Come trovare i file con Copilot su Windows: guida completa e suggerimenti

Trova rapidamente i file in Windows Non è più un'odissea se ti affidi a Copilot e all'ecosistema di Microsoft 365Grazie all'esperienza Copilot integrata in Windows, all'app Microsoft 365 Copilot e a OneDrive, puoi individuare documenti, conversazioni e riunioni correlati in pochi secondi, con suggerimenti e filtri che velocizzano la ricerca senza dover aprire cartella per cartella.

In questa guida pratica ti spiego passo dopo passo come utilizzare Copilot per individuare file e contenuti collegati., come sfruttare Accesso Rapido, filtri e Consigli, e come confrontare le versioni di OneDrive per assicurarti di avere sempre a disposizione il file giusto. Inoltre, se gestisci ambienti aziendali, imparerai come monitorare e gestire i dati delle attività di Copilot con eDiscovery e Microsoft Graph, e come ottimizzare la privacy e l'addestramento dei modelli.

Cerca con Copilot in Microsoft 365 e Windows

L'app Microsoft 365 Copilot ha una sezione di ricerca che centralizza persone, chat, riunioni e file.È il punto di partenza ideale per individuare documenti recenti, elementi condivisi con te e consigli personalizzati senza uscire dal flusso di lavoro.

La cosa più utile è che Copilot combina i risultati provenienti da diverse fonti nella tua organizzazione per mostrarti ciò di cui hai realmente bisogno: da un file appena modificato a un riepilogo della riunione che contiene il documento sopra menzionato che stai cercando.

Se utilizzi Copilot su Windows, puoi anche avviare query che ti indirizzano ai contenuti del tuo account e di Microsoft 365.L'obiettivo è evitare di perdere tempo saltando da un'applicazione all'altra e trovare il file esatto con istruzioni chiare e mirate.

Vantaggi evidenziati della ricerca

• Potente filtro per restringere i risultatiI filtri consentono di restringere la ricerca a file, contatti, riunioni, chat e altro ancora, risparmiando tempo quando la tua organizzazione ha un volume elevato di informazioni.
• Consigli utili: Visualizzerai i file suggeriti e i riepiloghi delle riunioni, insieme alle istruzioni per continuare a lavorare su tali contenuti senza perdere il contesto.
• Recenti sempre a portata di mano: Accedi all'elenco dei file su cui hai lavorato di recente per riprendere immediatamente le attività senza dover ripetere le ricerche.

Cosa puoi cercare esattamente?

La ricerca supporta persone, file, immagini, messaggi, siti web, SharePoint e molto altro ancoraAd esempio, puoi individuare rapidamente un documento di monitoraggio dei bug che qualcuno ha condiviso di recente con te, senza ricordare la cartella esatta o il nome completo del file.

Come eseguire la ricerca passo dopo passo

1. Apri l'app Microsoft 365 Copilot e vai alla sezione Cerca del pannello di navigazione. È il fulcro in cui sono raggruppate le fonti e le scorciatoie pertinenti.
2. Scrivi la tua domanda, controlla i primi risultati o clicca sul pulsante Cerca per visualizzare ulteriori corrispondenze. Puoi affinare la ricerca con i filtri se la gamma di risultati è ampia.

Consiglio: Formula istruzioni specifiche, ad esempio un documento di bilancio condiviso da Ana a marzo, in modo che Copilot possa comprendere meglio le tue intenzioni e indirizzarti al file esatto.

Accesso rapido e filtri: i tuoi alleati

Quick Access offre tre blocchi chiave per trovare e riaprire i contenuti senza problemi.Sfrutta queste sezioni quando lavori quotidianamente con molti file:

• recente: File utilizzati o modificati di recente.
• diviso: Contenuti che altri hanno condiviso con te, molto utili per la collaborazione.
• Preferiti: Tutto ciò che contrassegni come preferito in Copilot, OneDrive o applicazioni da Microsoft 365 come Word o PowerPoint.

Filtra all'interno di Accesso rapido per ridurre il rumore. E se hai bisogno di perfezionare ulteriormente le cose, usa l'opzione + Nuovo nel menu filtro per approfondire per Posizione, Condiviso da e Proprietà, aiutandoti a trovare il file giusto anche in scenari con molte corrispondenze.

Raccomandazioni, riassunti e avvisi guidati

L'area Raccomandazioni suggerisce file e riepiloghi di riunioni pertinenti., inclusi consigli pratici per aiutarti a fare il passo successivo senza pensarci troppo. È un modo intelligente per scoprire contenuti correlati che potresti non aver considerato.

Quando un consiglio ti soddisfa, aprilo. oppure fai clic sulla notifica in basso per continuare in Microsoft 365 Copilot. Da lì, puoi chattare con Copilot e richiedere ulteriori informazioni, chiarimenti o azioni relative al file.

Altri modi per lavorare con la ricerca

L'esperienza di ricerca Si integra con altre app e flussi di Microsoft 365, così ti sembrerà naturale passare da consigli, file recenti e query Copilot ad hoc senza perdere la concentrazione.

Dove si trova Copilot nelle app?

