Granola vs Otter vs Fathom: quale scegliere come assistente AI per le tue riunioni?

Le riunioni non sono più solo videochiamate su Zoom o Google Meet : sono diventate il luogo in cui si concludono le vendite, si prendono decisioni chiave e si allineano interi team. Il problema è che, mentre cerchi di ascoltare, partecipare e guidare, dovresti anche prendere appunti perfetti... e questo, diciamocelo, è un compito quasi impossibile.

Ecco perché gli assistenti per le riunioni basati sull'intelligenza artificiale sono diventati così popolari . Strumenti come Granola, Otter e Fathom promettono di registrare, trascrivere e riassumere le chiamate , oltre a organizzare tutto in modo da poterlo rivedere in seguito. Ognuno di essi ha però il proprio approccio, i propri punti di forza e i propri limiti, quindi vale la pena esaminarli attentamente prima di sceglierne uno.

Granola vs Otter vs Fathom: tre modi diversi di intendere le riunioni

Sebbene a prima vista Granola, Otter e Fathom possano sembrare fare "la stessa cosa" (trascrivere riunioni e generare riassunti), in realtà affrontano il problema da prospettive diverse. I loro metodi di registrazione, l'integrazione con altri strumenti, la qualità delle note e la visibilità del bot durante le riunioni sono tutti fattori che fanno la differenza a seconda dell'utilizzo previsto.

Tutte e tre sono valide opzioni se cercate documentazione post-riunione , ma condividono un limite evidente: quasi tutto ciò che forniscono arriva dopo aver terminato la chiamata. Se avete bisogno di aiuto in tempo reale per dare il meglio durante la riunione, la loro offerta risulta insufficiente.

Per oltre due mesi, questi tre strumenti sono stati testati in contesti reali : chiamate con i clienti su Zoom e Google Meet, riunioni interne su Microsoft Teams, sessioni di vendita e incontri individuali con i co-fondatori. Sulla base di questa esperienza, sono stati confrontati quattro fattori chiave: accuratezza della trascrizione, qualità del riassunto, facilità d'uso e prestazioni nelle situazioni quotidiane.

Oltre a questi test pratici specifici , l'analisi è completata da confronti più ampi con altri assistenti basati sull'IA (Fireflies, tl;dv, Krisp, Fellow, Avoma, ecc.) e da guide dettagliate sulle migliori alternative a Google Meet o per chi cerca funzionalità molto specifiche (come il coaching per le vendite, l'analisi conversazionale o la massima sicurezza dei dati).

Granola: note ibride tra umano e IA senza bot nelle tue riunioni

Granola si è guadagnata la reputazione di assistente ideale per chi ama prendere appunti ma non vuole perdersi nulla. Invece di sommergerti con una semplice trascrizione, combina i tuoi appunti con il contesto estratto dalla registrazione per creare un verbale della riunione dal suono molto più umano.

Funziona acquisendo l'audio direttamente dal tuo dispositivo , senza la necessità di un bot aggiuntivo in Zoom, Meet o Teams. Questo riduce le difficoltà con clienti o ospiti, poiché nessuno vede il tipico "trascrittore" che si unisce alla riunione. Inoltre, può essere utilizzato praticamente con qualsiasi piattaforma di videoconferenza e persino per riunioni in presenza tramite l'app per iPhone.

Il punto di forza di Granola sta nel modo in cui integra i tuoi appunti con la trascrizione . Immagina di scrivere una breve scaletta dell'ordine del giorno prima di una retrospettiva di sprint. Al termine della riunione, con un solo clic, Granola completa quelle sezioni con le informazioni pertinenti estratte dall'audio, rispettando la tua struttura e il tuo stile. Il risultato sono appunti chiari, strutturati e di facile lettura, che mostrano chiaramente cosa è stato deciso, cosa è frutto di commenti spontanei e cosa sono attività da svolgere.

Inoltre, automatizza in modo piuttosto efficace il processo post-riunione . Si integra con strumenti come HubSpot, Slack e Notion e, tramite Zapier, consente di impostare flussi di lavoro più avanzati: ad esempio, analizzare il tono della riunione e inviare suggerimenti al proprio spazio di lavoro, oppure caricare decisioni e azioni sul proprio strumento di gestione progetti preferito.

