Stampare buste ed etichette da Word passo dopo passo

Stampa buste ed etichette da Word È una di quelle funzionalità di cui molti conoscono l'esistenza, ma che quasi nessuno sfrutta appieno. Se ti occupi di spedizioni postali, che sia per un'azienda, un negozio online o la tua attività, padroneggiare questi strumenti può farti risparmiare molto tempo e grattacapi.

In questa guida vedremo Come creare, configurare e stampare buste ed etichette in WordChe tu abbia bisogno di una sola etichetta o che tu voglia inviare un lotto di indirizzi di clienti in grandi quantità, ti spiegheremo le nozioni di base, le opzioni avanzate, come sfruttare la stampa unione e come integrare i contatti di Outlook dove opportuno per automatizzare il più possibile il processo.

Versioni di Word compatibili e approccio generale

Sono disponibili strumenti per buste ed etichette in praticamente tutte le versioni moderne di Word. Tra queste rientrano Word per Microsoft 365, Word per Microsoft 365 per MacWord per il Web, Word 2024 (e la sua versione per Mac), Word 2021, Word 2019, Word 2016 e persino app mobili come My Office per iPhoneSebbene alcuni dettagli visivi possano variare, il flusso di lavoro è molto simile in tutti.

In sostanza, Word ti consente fare due grandi cose legate alle spedizioni fisicheDa un lato, progetta e stampa buste con gli indirizzi del destinatario e del mittente; dall'altro, crea pagine di etichette che possono essere attaccate su buste, scatole, pacchi o qualsiasi tipo di corrispondenza fisica che utilizzi nelle tue attività quotidiane.

Inoltre, questi strumenti si integrano con Funzioni di stampa unione e origini dati (come elenchi in Excel o la rubrica di Outlook), in modo da poter creare mailing personalizzati in batch senza dover digitare ogni indirizzo singolarmente.

È importante capire che le opzioni di Word sono divise tra Creazione rapida di una singola busta o etichetta e i processi più avanzati progettati per la creazione di massa. La parte migliore è che tutto è controllato dalla stessa scheda: Invii postali.

Configurare l'indirizzo del mittente in Word

Prima di iniziare a stampare buste come se non ci fosse un domani, vale la pena... definire un indirizzo di ritorno predefinito in Word. In questo modo, l'applicazione compilerà automaticamente quel campo ogni volta che creerai una nuova busta e dovrai modificarlo solo se vorrai utilizzare un indirizzo diverso.

Per stabilire questo indirizzo, quello che devi fare è configurarlo dalle opzioni generali di WordVai alla scheda File, poi a Opzioni e, tra le opzioni avanzate, troverai una sezione di impostazioni generali con una casella chiamata Indirizzo Postale. Lì puoi inserire l'indirizzo del mittente esattamente come desideri che appaia sul modulo stampato.

Questo indirizzo rimarrà salvati e disponibili per buste futurePertanto, non dovrai ripeterlo continuamente. E se in qualsiasi momento dovessi modificare l'indirizzo del mittente (ad esempio, se stai inviando da una filiale o da un indirizzo diverso), puoi sempre modificare temporaneamente il testo o scrivere un indirizzo alternativo direttamente sulla busta al momento della stampa.

Un ulteriore vantaggio è che, anche se decidi Non mostrare l'indirizzo del mittente su una busta specificaWord continuerà a utilizzare questo indirizzo come predefinito nelle impostazioni, in modo che non lo perderai per gli invii futuri.

Rivedere le opzioni di stampa prima di stampare le buste

Uno degli errori più comuni quando si lavora con le buste è non controllando come la stampante li aspettaOgni macchina ha il suo modo di alimentare la carta: alcune richiedono che la busta sia rivolta verso l'alto, altre verso il basso, alcune richiedono che venga inserita dal lato corto, altre dal lato lungo e anche la posizione cambia (a destra, al centro o a sinistra del vassoio).

Dalla scheda Invii, all'interno del gruppo Crea, puoi aprire l'opzione buste e accedere alla finestra di dialogo corrispondente. Lì troverai un pulsante Opzioni che aprirà una finestra con due schede chiave: una per le opzioni della busta (dimensione, posizione del testo, ecc.) e un'altra per opzioni di stampa specifiche per buste.