Copilot appare nella scheda Home in Word, Excel, PowerPoint e Outlook sul WebSe disponi anche di Microsoft 365 con app desktop, Copilot è disponibile anche in queste app, così puoi cercare e lavorare sui contenuti direttamente nel tuo strumento preferito.

Assicurati di utilizzare l'account corretto

Verifica di aver effettuato l'accesso a Microsoft 365 con un account Copilot valido con licenza.Questo è fondamentale per visualizzare le funzioni e ottenere risultati nel contesto lavorativo.

• utenti domestici: È necessario Microsoft 365 Personal o Family oppure Copilot Pro.
• Utenti aziendali: Richiede piani quali Business Basic, Standard, Premium, E3, E5, F1 o F3, più Microsoft 365 Copilot.

Importante per i file nuovi o locali: Se si lavora con documenti non salvati o presenti sull'unità locale, l'account principale attivo nella parte superiore della finestra di Microsoft 365 deve disporre della licenza Copilot.

Privacy ed esperienze connesse: scoprilo

Ci sono due impostazioni sulla privacy che, se disabilitate, possono nascondere Copilot nelle app. Rivedi questi rapidi passaggi per abilitare le esperienze necessarie:

1. Apri Word, Excel o PowerPoint e vai su File > Account
2. In Privacy dell'account, seleziona Gestisci impostazioni.
3. Attiva Esperienze che analizzano i tuoi contenuti y Tutte le esperienze connesse per garantire il pieno funzionamento.

En Mac: Apri Word, vai su Preferenze > Privacy e attiva anche le esperienze che analizzano i contenuti e tutte le esperienze connesse.

Controllo dell'addestramento del modello in Copilot

Puoi decidere se le tue conversazioni vengono utilizzate per addestrare i modelli. IA generativaSe disabiliti questa opzione, le tue conversazioni passate, presenti e future non verranno più utilizzate per questo scopo e la modifica verrà applicata entro 30 giorni.

• Il tuo controllo sull'allenamento ti permette di decidere se le tue conversazioni vengono utilizzate per addestrare i modelli IA Generativo. Se disabiliti questa opzione, le tue conversazioni passate, presenti e future non verranno più utilizzate per questo scopo e la modifica avrà effetto entro 30 giorni.
• Su copilot.microsoft.com: Profilo > Nome profilo > Privacy > Modelli di formazione su testo o parlato.
• In Copilot per Windows: Profilo > Impostazioni > Privacy > Modelli di addestramento su testo o parlato.
• Nell'app mobile Copilot: Menu > Profilo > Account > Privacy > Formazione modello testo o vocale.

Tieni a mente: Questa impostazione non impedisce altri utilizzi generali per il miglioramento del prodotto o della sicurezza, in conformità con l'Informativa sulla privacy di Microsoft.

Confronta e individua la versione corretta in OneDrive con Copilot

Con Copilot in OneDrive puoi selezionare fino a 5 file e confrontare le differenze senza dover aprire ogni documento separatamente.È ideale per identificare la versione corretta quando sono presenti più varianti dello stesso file.

Casi d'uso comuni: analisi dei contratti, revisione dei curriculum, controllo delle versioni dei documenti, confronto dei documenti legali, analisi finanziaria tra periodi e valutazione delle offerte dei fornitori.

Come usarlo:

1. Vai su onedrive.com e accedi con il tuo account aziendale, scolastico o personale.
2. Seleziona fino a 5 file e attiva Copilot dal pulsante sulla barra degli strumenti comandi selezionando Confronta file o da Altre azioni > Copilot > Confronta file.
3. Si aprirà il pannello Copilot. e puoi continuare la chat con domande di approfondimento per comprendere cambiamenti, somiglianze o metadati chiave.

Cosa restituisce: Differenze per data, ora, titolo, autore, ultima modifica, riepilogo del contenuto, posizione e partecipanti, tra gli altri, per decidere immediatamente quale file utilizzare.

Caricamento di file su Copilot: formati e limiti

Puoi caricare immagini e determinati tipi di file direttamente nelle tue chat con Copilot.Quando li carichi, Copilot analizza ed estrae informazioni per rispondere a domande o aiutarti con attività specifiche.

Sicurezza e conservazioneI file condivisi vengono archiviati in modo sicuro per un massimo di 30 giorni e poi eliminati automaticamente. Microsoft non utilizza questi contenuti per addestrare i modelli.

Formati supportati:

• Documentazione: PDF, DOCX, XLSX, PPTX.
• Immagini: PNG, JPEG, PJP, JFIF.
• Testo e revisione: TXT, TESTO, JSON, CSV, MD.

Taglia massima: 50 MB per file.

Como cargar:

1. Fare clic sull'icona Apri (+) e scegliere Carica.
2. Seleziona il file sul tuo dispositivo; verrà allegato alla sessione di chat.
3. Fai la tua domanda, ad esempio, descrivi questa immagine o cosa consigli in base a questo documento.
4. Fai domande di follow-up nello stesso thread per approfondire l'analisi.

idee veloci: Scrivi una lettera di presentazione basata su un CV o richiedi un riepilogo con raccomandazioni da un rapporto, inclusa una citazione in stile APA.