In termini di prezzi, Granola offre un piano gratuito con 25 riunioni trascritte e un piano a pagamento a partire da circa 18 dollari al mese con trascrizioni illimitate. Si tratta di un approccio più personalizzato, pensato per i professionisti che danno importanza alla qualità e alla formattazione dei propri appunti tanto quanto a una semplice trascrizione grezza.

A chi è più adatto Granola? A chi desidera continuare a prendere appunti a mano, ai project manager, ai product manager o a chiunque abbia bisogno di verbali ben strutturati, senza bot visibili e in un ambiente minimalista privo di pulsanti che distraggano.

Otter.ai: un archivio gigante e consultabile di tutte le tue riunioni

Otter.ai è uno dei veterani del settore , e questo si riflette nell'accuratezza del suo motore di riconoscimento vocale. In condizioni audio ottimali, raggiunge un tasso di successo del 93-95%, con un'identificazione del parlante piuttosto affidabile una volta addestrato.

Il suo punto di forza principale è la capacità di effettuare ricerche nell'intera cronologia delle riunioni . Se settimane dopo desiderate ritrovare "quella conversazione sui prezzi" o "quando è stata discussa la roadmap del terzo trimestre", vi basterà digitare alcune parole chiave e Otter individuerà rapidamente i frammenti pertinenti, visualizzando estratti del testo e passando direttamente al punto esatto dell'audio.

Per quanto riguarda l'esperienza delle riunioni, Otter offre la trascrizione in tempo reale , che può aiutarti a seguire la conversazione se ti perdi qualcosa o ti unisci in ritardo. Tuttavia, lo fa sempre tramite un bot chiaramente visibile ("Otter.ai") che si unisce alla riunione come un normale partecipante, una cosa che alcuni clienti o coloro che sono più sensibili alla privacy potrebbero trovare inquietante.

Per quanto riguarda i riassunti, le prestazioni sono discrete ma alquanto incoerenti : a volte centrano perfettamente l'obiettivo, altre volte si concentrano su dettagli secondari, quindi è sempre meglio rivederli prima di condividerli. È uno strumento valido, ma non sostituisce completamente la revisione umana se si deve inviare un documento ufficiale.

Il modello di prezzo di Otter combina un piano gratuito limitato con piani a pagamento . Il piano gratuito offre 300 minuti al mese e un massimo di 30 minuti per riunione; il piano Pro costa circa 16,99 dollari al mese, mentre il piano Business arriva a circa 30 dollari per utente. Non è l'opzione più economica, ma per i team che fanno ampio uso di revisione di vecchi accordi e dati storici, può essere una soluzione valida.

Otter è particolarmente interessante per i team che danno priorità all'archiviazione e al recupero delle informazioni rispetto alle integrazioni CRM o alle automazioni complesse. Se la frase tipica nella vostra azienda è "Dov'era quella cosa che abbiamo detto l'ultima volta?", Otter svolge egregiamente questo compito di archiviazione.

Fathom: l'opzione gratuita più potente per i singoli professionisti

Fathom ha rivoluzionato il mercato con una proposta estremamente aggressiva : trascrizioni gratuite e illimitate per utenti individuali, senza costi nascosti o carte di credito. Questo la rende l'assistente ideale per freelance, consulenti e professionisti che necessitano di registrare numerose riunioni ma non vogliono aggiungere un ulteriore abbonamento alla propria lista.

La qualità delle sue trascrizioni è molto simile a quella di Otter e Fireflies , e il suo principale vantaggio operativo è la velocità. I ​​riassunti sono solitamente pronti ancora prima della fine della chiamata, il che è particolarmente utile quando si hanno diverse riunioni di seguito e si ha bisogno di inviare email di follow-up subito dopo aver terminato la conversazione.

Fathom privilegia anche un'interfaccia semplice : un pannello più pulito e meno confusionario rispetto ad alcuni strumenti pensati per grandi team di vendita. Consente di contrassegnare i momenti chiave durante la riunione e di generare brevi clip video da condividere, ideali per evidenziare spunti specifici senza obbligare nessuno a guardare l'intera registrazione.

