Microsoft 365 vs Google Workspace e la migrazione nelle aziende

Se hai lavorato con Google Workspace e stai pensando di passare a Microsoft 365Probabilmente metà del team è entusiasta di Gmail, Drive e Docs... e l'altra metà giura che senza di loro WordExcel e PowerPoint non possono sopravvivere. Questa situazione è più comune di quanto sembri: le organizzazioni che hanno investito in Google per anni, hanno formato i propri utenti, ma hanno ancora una percentuale molto alta di coloro che preferiscono l'ecosistema Microsoft.

In questo contesto, la domanda usuale è se Rimani su Google Workspace, sposta tutto su Microsoft 365 o coesisti senza convinzione Continuando con Office installato sui computer e i file in Drive. E, naturalmente, sorge un altro problema chiave: come fare un Migrazione ordinata di e-mail, file, calendari e autorizzazioni Senza rompere nulla e senza tenere gli utenti inattivi per una settimana. Analizziamo tutto questo con calma e con un approccio molto pratico.

Microsoft 365: un potente ecosistema per ambienti aziendali esigenti

Quando parliamo Microsoft 365 (in precedenza Office 365) Ci riferiamo a una piattaforma che combina le classiche applicazioni desktop con servizi cloud, sicurezza avanzata e moderni strumenti di collaborazione. In altre parole, unisce i tradizionali Word ed Excel con Teams. SharePointOneDrive e l'intera configurazione di amministrazione e sicurezza di Microsoft.

Tra i suoi componenti più noti ci sono: Applicazioni desktop e web per ufficio (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher), oltre a strumenti collaborativi come Teams, SharePoint e OneDrive, servizi aziendali come Exchange Online o Power Platform e un set crescente di soluzioni di sicurezza come Microsoft Defender e funzionalità di conformità.

Uno dei grandi punti di forza di Microsoft 365 è la sua Funzionalità offline completaGli utenti possono continuare a lavorare con tutte le risorse di Word, Excel o PowerPoint anche se perdono l'accesso a Internet, il che è fondamentale per le aziende con frequenti spostamenti, i cantieri, le filiali con scarsa connettività o semplicemente per gli utenti che preferiscono il modello tradizionale di un file locale che viene sincronizzato in un secondo momento.

Inoltre, la piattaforma è progettata per integrare con l'infrastruttura Windows e Active DirectoryPer questo motivo, si adatta particolarmente bene alle organizzazioni che operano già in un ambiente Microsoft, con server, domini e applicazioni aziendali basati su tecnologie interne.

Sul lato meno favorevole, Microsoft 365 comporta una certa complessità di configurazione e amministrazioneL'interfaccia di amministrazione è molto potente, ma richiede competenze tecniche specifiche per sfruttarne appieno le potenzialità. La curva di apprendimento può essere un po' più ripida per gli utenti che non hanno familiarità con l'ecosistema Microsoft, soprattutto per coloro che provengono da ambienti puramente web come Google Workspace.

Google Workspace: collaborazione cloud senza problemi

Google Workspace (in precedenza G Suite) è nato fin dal primo giorno con l'idea che Tutto avviene nel browser e in tempo realeNon c'è bisogno di installare pacchetti software pesanti: Documenti, Fogli, Presentazioni, Gmail, Calendario, Meet... tutto è accessibile dal web o da applicazioni Telefoni cellulari molto leggeri, progettati per funzionare ovunque.

Il cuore della suite è costituito da Gmail, Drive, Documenti, Fogli, Presentazioni, Calendario, Chat e MeetInoltre, include utilità come Moduli, Siti, Keep, Jamboard e AppSheet. In altre parole, hai la tua posta elettronica aziendale coperta, immagazzinamento nel cloud, suite per ufficio di base, videochiamate e messaggistica interna, con una forte attenzione alla semplicità.

Il punto di forza più grande di Google Workspace risiede nella sua collaborazione simultanea sui documentiPiù utenti possono modificare un file contemporaneamente, visualizzare le modifiche in tempo reale, commentare, suggerire e chattare all'interno del documento stesso, senza doversi preoccupare del controllo di versione o dei blocchi dei file. Per team distribuiti, startup e aziende con una struttura organizzativa molto orizzontale, questa è una vera chicca.

