Crea cartelle intelligenti per ordinare in base al progetto o al cliente in Windows 11

Se passi metà della mattinata a cercare un file e a provare nomi senza successo, è il momento di cambiare piano e andare per il cartelle intelligenti orientate al cliente e al progettoL'idea non è quella di spostare documenti in modo casuale, ma piuttosto di impostare filtri che raccolgano esattamente ciò di cui hai bisogno quando ne hai bisogno, senza dover passare attraverso dieci sottocartelle e venti clic.

En Windows 11 Non esiste un pulsante magico chiamato "Smart Folder" in quanto tale, ma ci sono diverse funzioni che, combinate con una buona metodologia, ottengono lo stesso effetto: ricerche salvate, librerie, nomenclature coerenti e piccole Tricks che fanno la differenza ogni giorno. Con tutto questo potrai raggruppare i documenti per progetto o cliente in modo dinamico e automatico, senza duplicare i file o creare labirinti.

Cos'è una cartella intelligente e perché potrebbe interessarti

Una cartella intelligente è essenzialmente un contenitore virtuale che utilizza criteri (filtri) per visualizzare solo ciò che è rilevante. Nelle piattaforme di gestione documentale aziendale, vengono utilizzate per gestire documenti al di fuori del contesto di un progetto, attività o problema, mantenendoli visibili da un unico spazio centrale senza spostare gli originali.

Un esempio tipico sono le viste predefinite dell'area "Documenti" che molti strumenti includono di serie: una cartella intelligente di "Tutti i documenti" e un altro "Recenti" che vengono aggiornati automaticamente. In questi sistemi, di solito è possibile modificare i filtri, rinominarli o copiarli, anche se è comune che non permettere che vengano cancellati per garantire una visualizzazione minima comune a tutti gli utenti.

Il grande vantaggio è che puoi creare cartelle intelligenti aggiuntive con le regole che preferisci: per cliente, per stato del lavoro, per data, per tipo di documento... Si tratta di vedere senza cercare, filtrando una volta per tutteInoltre, la presentazione può essere commutata tra visualizzazioni miniatura, standard o pronte per un lavoro più confortevole, con un controllo rapido da angolo in alto a destra dell'interfaccia.

Come visualizzare e gestire le tue visualizzazioni: miniature, standard o elenco

Se gestisci molte cartelle e documenti, cambiare la presentazione può essere utile. Negli strumenti di gestione dei documenti, è comune passare da una visualizzazione all'altra. Miniature (per visualizzare le copertine), standard o elenco (per l'elaborazione di massa)Ciò consente di scegliere se dare priorità a una vista visiva o a una orientata verso colonne e dettagli.

Ricorda che queste visualizzazioni non alterano i file; sono solo diverse “finestre” sullo stesso set di elementiPertanto, quando si impostano le cartelle intelligenti, vale la pena controllare l'aspetto dei risultati in ciascun formato per decidere quale sia la soluzione più adatta al proprio flusso di lavoro.

En Windows 11, questa modifica della visualizzazione è disponibile anche in Esplora file. Usala a tuo vantaggio quando lavori con ricerche o librerie salvate per riconoscere al volo il documento che stavi aspettando.

Cartelle intelligenti in Windows 11: come ottenerle

Windows 11 non chiama "cartelle intelligenti" in quanto tali, ma è possibile replicarle con diverse funzionalità native. La chiave è combinarle ricerche salvate, librerie e denominazione coerenteIn questo modo avrai a disposizione contenitori dinamici per ogni cliente o progetto, senza duplicazioni e con aggiornamenti automatici.

1) Ricerche salvate per cliente o progettoApri Explorer e vai alla cartella principale in cui è archiviato il tuo lavoro. Inserisci i criteri di ricerca che ti interessano nella casella di ricerca e, quando il risultato è corretto, clicca su "Salva ricerca" per creare la tua cartella smart.

• Esempi utili: tipo:=documento (solo documenti), data: quest'anno, nome del cliente nel campo di ricerca, o filtrato per cartella di origine se vuoi limitarti a un'area specifica.
• Nome suggerito: «Cliente – ​​Arturo Martínez» o Progetto Alpha Online StoreQuindi, aggiungi la ricerca ad Accesso rapido per averla sempre a portata di mano.

Cosa ottieni con questo? Ogni volta che crei o modifichi un file che soddisfa i criteri, apparirà automaticamente in quella cartella di ricercaÈ esattamente il comportamento che stiamo cercando in una cartella intelligente.

2) Librerie come aggregatori di percorsiLe librerie di Windows consentono di unificare più cartelle fisiche sparse in un'unica visualizzazione. Attivale (se non le vedi) dal riquadro di navigazione di Esplora risorse, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Mostra librerie". Quindi crea una Libreria per cliente o progetto e include i percorsi in cui salvi i tuoi documenti.