Tuttavia, la maggior parte delle sue funzionalità si basa su un bot visibile ("Fathom Notetaker") che partecipa alle riunioni, il che potrebbe non essere l'ideale per ambienti altamente sensibili o dove si desidera un approccio più discreto. Inoltre, sebbene offra alcune integrazioni CRM, non raggiunge il livello di completezza di Fireflies in questo ambito.

Il piano gratuito è molto generoso : registrazioni e trascrizioni illimitate, con alcune limitazioni sul numero di riepiloghi generati al mese. I piani per team partono da circa 15-29 dollari per utente e includono una dashboard di chiamata condivisa, avvisi per parole chiave e automazioni più avanzate.

Se sei un professionista freelance, Fathom è difficile da battere in termini di rapporto qualità-prezzo . Offre le funzionalità essenziali (audio, trascrizione e buoni riassunti) senza risultare eccessivamente complesso e ti permette di testare a fondo tutte le sue opzioni gratuitamente.

Fireflies, tl;dv, Avoma e compagnia: come si confrontano con Granola, Otter e Fathom

Granola, Otter e Fathom non esistono in un vuoto . Competono in un ecosistema ricco di assistenti per riunioni basati sull'intelligenza artificiale, ognuno dei quali copre nicchie molto specifiche: vendite, analisi conversazionale, ricerca avanzata, miglioramento audio, inclusione nelle riunioni, sicurezza estrema e così via. Comprendere questo contesto aiuta a capire in quali scenari ciascuno di essi presenta delle lacune e quando vale la pena cercare alternative.

Fireflies, ad esempio, eccelle nei team di vendita . Il suo bot si integra con Zoom, Meet, Teams e altre piattaforme, e il suo punto di forza risiede nell'invio di riepiloghi, note e metriche direttamente a CRM come Salesforce, HubSpot o Pipedrive. Offre analisi delle conversazioni, rapporti tra parlato e ascolto, rilevamento di argomenti e sentiment, nonché clip audio condivisibili per il coaching di vendita.

tl;dv si concentra sulla ricerca e la sintesi di informazioni provenienti da numerose chiamate. La sua intelligenza artificiale consente di generare report basati su più riunioni simultaneamente e offre una ricerca estremamente dettagliata che restituisce specifici spezzoni video in base alla query. Ideale per product manager, team di ricerca o aziende che necessitano di estrarre informazioni preziose da decine di interviste agli utenti.

Avoma porta l'analisi delle conversazioni a un livello superiore , concentrandosi principalmente su vendite e assistenza clienti. Misura monologhi, parole di riempimento, tassi di ascolto, menzioni della concorrenza e una moltitudine di altri indicatori che aiutano a formare i team di vendita. Non si tratta più solo di avere trascrizioni, ma di trasformare ogni chiamata in dati utilizzabili.

Allo stesso tempo, esistono prodotti come Krisp che si concentrano su un problema molto più specifico: ripulire l'audio in tempo reale con l'intelligenza artificiale e, incidentalmente, offrire anche la trascrizione. È una soluzione interessante se l'audio di partenza è molto rumoroso e si desidera migliorare la base su cui qualsiasi assistente genererà la trascrizione.

Altri strumenti, come Equal Time, Fellow, MeetGeek, Circleback, Grain e Read AI, aggiungono livelli specifici: dalla misurazione dell'equità nella partecipazione alle riunioni alla definizione delle priorità per la sicurezza a livello aziendale o alla generazione di librerie video interne facilmente accessibili. Al contrario, Granola, Otter e Fathom si avvicinano maggiormente allo strumento di documentazione delle riunioni "generalista".

Bot visibile vs registrazione silenziosa: impatto sulle dinamiche delle riunioni

Una differenza fondamentale tra questi strumenti risiede nel modo in cui acquisiscono l'audio . Otter, Fathom e Fireflies, ad esempio, si affidano a un bot che si unisce alla chiamata come partecipante. Granola (e altri assistenti "non-bot") acquisiscono l'audio direttamente dal dispositivo, senza aggiungere un nuovo utente alla stanza.

In pratica, questo ha importanza? Assolutamente sì. Nelle riunioni di vendita o interne, la maggior parte delle persone dà per scontato che tutto venga registrato e di solito non ci sono problemi. Ma nelle conversazioni delicate – tra avvocati, psicologi, consulenti finanziari, in ambito risorse umane – la presenza di un partecipante chiamato "verbalizzatore" può generare diffidenza o addirittura mettere a disagio la persona che si ha di fronte.