Un altro punto molto apprezzato è il suo interfaccia pulita e minimaleCiò consente alla maggior parte degli utenti di familiarizzare con il sistema in pochi minuti, soprattutto se utilizzavano già account personali Gmail o Google Drive. Per le organizzazioni con team IT di piccole dimensioni, questa semplicità riduce gli incidenti e i tempi di supporto.

Il lato meno positivo è che il dipendenza dalla connessione internet La differenza è piuttosto marcata: le modalità offline esistono, certo, ma non raggiungono il livello di maturità delle applicazioni desktop di Microsoft. Inoltre, sebbene la compatibilità con i file di Office sia migliorata significativamente, aprire o modificare documenti Excel o Word complessi può ancora essere problematico nel [sistema/app/ecc.]. Google Docs o Fogli.

Confronto chiave: esperienza utente, collaborazione e archiviazione

Se ci concentriamo sulle esigenze quotidiane dell'utente, Microsoft 365 offre interfacce con più opzioni e possibilitàCon barre multifunzione piene di menu, schede e impostazioni avanzate. È perfetto per gli utenti che sfruttano al massimo Excel o Word, ma può risultare difficoltoso per gli utenti meno esperti.

Google Workspace, d'altra parte, punta su un Design più pulito con funzionalità visualizzate contestualmenteQuesto nasconde parte della complessità, evitando che l'utente si perda. Accelera l'adozione, anche se alcuni utenti avanzati sentono la mancanza di opzioni più approfondite per documenti molto complessi.

In collaborazione, Microsoft 365 si basa in particolare su Teams, SharePoint e creazione condivisa in OfficeTeams unifica chat, canali, videochiamate e modifica collaborativa di documenti ospitati su OneDrive o SharePoint. La creazione condivisa funziona bene, sebbene l'esperienza sia a volte meno uniforme tra la versione desktop e quella online.

Google Workspace, da parte sua, ha il collaborazione in tempo reale incorporata nel DNATutto è progettato per una condivisione rapida, la modifica simultanea e la possibilità di commentare. L'integrazione di Meet con Calendario e Documenti semplifica notevolmente il passaggio da un'email o un documento a una videochiamata.

Nell'archiviazione e nella gestione dei file, OneDrive e SharePoint offrono un modello di biblioteca documentaria altamente strutturatocon controllo granulare di autorizzazioni, flussi di lavoro di approvazione, metadati e criteri di conservazione. Google Drive, d'altra parte, si distingue per la sua semplicità (e ci sono alternative come Guida protonica): ricerche potenti, condivisione agile e anteprima di quasi tutti i file senza bisogno di applicazioni aggiuntive.

Sicurezza, conformità normativa e integrazione con altri sistemi

Quando parliamo sicurezza e conformitàMicrosoft 365 solitamente presenta un vantaggio nei settori altamente regolamentati (finanza, sanità, pubblica amministrazione) perché include opzioni quali DLP avanzato, governance delle informazioni, Microsoft Defender, controllo molto preciso delle identità e degli accessi, oltre a un ampio catalogo di certificazioni (GDPR, HIPAA, ISO 27001, ecc.).

Anche in questo ambito Google Workspace non è da meno: Sfrutta l'infrastruttura globale e le misure di sicurezza di Googlecon verifica in due passaggi, protezione anti-phishing e il malwareVault per la conservazione dei dati e l'eDiscovery, nonché controlli di accesso contestuali. Tuttavia, alcuni controlli sono meno granulari di quelli di Microsoft in scenari altamente complessi.

Per quanto riguarda l'integrazione con altre applicazioni, Microsoft ha un vantaggio in casa quando l'azienda ha già Ambienti Windows, Azure, applicazioni .NET o soluzioni aziendali classichePower Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI, Power Pages) consente di automatizzare i processi, creare app low-code e connettere dati da più origini con un elevato livello di integrazione nativa.