Copilota in Excel per trovare e comprendere i dati

In Excel, Copilot ti aiuta a importare dati, creare e comprendere formule e analizzare informazioni senza complicazioni.Ciò semplifica l'individuazione di valori, tendenze e valori anomali in fogli di calcolo di grandi dimensioni.

• Importazione facile: importa dati dal Web, file in OneDrive o SharePoint o comunicazioni dalla tua organizzazione.
• Evidenzia, ordina e filtra: Chiedi a Copilot di evidenziare le celle con numeri o di filtrare i valori superiori a una soglia, ad esempio maggiore di cinque.
• Formule generate e spiegate: Crea colonne e righe calcolate e scopri come funziona ogni formula.
• Approfondimenti: Richiedi grafici, tabelle pivot, riepiloghi, tendenze o valori anomali per individuare rapidamente modelli.

Dove trovarlo: Icona Copilot nella scheda Home o icona lampeggiante accanto a una cella selezionata.

Come iniziare: Assicurati che i tuoi dati siano in un intervallo o in una tabella leggibile, apri Copilot, scegli un suggerimento o chatta con la tua richiesta specifica.

Copilot eDiscovery e gestione dei dati di attività per gli amministratori

Se gestisci Microsoft 365, puoi utilizzare eDiscovery (Premium) e Microsoft Graph Explorer per cercare ed eliminare i messaggi degli utenti e le risposte di Copilot. nelle app e nei servizi supportati. Questa funzionalità è utile per rimuovere informazioni sensibili o contenuti inappropriati associati all'attività di Copilot.

Permessi e limitiÈ necessario essere membri del gruppo Amministratori eDiscovery per creare casi e disporre del ruolo di Ricerca ed Eliminazione per eliminare i dati. È previsto un massimo di 100 elementi per casella di posta per operazione, per una risposta rapida agli incidenti.

Passaggio 1: creare un caso in eDiscovery (Premium) per gestire il processo di ricerca e smaltimento.

Passaggio 2: creare una stima della riscossione che individuerà i dati Copilot da eliminare. L'eliminazione del passaggio 5 agirà sui dati restituiti da quella stima.

Fonti di dati: Le attività di Copilot in Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, SharePoint, Whiteboard, Loop, Teams e nelle chat correlate vengono archiviate nella casella di posta dell'utente in classi quali IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Excel, .Word, .PowerPoint, .Teams, .BizChat, .WebChat e altre.

Suggerimenti di ricerca: Utilizza la condizione Tipo e seleziona Attività Copilot per includere completamente i dati, aggiungendo intervalli di date o parole chiave per concentrare la raccolta su ciò che è rilevante.

Identificare le query webSe la ricerca web è abilitata, è possibile individuare le query inviate a Bing. Cercare il campo WebSearchQuery quando si esaminano gli elementi scaricati da eDiscovery.

Passaggio 3: rivedere i risultati della stima per confermare che includa solo ciò che si desidera eliminare. Utilizzare statistiche provenienti da località chiave per identificare le fonti implicate.

Fase 4: rimuovere blocchi e direttive delle cassette postali interessate prima di eliminarle, altrimenti il ​​contenuto verrà mantenuto. Prendi nota del criterio che rimuovi in ​​modo da poterlo ripristinare in seguito.

Passaggio 5: eliminare i dati con Microsoft GraphIn Graph Explorer, accedi con un account utilizzando Cerca ed elimina e:

1. Ottieni l'identificatore del caso con il percorso v1.0/security/cases/ediscoveryCases.
2. Recupera l'identificatore della raccolta dalla versione v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{caseId}/searches, controllo della query in contentQuery.
3. Eseguire la pulizia con POST sul percorso indicato e verificare il codice di accettazione.

PowerShell: In alternativa, connettersi a Connect-MgGraph con l'ambito ediscovery.ReadWrite.All ed emettere un'Invoke-MgGraphRequest per l'operazione purgeData.

Passaggio 6: verifica l'eliminazioneGli elementi vengono spostati nella cartella nascosta SubstrateHolds, dove rimangono per almeno 1 giorno finché non vengono eliminati definitivamente dalle attività di sistema (in genere 1-7 giorni).

Fase 7: Ripristinare le direttive conservazione e sospensione delle caselle di posta una volta confermata l'eliminazione.

Piccoli dettagli che fanno la differenza nella ricerca

Quando un articolo indica i passaggi successivi, in genere si riferisce alle interfacce a schede in cui è possibile passare da uno scenario all'altro o da un'opzione all'altra relative alla ricerca e all'utilizzo di Copilot.

Ricorda che Copilot è disponibile anche in Outlook, Word, PowerPoint e altre app.e questa presenza trasversale semplifica la ricerca di file correlati alle tue e-mail, presentazioni o documenti di lavoro correnti.

Se sfrutti la ricerca centralizzata, l'accesso rapido, i consigli, i filtri avanzati e il confronto dei file in OneDrive, troverai il documento che ti serve in pochi secondi, insieme alla versione corretta e al contesto che spiega perché quel file è adatto al tuo compito.