A molti è già capitato di sentirsi dire da un cliente: "Cos'è quel bot che è appena entrato?" oppure "Questa riunione viene registrata?". Questa interruzione cambia il tono della conversazione e, in contesti delicati o in cui è richiesta un'elevata fiducia, può rappresentare un serio problema. È qui che soluzioni come Granola o alcuni assistenti virtuali integrati nel desktop si rivelano utili.

D'altro canto, i bot visibili solitamente semplificano la configurazione tecnica : ci si unisce alla riunione, il bot si unisce automaticamente e il gioco è fatto. I sistemi senza bot spesso richiedono l'installazione di applicazioni desktop, la selezione di sorgenti audio o piccole modifiche, anche se una volta configurati funzionano in modo molto fluido.

In sintesi, il dilemma bot contro non bot è significativo : se lavorate in ambienti regolamentati, con clienti altamente sensibili o in settori in cui la riservatezza è fondamentale, potreste preferire ridurre al minimo la visibilità della registrazione. Se le vostre riunioni sono principalmente interne o legate alle vendite e la trasparenza non è un problema, allora il bot non rappresenterà un grosso inconveniente.

Assistenti AI per Google Meet: oltre il trascrittore integrato

Google Meet include già funzionalità di trascrizione e presa di appunti con Gemini in alcuni piani Workspace, ma i benchmark dimostrano chiaramente che la soluzione nativa non è sufficiente per i team che necessitano di maggiori funzionalità. Supporta solo poche lingue, è limitata al proprio ecosistema e genera appunti in documenti Google Docs sparsi, senza offrire solide funzionalità di ricerca incrociata.

Ecco perché molte aziende combinano Google Meet con assistenti esterni . Fellow, ad esempio, si propone come una delle migliori alternative a Meet quando sicurezza e organizzazione sono prioritarie: è conforme a SOC 2 Type II, HIPAA e GDPR, supporta oltre 90 lingue, consente la registrazione con o senza bot e centralizza tutte le riunioni (provenienti da Meet, Zoom, Teams, Slack Huddles e persino riunioni in presenza) in un unico hub facilmente consultabile.

Altri prodotti come Otter, Fathom, Fireflies, Grain, Tactiq, Supernormal e Rewatch integrano estensioni o bot per Chrome per Meet, ognuno con le proprie peculiarità: dai modelli personalizzati e le metriche delle conversazioni alla creazione di clip video o al miglioramento della pianificazione delle riunioni tramite intelligenza artificiale.

Rispetto alla semplice trascrizione, questi assistenti offrono soprattutto struttura e azione: riepiloghi ben strutturati, compiti identificati, decisioni esplicite, ricerche semantiche tra più riunioni e, in alcuni casi, integrazione diretta con CRM, gestori di attività o strumenti di documentazione interni.

Se la tua organizzazione utilizza Meet come piattaforma principale e hai semplicemente bisogno di rivedere il testo, Gemini potrebbe essere sufficiente. Tuttavia, se desideri che ogni riunione generi informazioni riutilizzabili e concrete, Granola, Otter, Fathom o altre alternative specializzate offrono un valore decisamente superiore.

Sicurezza, privacy e conformità: un fattore che non può più essere ignorato

Con la crescente diffusione delle registrazioni delle riunioni, la questione non è più solo cosa faccia l'IA , ma cosa accada a tutti quei contenuti sensibili che vengono caricati sul cloud. Chi può accedervi, come vengono archiviati, se vengono utilizzati per addestrare modelli e quali certificazioni possiede il fornitore fanno un'enorme differenza per gli uffici legali, i dipartimenti di conformità o i settori regolamentati.

Alcuni operatori di mercato, come Fellow, si sono chiaramente impegnati per la trasparenza : divulgano i loro rapporti con fornitori esterni (come OpenAI), specificano quali dati non vengono mai utilizzati per addestrare i modelli e si affidano a piattaforme come Vanta per verificare i controlli di sicurezza. Implementano inoltre la crittografia, i controlli di accesso basati sui ruoli e opzioni per oscurare o eliminare le informazioni sensibili.