Nella sezione dimensioni, Word consente di scegli tra diversi formati di buste standardSe nessuna delle opzioni corrisponde a quella utilizzata, è possibile selezionare una dimensione personalizzata e immettere manualmente la larghezza e l'altezza della busta. Questa opzione è particolarmente utile quando si lavora con formati speciali, buste imbottite o dimensioni meno comuni.

Nella scheda delle opzioni di stampa, Word utilizza le informazioni provenienti dal driver della stampante Per mostrarvi uno schema su come caricare correttamente la busta, vedrete se deve essere posizionata a destra, al centro o a sinistra del vassoio, se deve essere inserita dal lato corto o lungo e se deve essere posizionata con il lato stampato rivolto verso l'alto o verso il basso.

Se la busta viene inserita dal lato cortoPotrebbe essere necessario ruotarlo per evitare che il testo appaia capovolto. È consigliabile effettuare una stampa di prova: inserisci un indirizzo di prova nella casella Indirizzo di consegna, carica una singola busta seguendo lo schema nella finestra delle opzioni di stampa e inviala in stampa. In questo modo puoi verificare se la stampa è corretta o se è necessario apportare modifiche.

Se il risultato non è quello che ti aspettavi, hai diverse alternative pratiche: Consultare il manuale della stampante o la sezione della guida. Per quanto riguarda il problema del caricamento delle buste, aggiorna il driver della stampante nel caso in cui sia disponibile una versione più recente e, naturalmente, torna alle opzioni di stampa di Word per provare diverse impostazioni finché non trovi la configurazione che funziona bene con il tuo modello specifico.

Crea, stampa e salva buste in Word

Una volta che hai chiarito le tue preferenze di stampa e l'indirizzo del mittente, è il momento di creare la busta stessaTutto inizia, ancora una volta, dalla scheda Invii e dal gruppo Crea, dove troverete il pulsante Buste.

Quando apri questa finestra di dialogo, vedrai due caselle di testo principali: una per indirizzo di consegna (destinatario) e un altro per l'indirizzo del mittente. Nel primo campo puoi inserire manualmente l'indirizzo a cui spedire la lettera o il pacco. Se hai una rubrica elettronica compatibile installata sul tuo computer, puoi inserire un indirizzo direttamente da lì, senza doverlo digitare manualmente.

Se vuoi prenderti cura del tuo aspetto, puoi formatear il testo da entrambe le direzioni È semplice. Basta selezionare il testo, fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere opzioni come "Font" per regolare il tipo di carattere, la dimensione, lo stile (grassetto, corsivo, ecc.) e altri parametri di formattazione. In questo modo, è possibile applicare uno stile più aziendale o semplicemente migliorare la leggibilità.

Nella casella dell'indirizzo del mittente, puoi digitare un nuovo indirizzo o lasciare che Word utilizzi quello già inserito. Se preferisci che l'indirizzo del mittente non venga visualizzato su una busta specifica, puoi selezionare la casella che ti consente di farlo. omettere l'indirizzo di ritorno in quella spedizione, mantenendo intatte le impostazioni predefinite per le buste future.

In alcuni ambienti, Word offre anche la possibilità di aggiungere affrancatura elettronica alla busta. Per farlo, è necessario installare un programma di affrancatura compatibile, solitamente disponibile solo in alcuni Paesi e tramite servizi specifici. Nella finestra di dialogo, è possibile abilitare l'opzione per aggiungere l'affrancatura e, se non è installato alcun programma, Word potrebbe suggerire di connettersi ai servizi online per ulteriori informazioni.

Una volta inserite le informazioni, hai due percorsi principali. Se vuoi semplicemente stampare la busta lì e subito Senza salvare nulla, inserisci una busta nella stampante seguendo lo schema mostrato nella scheda Opzioni di stampa della finestra di dialogo Opzioni busta e fai clic su Stampa. Word invierà il lavoro direttamente alla stampante.

Se quello che stai cercando è Salva il design della busta per riutilizzarlo o per allegarlo a un documentoÈ possibile selezionare l'opzione "Aggiungi al documento". Word inserirà la busta come prima pagina del file corrente, lasciando le pagine rimanenti libere per scrivere la lettera o il contenuto di accompagnamento. Quindi, è sufficiente andare su File > Salva con nome e assegnare un nome al file per salvarlo.

