimenti

Word consente di aggiungere regole condizionali Per visualizzare un testo o un altro a seconda del valore di un campo. Ad esempio, se il campo "Città" è "Valencia", è possibile visualizzare un messaggio diverso rispetto alle altre città. Per farlo, utilizzare l'opzione Regole – Se…Allora…Altrimenti Dalla barra multifunzione di Mail è possibile personalizzare messaggi, avvisi o istruzioni per destinatari specifici, migliorando così la professionalità di ogni messaggio.

8. Visualizza il risultato prima di finire

Prima di generare i documenti finali, utilizzare il anteprima dei risultati per verificare l'aspetto di ciascuna combinazione. È possibile navigare tra i record utilizzando le frecce sulla barra multifunzione per verificare che tutti i dati siano visualizzati correttamente e che i campi siano correttamente collegati. Questo passaggio è altamente consigliato per evitare sorprese dell'ultimo minuto.

9. Finalizzare e generare i documenti combinati

Quando tutto è pronto, vai all'opzione Finisci e combinaQui si decide il destino della combinazione:

• Modifica singoli documentiVerrà generato un nuovo file Word con tutti i record personalizzati, uno per pagina. È possibile rivederlo e modificarlo prima di stamparlo o inviarlo.
• Stampa documenti:Il processo invia ogni documento personalizzato direttamente alla stampante, ideale per lettere o etichette fisiche.
• Inviare emails: Invia automaticamente ogni documento personalizzato all'indirizzo e-mail specificato nel campo corrispondente dell'origine dati, utilizzando Outlook come mittente.

Inoltre, puoi scegliere se utilizzare tutti i record, solo quello corrente o un intervallo specifico di destinatari.

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Isaac

Scrittore appassionato del mondo dei byte e della tecnologia in generale. Adoro condividere le mie conoscenze attraverso la scrittura, ed è quello che farò in questo blog, mostrarti tutte le cose più interessanti su gadget, software, hardware, tendenze tecnologiche e altro ancora. Il mio obiettivo è aiutarti a navigare nel mondo digitale in modo semplice e divertente.