Come unire più file Excel: una guida completa passo dopo passo

Quando lavoriamo con diversi libri e fogli, arriva il momento in cui vogliamo mettere le cose in ordine e raccogliere tutto in un unico posto. Unisci più file Excel Può farti risparmiare tempo, ridurre gli errori e semplificare la rendicontazione aziendale, soprattutto se gestisci spese, inventari o vendite regionali a livello di filiale che in seguito desideri consolidare a livello globale.

Ora, non è sempre una buona idea mescolare tutto in un unico file; Excel consente di collegare i dati tra cartelle di lavoro Con le formule, che a volte ti evitano di dover aprire file di grandi dimensioni e velocizzano il tuo lavoro. In questa guida, scoprirai quando sei interessato al consolidamento, come combinare per posizione o categoria, come usare Power Query per aggiungere o incrociare dati, un esempio pratico con file CSV per numero di serie, una macro VBA per unire cartelle di lavoro in una cartella e, se preferisci, strumenti web per unire Excel al volo (con i suoi pro e contro in termini di privacy).

Quando unire e quando collegare

Excel è un coltellino svizzero: è utile sia per gestire la contabilità domestica sia per monitorare le metriche aziendali con migliaia di righe, formule, grafici e persino dati esterni. Più informazioni accumuli in un singolo libro, più sarà grande e più tempo ci vorrà per aprirlo, un aspetto particolarmente evidente nei computer con risorse limitate.

Se il tuo è un progetto di grandi dimensioni con diverse aree, potrebbe valere la pena lasciare i fogli separati e estrarre formule che fanno riferimento ad altri fileIn questo modo si riduce il numero di schede visibili e si mantiene comunque un "centro di comando" pulito. Tuttavia, se si necessita di una panoramica comune o di preparare i risultati per la gestione, ha senso unificare tutto in un'unica cartella di lavoro (o consolidare in una sola). foglio principale).

Anche la coerenza è importante: se ogni team assegna nomi diversi alle colonne o posiziona i dati in posizioni diverse, sarà necessario decidere se consolidare per posizione o per categoria. La coerenza delle etichette e della struttura segna la differenza tra una fusione pulita e una raccolta di colonne con valori nulli.

In ambito professionale, un consiglio pratico: quando si spostano le pagine tra i libri, è più saggio copiarli invece di spostarli per preservare gli originali. E se hai intenzione di riorganizzare molte schede, ricorda di usare Maiusc per selezionare intervalli contigui e Ctrl per selezionare fogli singoli come preferisci.

Metodi nativi di Excel per combinare fogli e cartelle di lavoro

Prima di addentrarci nei dettagli di Power Query e delle macro, vale la pena ricordare cosa offre il programma stesso. Excel consente di trasferire fogli da una cartella di lavoro all'altra. con due clic e consolidare i dati di più fogli in uno solo, per posizione o categoria, a seconda di come sono strutturati.

Spostare o copiare fogli tra cartelle di lavoro

Ideale per raggruppare le schede di più file in un'unica cartella di lavoro. Funziona senza dipendere da plugin ed è veloce per alcuni file.

1. Aprire i libri di origine e di destinazione. Posizionati sul lenzuolo che vuoi portare.
2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda del foglio e scegliere "Sposta o copia". Puoi anche andare su Home > Celle > Formato.
3. Scegli il libro di destinazione (esistente o "nuovo libro"). Decidere la posizione di inserimento rispetto alle foglie esistenti.
4. Selezionare “Crea una copia” per non perdere il foglio originale e confermare con OK. Ripetere per tutti i fogli di cosa hai bisogno?
5. Per spostare più schede contemporaneamente, selezionale con Maiusc o Ctrl e ripeti il ​​processo. È una scorciatoia che fa risparmiare un sacco di tempo.

Consolida per posizione

Utilizzare questo metodo quando i dati in ciascun foglio condividono lo stesso layout (stesse righe e colonne nello stesso ordine). È fondamentale che non ci siano righe o colonne vuote all'interno degli intervalli.

1. Aprire ogni foglio sorgente e verificare che la tabella si trovi nella stessa posizione e abbia la stessa forma. L'omogeneità è tutto qui.
2. Nel foglio di destinazione, seleziona la cella in alto a sinistra in cui desideri che vengano visualizzati i dati consolidati. Quella sarà l'ancora.
3. Vai a Dati > Consolida. Si aprirà la finestra con l'elenco delle funzioni disponibili.
4. In "Funzione", scegli come consolidare (Somma, Media, ecc.). Pensa se hai bisogno di totali, medie, minimi...
5. In ogni foglio sorgente, seleziona l'intervallo di dati. Verranno aggiunti il ​​percorso e la portata a "Tutti i riferimenti".
6. Dopo aver aggiunto tutti i riferimenti, fare clic su OK. Otterrai una tabella unificata in base alla posizione.