Nel caso di Granola, Otter o Fathom , sebbene adottino tutti precauzioni di sicurezza di base, è sempre consigliabile esaminare la loro informativa sulla privacy, dove vengono archiviati i dati e quali opzioni di controllo offre ciascuno. Per molte piccole e medie imprese, questo può essere sufficiente, ma per le grandi aziende o quelle operanti nei settori medico, finanziario o legale, questa valutazione non è più facoltativa.

Il rispetto di normative come il GDPR o l'HIPAA è fondamentale , soprattutto se si gestiscono dati personali di utenti europei o informazioni sanitarie. Non è sufficiente che il fornitore affermi semplicemente "utilizziamo l'IA"; è necessario garantire che registrazioni, trascrizioni e riepiloghi siano trattati con lo stesso rigore di qualsiasi altro dato sensibile all'interno dell'organizzazione e che vengano applicate etichette di riservatezza in Microsoft 365.

In definitiva, quando si sceglie tra Granola, Otter, Fathom o altri assistenti, è importante non concentrarsi solo su "chi riassume meglio", ma anche sui rischi che si corrono caricando tutto ciò che viene detto durante le riunioni su un servizio esterno e sulle garanzie specifiche offerte da tale fornitore.

Hai davvero bisogno di un assistente AI per le riunioni (e quale scegliere)?

Non tutti i team necessitano di un assistente AI autonomo . Alcune piattaforme di videoconferenza includono già funzionalità come riassunto, suddivisione automatica in capitoli o trascrizione; in certi casi, pagare per un ulteriore strumento di presa appunti può essere superfluo e non giustificare la spesa aggiuntiva.

L'esperienza approfondita con Granola, Otter e Fathom ci permette di delineare una strategia decisionale pratica. Se la tua priorità principale è documentare gli eventi e disporre di un archivio ricercabile delle conversazioni, un assistente di questo tipo è la soluzione ideale. Tuttavia, se desideri un supporto in tempo reale per evitare di rimanere bloccato durante una chiamata, queste soluzioni al momento non sono sufficienti.

Se sei un consulente o un libero professionista con un budget limitato , Fathom è spesso la soluzione più semplice da consigliare: trascrizioni gratuite illimitate, riassunti rapidi e un'interfaccia intuitiva. Per un utilizzo intensivo quotidiano, senza integrazioni complesse o rigidi requisiti di sicurezza, offre una vasta gamma di funzionalità senza alcun costo.

Se gestisci un team di vendita e fai molto affidamento su un CRM , Fireflies o Avoma potrebbero essere più adatti di Granola, Otter o Fathom, grazie alle loro profonde integrazioni con Salesforce, HubSpot e Pipedrive e alle loro funzionalità di analisi delle conversazioni. Otter può essere un buon complemento se il tuo obiettivo principale è l'archiviazione dei dati storici piuttosto che il coaching di vendita.

Se la priorità è mantenere il bot fuori dallo schermo (per motivi di branding, riservatezza o tipologia di cliente), Granola e altri assistenti "senza partecipante visibile" sono chiaramente superiori a Otter, Fathom o Fireflies. Tuttavia, richiedono un po' più di tempo per la configurazione iniziale.

Se la sicurezza e la conformità sono le vostre principali preoccupazioni , dovreste valutare attentamente soluzioni come Fellow o altre con certificazioni esplicite (SOC 2, HIPAA) e politiche chiare contro l'utilizzo dei vostri dati per addestrare modelli. In definitiva, i rischi reputazionali e legali derivanti dalla divulgazione involontaria di informazioni riservate relative a una riunione cruciale superano di gran lunga il risparmio di pochi euro al mese.

Quando si sceglie tra Granola, Otter, Fathom e il resto dell'ecosistema, vale la pena chiedersi innanzitutto quale problema specifico si desidera risolvere: una documentazione migliore, funzionalità di ricerca più avanzate, un aumento delle vendite, una collaborazione più efficace senza perdere il contesto o una sicurezza garantita? Da lì, ogni strumento trova quasi la sua collocazione ideale e diventa più facile combinarne uno o due, in modo che le riunioni smettano di essere un buco nero di informazioni e diventino una fonte di conoscenza utile da riutilizzare ogni volta che serve.