Cosa sono i controlli del contenuto di Word e come utilizzarli

Se lavori quotidianamente con documenti Word, prima o poi ti imbatterai nel controlli dei contenuti E se nessuno te li ha spiegati, potrebbero sembrarti strani o addirittura fastidiosi. Tuttavia, se usati correttamente, sono una delle funzionalità più potenti di Word per creare moduli, modelli aziendali, report ripetitivi o documenti legali che non possono essere modificati con leggerezza.

Nelle righe seguenti vedremo Cosa sono esattamente i controlli del contenuto di Word, a cosa servono, quali tipi esistono e come sfruttarli al meglio?sia dall'interfaccia utente che da un punto di vista più tecnico e programmazione (VBA e XML). L'idea è che, una volta terminata la lettura, capirete non solo come inserirli, ma anche come si comportano "internamente" e perché compaiono in così tanti scenari professionali.

Cosa sono i controlli del contenuto in Word e a cosa servono?

I controlli dei contenuti sono aree speciali all'interno del documento che fungono da contenitori di informazioniOgni controllo può essere configurato per accettare solo un certo tipo di contenuto (testo, data, immagine, elenco, ecc.), per impedirne l'eliminazione, per avere un titolo identificativo o per essere collegato a dati XML esterni.

In pratica, questi controlli consentono definire regioni strutturate in un Modello di WordOgni regione ha un proprio identificatore interno, semplificando la lettura e la scrittura automatica dei dati in quelle posizioni specifiche da parte di un plugin o di una macro. Questo approccio va ben oltre i tradizionali campi dei moduli: non solo richiede all'utente di inserire i dati, ma trasforma anche il documento in qualcosa di simile a un'applicazione di acquisizione dati.

Grazie a loro puoi, ad esempio, bloccare un paragrafo con clausole legali Per impedire modifiche, inserire una casella in cui l'utente deve solo scrivere un nome e una data, oppure definire una tabella di fatturazione in cui ogni cella viene compilata con i dati di un file XML allegato al documento.

Un altro vantaggio fondamentale è che i controlli dei contenuti consentono ofrecer indizi visivi all'utenteTesto segnaposto, titoli che descrivono cosa scrivere, elenchi a discesa che limitano le opzioni valide, calendari per scegliere una data senza errori di formattazione, ecc. Tutto ciò riduce gli errori e conferisce ai documenti aziendali un aspetto coerente.

Word posiziona tutti questi controlli sulla scheda Programmatore (o Sviluppatore)che di solito è nascosto. Per vederlo, devi andare su File > Opzioni > Personalizza barra multifunzione y selezionare la casella ProgrammatoreUna volta fatto questo, troverai il gruppo in quella scheda. Controlli, da cui vengono inserite e configurate le loro proprietà.

Scenari tipici in cui vengono utilizzati i controlli dei contenuti

Negli ambienti professionali, i controlli dei contenuti vengono utilizzati per Assicurarsi che i documenti siano compilati e modificati solo ove appropriatoAlcuni esempi chiari che vengono ripetuti frequentemente:

Uno studio legale può creare modelli di contratto in cui alcune parti (le clausole) vengono lasciate protetto da controlli di gruppo o testo bloccatoMentre i dati variabili (nome della persona, date, importi) vengono gestiti tramite controlli di testo o elenchi a discesa, gli aspetti legali non vengono alterati accidentalmente, ma il documento può essere personalizzato in modo sicuro.

In un'azienda che prepara proposte commerciali, la copertina di ogni offerta può provenire da un modello che consente solo Modifica il titolo del progetto, l'autore e la dataIl resto del design della copertina (loghi, testi standard, struttura) rimane intatto grazie ai controlli sui contenuti protetti.

Nei reparti di fatturazione o amministrazione è comune generare fatture e bolle di consegna con zone predefinite per i dati dei clienti, gli importi e le date. Questi dati possono essere collegati a un archivio XML interno oa dati Excelin modo che un componente aggiuntivo aggiorni i controlli con le informazioni del database senza dover riscrivere il documento ogni volta.