Google Workspace si adatta come un guanto in organizzazioni altamente cloud-nativecon numerose applicazioni SaaS e un utilizzo intensivo di Google Cloud Platform. Il marketplace dei plugin e le API aperte consentono di connettere servizi di terze parti, sebbene in alcuni casi possa essere necessario affidarsi maggiormente allo sviluppo personalizzato o alle integrazioni esterne.

Nella comunicazione e nella videoconferenza, Squadre e Google si incontrano Coprono più che adeguatamente le esigenze della maggior parte delle aziendeTeams tende a guadagnare punti in ambienti in cui è necessario integrare la telefonia aziendale (Teams Phone) o grandi eventi dal vivo, mentre Meet è apprezzato per la sua semplicità e il suo buon funzionamento all'interno dell'ecosistema Google.

Quale piattaforma è la più adatta in base al tipo e alle dimensioni dell'azienda

La struttura organizzativa influenza notevolmente la decisione. aziende con gerarchie tradizionali e reparti molto definitiMicrosoft 365 è solitamente la soluzione più adatta grazie al suo controllo granulare, alla possibilità di configurare policy molto precise per area e alla sua facilità di integrazione con i sistemi legacy. database corporative.

Nelle organizzazioni con strutture piatte, team multifunzionali e una cultura collaborativa altamente orizzontaleGoogle Workspace è particolarmente comodo: tutti condividono, commentano e collaborano in tempo reale senza doversi preoccupare troppo dell'"architettura dei documenti" sottostante.

A causa delle loro dimensioni, le grandi aziende con migliaia di dipendenti tendono a optare per Piani Microsoft 365 o Google Workspace Enterprise a seconda che diano priorità alla conformità normativa estrema e all'integrazione con i sistemi legacy (più favorevoli a Microsoft) o all'agilità e alla collaborazione in tempo reale su larga scala (più in linea con Google).

Nelle aziende di medie dimensioni, entrambi Microsoft 365 Business Premium come Google Workspace Business Plus Offrono combinazioni molto ragionevoli di prezzo, funzionalità e sicurezza. Il fattore decisivo è solitamente l'ambiente esistente: se utilizzi già Office classico e Windows, probabilmente sceglierai Microsoft; se la tua attività è nata nel cloud con Gmail e app web, di solito vince Google.

Per le piccole imprese e le startup con meno di 50 dipendenti, la decisione è solitamente influenzata dalla facilità d'uso e dal budget IT. Avviatore di attività di Google Workspace Facilita un avvio ultraveloce, mentre Microsoft 365 Business Basic o Business Standard Sono molto interessanti quando si desidera includere anche applicazioni desktop con licenze per utente per più dispositivi.

Il ruolo del dispositivo: aziende basate al 100% su Mac e rischi con OneDrive

Quando entrano in gioco ambienti in cui tutti gli utenti lavorano con MacTuttavia, la decisione presenta ulteriori sfumature. Molti amministratori di sistema segnalano che Google Drive si comporta in modo piuttosto stabile su macOS, con un client di sincronizzazione che, pur non essendo perfetto, tende a essere meno problematico di alcune versioni di OneDrive in scenari impegnativi.

Nelle piccole imprese creative o negli studi di architettura, design o marketing, è comune trovare Team All-Mac che danno particolare importanza alla stabilità dell'archiviazioneIn questi casi, l'impegno verso Microsoft 365 come piattaforma per la posta elettronica, le applicazioni per l'ufficio e la collaborazione può scontrarsi con la diffidenza nei confronti di OneDrive e, soprattutto, con l'uso intensivo di SharePoint da Mac.

Per un piccolo ufficio, ad esempio, otto professionisti che attualmente utilizzano la posta elettronica GoDaddy e Dropbox Per la condivisione dei file, il dilemma è chiaro: se e-mail, riunioni e attività d'ufficio ti spingono verso Microsoft 365, ma l'archiviazione cloud sembra più solida in Google Drive, devi valutare attentamente l'impatto di potenziali problemi di sincronizzazione su macOS.