• Vantaggio: puoi lavori di gruppo dello stesso cliente anche se si trovano in sedi diverse (ad esempio, in "Progetti in corso" e "Archiviati").
• Suggerimento: combinalo con la ricerca salvata all'interno della libreria per filtra per tipo di documento o date.

3) Tag e metadatiAlcuni tipi di file (ad esempio, documenti di Office, immagini) supportano i tag nelle loro proprietà. Se aggiungi un tag con il nome del cliente, puoi creare una ricerca salvata del tipo tag:»Arturo Martinez» e utilizzarlo come cartella intelligente.

Nota: non tutti i formati supportano le etichette in Windows e nelle cartelle. non supporta i tag nativiQuando non è possibile etichettare, passare al piano B: denominazione attenta e librerie.

4) Nomenclatura adatta a teDefinire come nominare i file è già metà del lavoro. È molto utile annotare data, tipo, cliente e progetto. Un esempio realistico: «Bilancio Alpha 2020_02_04»Quanto più stabile è lo schema, tanto più facile sarà individuarlo tramite ricerca.

• Dare priorità con i prefissi: prefisso "_" molto frequentemente, "@" al solito e numeri agli elementi meno importanti. In questo modo, vengono spostati in cima alla cartella, così puoi vederli prima.
• Visibilità extra: puoi cambia l'icona della cartella oppure bloccarlo per renderlo individuabile senza dover passare attraverso l'intera gerarchia.

5) Mantieni semplice il primo livelloEvitate la sindrome delle sottocartelle "matrioska". Se utilizzate lo stesso computer per lavoro e per uso personale, create solo due sottocartelle principali: "Azienda" e "Personale"All'interno, organizzerai clienti e progetti in un ordine logico, senza duplicati o rami infiniti.

Caso di studio: raggruppamento dei preventivi per cliente ("Arturo Martínez")

Immagina la tua situazione: ad esempio, conservi le citazioni in cartelle ordinate per numero e descrizione. 101 Casa Martinez y «Ufficio 135 Martinez»Vuoi vedere tutto ciò che riguarda quel cliente a colpo d'occhio, senza spostare o duplicare nulla. Ecco diverse opzioni.

Opzione A: Ricerca salvata dal clienteVai alla directory base delle citazioni e cerca «Martinez tipo:=documento» o un termine più preciso (ad esempio, se includi sempre il cognome del cliente nel nome del file). Regola i filtri data se applicabile e salva la ricerca come «Cliente – Arturo Martinez»Aggiungi la ricerca all'accesso rapido.

Vantaggio: ogni nuovo preventivo o documento contiene l'identificativo del cliente. apparirà automaticamente in quella “cartella” virtuale, senza che tu debba toccare nient’altro.

Opzione B: libreria per clienteCrea una libreria chiamata «Cliente – Arturo Martinez» e aggiungi i percorsi completi alle cartelle "101 Casa Martinez" e "135 Oficina Martinez". Se in seguito appare anche "210 Local Martinez", aggiungilo. In questo modo avrai una vista unica che riunisce tutte le tue cartelle.

Suggerimento extra: all'interno della biblioteca, puoi avviare una ricerca e salvarla per conservarla solo documenti recenti, di un certo tipo o stato, in base alle tue esigenze.

Opzione C: MetadatiSe stai lavorando con documenti che supportano i tag, aggiungi il tag Cliente: Arturo Martinez a ciascun file. Quindi salva una ricerca per quel tag. Sebbene le cartelle non supportino i tag, È sufficiente etichettare i file affinché la cartella intelligente funzioni.

Per semplificare il tuo lavoro quotidiano, usa i prefissi per le cartelle che apri frequentemente. Ad esempio, rinomina temporaneamente le cartelle attive in «_135 Ufficio Martinez» e lascia quelle chiuse senza prefisso. In questo modo, nell'elenco delle cartelle, qualsiasi cosa tu stia toccando verrà spostata in cima e la troverai subito.

Cartelle intelligenti e controllo degli accessi in ambienti aziendali

Nelle soluzioni di gestione dei documenti aziendali, le cartelle intelligenti si trovano in un'area centrale "Documenti" dal menu principale e servono a filtrare le risorse importanti senza setacciare l'intero repositoryDi solito sono dotati di due viste predefinite: "Tutti i documenti" e "Recenti"; puoi modificarli, rinominarli o copiarli, ma in molti casi non puoi eliminarli per mantenere una base comune.

Queste piattaforme richiedono autorizzazioni appropriate. Un esempio tipico: avere un piano attivo, One revisione della licenza o superiore e un livello di accesso con autorizzazione di modifica del documentoSe ancora non vedi alcuna opzione, il tuo amministratore potrebbe aver applicato restrizioni aggiuntive; dovrai chiedergli di rivedere il tuo livello di accesso personalizzato.