Sono inoltre frequentemente utilizzati in contesti educativi e amministrativi per moduli scaricabili che possono essere compilati sullo schermo o stampatiL'utente vede chiaramente quali campi compilare e il progettista del modulo può decidere quali parti non devono essere modificate e quali no.

Come visualizzare e utilizzare la scheda Sviluppatore per inserire controlli

Prima di iniziare a inserire i controlli del contenuto, è essenziale Mostra la scheda Programmatore/Sviluppatore nella barra multifunzioneSe ancora non riesci a vederlo, ecco i passaggi di base:

Entra nel menu File > Opzioni e vai alla sezione Personalizza il nastroNell'elenco delle schede principali, selezionare la casella e confermare con AccettareDa quel momento in poi la nuova scheda sarà visibile nella barra multifunzione.

All'interno di quella scheda troverai il gruppo Controlli, con icone per diversi tipi di controllo: testo avanzato, testo normale, casella combinata, elenco a discesa, Inserire un'immagine in Word, casella di controllo, selettore data, blocco di creazione, gruppo, ecc. Per inseriscine unoBasta posizionare il cursore nel punto desiderato del documento e cliccare sul pulsante corrispondente.

Se un controllo è già inserito e si desidera modificarne le impostazioni, selezionarlo e premere [nome pulsante]. proprietà all'interno dello stesso gruppo. Da lì puoi Definisci il titolo, il testo segnaposto, se può essere eliminato e il tipo di contenuto consentito. e altre opzioni specifiche a seconda del tipo di controllo.

L'interfaccia utente è il modo più rapido per lavorare con i controlli dei contenuti, ma l'intero sistema è supportato da un modello di oggetto potente (ContentControl, ContentControls, ecc.) che consente di manipolarli con macro in Worde per a archivio dati XML che consente di collegare il contenuto a specifici nodi XML.

Tipi di controlli dei contenuti e cosa consente ciascuno di essi

Word incorpora diversi tipi di controlli del contenuto, ciascuno progettato per un formato e un comportamento specificiInternamente si distinguono per enumerazione. WdContentControlTypeIn sintesi, ecco i principali:

i controlli di testo ricco Permettono all'utente di inserire contenuti formattati (grassetto, corsivo, elenchi, ecc.). Sono perfetti quando chi compila il documento ha bisogno di una formattazione minima del testo, ad esempio nelle descrizioni o nei paragrafi lunghi.

i controlli di testo normale Vengono utilizzati quando si desidera memorizzare solo testo semplice, senza stili. Le loro proprietà includono un'opzione molto interessante: Consenti resi carrelloSe abilitata, l'utente può creare più paragrafi all'interno del controllo; se disabilitata, tutto il contenuto viene mantenuto su un'unica riga, il che è utile per dati quali nomi, codici o riferimenti.

Il controllo di immagine Riserva un'area in cui l'utente può inserire una foto o un'immagine cliccandoci sopra. Questa funzionalità è molto utile nei modelli in cui è necessario inserire loghi, foto di prodotti o immagini dei dipendenti senza interferire con il design generale del documento.

i controlli di casella combinata y lista scadente Presentano all'utente un insieme di opzioni chiuse. La differenza è che la casella combinata consente scrivi anche il tuo valore (oltre alla scelta dall'elenco), mentre l'elenco a discesa forza la selezione di uno degli elementi disponibili. Gli elementi sono gestiti dall' proprietà dal pannello di controllo, dove puoi aggiungerli, modificarli, eliminarli e cambiarne l'ordine.

El selettore di data Apre un calendario in modo che l'utente possa scegliere una data specifica. Le sue proprietà consentono di regolare formato di visualizzazione (ad esempio, 01/05/2025, 1 maggio 2025, ecc.) e come la data viene memorizzata internamente. Questo previene errori comuni dovuti all'inserimento di date in formati diversi.