Consolida per categoria

Perfetto quando le foglie condividono le stesse etichette di riga o colonna, ma i dati non si trovano nella stessa posizione. È qui che il testo dell'etichetta è importante: se inserisci "Media" in un foglio e "Media" in un altro, i dati non corrisponderanno.

1. Aprire tutti i fogli sorgente. Controllare che le etichette corrispondano esattamente nel nome e nell'ortografia.
2. Nella cartella di lavoro di destinazione, selezionare la cella iniziale per il consolidamento. Posiziona il cursore nel punto in cui desideri visualizzare il riepilogo.
3. Vai a Dati > Consolida. Scegli la funzione di consolidamento (Somma, Media…).
4. Indica dove si trovano le etichette in "Usa etichette in": riga superiore, colonna sinistra o entrambe. Questo indica a Excel come abbinare le categorie.
5. Selezionare gli intervalli di ciascun foglio, comprese le etichette scelte. I percorsi appariranno in “Tutti i riferimenti”.
6. Confermare con Accetta per creare il foglio master. Excel si unirà in base al nome della categoria, non per posizione.

Nota: il consolidamento e la creazione di tabelle pivot non sono la stessa cosa. Le tabelle pivot consentono di riorganizzare le categorie a piacimento; il consolidamento fissa il risultato in base alle etichette e alla funzione scelte, senza la flessibilità analitica di una dinamica.

Unisci e trasforma con Power Query

Power Query è il moderno "motore dati" di Excel. Consente di importare, trasformare, aggiungere e combinare dati da più origini, aggiornarli con un clic e automatizzare i passaggi. Se gestisci grandi volumi o desideri processi ripetibili, è il tuo migliore alleato.

Per combinare i file di una cartella in un'unica tabella, procedere in modo guidato: Carica la cartella, filtrala e usa "Combina file".

1. Dati > Ottieni dati > Da file > Da cartella. Seleziona la cartella contenente dai tuoi file.
2. Verrà visualizzato l'elenco dei file presenti nella cartella e nelle sottocartelle. Controlla che quelli di cui hai bisogno siano visualizzati.
3. Fare clic su "Trasforma dati" per aprire Power Query con una visualizzazione di tutti i file. È la “sala macchine”.
4. Filtra colonne come Estensione o Percorso cartella per mantenere solo i tipi corretti (ad esempio, .xlsx o .csv). Ecco come evitare di mischiare le mele con le pere.
5. Seleziona la colonna Contenuto (binaria, solitamente la prima) e vai su Home > Combina file. Si aprirà la finestra “Combina file”..
6. Se non vuoi utilizzare il primo, seleziona "File di esempio" dal menu a discesa. Power Query lo analizza per rilevare colonne e connettori.
7. Facoltativamente, seleziona "Salta i file con errori" per escluderli dal risultato. Utile se ci sono file con struttura difettosa.
8. Accetti. Verrà generata automaticamente una query che consolida i dati di ogni file in una singola tabella.

Il risultato non è magico, ma quasi: Power Query crea query e passaggi ausiliari in base al comando scelto, incluso il applicazione di trasformazioni comuniSe domani aggiungi altri file alla cartella, ti basterà cliccare su Aggiorna per aggiungerli al set.

• automazione: aggiorna con nuovi file senza ripetere il processo.
• alleviare: Non è richiesta alcuna programmazione; tutto è visivo.
• Performance: Gestisce grandi volumi meglio del tradizionale copia/incolla.

Ad esempio, vuoi unire due file CSV tramite una colonna comune? “Numero di serie” come chiaveQui è importante distinguere tra "Aggiungi" e "Unisci":

• Aggiungere impila le tabelle una sopra l'altra. Se le intestazioni non corrispondono al 100%, vedrai molte colonne con valori nulli. Questo non è ciò che si desidera per il riferimento incrociato delle informazioni per chiave.
• Combinare unisce le tabelle tramite chiave, come in un'unione database (sinistra, interno, destra…). Questo è appropriato per "unire tramite numero di serie".