Un altro scenario comune è nella gestione multi-cloud: quando si integrano account AWS, abbonamenti Azure o progetti GCP, potrebbe interessarti creare cartelle per raggruppare quei sistemi di autorizzazioneIl procedimento usuale è molto semplice:

1. Nella pagina principale di gestione delle autorizzazioni, vai alla scheda Raccoglitori di dati e verificare che l'ambiente sia Incorporated.
2. Apri la sotto-scheda Sistemi di autorizzazione poi Cartelle.
3. Clicca su Creare una cartella.
4. Scrivi la Nome dalla cartella.
5. Seleziona dall'elenco gli account, gli abbonamenti o i progetti desiderati. Gruppo.
6. stampa salva per crearlo.
7. Ripeti i passaggi per tutte le cartelle di cui hai bisogno.

Come puoi vedere, lo schema si ripete: visualizzazioni intelligenti, controllo dei permessi e raggruppamento logico per progetto o clienteChe sia sul computer o nel cloud, i vantaggi sono gli stessi: ordine, concentrazione e risparmio di tempo.

Le abitudini che moltiplicano l'ordine: dal desktop al cloud

La tecnica senza abitudini è decongestionante. Questi accorgimenti ti aiuteranno a mantenere l'organizzazione a lungo termine, man mano che le tue cartelle intelligenti avere sempre del buon materiale da mostrare.

Libera il desktop con "Desktop Zero"Crea una cartella chiamata "File del desktop" e lascia sul desktop solo i collegamenti essenziali. I documenti della giornata possono essere temporaneamente sul desktop, ma quando hai finito spostarli al loro postoOtterrai chiarezza e velocità.

Un primo livello minimalistaEvita gli alberi infiniti. Limitati a due radici: "Azienda" e "Personale"All'interno, organizza clienti e progetti senza duplicazioni. Risparmierai tempo ogni volta che dovrai scegliere dove salvare un file.

Nomenclatura che cerca se stessa. Attenersi a uno schema fisso: data + tipo + cliente + progetto. Esempio: «Bilancio Alpha 2020_02_04»In questo modo, è possibile accedere al documento tramite la barra di ricerca di Windows, senza dover navigare tra le cartelle.

Gioca con i prefissi e i coloriAggiungere "_" o "@" come prefazione sposterà determinati file e cartelle più in alto nell'elenco e li renderà accessibili. Se può essere d'aiuto, usa icone di cartelle colorate o pin/evidenziazioni per identificare a colpo d'occhio ciò che è importante.

Automatizza dove puoi. In Mac Esistono strumenti come Hazel o le cartelle intelligenti del sistema. In Windows, per il desktop, Recinzioni consente di organizzare le icone per categoria e di riordinarle automaticamente. Tutto contribuisce all'ordine non fare affidamento sulla tua memoria.

Lavora online quando possibileIl salvataggio sulla rete aziendale o su un'unità condivisa ti consentirà di accedi ai tuoi file da qualsiasi luogo, collaborare e, in molti casi, avere salvataggi automatici e controllo delle versioni.

Adottare queste abitudini non è una maratona di un giorno: è un cambiamento sottile che, con il tempo, ti salva mal di testa e ore sprecateScegline due o tre che ti si addicono e applicali senza pietà.

Crea, modifica e rinomina le tue cartelle intelligenti

Quando lavori con ricerche salvate o librerie in Windows 11, pensale come cartelle intelligenti: puoi crearli, perfezionarli e rinominarli senza alterare i file originali.

• creare: Esegui la ricerca con i criteri appropriati (cliente, progetto, tipo, data), clicca su “Salva ricerca” e assegnale un nome chiaro.
• Modifica: Apri la ricerca salvata, modifica i filtri e salvala di nuovo. Se preferisci, crea una copia con un nome diverso. varianti per data o stato.
• Rinominare: Come per qualsiasi file, rinomina la ricerca o la libreria per rispecchiarne meglio il contenuto (ad esempio, aggiungi l'anno o la fase del progetto).

Si prega di notare che in alcuni sistemi di gestione dei documenti sono presenti cartelle intelligenti predefinite (ad esempio "Tutti i documenti" e "Recenti") che, sebbene può essere modificato o copiato, non può essere eliminato. Sul tuo computer non hai questa limitazione, ma è consigliabile conservare un struttura stabile e riconoscibile per non perderti.

Se alterni anche la visualizzazione tra miniature, standard o elenco a seconda del contesto e fissi quelle che usi di più su Accesso rapido, avrai un dashboard semplice e potente sul tuo lavoro quotidiano per progetto e per cliente.

Con tutto ciò che è stato detto sopra, vedrai il caos cedere il passo e le informazioni fluire: librerie per raccogliere percorsi, ricerche salvate come cartelle intelligenti, nomi che si ritrovano e abitudini che consolidano l'ordine. Con questi pezzi strettamente incastrati tra loro, Windows 11 diventa un alleato per classificare e recuperare documenti in base al progetto o al cliente. senza sforzo e senza scuse.