Il controllo di casella di controllo Visualizza una casella di controllo che può essere selezionata o deselezionata. È ideale per moduli con domande a risposta sì/no, accettazioni di condizioni o selezioni di opzioni aggiuntive. Nel modello a oggetti, le caselle di controllo possono essere modificate. Simboli di marcatura e demarcazione per adattarli allo stile del documento.

Il controllo di elemento costitutivo Permette all'utente di scegliere tra una serie di blocchi di contenuto predefiniti (ad esempio, diversi modelli di copertina, paragrafi standard, firme, ecc.). Sfrutta la raccolta di blocchi predefiniti di Word ed è molto utile per i modelli che includono diverse varianti della stessa sezione.

i controlli di gruppo Vengono utilizzati per definire intere regioni (che possono includere testo, tabelle, immagini e altri controlli) che vengono trattate come blocchi protetti. Vengono utilizzati, ad esempio, per impedire all'utente di modificare intere sezioni di un documento, come un'intestazione aziendale o una clausola contrattuale completa.

Nelle versioni più recenti, come Word 2013 e successive, oltre ai tipi sopra menzionati, è incorporato quanto segue: controllo del contenuto della sezione ripetutaprogettato per ripetere i blocchi di contenuto tutte le volte che è necessario, mantenendo la struttura e, facoltativamente, il collegamento XML.

Miglioramenti nei controlli dei contenuti in Word 2013: aspetto, colore e ripetizione

Con Word 2013, Microsoft ha fatto un balzo in avanti significativo in questo ambito, introducendo diversi miglioramenti che hanno reso i controlli più flessibile e visivamente configurabileTre aspetti si distinguono dagli altri: le modalità di visualizzazione, la possibilità di assegnare un colore a ciascun controllo e il nuovo controllo di ripetizione della sezione.

Come l' aparienciaUn controllo contenuto può essere visualizzato in tre modi diversi. Il primo è il classico rettangolo di selezioneQuesto è ciò che era già presente in Word 2007 e 2010: una sorta di riquadro attorno al contenuto. Quando il controllo non è attivo, è appena percettibile, ma passandoci sopra il mouse appare ombreggiato e, quando lo si seleziona, appare una cornice con il titolo (se definito).

La seconda modalità è la tag di inizio e fineInvece di una casella completa, il controllo è identificato da piccole etichette sempre visibili, indipendentemente dal fatto che sia selezionato o meno. Il titolo del controllo non viene visualizzato in questa modalità, sebbene i pulsanti contestuali (come il pulsante dell'elenco a discesa) vengano visualizzati quando ci si passa sopra con il mouse.

La terza modalità è nessunoIn questa configurazione, il controllo non mostra alcuna indicazione visiva della sua presenza, a parte il contenuto stesso. Questa è un'opzione utile quando si desidera sfruttare la struttura dati offerta dai controlli di contenuto (ad esempio, per il binding XML), ma senza dare all'utente la sensazione di lavorare con dei form.

Un altro miglioramento è la possibilità di assegnare un colore a ogni singolo controlloDalla finestra di dialogo delle proprietà del controllo del contenuto, è possibile scegliere un colore specifico, che aiuta a distinguere, ad esempio, i campi obbligatori, i campi di sola lettura o i dati che verranno automaticamente popolati da un archivio XML.

Le stesse opzioni di aspetto e colore possono essere manipolate dal codice utilizzando il modello di oggetti di Word, utilizzando proprietà come Forma (basato sull'enumerazione WdContentControlAppearance) e Colore (WdColor). Ciò consente di creare macro che regolano in modo uniforme la visualizzazione di tutti i controlli in un documento.

La terza grande svolta è stata la controllo del contenuto della sezione ripetutaQuesto controllo racchiude interi paragrafi o righe di tabella e consente di duplicare la sezione tutte le volte che si desidera. Ogni volta che l'utente clicca sul pulsante "+" o utilizza il menu contestuale, viene creato un nuovo elemento sezione, con tutti i controlli interni pronti per essere compilati.