In questi scenari, è consigliabile studiare se il volume dei file, la loro dimensione e la necessità di lavorare con librerie complesse e metadati di SharePoint Giustificano lo spostamento di tutto su Microsoft, oppure se potrebbe avere senso mantenere una parte dell'operazione su Google Drive, o addirittura combinare soluzioni a seconda del tipo di contenuto e della sua criticità.

D'altro canto, Microsoft ha progressivamente migliorato il Client OneDrive per Mac e integrazione con FinderCiò riduce i problemi di sincronizzazione piuttosto frequenti qualche anno fa. Tuttavia, per le aziende particolarmente sensibili ai problemi relativi ai file (come uno studio di architettura che gestisce progetti, modelli 3D e grandi quantità di documentazione), è consigliabile condurre test pilota prima di effettuare il passaggio completo.

Da Google Workspace a Microsoft 365: cosa è possibile migrare e cosa no

Se decidi di passare da Google Workspace a Microsoft 365, la prima cosa da chiarire è Quali tipi di dati possono essere migrati e quali limitazioni si applicano?In un progetto standard, è possibile trasferire quanto segue postaRegole di base per e-mail, calendari e contatti. Inoltre, è possibile spostare file da Google Drive a OneDrive e SharePoint, preservando gran parte dei metadati e delle autorizzazioni.

La migrazione degli utenti viene solitamente effettuata in lotti o lottiCiò consente un progetto graduale: le cassette postali vengono create in Microsoft 365, viene definito chi accede a ciascun batch e i gruppi di persone vengono migrati in finestre temporali controllate per ridurre l'impatto sulle operazioni quotidiane.

È essenziale avere già il dominio Verificato in Microsoft 365 Prima di intraprendere qualsiasi azione significativa, dovresti aver configurato i record DNS necessari, in particolare i record TXT e MX. Questa parte viene solitamente coordinata con il provider di hosting o DNS per evitare interruzioni del servizio email.

Non tutto su Google funziona come previsto. Ci sono delle limitazioni da considerare, come... nessuna migrazione delle prenotazioni delle sale riunioni, la perdita dei colori degli eventi nei calendari, la migrazione parziale dei contatti (con un massimo di tre indirizzi email per contatto) o l'assenza di etichette personalizzate, URL dei contatti o alcune categorie specifiche di Gmail.

Inoltre ci sono quote e restrizioni nell'API di Google Questi fattori possono influire sulle prestazioni delle migrazioni di calendari e contatti. Pertanto, sebbene il processo di configurazione iniziale richieda solo poche ore, la migrazione completa di grandi volumi di dati richiede in genere diversi giorni.

Prerequisiti e metodi per la migrazione di posta elettronica e dati

Prima di iniziare il processo di migrazione da Google Workspace a Microsoft 365, è consigliabile assicurarsi che Le persone responsabili hanno i ruoli appropriati In entrambi gli ambienti: autorizzazioni amministrative o, come minimo, il ruolo di creatore del progetto in Google per registrare le API e configurare l'accesso e autorizzazioni amministrative in Microsoft 365 per creare utenti, cassette postali e connettori, nonché avere backup precedenti.

Nella pratica, di solito è necessario creare sottodomini per instradare la posta durante la coesistenza (ad esempio, uno per il flusso verso Microsoft 365 e un altro per il flusso residuo verso Google) e fare in modo che tutti gli utenti siano provisionati in Microsoft 365 prima di inserirli in un batch di migrazione.

I metodi di migrazione disponibili includono da Strumenti nativi di Microsoft 365 per la migrazione da Google Le opzioni spaziano da soluzioni specializzate di terze parti a script e strumenti manuali per scenari più piccoli o altamente personalizzati. La scelta del metodo dipenderà dal numero di caselle di posta, dal volume di dati e dal budget.

I progetti ben pianificati si combinano migrazioni iniziali massicce con sincronizzazioni differenziali In prossimità del momento della migrazione MX, in modo che i tempi di inattività per gli utenti siano il più brevi possibile. In altre parole, i dati principali vengono migrati giorni prima e, poco prima della migrazione finale, viene eseguito un passaggio finale per importare eventuali nuovi dati aggiunti.