Crea e stampa pagine di etichette identiche

Oltre alle buste, Word semplifica il compito di Stampa fogli interi di etichette identicheQuesta soluzione è ideale, ad esempio, per etichette di indirizzi (mittenti) ripetute, adesivi identificativi di prodotti, codici interni o qualsiasi informazione che verrà ripetuta nel foglio.

Per fare ciò, è necessario andare alla scheda Corrispondenza e cliccare su tagSi aprirà una finestra di dialogo in cui potrai inserire le informazioni che desideri visualizzare sull'etichetta, solitamente nel campo Indirizzo. Queste informazioni sono solitamente testo, ma puoi combinarle con elementi grafici o formattazioni speciali, se necessario.

Prima di stampare è importante premere il pulsante Opzioni Per selezionare il fornitore di etichette e il prodotto specifico da utilizzare, Word include un elenco piuttosto ampio di marche e riferimenti di etichette. Quindi, se il tuo foglio di etichette ha un formato standard, lo troverai quasi sicuramente nell'elenco. Una volta scelto il prodotto corretto, Word regolerà automaticamente le dimensioni di ciascuna etichetta e il numero di etichette per foglio.

Se per qualsiasi motivo il tuo riferimento non appare nell'elenco, puoi utilizzare il pulsante Nuova etichetta Per creare un design personalizzato, dovrai inserire le dimensioni esatte di ogni etichetta, i margini, la spaziatura verticale e orizzontale e il numero di righe e colonne. Una volta salvato, potrai riutilizzare questo design in futuro.

Dopo aver scritto il testo dell'etichetta nella casella corrispondente, hai la possibilità di Modificare il formato utilizzando gli strumenti carattere e paragrafoProprio come con le buste. Basta selezionare il testo, fare clic con il pulsante destro del mouse e applicare le modifiche di formattazione desiderate (carattere, allineamento, interlinea, ecc.).

Nella parte inferiore della finestra di dialogo delle etichette, è possibile scegliere tra la stampa di un pagina intera dello stesso tag Oppure una singola etichetta in una posizione specifica sul foglio. Se devi riempire l'intero foglio con lo stesso contenuto, seleziona l'opzione "pagina intera" e stampa, oppure crea un nuovo documento per rivederli prima.

Se invece hai bisogno una singola etichetta Su un foglio parzialmente utilizzato, è possibile selezionare la riga e la colonna esatte all'interno della casella Solo etichetta. In questo modo, non si sprecano fogli di etichette: Word stamperà solo nella posizione specificata e lascerà intatti gli spazi rimanenti per un utilizzo futuro.

In ogni caso, è consigliabile, soprattutto quando si utilizzano disegni personalizzati o costosi fogli di etichette, Prova prima a stampare su carta comune per verificare l'allineamento. Questo assicura che il contenuto rientri esattamente nei limiti di ciascun tag.

Buste ed etichette per la stampa unione

Quando devi inviare grande numero di lettere o pacchi personalizzatiL'ideale sarebbe utilizzare lo strumento di stampa unione di Word. Questa funzionalità consente di collegare il documento a una fonte dati (ad esempio, un foglio di calcolo Excel con nomi e indirizzi) e di generare una busta o un'etichetta per ogni record in quell'elenco.

Nella scheda Corrispondenza hai la possibilità di Avvia stampa unioneDa lì puoi scegliere se lavorare con lettere, buste o etichette. Quando scegli Buste o Etichette, Word apre le finestre di dialogo di configurazione specifiche per ogni caso, dove puoi regolare dimensioni, margini e formattazione, come abbiamo visto in precedenza.

Per le buste, sono disponibili opzioni specifiche nella scheda Opzioni busta: dimensione della busta, carattere e posizione del testo Per mittente e destinatario. Word mostra un'anteprima del risultato, così puoi vedere come appariranno gli indirizzi una volta stampati. Inoltre, la scheda Opzioni di stampa consente di specificare la modalità di alimentazione della busta nella stampante, garantendo che la stampa unione funzioni senza errori di posizionamento.