Inoltre, a ciascuna sezione può essere assegnato un titolo specifico Tramite le proprietà del controllo del contenuto, è possibile stabilire se gli utenti hanno l'autorizzazione ad aggiungere e rimuovere sezioni. In scenari come elenchi di prodotti, libri, partecipanti o voci di fattura, questo tipo di controllo semplifica notevolmente la progettazione di documenti ripetitivi.

Collegamento dei controlli dei contenuti con i dati XML

Una delle caratteristiche più potenti dei controlli dei contenuti è la loro capacità di collegare il suo contenuto ai nodi di un archivio XML personalizzato all'interno del documentoCiò rende il file Word una sorta di "involucro visivo" di un insieme di dati strutturati.

Nelle versioni moderne, tra cui Word 2013, è possibile assegnare un Mappatura XML Questo vale sia per i controlli di testo normale che per quelli di testo avanzato, nonché per i blocchi predefiniti. Il collegamento viene in genere stabilito utilizzando il metodo XMLMapping.SetMapping, che indica un percorso XPath che punta al nodo dati corrispondente nell'XML personalizzato incorporato nel documento.

Quando il controllo viene mappato, il contenuto visualizzato si basa sul valore del nodo XML. Se un plugin o una macro aggiorna l'XML, Word aggiorna automaticamente ciò che l'utente vedeQuesta funzionalità è molto utile quando si generano documenti da applicazioni aziendali che memorizzano dati in formato XML o quando sono necessari report sincronizzati con una fonte dati centrale.

Nel caso di controlli di sezione ripetuti, il collegamento XML diventa ancora più interessante. Ogni elemento ripetuto può corrispondere a un nodo all'interno di una raccolta di nodi XML e Word gestisce internamente relazioni "assolute" o "relative" in base al percorso XPath. In questo modo, quando si replica una sezione, i controlli interni vengono riassegnati al nodo XML corrispondente.

Vale la pena notare, tuttavia, che Se viene inserito un controllo di sezione ripetuta mappata e quindi vengono modificate le sezioni che non sono collegate a XMLQueste modifiche potrebbero andare perse alla riapertura del documento, poiché Word ricostruisce le sezioni in base all'archivio dati. Per evitare ciò, si consiglia di bloccare il controllo della sezione ripetuta e consentire agli utenti di modificare solo i controlli interni mappati.

Infine, se si desidera collegare una sezione ripetuta a una tabella, è consigliabile prima crea la tabella e poi inserisci il controllo della sezione ripetuta attorno alle righeSe si procede al contrario, può essere difficile selezionare solo la tabella per incapsularla correttamente.

Modello di oggetti Word per i controlli di contenuto

Dietro tutto ciò che vediamo nell'interfaccia c'è un insieme di oggetti VBA che consentono Crea, cerca e modifica i controlli dei contenuti a livello di programmazioneL'obiettivo principale è Controllo dei contenuti, che rappresenta un controllo individuale all'interno del documento.

Tutti i controlli sono raggruppati nella raccolta Controlli del contenutoaccessibile da oggetti come funzionalità di, Escursione o SelezioneOltre ad attraversare la raccolta, metodi come SelezionaContenutoControlliPerTitolo o SelezionaContentControlsByTag per ottenere solo i controlli che condividono lo stesso titolo o la stessa etichetta, il che è molto pratico quando si automatizzano i modelli.

Per i controlli elenco (casella combinata ed elenco a discesa), il modello introduce gli oggetti ContentControlListEntries y ContentControlListEntryIl primo è l'insieme di tutti gli elementi nell'elenco di un controllo; il secondo rappresenta un singolo elemento. Questo consente di aggiungere opzioni, modificarne il testo, il valore associato o rimuoverle a livello di codice.