È consigliabile disporre di un chiaro piano di comunicazione interna: avvisi anticipati, una finestra di modifica pianificata, istruzioni per la configurazione di Outlook, Teams o altre applicazioni e un canale di supporto rafforzato nei primi giorni per rispondere a domande e problemi minori.

Migrazione dei file: da Google Drive a OneDrive e SharePoint

Oltre alla posta, uno dei passaggi più delicati è la Migrazione dei file da Google Drive al cloud MicrosoftÈ qui che entra in gioco Migration Manager, lo strumento offerto da Microsoft per analizzare, pianificare ed eseguire il trasferimento dei contenuti su OneDrive e SharePoint, preservandone la struttura, le autorizzazioni e gran parte dei metadati.

In un flusso di lavoro standard, la prima cosa è Collegare l'ambiente Google al progetto di migrazionePer farlo, è necessario installare l'app di migrazione di Microsoft 365 da Google Workspace Marketplace e concederle le autorizzazioni necessarie. Una volta fatto, è possibile registrare gli account o le unità Drive che si desidera analizzare.

Il passo successivo è analizzare il contenuto di Google DriveLo strumento esegue la scansione delle unità, rileva potenziali problemi (file con nomi o percorsi eccessivamente lunghi, tipi di file non supportati, errori di autorizzazione, ecc.) e genera report scaricabili che consentono di esaminare cosa potrebbe bloccare la migrazione o cosa deve essere corretto in anticipo.

Quando un set di unità Drive appare come "pronto per la migrazione", puoi Aggiungi all'elenco di migrazione e rivedi i percorsi di destinazione, regolando quali contenuti vanno al OneDrive personale e quali alle librerie di SharePoint associate ai team o ai reparti.

Una parte fondamentale è la Assegnazione dell'identità tra Google e Microsoft 365I domini, gli utenti e i gruppi devono essere mappati da un lato all'altro in modo che, al termine della migrazione, i permessi di lettura e modifica rimangano ragionevolmente allineati alla situazione originale.

Migration Manager Lite: migrazioni semplificate per le PMI

Per le piccole e medie imprese con meno di 100 licenze, Microsoft ha creato Migration Manager LiteUna versione semplificata e ottimizzata del gestore di migrazione standard, progettata per aiutare le PMI e i partner a spostare i contenuti da Google Drive a Microsoft 365 senza dover affrontare tutte le opzioni avanzate.

Questa modalità Lite è disponibile abilitato per impostazione predefinita nei tenant SMB Quando crei un progetto di migrazione e vi accedi dall'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, nella sezione Impostazioni e migrazione/importazioni, seleziona Google Drive o Google Workspace come origine.

Per iniziare ad usarlo, devi verificare di avere permessi sufficienti presso l'inquilino di destinazione (solitamente un ruolo di amministratore globale, SharePoint o simile) e che l'account Google utilizzato per la connessione abbia accesso in lettura alle unità e agli account utente da migrare.

Una volta creato il progetto, viene seguita una sequenza guidata molto chiara: collegamento alla fonte, revisione dei contenuti, definizione delle destinazioni, assegnazione dell'identità e avvio della migrazione con monitoraggio dei progressi. Per molte PMI, questo riduce significativamente lo sforzo tecnico necessario.

Anche con questo metodo semplificato, è comunque consigliabile avere qualcuno con precedente esperienza in materia di migrazione, almeno per rivedere i report di analisi e convalidare che la topologia della libreria in SharePoint e OneDrive rifletta il modo effettivo in cui lavora l'azienda e non solo una copia letterale di come erano le cose in Drive.

Costi, ROI e miti sui prezzi tra Google Workspace e Microsoft 365

Per anni si è dato per scontato che Google Workspace era “più economico” di Microsoft 365Ciò è dovuto in parte al fatto che molti hanno iniziato con versioni gratuite di G Suite o con account Gmail personali convertiti in strumenti di lavoro senza evidenti costi diretti.