Nel caso delle etichette, il processo inizia con la scelta il marchio e il riferimento per la carta per etichette Dal menu a discesa corrispondente. Selezionando il modello esatto, Word sa già quante etichette ci sono per foglio, le loro dimensioni e come distribuire il testo per una perfetta aderenza. E se le tue etichette non sono elencate, puoi crearne una personalizzata utilizzando l'opzione "Nuova etichetta".

Una volta definito il formato della busta o del foglio di etichette, il passo successivo è Seleziona i destinatariQui puoi collegare un file Excel, un database, una lista di contatti o persino creare manualmente una nuova fonte dati. Ogni riga della lista rappresenterà una spedizione diversa, con i relativi campi per nome, indirizzo, codice postale, ecc.

Quindi non resta che inserire il unisci i campi sulla busta o sulla prima etichettaAd esempio, è possibile inserire Nome, Cognome, Indirizzo, Città e Codice Postale esattamente nelle posizioni in cui devono essere stampati. Quando si esegue l'unione, Word genererà tante buste o etichette quanti sono i record nell'origine dati, ciascuna con le informazioni personalizzate del destinatario.

Nei tag, dopo aver accettato le impostazioni, il documento diventa una tabella che segna i limiti di ogni etichettaI bordi della tabella potrebbero non essere molto chiari a prima vista, ma ci sono: puoi abilitare o modificare la visualizzazione dei bordi per semplificare il lavoro. Tuttavia, è meglio disabilitare i bordi o rimuovere la linea visibile prima di stampare per evitare di disegnare linee inutili sulle etichette.

Una volta impostato tutto, non resta che inserire la combinazione: puoi Visualizza i risultati precedentiFiltra i destinatari se non vuoi utilizzare l'intero elenco e, quando sei soddisfatto, invia la stampa in blocco sapendo che ogni busta o etichetta conterrà le informazioni corrette.

Utilizzo dell'elenco contatti di Outlook e opzioni aggiuntive

Oltre alle fonti di dati come fogli di calcolo o database, Parola Si integra molto bene con Outlook.Client di posta elettronica di Microsoft. Questa integrazione è particolarmente utile se hai già i tuoi contatti organizzati con nomi, indirizzi postali e altri dati che desideri riutilizzare per le spedizioni postali cartacee.

Dalle opzioni Buste ed Etichette, di solito c'è un piccolo pulsante a forma di rubrica o taccuino che consente di Importa direttamente i contatti di OutlookCliccando, puoi selezionare il contatto che desideri utilizzare e compilare automaticamente i campi, come l'indirizzo di consegna, senza dover copiare e incollare.

Questa integrazione semplifica notevolmente la creazione di buste o etichette per singolo contattoMa puoi sfruttare questa funzionalità anche all'interno di una stampa unione, utilizzando la rubrica come origine dati. In questo modo, ogni contatto diventa un record destinatario nel tuo invio di massa.

All'interno delle opzioni della finestra di dialogo Buste ed etichette, vedrai anche altre informazioni pratiche: ad esempio, l'orientamento della carta nel vassoio della stampante e un'anteprima del risultato finale. Puoi regolare tutto questo dal pulsante Opzioni, assicurandoti che ciò che vedi sullo schermo corrisponda a come verrà stampato fisicamente.

Un'altra caratteristica che potrebbe essere di interesse è la aggiungere affrancatura elettronicaSe disponibile nel tuo Paese, per utilizzarlo dovrai scaricare un software di posta elettronica compatibile. In genere, questo software è disponibile tramite servizi di terze parti o link forniti da Microsoft. Ti consigliamo di verificare con l'ufficio postale locale se questa opzione è disponibile e come integrarla nel tuo flusso di lavoro.

Una volta che hai tutto pronto (formattazione, contatti, opzioni di stampa), il processo si riduce a qualcosa di semplice come premere stampaMa la chiave per evitare sprechi di buste o etichette sta nell'investire qualche minuto nella corretta preparazione di formati, margini, orientamento della carta e origine dati. Questo garantisce che ogni mailing abbia un aspetto professionale e che la stampante non faccia nulla di insolito con la carta.

Padroneggiare la stampa di buste ed etichette in Word Significa passare dal dover lottare con la stampante per ogni spedizione all'avere un sistema affidabile e veloce, completamente adattato al tuo modo di lavorare, sia che tu effettui un paio di spedizioni al mese o che tu prepari campagne massicce con centinaia di destinatari.