Passaggi consigliati per il tuo esempio con due CSV (uno da Apple Business Manager con 13 colonne e 8.743 righe e uno da MDM con più di 24 colonne e 6.012 righe): importa entrambi i file CSV in Power Query, imposta i tipi di dati corretti e usa "Combina query".

1. Dati > Ottieni dati > Da file > Da testo/CSV, importa ABM e MDM. Apri ognuno di essi nell'editor.
2. Verificare che il "Numero di serie" sia dello stesso tipo su entrambi (il testo è solitamente il più sicuro). Cambia tipo se necessario.
3. Con la query ABM attiva, Home > Unisci query > Unisci query come nuove. Seleziona MDM come tabella da unire.
4. Selezionare la colonna “Numero di serie” in entrambe le tabelle. Imposta il tipo di unione:
   • Esterno sinistro (sinistra): conserva tutti gli ABM e importa le corrispondenze dall'MDM.
   • Interna (intersezione): solo le righe con numero seriale presente in entrambe.
   • Destra/Piena: altre varianti, a seconda delle esigenze.
5. Espandi la colonna della tabella risultante per includere solo le colonne MDM di tuo interesse (seleziona/deseleziona). Eviti rumore e colonne ridondanti.
6. Applicare trasformazioni aggiuntive se necessario (rimuovere colonne, normalizzare etichette). Quindi "Chiudi e carica".

Se hai provato ad aggiungere e hai ottenuto molte colonne con "null", era prevedibile: stavi impilando strutture diverse. Per attraversare tramite chiave, utilizzare Merge con l'unione appropriataFunziona in O365 sia su macOS (incluso Apple Silicon) che Windowse avrai anche il vantaggio di poter aggiornare con un clic quando arrivano nuovi CSV.

Unisci cartelle di lavoro con una macro VBA

Se preferisci non affidarti all'interfaccia e hai più dimestichezza con le macro, puoi copiare automaticamente tutti i fogli di tutte le cartelle di lavoro di una cartella in un unico file. La macro apre ogni cartella di lavoro in modalità di sola lettura, ne copia i fogli e lo chiude, in un ciclo.

1. Apri un nuovo libro (destinazione). Premere ALT + F11 per aprire l'editor VBA.
2. Inserisci un modulo (Inserisci > Modulo) e incolla questo codice, modificando il percorso e la maschera del file, se applicabile:

Sub UnirHojasDeCarpeta()
  Dim ruta As String, nombre As String
  Dim sh As Worksheet
  ruta = "C:\MisDatos\Origen\"
  nombre = Dir(ruta & "*.xlsx")
  Do While nombre <> ""
    Workbooks.Open Filename:=ruta & nombre, ReadOnly:=True
    For Each sh In ActiveWorkbook.Sheets
      sh.Copy After:=ThisWorkbook.Sheets(1)
    Next sh
    Workbooks(nombre).Close SaveChanges:=False
    nombre = Dir()
  Loop
End Sub

Premere F5 e attendere il completamento. Riceverai tutti i fogli nel tuo libro di destinazione dei file .xlsx nella cartella, inseriti dopo la prima tabulazione. È possibile adattare il carattere jolly a "*.xlsm" o "*.xlsb" e, naturalmente, il percorso. Ricordarsi di abilitare le macro e di considerare attendibile l'accesso al modello a oggetti VBA se il livello di sicurezza è elevato.

Soluzioni online per unire Excel: ASPOSE, DOCSOSO e GROUPDOCS

Se non vuoi aprire Excel o lavori da Mac, Linux, Android o iOS, puoi utilizzare i servizi di web fusion. Sono veloci e multipiattaforma, ma tieni presente la privacy: quando carichi fogli di calcolo con dati sensibili, corri il rischio di esporre informazioni su server di terze parti.

Esistono applicazioni online che combinano più file Excel e consentono anche di salvarli in una moltitudine di formati. Tra le sue funzioni tipiche troverete:

• Unisci fogli di calcolo: XLSX, XLS, XLSB, XLSM, XLTX, XLT, XLTM, ODS.
• Salva nel formato desiderato: PDF, combina Excel con Word, DOCX, POWERPOINT, PPTX, XLS, XLSX, XLSM, XLSB, XLT, XLTX, XLTM, ODS, OTS, FODS, NUMBERS, ET, CSV, TSV, HTML, WEBP, SVG, TIFF, XPS, ZIP, MHTML, SQL, TESTO, TXT.
• Altri vantaggi: modo veloce per unire, combinare diversi formati in uno, salva facilmente come PDF, immagini o HTML, unisci file OpenDocument, scegli l'ordine dei file uniti e decidi se il risultato va in più fogli o in uno solo.