Non tutti i membri dell'oggetto ContentControl si applicano a tutti i tipi di controllo. Ad esempio, proprietà come DateDisplayFormat, DateDisplayLocale o DateStorageFormat Hanno senso solo nei controlli delle date; DropdownListEntries È specifico per elenchi e caselle combinate; Multilinea Viene utilizzato in testo normale; e metodi come Separa Sono adatti solo per i controlli di gruppo. Il tentativo di utilizzarli in altri tipi di controlli causerà errori.

Word 2013 ha aggiunto nuove proprietà come Forma y Colore per gestire la visualizzazione e le proprietà collegate alla sezione ripetuta, come ad esempio ConsentiInserisciEliminaSezione y Titolo dell'elemento della sezione ripetutoSono stati introdotti anche nuovi oggetti, come Elemento di sezione ripetuto (un elemento ripetuto specifico) e RipetizioneSezioneElementoColl (raccolta di elementi), con metodi per inserire ed eliminare elementi dalla sezione di ripetizione dal codice.

Oltre alle proprietà e ai metodi, il modello a oggetti espone eventi relativi al ciclo di vita del controllo dei contenutiQuesti eventi, che vengono attivati ​​a livello dell'oggetto Documento, consentono, ad esempio, di convalidare ciò che l'utente digita, impedire l'eliminazione di determinati controlli o reagire quando ne viene creato uno nuovo.

Creare e configurare controlli di contenuto da VBA

Se sei interessato ad automatizzare la creazione di modelli o moduli, VBA offre tutto ciò di cui hai bisogno per Inserire controlli di contenuto e configurarne le proprietà senza doverlo fare uno per uno a mano. Lo schema di base consiste nell'utilizzare il metodo Aggiungi dalla raccolta ContentControls.

Ad esempio, per aggiungere un selettore di data al documento attivo, è possibile creare un ContentControl del tipo wdContentControlDate e imposta il testo iniziale sulla data corrente. Allo stesso modo, puoi creare un controllo di testo normale e assegnargli un titolo descrittivo che l'utente vedrà quando lo selezionerà, ad esempio "Inserisci il tuo nome".

Un'altra operazione comune è definire il testo segnapostoCiò consente di visualizzare un testo guida per l'utente ("Seleziona il tuo animale preferito", "Clicca per inserire un'immagine", ecc.) che scompare quando inizia a digitare. In VBA, questo viene gestito con metodi come Imposta testo segnapostoche funzionano allo stesso modo sia per i controlli di testo che per gli elenchi.

Nei controlli elenco, gli elementi possono essere aggiunti a livello di programmazione utilizzando la raccolta DropdownListEntriesBasta chiamare Aggiungi per ogni opzione che si desidera includere. Ciò è particolarmente utile se le opzioni provengono da un'altra fonte dati o se si desidera generare elenchi diversi a seconda del tipo di documento.

Infine, con le nuove funzionalità di Word 2013 e versioni successive, puoi anche Crea controlli di sezione ripetuta dal codice, collegarli a nodi XML specifici, definire i titoli delle sezioni e persino inserire nuove sezioni prima o dopo una esistente utilizzando metodi come InserisciElementoSezioneRipetutoPrima o InserisciElementoSezioneRipetutoDopoTutto ciò apre le porte a documenti altamente dinamici, adattati a ciascun contesto.

Comprendere il funzionamento dei controlli dei contenuti, i diversi tipi disponibili, le loro opzioni di visualizzazione, la loro relazione con XML e il modello di oggetti che li supporta rende tutto molto più semplice. decidi quando ti conviene usarli e come configurarli in modo che gli altri utenti debbano solo compilare i campi corretti senza rompere la struttura del documentoQuesta combinazione di parti protette, campi compilabili e sezioni ripetibili rende Word uno strumento molto più potente di quanto possa sembrare a prima vista se lo si utilizza solo come un tradizionale elaboratore di testi.