Tuttavia, poiché Google ha gradualmente eliminato i piani gratuiti per le aziende e consolidato i modelli di abbonamento, Il vantaggio del prezzo sta svanendo.Oggigiorno, il vero confronto deve essere fatto considerando non solo il canone mensile della licenza, ma anche il costo totale di proprietà: integrazione con altre applicazioni, tempo di gestione, esigenze di sicurezza, produttività del team, ecc.

Studi come i rapporti sull'impatto economico totale su Microsoft Squadre mostrare rendimenti sugli investimenti molto elevati analizzando la riduzione dei tempi di riunione, l'eliminazione degli spostamenti, il miglioramento del coordinamento del team e l'accelerazione del processo decisionale.

Qualcosa di simile accade con l'adozione di Google Workspace nelle organizzazioni che partono da modelli molto frammentati: spostare tutto su una piattaforma cloud collaborativa Riduce i silos informativi, migliora l'inserimento di nuove persone e rende possibile il lavoro da remoto senza dover implementare grandi infrastrutture.

In definitiva, la chiave è analizzare quanto costa realmente continuare così come siamo: licenze individuali di OfficeDropbox o archiviazione simile, posta elettronica di terze parti, servizi di di riserva soluzioni di sicurezza aggiuntive e sparse... e confrontarle con il costo e le funzionalità di una suite integrata come Microsoft 365 o Google Workspace.

Sicurezza avanzata, lavoro ibrido e modernizzazione del posto di lavoro

L'estensione del lavoro ibrido e da remoto Ciò ha fatto sì che disporre semplicemente di software per ufficio e di posta elettronica non sia più sufficiente. Le aziende hanno bisogno di soluzioni che proteggano i dati su qualsiasi dispositivo, facilitino l'autenticazione sicura da qualsiasi luogo e consentano il monitoraggio centralizzato di potenziali minacce.

Microsoft ha notevolmente migliorato questo aspetto con strumenti come Microsoft 365 Defender per le aziende, che riunisce protezione da malware, gestione delle vulnerabilità, governance delle informazioni e risposta automatizzata agli incidenti, con un approccio XDR (rilevamento e risposta estesi) che considera insieme endpoint, identità, e-mail e applicazioni.

Per le organizzazioni che stanno sostituendo apparecchiature obsolete, server locali e vecchie soluzioni Grazie ai servizi cloud, questi tipi di piattaforme integrate semplificano notevolmente la vita: meno prodotti diversi da gestire, meno finestre da controllare e una visione più chiara di chi accede a cosa.

Google ha inoltre rafforzato il suo impegno per la sicurezza: Controlli avanzati di gestione degli endpoint, regole di sicurezza contestuali, strumenti di auditing e un impegno costante per proteggere gli account da phishing e dirottamento. In ambienti in cui la maggior parte delle applicazioni è basata sul cloud e accessibile tramite browser aggiornati, questo modello è la soluzione ideale.

In entrambi i casi, la sfida risiede solitamente nella corretta configurazione iniziale e nella formazione degli utenti affinché si abituino a pratiche come autenticazione a più fattori (MFA)Gestione responsabile delle password e identificazione delle email sospette.

Scegli tra Microsoft 365 e Google Workspace e pianificazione di una migrazione da Google Passare all'ecosistema Microsoft non è una decisione banale, né si risolve solo guardando al prezzo della licenza: la cultura aziendale, la tipologia di dispositivi utilizzati (Windows, Mac, mobile), il settore in cui opera, l'importanza della sicurezza e della conformità normativa, la compatibilità con documenti complessi e, soprattutto, il modo concreto in cui i team collaborano quotidianamente giocano un ruolo importante; più si comprendono questi fattori e meglio si progetta il progetto di migrazione – email, calendari, contatti e file con le relative autorizzazioni – più sensata sarà la piattaforma scelta e più facile sarà per le persone adottarla senza problemi e con la sensazione che, ora, gli strumenti di produttività lavorino a loro favore e non contro di loro.