ASPOSE offre una suite di utilità per documenti basate sul Web. Nel tuo strumento Excel puoi caricare file Dal tuo computer, usa Dropbox o incolla un URL. Puoi scegliere se unire più fogli o salvare tutto in un unico foglio; in "Salva con nome", scegli XLSX; premi "Unisci" e, in pochi secondi, Scaricherai il risultato o lo invierai a Dropbox. Supporta anche il lavoro con altri formati di Office (Word, PDF, immagini, ecc.).

DOCSOSO è molto semplice: accedi, carichi i tuoi file Excel e fai clic su "Unisci Excel". Ha una scatola per raccogliere tutto su un unico foglio. se ti va bene. Per compiti semplici, è più che sufficiente.

GROUPDOCS integra inoltre molteplici utilità per i documenti. Puoi selezionare i file dall'esploratore o trascinarli e rilasciarli sull'interfaccia; quindi premi il pulsante Unisci e, una volta terminato, Download il file finale. Prima di eliminare gli originali, apri il documento risultante e verifica che l'unione sia come previsto; in caso contrario, puoi sempre funzione nativa di Excel o Power Query, che sono più controllabili.

Altri metodi semplici e uno strumento “esperto”

Per casi specifici funziona la procedura tradizionale: copia e incollaApri ogni cartella di lavoro, premi Ctrl+A per selezionare, Ctrl+C per copiare e incollare nel foglio di destinazione. Ripeti. È veloce se hai due o tre file; con decine, diventa noioso.

Puoi anche fare affidamento sull'opzione Excel "Sposta o copia" spiegato sopra: seleziona i fogli che ti interessano e importali nella cartella di lavoro finale senza aprire l'editor di query o programmare nulla. Per riorganizzare le visualizzazioni e conservare gli originali, seleziona "Crea una copia".

Nel campo dei software dedicati, esistono soluzioni che garantiscono la possibilità di combinare più file Excel senza aprirli primaAlcuni si presentano come "l'unico strumento sul mercato" in grado di farlo con filtri, opzioni avanzate e una modalità di prova gratuita, così puoi vedere come funziona il processo di unione prima di decidere.

1. Installa l'applicazione e seleziona l'opzione "Combina Excel". È l'ingresso al mago della fusione.
2. Importa singoli file o cartelle con "Aggiungi file" e "Aggiungi cartelle". Lo strumento visualizzerà la gerarchia.
3. Seleziona i file che vuoi includere e clicca su "Avanti". Ecco come perfezionare il lotto.
4. Scegliere tra "Fogli di lavoro individuali" (più schede) o "Foglio di lavoro singolo" e definire il percorso di output. Decidi tu la struttura finale.
5. Fare clic su "Unisci" e attendere il completamento. Al termine, fare clic su OK e controlla il risultato.

Se si prendono in considerazione i metodi manuali, bisogna tenerne presenti i limiti: Non sono ideali per file di grandi dimensioni, richiedono passaggi ripetuti, richiedono molto tempo, richiedono competenza con Excel/VBA e comportano il rischio di perdere gerarchie o dati in caso di errore. Per carichi di lavoro di grandi dimensioni, Power Query o un processo automatizzato (macro o strumento dedicato) sono spesso più affidabili.

L'idea chiave è che hai una gamma di opzioni a seconda del tuo caso: consolidare per posizione o categoria se la struttura è allineata; spostare/copiare fogli se si riorganizzano le cartelle di lavoro; Power Query per aggiungere o unire per chiave con aggiornamenti automatici; macro VBA quando si desidera acquisire in blocco decine di file; e servizi web o software specializzati se si dà priorità alla velocità e non si gestiscono dati sensibili. Scegliere bene vi farà risparmiare ore e mal di testa e vi consentirà di tenere sotto controllo i vostri report senza sacrificare le prestazioni o la qualità dei dati.

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Isaac

Scrittore appassionato del mondo dei byte e della tecnologia in generale. Adoro condividere le mie conoscenze attraverso la scrittura, ed è quello che farò in questo blog, mostrarti tutte le cose più interessanti su gadget, software, hardware, tendenze tecnologiche e altro ancora. Il mio obiettivo è aiutarti a navigare nel mondo digitale in modo semplice e divertente.